PIERWSZE KROKI W PROGRAMIE A D A

Transkrypt

1 PIERWSZE KROKI W PROGRAMIE A D A I. INSTALACJA PROGRAMU W celu dokonania instalacji programu należy umieścić dostarczoną płytę w napędzie CD/DVD i uruchomić znajdujący się tam plik ADA.EXE. Program automatycznie zainstaluje się w katalogu C:\ADA. Po instalacji w celu ułatwienia pracy należy utworzyć skróty do programów, w tym celu należy kliknąć ikonę Mój komputer znajdującą się na pulpicie (lub w menu START), następnie otworzyć katalog C:\ADA\PROGRAMY i klikając prawym klawiszem myszy na pliku NADZORCA.EXE wybrać polecenie Wyślij do -> Pulpit (utwórz skrót). Analogicznie należy postąpić z wszystkimi programami na które została wykupiona licencja (np. CZYNSZE.EXE, FK.EXE, LICZNIKI.EXE). Po wykonaniu ww. czynności można rozpocząć pracę z programem. II. LOGOWANIE DO PROGRAMU W celu zalogowania do programu należy wpisać: - w polu Operator: ADA - w polu Hasło: ada III. MODUŁ NADZORCA 1. Wprowadzanie danych Administracji/Wspólnot 1.1. Wybieramy ikonę ADMG W oknie Przeglądanie ADMG klikamy Dopisz i uzupełniamy dane dotyczące zakładanej Administracji/Wspólnoty, w szczególności: Zakładka 1 Dane podstawowe: nazwa, ulica, nr budynku, kod, miasto, NIP, REGON, Zakładka 2 Dane dodatkowe: pieczątka (dane adresowe Administracji/Wspólnoty pojawiające się na wydrukach), Zakładka 3 Banki: konta bankowe Administracji/Wspólnoty, Po uzupełnieniu danych wybieramy Zapisz Jeżeli chcemy dopisać kolejną Administrację/Wspólnotę to postępujemy analogicznie j.w., jeżeli nie dopisujemy to zamykamy okno Przeglądanie ADMG. 2. Wprowadzanie obiektów i zasobów 2.1. Najpierw musimy wybrać Administrację/Wspólnotę dla której będziemy wpisywać obiekty/zasoby, w tym celu klikamy na pole z datą (lewy górny róg okna głównego) i w polu Administracja wybieramy (czerwona ikonka) konkretną, wpisaną wcześniej Administrację/Wspólnotę Wybieramy ikonę OBIEKTY Okno Przeglądanie obiektów i zasobów podzielone jest na dwie części: lewa zawiera listę obiektów, a prawa zasobów.

2 2.4. Wybieramy Dopisz (z lewej części) i uzupełniamy dane dotyczące obiektu (budynku) zwracając uwagę na: Zakładka 1 - Dane obiektu: kod osiedla (dla pierwszego osiedla wpisujemy 001), kod obiektu (pierwszy budynek na osiedlu wpisujemy 001, drugi 002 itd.), ulica, numer, miejscowość, kod pocztowy, Czerwona ikonka obok niektórych pól oznacza możliwość wyboru ze słownika dzięki czemu istnieje możliwość wyboru np. ulicy bez ponownego jej wpisywania, aby uzupełnić słownik należy klikając na tą właśnie ikonę wybrać Dopisz Zakładka 3 Powierzchnie: uzupełniamy wszystkie (znane nam) powierzchnie, Po uzupełnieniu danych wybieramy Zapisz Jeżeli chcemy dopisać kolejny obiekt (budynek) w danej wspólnocie to postępujemy analogicznie jw., jeżeli nie dopisujemy to przechodzimy do wpisywania zasobów (mieszkań) do zaznaczonego (w lewym oknie) obiektu, w tym celu wybieramy Dopisz (z prawej części okna) i dopisujemy kolejno wszystkie zasoby w obiekcie zwracając uwagę na: Zakładka 1 - Dane zasobu: kod (dla pierwszego wpisujemy 001, drugiego 002 itd.), ulica (tu można wykorzystać dane słownikowe), nr domu, nr lokalu, status lokalu, typ zasobu, Zakładka 2 Powierzchnie: uzupełniamy wszystkie (znane nam) powierzchnie, Po uzupełnieniu danych wybieramy Zapisz. IV. MODUŁ CZYNSZE 1. Zakładanie kart czynszowych oraz dopisywanie kontrahentów 1.1. Najpierw musimy wybrać Administrację/Wspólnotę dla której będziemy zakładać karty czynszowe, w tym celu, podobnie jak w module Nadzorca klikamy na pole z datą (lewy górny róg okna głównego) i w polu Administracja wybieramy (czerwona ikonka) konkretną, wpisaną wcześniej Administrację/Wspólnotę Wybieramy ikonę Karty W oknie Przeglądanie kart czynszowych klikamy Dopisz i zakładamy nową kartę w której to jednocześnie dopiszemy kontrahenta i przypiszemy go do zasobu (mieszkania), Zakładka 1 Karta: - wybieramy zasób poprzez kliknięcie ikony z domkiem, - wybieramy kontrahenta poprzez kliknięcie ikony z ludzikiem, a jako że nie mamy jeszcze żadnego kontrahenta to w nowo otwartym oknie Kontrahenci wybieramy Dopisz, po czym uzupełniamy dane kontrahenta, a w szczególności: skrót (nazwa po której będzie można identyfikować kontrahenta np. nazwisko lub nazwa firmy), typ kontrahenta, nazwisko i imię (nazwa kontrahenta), ulica, nr domu, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy. Dodatkowo można wpisać PESEL, NIP lub w zakładce Przelewy/kontakt adres do korespondencji. Po uzupełnieniu wszystkich danych klikamy

