Instrukcja wprowadzania danych o nieruchomościach, budynkach i pomieszczeniach w Bazie Danych Ogólnych

Transkrypt

1 Instrukcja wprowadzania danych o nieruchomościach, budynkach i pomieszczeniach w Bazie Danych Ogólnych 1. Po zalogowaniu się do ZSZO i uruchomieniu modułu Baza Danych Ogólnych należy z menu wybrać Placówki a następnie Nieruchomości, budynki i pomieszczenia (Rys. 1). Proszę pamiętać, że pola oznaczone * są polami obowiązkowymi. Brak ich wypełnienia nie pozwoli na zapisanie danych lub przejścia do następnych pól. Rys Po wejściu otworzy się formatka z zakładkami Nieruchomości, Budynki i pomieszczenia, Budynki informacje dodatkowe. Jeżeli placówka stanowi zespół, w części Filie/Placówki w zespole należy wybrać jednostkę organizacyjną tj. zespół i dla niej wypełniać pola w kolejnych zakładkach (Rys.2). Rys. 2. 1

2 3. W zakładce Nieruchomości, w kolejnych kolumnach należy wprowadzić dane dotyczące działki/działek na której zlokalizowana jest placówka (dane można uzyskać z wypisu z ewidencji gruntów lub z wypisu z księgi wieczystej. Przykład: nr działki 124/4 obręb 8 jednostka ewidencyjna Nowa Huta) Rys. 3 Rys. 3. Jeżeli nie są znane powyższe dane należy wpisać wartość 0 (zero). 0 należy również wpisać gdy w polu Stan własności zostanie wybrane: Nieuregulowany lub Własność prywatna (Rys. 3a). Rys. 3a Jeżeli placówka zlokalizowana jest na więcej niż jednej działce, to należy analogicznie wpisać dane poszczególnych działek, podświetlając na żółto następny wiersz. 2

3 4. W przypadku gdy placówka ma ustanowiony trwały zarząd należy zaznaczyć właściwe pole i wpisać nr decyzji w nowo otwartym polu u dołu formatki. (Rys. 4). Rys Zapisać wprowadzone dane (F10). 6. Następnie należy przejść do formatki Budynki i pomieszczenia. (Rys. 5) Rys. 5 3

4 7. W pierwszej kolejności należy wprowadzić budynki należące do placówki. W polu Kod powinien zostać wprowadzony kod dla danego budynku. Kod jest wpisywany przez użytkownika i może być w dowolny sposób zdefiniowany. Kod powinien być prosty i krótki np. dla budynku głównego BG, dla warsztatów BW itd. Jeżeli placówka posiada więcej budynków, dla każdego musi zostać stworzony odrębny kod. W przypadku gdy kod był już wcześnie użyty, system wyświetli komunikat informujący o konieczności wpisania innego kodu. Następnie z rozwijanej listy pod Nazwą należy wybrać właściwy rodzaj budynku. Poszczególne rodzaje budynków mogą występować wielokrotnie. W polu Położenie, opis można wpisać cechy charakterystyczne dla danego budynku. Pole to nie jest wymagalne. Budynek główny należy wybrać w każdym przypadku, również przez placówki zlokalizowane w częściach budynków mieszkalnych lub prywatnych. Wówczas w opisie należy podać informację o takiej lokalizacji. Jeżeli w placówce nie występują samodzielnie budynki warsztatów lub internatu, a pomieszczenia związane z tymi funkcjami znajdują się w budynku głównym, to w opisie należy podać taką informację i w polu Typ dotyczącym pomieszczeń, wybrać odpowiednie określenie (w przypadku internatu w części budynku głównego należy wybrać pomieszczenia Pobytu, w polu Typ właściwy pokój np. Pokój 1-os.., w polu Rodzaj wybrać np. Pokój 1-os bez łazienki ). Budynek filie/lokalizacje należy wybrać, gdy placówka posiada filie lub jeżeli placówka posiada dodatkowe lokalizacje (wpisać budynek tej filii lub dodatkową lokalizację). Budynek dodatkowy należy wybrać jeżeli placówka posiada np. Stołówkę, która mieści się w odrębnym, dodatkowym budynku. Budynek mieszkalny należy wybrać w przypadku gdy placówka posiada budynki w całości przeznaczone na pobyt osób (dot. domów nauczyciela). Nie należy wybierać tego rodzaju budynku jeżeli placówka jest zlokalizowana w budynku mieszkalnym (np. przedszkole zlokalizowane w budynku mieszkalnym powinno wybrać Budynek główny a nie mieszkalny). Budynek warsztatów należy wybrać jeżeli placówką posiada odrębny budynek, w którym mieszczą się warsztaty. Budynek internatu należy wybrać jeżeli placówka posiada odrębny budynek, w którym mieści się internat W przypadku budynków, które są użytkowane przez placówki na podstawie np. Umowy użyczenia lub najmu, w polu Tytuł prawny do budynku (pole zostanie umieszczone obok pola Położenie, opis ) trzeba będzie wybrać odpowiedni wariant. Pole zostanie umieszczone w terminie do r. Zapisać (F10). 4

5 Rys.6 Pole: Tytuł prawny do budynku 8. Następnie należy przejść do formatki Budynki informacje dodatkowe. Rys. 7 W polach dotyczących powierzchni, kubatury i kondygnacji należy wpisać dane będące w posiadaniu placówki (Rys. 7). Jeżeli placówka jest zlokalizowana w budynku będącym własnością prywatną (tj. w zakładce 5

