Zmiany wprowadzone w pakiecie. Projekt PSZ.eDOK

Transkrypt

1 Projekt Wersja kwietnia 2012 Dokument wg wzorca PULS/SW/KOD/FR/10 Strona: 1

2 Spis treści 1. 3 Moduł administratora 1.1. Poszerzono funkcjonalność zmiany drzewa struktury organizacyjnej Umożliwiono dodawanie zdjęć w systemie Nowe opcje w Ustawieniach globalnych Nowa opcja na oknie "Edytuj rodzaj sprawy" Moduł użytkownika 2.1. Uprawniono proces akceptacji i dekretacji dokumentów Proces akceptacji dokumentów Proces dekretacji dokumentów Umożliwiono przyporządkowanie dokumentacji nietworzącej akt sprawy do klasy z wykazu akt Umożliwiono zmianę kategorii archiwalnej dla pojedyńczej sprawy Zmodyfikowano raport "Potwierdzenie przyjęcia pisma" Zmodyfikowano zakładkę "Historia pisma" Automatyczne powiadamianie użytkowników o nowych wiadomościach Rozszerzono wyszukiwanie korespondentów Usprawniono proces wysyłki pisma Umożliwiono cofanie anulowania pisma lub sprawy Usprawniono zarządzanie dokumentami w skrzynce Kierownika Zmodyfikowano raport Spis spraw Dodano kontrolę przy otwieraniu dokumentów Dodano monitorowanie akcji zamknięcia aplikacji edok Dodano raport z metryki sprawy Modyfikacje na oknie głównym aplikacji 25 Strona: 2

3 1. Moduł administratora 1.1 Poszerzono funkcjonalność zmiany drzewa struktury organizacyjnej Umożliwiono oznaczanie komórki jako niewidocznej. Funkcjonalność może być wykorzystana np. w sytuacji, gdy przekształcono komórkę i stara komórka ma być niewidoczna w module użytkownika, w procesie dekretacji. Komórka niewidoczna w module administratora oznaczana jest kolorem czerwonym. 1.2 Umożliwiono dodawanie zdjęć w systemie Umożliwiono dodawanie zdjęć użytkowników poprzez moduł administratora. Aby dodać zdjęcie, należy w trybie edycji użytkownika kliknąć w zdjęcie użytkownika i podać miejsce gdzie zapisana jest fotografia. Strona: 3

4 1.3 Nowe opcje w Ustawieniach globalnych Pierwsza opcja - zakładka Ustawienia globalne Opcja "Wymagaj składania podpisu przy ostatecznym zatwierdzaniu" jest wykorzystywana w procesie akceptacji treści pism wychodzących (nowa skrzynka "Do akceptacji"). Zaznaczona opcja będzie powodować złożenie podpisu elektronicznego przy ostatecznym zatwierdzeniu. Domyślnie opcja jest zaznaczona. Strona: 4

5 Druga opcja - zakładka Integracje Funkcjonalność ta w znaczny sposób przyśpieszy proces obsługi pism z Syriusz STD. Włączona opcja, będzie automatycznie kończyć postępowanie po wysłaniu pisma przez kancelistę. W poprzednich wersjach, po wysłaniu pisma, należało wyedytować sprawę, ustawić sposób załatwienia na "pozytywny" i zakończyć postępowanie. Strona: 5

6 1.4 Nowa opcja na oknie "Edytuj rodzaj sprawy" W związku z 6 Instrukcji kancelaryjnej wprowadzono następującą zmianę na oknie "Edytuj rodzaj sprawy". Więcej na ten temat opisano w rozdziale: Umożliwiono przyporządkowanie dokumentacji nietworzącej akt sprawy do klasy z wykazu akt. Strona: 6