3 Zapisz i dopiero wtedy wybieramy kontrahenta który ma być przypisany do danego zasobu, - wybieramy typ karty (L. mieszkalny, L. użytkowy, Garaż lub M. postojowe), - okres zajmowania (data od), - konto opłat czynszowych (204-00), - typ dokumentów do naliczeń (NAL dla naliczeń, FV dla faktur), Zakładka 2 Stawki/dane: w tym miejscu można już odpowiedzieć na pytania związane z konkretnym zasobem tzn. wpisać liczbę mieszkających osób czy też podać normy zużycia wody. W tym celu zaznaczmy konkretną pozycję np. liczba osób i w dolnej części okna klikamy Dopisz następnie podajemy datę od kiedy wpis obowiązuje następnie podajemy wartość liczbową, w tym przypadku, równą liczbie osób i wybieramy Zapisz Po uzupełnieniu danych wybieramy Zapisz W analogiczny sposób zakładamy wszystkie karty czynszowe. 2. Wprowadzanie stawek opłat oraz ustalenie metody obliczania składników czynszowych 2.1. Wybieramy z menu Stawki/Dane -> Obiektów, nowo otwarte okno jest niejako podzielone na trzy części. Lewa zawiera listę obiektów, prawe górne listę stawek lub pytań i prawe dolne wartości dla poszczególnych stawek wybranych w oknie wyżej Dopisanie stawki polega na wybraniu konkretnego obiektu, konkretnej stawki i kliknięciu przycisku Dopisz, następnie należy podać datę od której stawka ma obowiązywać oraz jej wartość Analogicznie należy postąpić dla wszystkich kolejnych stawek. Jeżeli jakiś składnik czynszowy nie występuje na danym obiekcie to stawkę dla niego pomijamy Poniżej stawek znajdują się pytania dzięki którym program dowie się wg. jakich kryteriów obliczać niektóre składniki czynszowe (np. opłata za administrowanie może być liczona od udziałów lub od powierzchni użytkowej) Udzielenie odpowiedzi na pytanie przebiega podobnie jak przy dopisywaniu stawek z tą różnicą że należy podać cyfrę odpowiadającą konkretnej odpowiedzi i tak: - wpisanie 1 oznacza obliczanie składnika czynszowego wg. powierzchni, - wpisanie 2 oznacza obliczanie składnika czynszowego wg. udziału, - wpisanie 3 oznacza obliczanie składnika czynszowego od liczby osób, - wpisanie 4 oznacza obliczanie składnika czynszowego od lokalu. np. na pytanie Jak liczyć administrowanie?, gdy chcemy aby składnik był obliczany wg. powierzchni to w polu wartość wpisujemy Analogicznie należy udzielić odpowiedzi na wszystkie pozostałe pytania dla wszystkich obiektów. 3. Wprowadzanie indywidualnych danych związanych z zasobami Wybieramy z menu Stawki/Dane -> Zasobów, nowo otwarte okno jest, podobnie jak w poprzednim przypadku, podzielone na trzy części. Lewa zawiera listę zasobów, prawe górne

