Baza Aktów Własnych. Autor: Piotr Jegorow. ABC PRO Sp. z o.o.

Transkrypt

1 ABC PRO Sp. z o.o. Podręcznik przeznaczony dla użytkowników Bazy Aktów Własnych Zawiera zmiany w wersji z dnia r. Data: 13 grudnia 2013 Autor: Piotr Jegorow

2 Spis treści Wykaz zmian... 3 Zmiana logowania do Bazy Aktów Własnych... 4 Kreator struktury organizacyjnej... 5 Zarządzanie strukturą organizacyjną... 7 Użytkownicy i uprawnienia... 8 Ustawienia Uprawnienia dla zbiorów aktów Szablon powiadomienia Nowy kreator publikacji i aktualizacji aktu w BAW Zarządzanie aktami nowe opcje Zarządzanie aktami wg haseł skorowidza Zarządzanie aktami wg zbiorów Zarządzanie uprawnieniami aktów Strona 2 z 22

3 Wykaz zmian 1. Struktura organizacyjna, użytkownicy i uprawnienia. Zaimplementowano możliwość tworzenia struktury organizacyjnej urzędu oraz użytkowników, wraz z nadawaniem im stosownych uprawnień (do zbiorów / aktów prawnych). Logowanie do BAW będzie teraz niezależne od Modułu Komunikacyjnego (w poprzednich wersjach użytkownik modułu komunikacyjnego tym samym loginem i hasłem logował się do BAW). Przy pierwszym uruchomieniu BAW z poziomu Legislatora, zostaniecie Państwo poproszeni o zmianę loginu i hasła. Dla pierwszej w ten sposób zalogowanej osoby zostanie założone konto administratora, przy pomocy, którego będzie mogła dodać kolejnych użytkowników BAW. 2. Panel użytkownika zarządzanie kontem oraz grupy mailowe. W związku ze zmianą sposobu logowania dodano nową opcję Panel użytkownika, z którego poziomu, użytkownik BAW może dokonywać zmiany swojego hasła, oraz określać własne listy mailowe. 3. Powiadomienia o publikacji aktu w bazie. Dodano możliwość automatycznego powiadamiania użytkowników o umieszczeniu w BAW nowego aktu prawnego. Widomość wysyłana mailowo do zdefiniowanej grupy użytkowników (wybranych użytkowników), 4. Zarządzanie aktami wg. zbiorów oraz haseł skorowidza. Oprócz możliwości aktualizacji danych aktu, dodano dwa nowe widoki pozwalające na zarządzanie danymi w BAW. 5. Nowy kreator publikacji aktów BAW. Nowy, intuicyjny kreator oparty o zakładki pozwalający na umieszczenia w BAW dowolnych plików (dotychczas w celu publikacji aktu ZIPX należało użyć innego kreatora, niże do publikacji pozostałych formatów) 6. Poprawa ergonomii działania aplikacji. Zmiany techniczne poprawiające szybkość działania aplikacji zarówno od strony użytkownika końcowego, jak i przy zarządzaniu danymi. 7. Zmiany szaty graficznej na stronie WWW BAW: 1) dostęp do plików aktów i załączników bezpośrednio z metryki aktu (wraz z możliwością wysyłania linku do wybranego pliku aktu), 2) domyślny widok metryki na oknie dzielonym, 3) nowe wyszukiwanie zaawansowane, 4) możliwość zakładania konta na WWW przez użytkownikówa. zewnętrznych i abonowania informacji o nowych aktach w BAW, 5) ruchome lewe menu możliwość dowolnego stawienia szerokości lewego menu przez użytkownika 6) widok aktu w BAW (akty XML) możliwość wyświetlania aktu w postaci stron A4 oraz w pełnym oknie, 7) dodana opcja drukowania aktu bezpośrednio z okna aktu w BAW, 8) drobne poprawki czcionek i kolorystyki strony. Strona 3 z 22