7 Strona: 7

8 2. Moduł użytkownika 2.1 Uprawniono proces akceptacji i dekretacji dokumentów W związku z 32, 33 Instrukcji kancelaryjnej wprowadzono następujące modyfikacje Dodano nowe skrzynki : Do akceptacji oraz Do dekretacji Umożliwiono wykonywanie wielostopniowej akceptacji treści pisma Wprowadzono możliwość zatwierdzania ostatecznego treści pisma oraz złożenie podpisu elektronicznego Umożliwiono odrzucenie akceptacji treści pisma oraz automatyczne skierowanie treści do poprawy Wprowadzono wielostopniową dekretację pisma Ułatwiono dekretacje na ścieżce Kancelaria > Kierownik > Pracownik merytoryczny Proces akceptacji dokumentów Do akceptacji mogą zostać przekazane pisma wychodzące posiadające adresata oraz treść. Przykład ścieżki: Udostępnienie do akceptacji: 1. Pismo wychodzące: Przekaż Raport o pozytywnym udostepnieniu do akceptacji Strona: 8

9 3. Pismo wychodzące udostępnione do akceptacji, może być otwarte tylko przez dysponenta głównego w trybie podglądu. Historia pisma pokazuje zdarzenie: Udostępniono do akceptacji. Strona: 9

10 4. Pracownik, któremu udostępniono pismo do akceptacji w skrzynce Do akceptacji po otworzeniu pisma ujrzy następujący ekran: Strona: 10

11 W widoku zakładki "Akceptacja" wyświetlone zostaną kolejno: treść pisma, które zostało przekazane do akceptacji załączniki pisma, które zostało przekazane do akceptacji treści pism w sprawie (jeśli pismo zostało zarejestrowane w sprawie) załączniki pism ze sprawy załączniki sprawy Treść pisma, które zostało udostępnione do akceptacji będzie możliwa do edycji na każdym etapie akceptacji pisma. Widoczne załączniki oraz treści pozostałych pism będą dostępne tylko w trybie podglądu. W widoku okna, z prawej strony dostępne będą przyciski, za pomocą których będzie można wykonać następujące działania: Przycisk "Edytuj" Opcja pozwala otworzyć treść pism i załączniki. Możliwy będzie podgląd treści pisma, jak i edycja treści pisma udostępnionego do akceptacji. Załączniki oraz treści pozostałych pism w sprawie mogą być otwierane tylko do podglądu. Przycisk "Odrzuć" Użytkownik ma możliwość odrzucić pismo, co spowoduje otwarcie okna, gdzie wymagane będzie wpisanie przyczyny odrzucenia. W efekcie po wybraniu opcji Odrzuć, egzemplarz pisma znika ze skrzynki Użytkownika, a pismo (jak i cała sprawa, jeśli było to jedyne pismo udostępniane do akceptacji) w skrzynce Rozpatrywane głównego dysponenta zostaje Strona: 11

