Zarządzanie projektami. Wykład 2 Czym jest zarządzanie projektami?

Transkrypt

1 Zarządzanie projektami Wykład 2 Czym jest zarządzanie projektami?

2 Plan Czym jest zarządzanie projektami? Jakie są rodzaje podejść do zarządzania projektami? Jakie są grupy procesów w ramach zarządzania projektami? Jakie są podstawowe obszary wiedzy w zarządzaniu projektami? K. Mazur, prof. UZ 2

3 CZYM JEST ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI K. Mazur, prof. UZ 3

4 Definicja formalna (Project Management Institute) Zarządzanie projektami: Stosowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik prognozowania działań pozwalających zrealizować założenia projektu K. Mazur, prof. UZ 4

5 Definicja według R. K. Wysockiego (s. 72) Zarządzanie projektami to uporządkowane i zdroworozsądkowe podejście, które wykorzystuje odpowiednie zaangażowanie klienta w celu dostarczenia oczekiwanych przez niego rezultatów, odpowiadające oczekiwanej dodatkowej wartości biznesowej K. Mazur, prof. UZ 5

6 Wymagania projektu: Według International Institute of Business Analysis (IIBA): Wymaganiem jest: 1) Warunek lub funkcjonalność potrzebna interesariuszowi do rozwiązania jakiegoś problemu lub osiągnięcia jakiegoś celu. 2) Warunek lub funkcjonalność, które muszą być spełnione lub w które musi być wyposażone rozwiązanie lub element rozwiązania, aby zostały spełnione wymogi umowy, normy, specyfikacji lub innego formalnie obowiązującego dokumentu. Udokumentowana postać warunku lub funkcjonalności w rozumieniu punktu (1) LUB (2). K. Mazur, prof. UZ 6

7 Inaczej Wymagania określają oczekiwane rezultaty oparte na wspólnych elementach: Potrzebie wygenerowania wartości biznesowej Złożoność i niepewność Wymagania: oczekiwany stan (zestaw) docelowy konieczny i wystarczający K. Mazur, prof. UZ 7

8 Cykl Zarządzania Projektem (Project Management Life Cycle) Pięć następujących po sobie grup procesów: 1. Definiowanie zakresu 2. Planowanie 3. Wykonanie 4. Monitorowanie i kontrola 5. Zamykanie projektu Które realizuje się po to, aby osiągnąć główny cel projektu Wszystkie grupy procesów muszą pojawić się przynajmniej jeden raz K. Mazur, prof. UZ 8

9 TYPY PODEJŚĆ DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI K. Mazur, prof. UZ 9

10 Rodzaje zarządzania projektami Rozwiązanie Jasne Niejasne Cel Niejasny MPx Emertxe Project Management xpm Extreme Project Management Jasny TPM Traditional Project Management APM Agile Project Management K. Mazur, prof. UZ 10

11 Tradycyjne zarządzanie projektami Niewielka złożoność Brak tolerancji dla zmiany i niewielkie ryzyko Dobrze poznana infrastruktura technologiczna Doświadczone i kompetentne zespoły projektowe Projekty oparte na planowaniu Liniowy lub stopniowy model cyklu zarządzania projektami K. Mazur, prof. UZ 11

12 Metody zwinnego zarządzania projektami Istotne problemy i nieznane rozwiązania Okazja biznesowa, której dotąd nie udało się wykorzystać Kluczowe znaczenie dla organizacji Zaangażowanie klienta Realizowane przez małe, powiązane ze sobą zespoły Model iteracyjny i adaptacyjny K. Mazur, prof. UZ 12

13 Metody ekstremalnego zarządzania projektami Projekty badawczo-rozwojowe Duże ryzyko Ekstremalny model PMLC K. Mazur, prof. UZ 13

14 Modele cyklu zarządzania projektem emertxe Nowa technologia o nieznanym zastosowaniu/rozwiązanie, które nie ma swojego problemu K. Mazur, prof. UZ 14

15 Model liniowy Zakres Plan Rozpoczęcie Monitorowanie i kontrola Zamknięcie projektu Nie można się cofnąć K. Mazur, prof. UZ 15