4 Zmiana logowania do Bazy Aktów Własnych Zasadniczą zmianą, w nowej wersji aplikacji Baza Aktów Własnych, jest sposób logowania. Rozdzielone zostały konta użytkowników BAW, od kont użytkowników Urzędowej Poczty Elektronicznej. Do tej pory konta te były ze sobą powiązane, co oznaczało, że aby dodać nowego użytkownika w BAW, należało założyć nowe konto w UPE obecnie nie ma już takiej potrzeby. Wszystkie dotychczasowe aktywne konta użytkowników z Urzędowej Poczty Elektronicznej, zostały przeniesione do Bazy Aktów Własnych i otrzymały uprawnienia administratora (czyli uprawnienia analogiczne, jakie posiadały dotychczas). Podczas pierwszego logowania do BAW, po wpisaniu nazwy użytkownika i hasła, zostaną Państwo poproszeni o wprowadzenie nowego hasła użytkownika (zmiana hasła do BAW nie zmienia hasła do UPE). Dodatkowo, jeśli poprzednia nazwa użytkownika nie była adresem , system poprosi o zmianę loginu na adres . Strona 4 z 22

5 Kreator struktury organizacyjnej W pierwszym kroku, po zalogowaniu się do Bazy Aktów Własnych, należy stworzyć strukturę organizacyjną Urzędu. Uruchomienie kreatora jest niezbędne do prawidłowego działania aplikacji: Strona 5 z 22

6 W kreatorze, należy uzupełnić następujące dane: Nazwa tutaj wprowadzamy nazwę urzędu. Typ JST z dostępnej rozwijanej listy, wybieramy odpowiedni typ Jednostki Samorządu Terytorialnego. Wybierz typ struktury również z listy rozwijanej wybieramy typ struktury z podziałem na wydziały oraz referaty. Wybierz dodatkowe elementy struktury są to takie elementy jak: Komisje, Kluby Radnych, Osiedle/ Dzielnice. Aby wybrany element znajdował się na strukturze, należy go zaznaczyć klikając lewym przyciskiem myszy. Po wprowadzeniu niezbędnych danych, strukturę tworzymy za pomocą przycisku Utwórz. Przy czym nawet jak teraz nie zaznaczymy żadnego dodatkowego elementu, później będziemy go mogli również dodać z poziomu utworzonej struktury: Poprawne założenie struktury potwierdzone zostanie komunikatem: Strona 6 z 22

7 Zarządzanie strukturą organizacyjną Budowanie struktury organizacyjnej nie jest niezbędne do korzystania z BAW do tego wystarczą sami użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami, nie osadzeni w strukturze organizacyjnej urzędu (grupa Użytkownicy). Struktura organizacyjna natomiast okaże się niezbędna w przypadku, gdy zechcemy skorzystać z systemu e-konsultacje, pozwalającego na procedowanie aktów w ramach urzędu (system ten zostanie udostępniony w kolejnej wersji aplikacji nieodpłatnie będą mogli z niego skorzystać wszyscy użytkownicy wersji Premium). Wybrane elementy struktury rozwijamy za pomocą + wskazanych na rysunku poniżej: Klikając prawym przyciskiem myszy, zostanie wyświetlone menu kontekstowe, za pomocą, którego rozbudowujemy dodajemy / modyfikujemy / usuwamy wybrane elementy struktury: Strona 7 z 22

8 Użytkownicy i uprawnienia Moduł uprawnień pozwala określić, kto i w jakim zakresie będzie posiadał dostęp do umieszczanych w BAW dokumentów (przeglądanie, aktualizacja, usuwanie), oraz czy wybrane dokumenty mają być widoczne tylko dla wybranych użytkowników systemu. Dotychczas każdy użytkownik BAW (de facto użytkownik UPE) miał pełen dostęp zarówno do zarządzania dokumentami jak i konfiguracją samego BAW. Dzięki wprowadzeniu możliwości nadawania uprawnień możemy określić uprawnienia na poziomie: 1) Administrator instytucji użytkownik ma dostęp do wszystkich opcji BAW 2) Administrator merytoryczny użytkownik nie ma dostępu do zarządzania strukturą i użytkownikami systemu 3) Użytkownik wewnętrzny użytkownik nie ma dostępu do struktury, zarządzania użytkownikami, oraz ustawieniami aplikacji 4) Użytkownik zewnętrzny użytkownik, który może założyć konto poprzez stronę WWW BAW w celu abonowania informacji o nowych aktach w BAW. Użytkowników systemu możemy zdefiniować klikając prawym przyciskiem myszy na grupie Użytkownicy i wybierając Dodaj osobę Strona 8 z 22

