BEZPIECZNE UDOSTĘPNIANIE PLIKÓW

Transkrypt

1 BEZPIECZNE UDOSTĘPNIANIE PLIKÓW

2 Spis treści 1. Przydzielenie dostępu do modułu Konfiguracja danych w Kleosie Strony w sprawie Udostępnianie dokumentów / katalogu dokumenty a) Udostępnianie dokumentu b) Udostępnianie folderu dokumentów bez dostępu do listy istniejących plików Przesyłanie plików przez użytkownika Kleos Connect Historia dokumentu oraz komentarze Wyłączenie udostępniania dokumentu str. 1

3 1. Przydzielenie dostępu do modułu. Pomoc programu Kleos moduł Bezpieczne udostępnianie plików Po zalogowaniu się do Kleosa należy przejść do modułu Konfiguracja, kolejno do zakładki Kancelaria, a w niej do pola Kontrakt i uprawnienia. W tym miejscu włączamy okno Menedżera kontraktów, w którym na liście modułów, jako ostania pozycja widnieje moduł Bezpieczne udostępnianie plików. Po zaznaczeniu tego modułu, na liście pracowników po prawej stronie wybieramy osoby, które mają mieć możliwość udostępniania plików. Uwaga! Prawa do przydzielenia dostępu do modułu ma tylko osoba, posiadająca uprawnienia do modułu Konfiguracja. Po wskazaniu osób uprawnionych do korzystania z nowego modułu, konieczne jest ponowne zalogowanie się do Kleosa. str. 2

4 2. Konfiguracja danych w Kleosie W każdym powiadomieniu wysyłanym do klienta, umieszczone będą dane kontaktowe do kancelarii, od której wiadomość została przesłana. Dane te wprowadzamy w Konfiguracji programu w zakładce Kancelaria. Użycie przycisku Kleoc Connect wywoła okno, w którym należy wprowadzić właściwe dane. str. 3

5 3. Strony w sprawie. Każde udostępnianie katalogu dokumentów w sprawie lub konkretnego dokumentu musi być poprzedzone dodaniem strony (osoby/firmy) w sprawie z poprawnym adresem . str. 4

6 4. Udostępnianie dokumentów / katalogu dokumenty. Pomoc programu Kleos moduł Bezpieczne udostępnianie plików Po przejściu do zakładki Dokumenty w sprawie, udostępnianie można włączyć dla dokumentu lub dla katalogu dokumentów w następujący sposób: a) Udostępnianie dokumentu. Zaznaczamy dokument, który chcemy udostępnić. Następnie korzystamy z przycisku Udostępnianie, albo używamy prawego przycisku myszy i z wyświetlonego menu wybieramy Udostępnianie. str. 5

7 Po tym kroku pojawi się szczegółowe okno udostępniania z listą stron dodanych do sprawy. Wskazujemy osobę, której chcemy udostępnić plik i zatwierdzamy przyciskiem OK. Proces ten zostanie zakończony wysłaniem przez system wiadomości do odbiorcy z informacją o udostępnionym dokumencie. str. 6

8 Aby zapoznać się z udostępnionym dokumentem, odbiorca wiadomości musi zarejestrować się w portalu Kleos Connect. Zostanie on do niego przekierowany po kliknięciu w link do dokumentu umieszczony w otrzymanym mailu. Po zakończeniu procesu rejestracji, użytkownik zostanie przełączony do okno logowania, gdzie loginem do portalu jest jego adres . Adresem bezpośrednim do portalu Bezpieczne udostępnianie plików jest str. 7

9 b) Udostępnianie folderu dokumentów bez dostępu do listy istniejących plików. Proces ten jest bardzo zbliżony do udostępnienia dokumentu, lecz wykonuje się go za pomocą funkcji w menu wyświetlanym spod przycisku Więcej. Widok okna udostępnia sprawy str. 8

10 Wskazany użytkownik otrzyma z informacją o udostepnieniu sprawy. Klient będzie miał wgląd do katalogu dokumentów sprawy, ale nie będzie widział żadnego dokumentu po zalogowaniu się w portalu Kleos Connect. Wszystkie dokumenty na sprawie będą widniały, jako Nie udostępniony. Widok okna udostępnia sprawy po stronie kancelarii str. 9

11 Widok okna udostępnia sprawy po stronie klienta str. 10

12 5. Przesyłanie plików przez użytkownika Kleos Connect. Proces ten użytkownik realizuje w następujących krokach: a) W portalu Kleos Connect wybiera sprawę, dla której chce przesłać plik. b) Po przejściu do sprawy klika w przycisk prześlij dokument. c) W kolejnym oknie pokaże się pole umożliwiające przesłanie pliku. Użytkownik może umieścić wybrany dokument również za pomocą metody przeciągnij i upuść. Do każdego przesyłanego elementu można dodać komentarz, który zostanie przesłany do pracownika kancelarii wraz ze wskazanym plikiem. str. 11

13 d) Po zalogowaniu się do Kleosa pracownik kancelarii zobaczy informację o przesłanych plikach lub komentarzach w formie powiadomienia na górnym pasku aplikacji. Zalogowany użytkownik Kleosa informacje o aktywności klienta w portalu Kleos Connect, będzie otrzymywał także w formie wyskakujących okienek na dole ekranu. e) Kliknięcie powiadomienia, przekieruje użytkownika do sprawy, do której dokument został przesłany. W oknie sprawy widoczny będzie katalog Przesłane przez klientów, w którym możliwa jest np. akceptacja przesłanego pliku. str. 12

14 Uwaga! Dopóki przesłany przez klienta dokument nie zostanie zaakceptowany przez pracownika kancelarii, plik ten nie będzie widoczny w bazie Kleosa dla pracowników, nie mających uprawnień do korzystania z modułu udostępnia. str. 13

15 6. Historia dokumentu oraz komentarze. Pomoc programu Kleos moduł Bezpieczne udostępnianie plików Możliwy jest przegląd historii działań na dokumencie oraz komentarzy do dokumentu dodawanych przez użytkownika Kleos i klienta kancelarii. Dane te możliwe są do przeglądania po stronie aplikacji spod przycisku udostępnianie. str. 14

16 7. Wyłączenie udostępniania dokumentu. Pomoc programu Kleos moduł Bezpieczne udostępnianie plików Po wybraniu dokumentu, którego użytkownik nie chce dłużej udostępniać, należy wybrać przycisk udostępnianie. W nowym oknie należy użyć przycisku Zatrzymaj udostępnianie wszystkim lub w przypadku gdy wybrany dokument jest udostępniony grupie osób, przycisk Zatrzymaj udostępnianie przy konkretnym odbiorcy. str. 15