1 Podstawowe informacje o programie

Transkrypt

1 1 Podstawowe informacje o programie 1.1 Przeznaczenie programu Program Folder został napisany w celu usprawnienia procesu rozpatrywania i archiwizowania dokumentacji technicznej, a także umożliwienia łatwego przesyłania rozpatrzonej dokumentacji z powrotem do klienta. 1.2 Profile użytkowników OT Służba Techniczna Pracownicy służby technicznej mają możliwość tworzenia nowych, przeglądania, edycji zbiorów dokumentów przed przesłaniem ich do archiwum oraz wgrywania plików. KRA Archiwum Pracownicy archiwum mają możliwość przeglądania i edycji rozpatrzonych zbiorów dokumentów. Mogą poprawiać wgrane pliki, dodawać i usuwać załączniki. Nie mają możliwości dodawania i usuwania dokumentów. VIEW Inni użytkownicy Inni użytkownicy mają możliwość wyszukiwania i przeglądania zbiorów dokumentów oraz pobierania załączonych plików. 1.3 Język Program obsługuje dwa języki: angielski i polski. Można się między nimi dowolnie przełączać. Aby zmienić język należy kliknąć przycisk opcje na górnym pasku programu (Patrz rysunkek 1, pole 1) i następnie wybrać jedną z dwóch zaprezentowanych opcji (Patrz rysunkek 1, pole 2)

2 2 Opis głównych opcji 2.1 Lista zbiorów dokumentów Rysunek 1: Lista zbiorów Ekran Lista zawiera wszystkie zbiory których parametry zgadzają się z parametrami wyszukiwania. Lista prezentuje najważniejsze dane jak numer rejestru, zlecenia, datę rozpatrzenia oraz stan zbioru. W zależności od szerokości ekranu prezentowane są także nazwa statku/klienta, komórkę gdzie dokumentacja została rozpatrzona oraz informację, czy dokumentacja została odesłana do klienta. Lista może być sortowana po kolumnach zawierających numer rejestru, numer zlecenia, nazwę statku lub klienta, datę rozpatrzenia, komórkę pochodzenia, stan dokumentacji. Przyciski przy każdym ze zbiorów pozwalają na podgląd i edycję zbioru lub powielenie zbioru. Przyciski są widoczne w zależności od uprawnień użytkownika. (Patrz rysunek 2, pole 1) 2.2 Wyszukiwanie zbiorów dokumentów Rysunek 2: Szukanie zbiorów Ekran Szukanie pozwala na sprecyzowanie kryteriów wyszukiwania zbiorów. Po wybraniu opcji Szukaj (Patrz rysunek 3, pole 1) na ekranie Lista zostaną wyświetlone zbiory pasujące do kryteriów. Możliwe jest ustalenie następujących kryteriów wyszukiwania: numer rejestru, nr zlecenia, zakres dat rozpatrzenia, nazwa pisma przewodniego, nazwa statku/klienta, numer ROS, numer NNB, numer świadectwa, nazwa dokumentu.

3 2.3 Tworzenie nowego zbioru dokumentów Rysunek 3: Nowy zbiór Za tworzenie nowych zbiorów dokumentów odpowiedzialni są pracownicy OT. Mają oni do dyspozycji niebieski przycisk Nowy na górnym pasku programu. Otwiera on ekran Edycji nowego zbioru którego wszystkie pola poza datą są jeszcze puste. Należy wypełnić przynajmniej 3 pola: numer rejestru, numer zlecenia i nazwa pisma przewodniego. Potem można zapisać zmiany by potwierdzić utworzenie nowego zbioru (Patrz Rysunek 4, pole 1). Jednocześnie jest możliwość powielenia już istniejącego zbioru wybierając pomarańczowy przycisk duplikuj na ekranie Listy. Otworzy to ekran Edycji nowego zbioru z wpisanymi pozycjami numer rejestru i numer zlecenia. Obie pozycje będą skopiowane z wybranego zbioru dokumentów. Podczas tworzenia nowego zbioru nie można wgrywać dokumentów. 2.4 Podgląd szczegółów zbioru dokumentów Rysunek 4: Szczegóły zbioru Na ekranie Szczegóły wyświetlone są wszystkie dane zbioru dokumentów: numer rejestru, numer