4 listę pytań lub stawek (jeżeli występują) i prawe dolne wartości dla poszczególnych stawek wybranych w oknie wyżej Odpowiedzi udziela się analogicznie jak w przypadku Obiektów jednak cyfry określające metodę obliczania są inne, i tak: dla pytań związanych z opłatami za wodę (ZW, CW, kanalizacja): - wpisanie 0 oznacza brak wody, - wpisanie 1 oznacza opłaty wg. ryczałtu, - wpisanie 2 oznacza opłaty wg. liczników, dla pytań określających czy dany składnik ma być obliczany czy też nie: - wpisanie 0 oznacza brak takiej opłaty, - wpisanie 1 oznacza iż dany składnik będzie obliczany, dla pytań o ilość bądź wielkość wartością będzie bezpośrednio liczba określająca ilość sztuk czy też metrów Analogicznie należy udzielić odpowiedzi na wszystkie pytania dla wszystkich zasobów. 4. Wprowadzanie indywidualnych danych związanych z kartami Punkt ten pomijamy jeżeli na etapie zakładania kart czynszowych podaliśmy już stawki/dane kart. Jeżeli nie lub chcemy coś poprawić to wybieramy Stawki/Dane -> Kart. Nowe okno jest, podobnie jak w poprzednich przypadkach, podzielone na trzy części. Lewa zawiera listę kart czynszowych, prawe górne listę pytań i prawe dolne wartości dla poszczególnych stawek wybranych w oknie wyżej Odpowiedzi ponownie udzielamy analogicznie jak we wcześniej opisanych przypadkach. V. MODUŁ LICZNIKI 1. Zakładanie węzłów Pierwszą czynnością jest wybór Administracji/Wspólnoty dla której będziemy zakładać węzły, w tym celu, podobnie jak w innych modułach klikamy na pole z datą (lewy górny róg okna głównego) i w polu Administracja wybieramy (czerwona ikonka) konkretną, wpisaną wcześniej Administrację/Wspólnotę Wybieramy ikonę WĘZŁY Okno Przeglądanie danych podzielone jest na trzy części. Lewa zawiera listę węzłów, prawe górne listę liczników w węźle i prawe dolne odczyty poszczególnych liczników wybranych w oknie wyżej Założenie węzła polega na kliknięciu Dopisz (w lewej części okna) i uzupełnieniu danych dla zakładanego węzła, a w szczególności: typ (ZW, CW), kod (powiązany z kodem obiektu) Dla węzła można również założyć liczniki, w tym celu wybieramy założony wcześniej węzeł (zakładka 1 dla ZW, zakładka 2 dla CW) i wybieramy Dopisz z prawej strony okna, a następnie podajemy dane zakładanego licznika zwracając uwagę na wpisanie numeru licznika, po kliknięciu OK możemy od razu podać stan początkowy. W tym celu klikamy Odczyt i podając datę odczytu wpisujemy stan licznika.

5 1.6. Analogicznie postępujemy dla pozostałych węzłów we wszystkich Administracjach/Wspólnotach Ostatnią czynnością jest przypisanie zasobów do nowo powstałych węzłów i ab tego dokonać należy z menu wybrać Przegląd -> Węzły-Zasoby. Okno Przypisywanie zasobów do węzłów podzielone jest na dwie części, lewa zawiera listę węzłów, prawa listę przypisanych zasobów. W celu przypisania zasobu należy: w lewym oknie wybrać typ węzła (Zakładka 2 ZW, Zakładka 3 - CW) i wskazać węzeł, w prawym oknie przejść na zakładkę Przypisz/Odłącz, wybrać obiekt który przypiszemy do węzła i dwukrotnie na nim kliknąć (pojawi się zielony znaczek V ), klikamy Zastosuj. 2. Zakładanie liczników indywidualnych Wybieramy ikonę INDYWIDUALNE Okno Liczniki indywidualne wyglądem jest zbliżone do poprzednich okien tego typu i podzielone jest na trzy części. Lewa zawiera listę zasobów, prawe górne listę liczników w zasobie i prawe dolne odczyty poszczególnych liczników wybranych w oknie wyżej Założenie licznika polega na wskazaniu zasobu któremu zakładamy licznik i kliknięciu Dodaj z prawej strony okna, a następnie podaniu danych zakładanego licznika: rodzaj licznika, numer licznika, datę instalacji i stan początkowy Analogicznie zakładamy liczniki dla pozostałych zasobów w węźle.