16 Model stopniowy Zakres Plan Rozpoczęcie stopnia Monitorowanie i kontrola Zamknięcie stopnia Następny stopień Zamknięcie projektu N T Rezultaty są ujawniane stopniowo Możliwość wnioskowania o zmianę zakresu K. Mazur, prof. UZ 16

17 Model iteracyjny Zakres Iteracja planowania Iteracja rozpoczęcia Iteracja monitorowania i kontroli Iteracja zamknięcia Następna iteracja N Zamknięcie projektu T Pojawianie się niepewnych rozwiązań, które wymagają odpowiednich decyzji ze strony klientów (inkrementalizm) Każda iteracja powoduje powstanie pełniejszego rozwiązania K. Mazur, prof. UZ 17

18 Model adaptacyjny Zakres Cykl planowania Cykl rozpoczęcia Cykl monitorowania i kontroli Cykl zamknięcia Następny cykl N Zamknięcie projektu T Zakres projektu może się zmieniać K. Mazur, prof. UZ 18

19 Model ekstremalny Zakres Faza planowania Faza rozpoczęcia Faza monitorowania i kontroli Faza zamknięcia Następna faza N Zamknięcie projektu T K. Mazur, prof. UZ 19

20 Modele - zastosowanie TPM model liniowy i model stopniowy APM model adaptacyjny i model iteracyjny xpm model ekstremalny MPx- model ekstremalny K. Mazur, prof. UZ 20

21 GRUPY PROCESÓW W RAMACH ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI K. Mazur, prof. UZ 21

22 Podstawowe grupy procesów zarządzania projektami? 1. Procesy wyznaczania zakresu projektu 2. Procesy planowania 3. Procesy rozpoczynania/wykonania 4. Procesy monitorowania i kontroli 5. Procesy zamykania projektu K. Mazur, prof. UZ 22

23 Procesy wyznaczania zakresu projektu Tzw. procesy inicjacyjne Wszystkie procesy, które umożliwiają odpowiedź na pytanie: Jaki problem rozwiązać ma ten projekt? K. Mazur, prof. UZ 23

24 Procesy wyznaczania zakresu projektu 1. Rekrutacja menedżera projektu 2. Rozpoznanie rzeczywistych potrzeb klienta 3. Tworzenie dokumentacji potrzeb klienta 4. Negocjowanie z klientem sposobu zaspokojenia potrzeb 5. Tworzenie jednostronicowego opisu projektu 6. Pozyskiwanie akceptacji najwyższego kierownictwa w celu sporządzenia planu K. Mazur, prof. UZ 24

25 Procesy planowania Wyznaczanie celu głównego i celów szczegółowych w projekcie Pytania: Co ma być zrobione? Jak ma to być zrobione? K. Mazur, prof. UZ 25

26 Procesy planowania 1. Definiowanie niezbędnych działań 2. Szacowanie czasu potrzebnego do ukończenia wszystkich prac 3. Szacowanie zasobów potrzebnych do ukończenia wszystkich prac 4. Szacowanie całkowitego kosztu realizacji projektu 5. Wyznaczanie kolejności podejmowanych działań 6. Formułowanie wstępnego harmonogramu 7. Analiza i korygowanie harmonogramu 8. Formułowanie planu zarządzania ryzykiem 9. Tworzenie dokumentacji planu projektu 10. Pozyskiwanie akceptacji kierownictwa K. Mazur, prof. UZ 26

27 Procesy rozpoczynania/wykonania Wszystkie procesy związane z rekrutacją i organizacją zespołu oraz z wyznaczaniem zasad jego funkcjonowania K. Mazur, prof. UZ 27

28 Procesy rozpoczynania/wykonania 1. Rekrutacja zespołu projektowego 2. Sporządzanie dokumentu opisu projektu 3. Wyznaczanie zasad funkcjonowania zespołu 4. Opracowanie procesu zarządzania zmianami zakresu projektu 5. Zarządzanie komunikacją wewnątrz zespołu projektowego 6. Finalizacja prac nad harmonogramem realizacji projektu 7. Wyznaczanie pakietów roboczych K. Mazur, prof. UZ 28