9 Formularz dodawania nowego użytkownika systemu wygląda następująco: Jako login użytkownika należy podać adres . Dodatkowo w obecnej wersji będą wykorzystywane jedynie cztery role, które zostały opisane wyżej, mianowicie: Administrator instytucji Administrator merytoryczny Użytkownik wewnętrzny Użytkownik zewnętrzny Strona 9 z 22

10 Ustawienia Uprawnienia dla zbiorów aktów Zmiany uprawnień dokonujemy podczas edycji zbioru z poziomu aplikacji. W tym celu należy zaznaczyć Zbiór Uchwał Zarządu i wybrać przycisk Edytuj: W oknie edycji określamy żądane uprawnienia do zbioru Uprawnienia.: Do wyboru mamy cztery rodzaje uprawnień: Strona 10 z 22

11 Podgląd możliwość podglądu aktów w zbiorze. Edycja możliwość publikacji aktów w zbiorze. Zarządzanie możliwość aktualizacji aktów w zbiorze. Usuwanie możliwość usuwania aktów ze zbioru Dodatkowo w systemie możliwe jest udzielenie uprawnień dla stanowiska lub komórki organizacyjnej oraz dla konkretnej osoby. Co to oznacza w praktyce? Mianowicie, udzielając uprawnienia na poziomie struktury (czyli nadające je elementom struktury organizacyjnej), niezależnie od tego, kto będzie zajmował dane stanowisko, uzyska dostęp do właściwych zbiorów / aktów do którego uprawnienie ma dane stanowisko, które zajmuje. Np.: nadając uprawnienia w sposób jak niżej: Niezależnie od tego, kto będzie zajmował stanowisko Dyrektor pionu ryzyka kredytowego klientów indywidulanych, otrzyma uprawnienia, które były nadane do tego stanowiska (i analogicznie, ktoś kto to stanowisko zajmował, w momencie przeniesienia na inne utraci te uprawnienia). Natomiast przy konkretnym pracowniku jest dodatkowe pole w kolumnie Indywidualne zaznaczenie go spowoduje, że w przypadku przeniesienia pracownika Strona 11 z 22

12 na inne stanowisko, nie utraci on uprawnień, w tym wypadku do zbioru Uchwał zarządu: Strona 12 z 22

13 W celu zdjęcia uprawnień dla całego zbioru najłatwiej skorzystać z opcji Wyczyść uprawnienia: Strona 13 z 22

14 Szablon powiadomienia System posiada wbudowane mechanizmy pozwalające na automatyczne wysyłanie mailem informacji o publikacji aktu w bazie. W ustawieniach aplikacji dodana została nowa opcja Szablon powiadomienia pozwalająca na konfigurację treści maila takiego powiadomienia o umieszczeniu aktu w BAW: Dodatkowo korzystając z opcji w dolnej części okna możemy ustawić, czy system domyślnie ma wysyłać powiadomienia wszystkim użytkownikom, czy tylko tym, którzy mają specjalne uprawnienia do wybranych aktów (zbiorów). Przy zaznaczonej opcji jak na rysunku powyżej, w momencie publikacji aktu w BAW mamy możliwość zmiany ustawień powiadamiania, i wybrania tylko tych użytkowników, którzy mają zostać powiadomieni (bądź nie wysyłania powiadomienia w ogóle). Strona 14 z 22

15 Nowy kreator publikacji i aktualizacji aktu w BAW Wybranie opcji Publikuj akt od razu powoduje wyświetlenie okna wyboru pliku (dotychczas musieliśmy wcześniej zdecydować czy publikujemy plik ZIPX czy plik w innym formacie). Po wskazaniu pliku zostanie otwarty formularz publikacji z aktywnymi zakładkami z lewej strony: Strona 15 z 22