12 odblokowane i możliwa jest edycja pisma (jeśli nie istnieją w sprawie inne pisma udostępnione do akceptacji). W przypadku, gdy pismo zostało już wcześniej zaakceptowane Użytkownik, który zaakceptował pismo otrzyma wiadomość o odrzuceniu, do skrzynki Wiadomości. Dodatkowo główny dysponent pisma również otrzyma wiadomość o odrzuceniu akceptacji pisma do skrzynki Wiadomości. Przycisk "Zatwierdź ostatecznie" Użytkownik ma możliwość zatwierdzić ostatecznie pismo, co spowoduje że wymagane będzie złożenie podpisu elektronicznego (możliwe jest wyłączenie wymagania składania podpisu na tym etapie akceptacji dokumentu, z poziomu ustawień globalnych Administratora). Po zatwierdzeniu ostatecznym automatycznie zostanie nadany znak pisma. W przypadku, gdy Użytkownik będzie chciał zatwierdzić ostatecznie pismo, które zostało mu udostępnione do akceptacji wyświetlany będzie odpowiedni komunikat przypominający o tym, że pismo zostało udostępnione do akceptacji. Przycisk "Akceptuj" Użytkownik ma możliwość zaakceptować pismo. Wybranie opcji Akceptuj spowoduje wyświetlenie nowych opcji w menu okna, na którym dostępne będą przyciski pozwalające na wykonanie następujących czynności: a) Przycisk Udostępnij do dalszej akceptacji, będzie powodował akceptację dokumentu oraz przeniesienie pisma do kolejnej akceptacji. Wyświetlone zostanie okno ze strukturą organizacyjną Urzędu, z której należy wybrać Użytkownika, do którego dokument zostanie udostępniony do akceptacji. Zostanie on automatycznie przeniesiony do skrzynki Do akceptacji wybranego Użytkownika. Egzemplarz pisma znika ze skrzynki Do akceptacji Użytkownika, który udostępnia pismo do dalszej akceptacji. b) Przycisk Przekaż do ostatecznego zatwierdzenia, będzie powodował akceptację dokumentu oraz przeniesienie pisma do ostatecznego zatwierdzenia. Wyświetlone zostanie okno ze strukturą organizacyjną, z której należy wybrać Użytkownika, do którego dokument zostanie udostępniony do ostatecznego zatwierdzenia i zostanie automatycznie przeniesiony do skrzynki Do akceptacji wybranego Użytkownika. Egzemplarz pisma znika ze skrzynki Do akceptacji Użytkownika, który udostępnia pismo do ostatecznego zatwierdzenia. c) Przycisk Zakończ dysponowanie spowoduje zaakceptowanie dokumentu oraz przesłania dokumentu do głównego dysponenta. Dekretacja ta spowoduje uaktywnienie pisma (jak i całej sprawy, jeśli jest to jedyne pismo,które było udostępniane do akceptacji) w skrzynce Rozpatrywane głównego dysponenta. Po wybraniu każdej z powyższych opcji udostępniona zostanie możliwość podpisu elektronicznego dokumentu. Podpisanie dokumentu na tym etapie wiąże się z automatycznym nadaniem znaku dla pisma Proces dekretacji dokumentów Udostępniono możliwość przekazywania pism przychodzących do dekretacji. Przekazywać do dekretacji pismo przychodzące może każdy pracownik, ale pismo może być przekazane do dekretacji tylko do użytkowników z nadaną rolą systemową kierownik albo dyrektor. Przykład ścieżki: Przekazanie do dekretacji: 1. Pismo przychodzące: Przekaż... Strona: 12

13 2. Raport o pozytywnym przekazaniu do dekretacji 3. Skrzynka: Przekazane Strona: 13

14 4. Skrzynka: Do dekretacji 5. Pismo to moze zostac odebrane lub przekazane do dalszej dekretacji. 2.2 Umożliwiono przyporządkowanie dokumentacji nietworzącej akt sprawy do klasy z wykazu akt W związku z 6 Instrukcji kancelaryjnej wprowadzono następującą zmianę (Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt): podczas rejestracji pisma swobodnego umożliwiono przypisanie pisma do dowolnej klasy z wykazu akt w panelu użytkownika, pisma swobodne z przypisaną klasą z wykazu akt są grupowane zgodnie z klasą, do której zostały przypisane Strona: 14

15 grupowanie to następuje automatycznie, pracownik nie musi wykonywać żadnych dodatkowych działań, by pismo swobodne zostało poprawnie zakwalifikowane do odpowiedniej klasy z wykazu akt pracownik z łatwością wyszuka dokumentny nietworzące akt sprawy, które są przypisane do konkretnego hasła klasyfikacyjnego z JRWA pracownik może z łatwością eksportować do excela dokumenty przypisane do odpowiedniej klasy z wykazu akt W związku z tą zmianą dodano nowy folder: Pisma swobodne. Folder ten znajduje się pod Wyszukiwaniami. Do tego folderu trafią wszystkie pisma swobodne jeśli na zakładce Dane pisma określono Rodzaj sprawy. 2.3 Umożliwiono zmianę kategorii archiwalnej dla pojedyńczej sprawy W związku z 6 ust.3 Rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej wprowadzono następującą zmianę: W przypadku, gdy kategoria archiwalna określona dla dokumentacji powstałej i zgromadzonej przed dniem wejścia w życie rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej w wykazach akt, stosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej: korektor otrzymał możliwość zmiany kategorii archiwalnej sprawy na zakładce Dane sprawy dodano nowe pole Kategoria archiwalna istnieje możliwość zmiany kategorii archiwalnej sprawy przed zakończeniem postępowania w sprawie oraz przekazania jej do archiwum zmiana kategorii archiwalnej jest istotna w przypadku spraw niezakończonych, które są prowadzone w systemie ze starym znakiem Strona: 15