29 Procesy monitorowania i kontroli Procesy, które umożliwiają odpowiedź na pytanie: Skąd będzie wiadomo, że zostało zrobione to, co trzeba? K. Mazur, prof. UZ 29

30 Procesy monitorowania i kontroli 1. Tworzenie systemów monitorowania postępów i systemu raportowania 2. Monitorowanie postępów prac nad projektem 3. Monitorowanie ryzyka 4. Raportowanie stanu realizacji projektu 5. Przetwarzanie wniosków o zmianę zakresu projektu 6. Identyfikowanie i rozwiązywanie problemów K. Mazur, prof. UZ 30

31 Procesy zamykania projektu Procesy związane z kończeniem prac projektowych Odpowiadają na pytanie: Na ile skutecznie wszystko zostało zrobione? K. Mazur, prof. UZ 31

32 Procesy zamykania projektu 1. Pozyskiwanie potwierdzenia od klienta, że wymagania projektu zostały spełnione 2. Planowanie i wdrażanie rezultatów 3. Opracowywanie końcowego sprawozdania z realizacji projektu 4. Prowadzenie audytu powdrożeniowego K. Mazur, prof. UZ 32

33 PODSTAWOWE OBSZARY WIEDZY W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI K. Mazur, prof. UZ 33

34 Obszary wiedzy według PMBOK 1. Zarządzanie integracją projektu 2. Zarządzanie zakresem 3. Zarządzanie czasem 4. Zarządzanie kosztami 5. Zarządzanie jakością 6. Zarządzanie zasobami ludzkimi 7. Zarządzanie komunikacją 8. Zarządzanie ryzykiem 9. Zarządzanie zaopatrzeniem K. Mazur, prof. UZ 34

35 Zarządzanie integracją projektu Łączenie w jedną całość wszystkich rezultatów realizacji procesów tworzących poszczególne grupy Zaczyna się na etapie tworzenia dokumentu opisu projektu Jest kontynuowane w planie realizacji i kończy się na zamknięciu projektu K. Mazur, prof. UZ 35

36 Zarządzanie zakresem Identyfikacja i dokumentowanie wymagań klienta Na tej podstawie dokonywane są: Wybór najlepszego PLMC Opracowanie WBS Uwaga!!! Zakres bywa zmienny K. Mazur, prof. UZ 36

37 Zarządzanie czasem Działania dotyczące planowania czasu (tworzenie harmonogramu, szacowanie całkowitego nakładu czasu pracy) Działania dotyczące kontroli czasu (w ramach monitorowania i kontroli) K. Mazur, prof. UZ 37

38 Zarządzanie kosztami Działania dotyczące planowania kosztów (opracowanie budżetu) Działania dotyczące kontroli kosztów (w ramach monitorowania i kontroli) K. Mazur, prof. UZ 38

39 Zarządzanie jakością 1. Proces planowania jakości (określenie wymogów) 2. Proces gwarantowania jakości 3. Proces kontroli jakości K. Mazur, prof. UZ 39

40 Zarządzanie jakością Kryteria oznaczające, że produkt posiada określoną jakość: 1. Produkt nadaje się do użytku 2. Produkt spełnia wszystkie wymagania sformułowane przez klienta 3. Produkt/cel zostanie zrealizowany na czas, bez przekraczania budżetu i zgodnie ze specyfikacją K. Mazur, prof. UZ 40

41 Zarządzanie zasobami ludzkimi 1. Rekrutacja pracowników 2. Motywacja pracowników 3. Ocena pracowników K. Mazur, prof. UZ 41

42 Zarządzanie zasobami ludzkimi motywacja pracowników 1. Teoria Herzberga 2. Teoria Cougera 3. Teorie oparte na wymianie społecznej K. Mazur, prof. UZ 42

43 Zarządzanie zasobami ludzkimi motywacja pracowników 1. Teoria Herzberga 2. Teoria Cougera 3. Teorie oparte na wymianie społecznej K. Mazur, prof. UZ 43