16 Zarządzanie aktami nowe opcje Dotychczas jedyną możliwością zmiany zbioru czy przypisania innego hasła skorowidza dla aktu w BAW, była konieczność przejście przez kreator aktualizacji. W nowej wersji udostępnione zostały dwie dodatkowe opcje pozwalające na zarządzanie umieszczonymi w bazie aktami, mianowicie: 1) zarządzanie aktami wg haseł skorowidza, 2) zarządzanie aktami wg zbiorów Zarządzanie aktami wg haseł skorowidza Po wybraniu Zarządzania aktami wg haseł skorowidza: Otwarte zostanie okno z listą haseł skorowidza. Po wybraniu danego hasła zobaczymy listę aktów nim opisanych. Strona 16 z 22

17 Wybierzmy teraz np.: hasło Papiery wartościowe -> Akcje, udziały Zarządzanie aktami odbywa się na trzy sposoby: a) jeśli chcemy przypisać do aktu dodatkowe hasło skorowidza, wystarczy zaznaczyć go lewym przyciskiem myszy, a następnie przeciągnąć i upuścić na kolejnym haśle. b) jeśli chcemy zamienić hasło skorowidza, tzn. usunąć obecne i dodać nowe, wystarczy zaznaczyć akt prawym klawiszem myszy, a następnie przeciągnąć go i upuścić na nowym haśle. c) jeżeli chcemy usunąć powiązanie aktu z danym hasłem, zaznaczamy ten akt i klikamy Usuń Strona 17 z 22

18 Zaznaczmy teraz Zarządzenie nr 4/2012 lewym przyciskiem myszy i przeciągnijmy je do hasła Nowe hasło merytoryczne Do aktu zostanie przypisane nowe hasło skorowidza. Strona 18 z 22

19 Zarządzanie aktami wg zbiorów Wybieramy Zarządzanie aktami wg zbiorów: Strona 19 z 22

20 Otwarte zostanie okno z listą zbiorów. Po wybraniu danego zbioru wyświetlona zostanie lista aktów, które się w nim znajdują. Wybierzmy teraz zbiór Uchwały Zarządu: Podobnie jak wcześniej, zarządzanie aktami odbywa się na trzy sposoby: a) jeśli chcemy przypisać do aktu dodatkowego zbioru, wystarczy zaznaczyć go lewym przyciskiem myszy, a następnie przeciągnąć i upuścić na kolejnym zbiorze. b) jeśli chcemy zamienić zbiór, tzn. usunąć akt z obecnego zbioru i przenieść do nowego, wystarczy zaznaczyć akt prawym przyciskiem myszy, a następnie przeciągnąć go i upuścić na nowym zbiorze. c) jeżeli chcemy usunąć powiązanie aktu z danym zbiorem, zaznaczamy ten akt w zbiorze, z którego ma być usunięty i klikamy Usuń. Strona 20 z 22

21 Zarządzanie uprawnieniami aktów Tak jak o tym wspomniano wyżej nowa wersja oferuje możliwość określania uprawnień do aktów prawnych umieszczonych w BAW, w zakresie edycji danego aktu przez użytkowników wewnętrznych, jak i tego czy dany akt ma być widoczny dla użytkowników nieposiadających do niego żadnych uprawnień. Uprawniania do aktu, możemy określamy po wybraniu właściwej opcji z menu: W wyświetlonym oknie, wyszukujemy akt, dla którego chcemy zmienić uprawnienia w tym celu należy użyć funkcji Wyszukaj i podwójnym kliknięciem wybrać żądany akt Strona 21 z 22

22 W oknie uprawnień dla akt możemy nadać uprawnienia dla poszczególnych użytkowników lub stanowisk, albo wskazać, że akt ma dziedziczyć uprawnienia zbioru, w którym się znajduje. W tym ostatnim przypadku, jeżeli akt jest przypisany do kilku zbiorów z różnymi uprawnieniami, zawsze dziedziczy najwyższe uprawnienia. Strona 22 z 22