16 2.4 Zmodyfikowano raport "Potwierdzenie przyjęcia pisma" Zmodyfikowano raport generowany dla pism przychodzących: "Potwierdzenie przyjęcia pisma". W obecnej formie wygląda następująco: Strona: 16

17 2.5 Zmodyfikowano zakładkę "Historia pisma" W zakładce Historia pisma dodano dodatkowe informacje o akcjach wykonywanych załącznikach: usunięcie załącznika anulowanie załącznika Strona: 17

18 Strona: 18

19 2.6 Automatyczne powiadamianie użytkowników o nowych wiadomościach Dodano sprawdzanie czy coś trafiło do skrzynki aktualnie zalogowanego użytkownika. Takie sprawdzanie jest wywoływane co 5 minut. Powiadomienie ukazuje się w dole ekranu. Takie powiadomienie pokaże się tylko wtedy, jeśli w tym czasie nie została odświeżona skrzynka. Jeśli skrzynka została otworzona i widać już nowe wiadomości to powiadomienie również nie zostanie wyświetlone. Powiadomienia zostały przygotowane dla tych skrzynek, dla których trafiają dokumenty niezależnie od użytkownika, czyli dla skrzynek: do wysłania, nieodebrane, rozpatrywane, do akceptacji, do dekretacji, wiadomości, przekazane, , Strona: 19

20 2.7 Rozszerzono wyszukiwanie korespondentów Dodano możliwość wyszukiwania korespondentów po adresie . Strona: 20

21 2.8 Usprawniono proces wysyłki pisma Przyśpieszono proces wysyłki pisma w przypadku gdy, użytkownik ma przypisaną tylko jedną kancelarię. Zmiana polega na tym, iż w takiej sytuacji nie pojawia się okno z nazwą kancelarii, tylko od razu następuje wysyłka pisma. 2.9 Umożliwiono cofanie anulowania pisma lub sprawy Dla roli korektora wprowadzono nową funkcjonalność: cofanie błędnie anulowanego pisma lub sprawy. Strona: 21

22 2.10 Usprawniono zarządzanie dokumentami w skrzynce Kierownika Dodano możliwość jednoczesnego zarządzania dokumentami wielu użytkowników z poziomu skrzynki Kierownika. Filtr skrzynki został poszerzony o opcję Wszyscy Zmodyfikowano raport Spis spraw Dodano nowe opcje w spisie spraw: Okresy obowiązywania Rok Strona: 22

23 2.12 Dodano kontrolę przy otwieraniu dokumentów Jeżeli dokument może zostać otwarty tylko w trybie podglądu, to przy otwieraniu dokumentu pojawi się następująca informacja: Przykład: Strona: 23

24 pismo udostępnione do akceptacji może zostać otwarte tylko w trybie podglądu przez dysponenta głównego 2.13 Dodano monitorowanie akcji zamknięcia aplikacji edok Zamknięcie aplikacji odbywa się po zatwierdzeniu pytania kontrolnego Dodano raport z metryki sprawy Zgodnie z ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA ADMINISTRACJI I CYFRYZACJI z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy dodano nowy raport. Metrykę sprawy stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności w sprawie, zawierający: oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy); tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy); datę dokonanej czynności; określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię, stanowisko); określenie podejmowanej czynności; wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność. Raport dostępny jest z menu kontekstowego sprawy lub menu głównego Raporty/Metryka sprawy. Przykład wygenerowanego raportu: Strona: 24

25 2.15 Modyfikacje na oknie głównym aplikacji W oknie głównym dodano nowe ikony: zarejestruj pismo przychodzące zarejestruj pismo wychodzące Strona: 25