6 Nieruchomości w polu Stan własności wybrano Własność prywatna lub w zakładce Budynki i pomieszczenia w polu Tytuł prawny do budynku wybrano Najem lub Użyczenie ) lub nie są znane potrzebne dane w powyższe pola należy wpisać 0. Następnie wybrać z listy rozwijanej rodzaj ogrzewania budynku i źródło ciepłej wody użytkowej (Rys. 8 i Rys. 9). Lista rozwijana dotycząca ciepłej wody użytkowej zostanie uzupełniona o dodatkowy rodzaj Podgrzewacze elektryczne i gazowe. W chwili wypełniania należy wybrać tylko jeden dostępny rodzaj ciepłej wody użytkowej. Rys. 8 6

7 Rys. 9 W polach Ochrona zaznaczyć te pola, które dotyczą placówki. Jeżeli budynek jest wpisany do rejestru zabytków, należy zaznaczyć właściwe pole i umieścić numer wpisu do rejestru (Rys. 10). Rys. 10 7

8 Pole Wartość ubezp. można wypełnić jeżeli placówka zna jego wartość. Pole Numer śr. trwałego nie jest wypełniane w tym momencie. Do tego pola należy wrócić po wprowadzeniu budynku do aplikacji Majątek. Zapisać wprowadzone dane (F10). 9. Po wprowadzeniu danych o budynku, należy powrócić do zakładki Budynki i pomieszczenia. Wybrać dla danego budynku rodzaj pomieszczenia: Dydaktyczne, Pobytu lub Inne (Rys. 11). Rys.11 Następnie wybrać z rozwijanej listy Typ pomieszczenia (Rys. 12). Rys. 12 8

9 Klikając dwukrotnie na pole Rodzaj otworzy się lista z rodzajami pomieszczeń, z której należy wybrać właściwy rodzaj pomieszczenia (Rys. 13). Rys. 13 Pole Stan definicji domyślnie ustawione jest na Zatwierdzony. W tym momencie nie należy go zmieniać. Uwaga! Pole to zostanie w najbliższym czasie zmienione. Zamiast określenia Zatwierdzony zostanie wprowadzona litera Z, natomiast zamiast Archiwalny litera A. W polu Numer należy wpisać numer sali np. 1, 12 lub 1A, 12A. Nie należy wpisywać żadnych dodatkowych określeń np. nr lub pełnej nazwy sali. Jeżeli pomieszczenie nie posiada numeru należy go określić (np. dla pomieszczenia magazynowego 1m) (Rys.14) Rys. 14 9

10 Następnie należy wypełnić pole Ilość miejsc/stanowisk. Należy wpisać liczbę wszystkich miejsc i stanowisk pracy dostępnych w pomieszczeniu (wraz ze stanowiskiem pracy nauczyciela). Zaznaczyć pole Zajęcia dla całej klasy, jeżeli w pomieszczeniu nie odbywają się zajęcia w grupach. (Rys. 15). Rys. 15 Pole Zawód kształcenia pozostaje niewypełnione. Pole Opiekun pomieszcz., lokalu (numer, nazwisko) uzupełniane jest z listy dostępnej po dwukrotnym kliknięciu. Po otwarciu listy należy wybrać właściwego pracownika. W następnej kolejności należy wypełnić pola dotyczące wymiarów pomieszczenia oraz położenia w budynku. (Rys. 16). Dane niezbędne do wypełnienia powinny się znajdować w dokumentacji będącej w posiadaniu placówki. Jeżeli placówka jest zlokalizowana w budynku prywatnym (tj. w zakładce Nieruchomości w polu Stan własności wybrano Własność prywatna lub w zakładce Budynki i pomieszczenia w polu Tytuł prawny do budynku wybrano Najem lub Użyczenie ) i nie są znane wymiary pomieszczeń należy wpisać w pola wartość 0. 10

11 Jeżeli placówka posiada strych, to polu Położenie w budynku proszę wybrać Poddasze. Zapisać zmiany (F10) Rys. 16 Aby wprowadzić kolejne pomieszczenie w danym budynku należy ustawić kursor w polu Numer i strzałkami na klawiaturze przejść do pierwszego wolnego wiersza, a następnie wybrać nowy typ pomieszczenia i powtórzyć opisane wyżej kroki dla nowego typu. Pola Nr inwentarzowy budynku oraz Nr środka trwałego nie jest wypełniane w tym momencie. Do tego pola należy wrócić po wprowadzeniu budynku do aplikacji Majątek. Po zakończeniu wprowadzania pomieszczeń Dydaktycznych należy powtórzyć opisane w pkt. 8 czynności dla pomieszczeń Pobytu oraz pomieszczeń Inne. 11

12 10. Po wprowadzeniu wszystkich pomieszczeń, należy przejść do części Obiekty poza budynkiem. W pierwszej kolejności wybrać obiekt z rozwijanej listy w polu Rodzaj (Rys. 17), a następnie typ obiektu (Rys. 18) Rys. 17 Rys

13 Na zakończenie należy wprowadzić dla wybranego typu obiekty wymiary oraz dla obiektów sportowych Nawierzchnię (Rys. 19). Jeżeli wymiary nie są znane proszę wprowadzić wartość 0 (dotyczy placówek, które w zakładce Nieruchomości w polu Stan własności wybrano Własność prywatna lub w zakładce Budynki i pomieszczenia w polu Tytuł prawny do budynku wybrano Najem lub Użyczenie ). Zapisać dane (F10). Rys. 19 Uwaga! Po wprowadzeniu danych pomieszczeń możliwy jest podgląd pełnej nazwy typów i rodzajów pomieszczeń, poprzez naciśnięcie przycisku i. Zamknięcie pojawiającego się okienka następuje poprzez naciśnięcie przycisku X. (Rys. 20) Rys