44 Zarządzanie zasobami ludzkimi motywacja pracowników według Herzberga 1. Czynniki motywujące sytuacje lub zachowania, które mają pozytywny wpływ na pracownika: Osiągnięcia Uznanie Ścieżka kariery Odpowiedzialność Praca jako taka 2. Czynniki higieniczne takie, których brak ma ujemny wpływ na wydajność pracownika: Racjonalna polityka organizacji Praktyki w zakresie zarządzania Odpowiednie warunki pracy Nadzór techniczny Pozytywne relacje międzyludzkie Pewność zatrudnienia Wynagrodzenie K. Mazur, prof. UZ 44

45 Zarządzanie zasobami ludzkimi motywacja pracowników według Cougera (czynniki w kolejności od najsilniejszego) 1. Praca jako taka 2. Możliwość osiągania sukcesów 3. Możliwość awansu 4. Wynagrodzenia i świadczenia dodatkowe 5. Uznanie 6. Wzrost odpowiedzialności 7. Nadzór techniczny 8. Relacje międzyludzkie 9. Pewność zatrudnienia 10. Warunki pracy 11. Polityki organizacji K. Mazur, prof. UZ 45

46 Zarządzanie zasobami ludzkimi teorie oparte na koncepcji wymiany społecznej gdzie: TMX- wymiana pomiędzy zespołem (jako grupą) a jego członkiem LMX wymiana pomiędzy liderem zespołu a jego członkiem MMX wymiana pomiędzy członkami zespołu Źródło: Mazur K. (2014) Project management. K. Mazur, prof. UZ 46

47 Zarządzanie komunikacją Kim są interesariusze projektu? Co powinni wiedzieć na temat projektu? Jakiego wkładu oczekuje ode mnie zespół projektowy? Jak mogę poinformować o moich potrzebach? Kiedy projekt zostanie ukończony? Jaki wpływ będzie miał na mnie projekt? Czy zostanę zastąpiony kimś innym? W jaki sposób nauczę się korzystać z rezultatów realizacji projektu? W jaki sposób należy zaspokoić ich potrzeby? K. Mazur, prof. UZ 47

48 Zarządzanie ryzykiem Podstawowe pytania: 1. Jakie rodzaje ryzyka mogą wystąpić w projekcie? 2. Jakie jest prawdopodobieństwo straty wynikającej z ryzyka? 3. Jaka jest wysokość straty w jednostkach pieniężnych? 4. Jakie straty są przewidywane w przypadku najgorszego scenariusza? 5. Jakie są inne metody realizacji projektu? 6. Jak możemy ograniczyć lub wyeliminować potencjalne straty? 7. Czy inne metody realizacji projektu wiążą się z innym poziomem ryzyka? K. Mazur, prof. UZ 48

49 Zarządzanie ryzykiem Plan zarządzania ryzykiem: 1. Identyfikacja ryzyka Ryzyko techniczne (zawodność technologii) Ryzyko związane z zarządzaniem projektem (np. niewłaściwa alokacja zasobów) Ryzyko organizacyjne (np. niewłaściwe priorytety) Ryzyko zewnętrzne (np. zmiana wymogów prawnych) 2. Ocena ryzyka (statyczna lub dynamiczna) Macierz ryzyka, Szablon czynników ryzyka 3. Ograniczenie ryzyka Przyjęcie strategii (akceptacji, unikania, planowania awaryjnego, ograniczania, transferu) 4. Monitorowanie ryzyka K. Mazur, prof. UZ 49

50 Przykład macierzy ryzyka Prawdopodobieństwo N S W Strata N Zignorować Zignorować Rozważyć S Zignorować Rozważyć Podjąć działanie W Rozważyć Podjąć działanie Podjąć działanie K. Mazur, prof. UZ 50

51 Zarządzanie zaopatrzeniem 1. Poszukiwanie dostawców 2. Ocena dostawców 3. Wybór dostawców 4. Zakontraktowanie dostawcy 5. Zarządzanie relacjami z dostawcą K. Mazur, prof. UZ 51

52 Literatura R.K. Wysocki (2013), Efektywne zarządzanie projektami, Wiley & Sons (rozdziały 2 i 3) K. Mazur (2014) Project management in boundary spanned teams - diversified directions of social exchange. The metaanalytical approach, Management, Vol. 18, no. 2, s K. Mazur, prof. UZ 52