4 zlecenia, data rozpatrzenia, pismo przewodnie, dokumenty, nazwa statku/klienta, numer ROS, numer NNB, numer świadectwa i inne załączniki. Do tego jest wyświetlona historia edycji zbioru: Kiedy zbiór został stworzony, rozpatrzony, zweryfikowany oraz data ostatniej edycji i ostatniej wysyłki do klienta (Patrz rysunek 5, pole 2). Z ekranu podglądu można pobierać pismo przewodnie, dokumenty, świadectwo oraz inne załączniki. Na górnym pasku programu pokazują się dodatkowe przyciski w zależności od stanu zbioru oraz uprawnień użytkownika (Patrz rysunek 5, pole 1). Wyślij - jeżeli dokumentacja jest Rozpatrzona - pozwala na przesłanie dokumentacji klientowi Prześlij do Archiwum - jeśli zbiór dokumentów nie został jeszcze rozpatrzony - zmienia stan zbioru na Rozpatrzona Zweryfikuj - jeżeli dokumentacja jest Rozpatrzona, ale jeszcze nie Zweryfikowana - zmienia stan zbioru na Zweryfikowana Wgraj - pozwala na wgrywanie pisma przewodniego, dokumentu, świadectwa i innych załączników, a kiedy dokumentacja nie jest jeszcze rozpatrzona pozwala na dodawanie dokumentów. Edytuj - jeżeli dokumentacja nie jest Zweryfikowana przez archiwum - pozwala na zmianę danych zbioru oraz usuwanie dokumentów i załączników. 2.5 Edycja zbioru dokumentów Rysunek 5: Edycja zbioru Przycisk Edytuj na ekranie Szczegóły odblokuje edycję pól zawierających dane oraz przyciski usuwania plików świadectwa oraz innych załączników. Do póki dokumentacja nie jest rozpatrzona jest możliwe także usuwanie dokumentów, ale nawet po usunięciu będą one wyświetlone na ekranie

5 Szczegółów (Patrz rysunek 6, pole 2). Wszystkie zmiany, zarówno danych jak i dokumentów muszą być zapisane poprzez naciśnięcie zielonego przycisku Zapisz (Patrz rysunek 6, pole 1) na górnym pasku programu. Jednocześnie można zrezygnować ze zmian klikając na czerwony przycisk Anuluj na górnym pasku programu. W razie anulowania zmian program wyświetli monit o potwierdzenie. Zarówno po anulowaniu i zapisaniu program przeładuje stronę i wyświetli ponownie szczegóły zbioru. 2.6 Wgrywanie i dodawanie dokumentów Rysunek 6: Wgrywanie dokumentów Przycisk Wgraj na ekranie Szczegółów odblokuje możliwość wgrywania poszczególnych plików dokumentów, świadectwa, pisma przewodniego i innych załączników. Po wybraniu tej opcji należy nacisnąć na odpowiedni przycisk Wgraj (Patrz rysunek 7, pole 2) i wybrać plik który ma zostać wgrany na serwer i przypisany do danej pozycji. Jeżeli jakiś plik był już wgrany w danej pozycji zostanie on nadpisany. Przycisk Wgraj odblokuje także przycisk Dodaj i Wgraj (Patrz rysunek 7, pole 3) załączniki oraz jeżeli dokumentacja nie jest jeszcze rozpatrzona Dodaj i Wgraj dokumenty. Przyciski te otwierają okno pozwalające wybrać więcej niż jeden plik. Wybrane pliki zostaną wgrane i przyporządkowane nowym pozycjom załączników lub dokumentów. Nazwy tak dodanych załączników i dokumentów będą odpowiadały nazwom wgranych plików. Można je zmieniać edytując szczegóły zbioru dokumentów. Patrz punkt 2.5. By zakończyć wgrywanie dokumentów należy jeszcze raz nacisnąć przycisk Wgraj na górnym pasku programu (Patrz rysunek 7, pole 1). 2.7 Zatwierdzanie dokumentacji Przyciski Prześlij do Archiwum dla OT i Zweryfikuj dla KRA odpowiadają za zmianę stanu dokumentacji.

6 Dokumenty są tworzone ze stanem Nowy. Stan ten umożliwia OT edycję danych, wgrywanie plików i dodawanie dokumentów. Kiedy zbiór ma uzupełnione wszystkie dane i wgrane wszystkie dokumenty, OT ma możliwość przekazania dokumentacji do Archiwum. Stan zbioru zmienia się na Rozpatrzona. Od tego momentu OT ma możliwość przesłania dokumentacji do klienta. Stan Rozpatrzona pozwala KRA na edycję danych zbioru, oraz zmianę dokumentów, oraz usuwania i dodawania załączników. KRA ma też możliwość oznaczenia zbioru jako Zweryfikowanego i zablokowania jego edycji. 2.8 Przekazywanie dokumentów do klienta Rozpatrzoną dokumentację można przesłać klientowi wybierając przycisk Wyślij na ekranie podglądu szczegółów zbioru dokumentów. Prowadzi on do częściowo wypełnionego formularza przekazania dokumentacji. W oknie tym obowiązkowo należy wypełnić pole adresu odbiorcy i kliknąć przycisk Wyślij Pliki. By wysłać dokumentację to więcej niż jednego odbiorcy, można dopisać dodatkowe adresy po średniku. Opcjonalnie można przed wysłaniem zmienić tytuł wiadomości oraz dodać komentarz, który będzie załączony do wiadomości. Można także wgrać dodatkowe pliki lub usunąć już dodane za wyjątkiem pisma przewodniego i dokumentów. Na skrzynkę pocztową odbiorcy powinien trafić mail z linkiem prowadzącym do strony pobierania dokumentacji Możliwe jest wysłanie dokumentacji do więcej niż jednego odbiorcy i więcej niż jeden raz.