Rejestracja faktury VAT. Instrukcja stanowiskowa

Transkrypt

1 Rejestracja faktury VAT Instrukcja stanowiskowa

2 1. Uruchomieni e formatki Faktury VAT. Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się. Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło i naciskamy przycisk [Połącz]. Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację Sprzedaż, nastąpi przejście do głównego menu modułu Sprzedaż. Z menu aplikacji wybieramy: Dokumenty/Faktury VAT. 2/15

3 Formularz zostaje uruchomiony w trybie wyszukiwania danych (niebieskie tło pól) w zakładce Nagłówek. 2. Rejestracja faktury VAT. Ady zarejestrować nowy dokument, wychodzimy z trybu zapytania (poprzez kombinacje klawiszy Ctrl + Q) lub przez wyświetlenie listy wszystkich wystawionych już dokumentów - klawiszem F8 lub przyciskiem. Aby wyświetlić nowy rekord bazy przeznaczony do rejestracji nowej faktury, wciśnij przycisk lub klawisz F6. Pojawią się pola do wypełnienia danych podstawowych. W polu Rodzaj dok. domyślnie podpowiada się 3/15

4 rodzaj faktury przyporządkowanej do użytkownika. W przypadku, kiedy chcemy wystawić inny rodzaj faktury, klikamy dwukrotnie w polu Rodzaj dok. I z listy wybieramy odpowiedni rodzaj faktury. Wybór potwierdzamy przyciskiem OK. Następnie klikamy dwukrotnie w polu Nabywca, aby wyświetlić listę wszystkich zarejestrowanych w systemie kontrahentów. Z dostępnej listy kontrahentów wybieramy nabywcę faktury (do wyszukiwania kontrahenta posługujemy się zaznaczonym niżej wierszem do szybkiego wyszukiwania) i zatwierdzamy poprzez naciśnięcie przycisku [Wybierz]. 4/15

5 Jeżeli płatnik nie jest nabywcą, należy uzupełnić pole Odbiorca, postępując jak wyżej. Wprowadzamy pozostałe dane. Uzupełniamy pola: Rodzaj transakcji, Sposób zapłaty, Warunki zapłaty. Pola: Data sprzedaży,, Data wyst., Data wysłania, Termin zap. zmieniamy albo wpisując odpowiednie daty ręcznie w formacie DD-MM-RRRR lub za pomocą wywołania podręcznego kalendarza (w tym celu klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w polu z datą. Po ustawieniu daty w polu Termin zap., w polu Dni system automatycznie oblicza różnicę w dniach pomiędzy datą sprzedaży, wystawienia lub wysłania (w zależności od ustawionej wartości w polu Warunki zapłaty ) a terminem zapłaty. W polu Sposób zapłaty wybieramy z listy uruchamianej strzałką odpowiedni sposób zapłaty (domyślnie podpowiada się Przelew ). W polu Konto podpowiada się konto Uczelni ustawione na wartości domyślnej. Jeżeli 5/15

6 chcemy na fakturze wybrać inne konto Uczelni klikamy dwukrotnie w polu Konto i z listy zdefiniowanych w systemie kont wybieramy konkretne. Wybór potwierdzamy przyciskiem Wybierz. W polu Umowa możemy wskazać umowę, której dotyczy faktura. W tym celu klikamy dwukrotnie lewym przyciskiem myszy w tym polu i z listy wprowadzonych do systemu umów wybieramy odpowiednią umowę. Osoba wystawiająca fakturę podpowie się w polu Wystawił (będzie to użytkownik rejestrujący fakturę). Jeżeli ma być to inna osoba, osobę możemy też również wybrać z 6/15

7 listy. W polu Jedn. organizacyjna podpowie się kod jednostki, w której faktura jest wystawiana. W polu Uwagi mozmey wpisać dowolny tekst uwag dotyczacych dokumentu faktury. 3. Uzupełnienie pozycji faktury. Po uzupełnieniu niezbędnych danych na nagłówku faktury, zapisujemy zmiany poprzez klawisz F10 lub ikonę. Dane dotyczące przedmiotu wprowadzanej faktury uzupełniamy w odpowiednich polach, znajdujących się w zakładce Pozycje. Usługę lub towar wybieramy z listy zdefiniowanych w systemie towarów i usług, którą uzyskamy poprzez dwukrotne kliknięcie myszą lub 7/15

8 wciśnięcie klawiszu F9 w polu Indeks towarowy. Danego towaru lub usługi szukamy na liście poslugując się zaznaczonym nizej wierszem do szybkiego wyszukiwania. Jeżeli szukamy towaru i usługi po nazwie lub skrócie nazwy, ustawiamy się w zaznaczonym wierszu w kolumnie Nazwa lub Skrót 8/15

9 Nastepnie pomiędzy znakami %% (zastepują one wszystkie pozostale znaki w nazwie lub skrócie) zaczynamy wpisywac dowolny fragment nazwy lub skrótu towau / usługi, którą szukamy Lista będzie dynamicznie zawężana zgodnie z tym co będziemy wpisywać 9/15

10 Po znalezieniu szukanego towaru / usługi potwierdzamy wybór przyciskiem Wybierz. Następnie wpisujemy ilość w polu Ilość i cenę jednostkową w polu Cena. 10/15

11 Po zapisaniu zmian klawiszem F10 lub ikoną automatycznie uzupełniają się pola: Stawka VAT, Wartość netto, Wartość brutto, Wartość VAT, pole podsumowujące całkowitą wartość wprowadzonej pozycji faktury. W polu Opis do pozycji możemy wpisać wszystkie niezbędne informacje dotyczące pozycji faktury. 11/15

12 Analogicznie możemy wprowadzać kolejne pozycje faktury. Całkowita wartość netto, wartość VAT i wartość brutto widoczne są odpowiednio w polach: Netto, VAT, Brutto. 4. Zatwierdzenie faktury. Aby zatwierdzić wprowadzone dane, wciskamy klawisz F10 lub ikonę. Po uzupełnieniu wszystkich niezbędnych pól zatwierdzamy fakturę. W tym celu wracamy na zakładkę Nagłówek i wciskamy przycisk [Zatwierdź]. Fakturze zostanie nadany numer własny i będzie ona dostępna dla innych aplikacji. Zaznaczony zostanie także 12/15

13 check-box Zatwierdzony. (Operacja zatwierdzania może zostać cofnięta, ale tylko do momentu, w którym dokument zostanie rozliczony i/lub zweryfikowany w module NZ). Aby udostępnić fakturę w module Należności/Zobowiązania, wciskamy przycisk [Udostępnij]. 5. Wydruk faktury. Wybieramy fakturę, którą chcemy wydrukować, klikając na nią myszą, następnie wciskamy przycisk [Wydrukuj]. 13/15

14 Pojawi się okienko Raport. Wybieramy [Rodzaj wydruku] oryginał lub oryginał i kopia. Przed wydrukowaniem możemy obejrzeć podgląd wydruku na ekranie monitora w tym celu zaznaczamy opcję Wyświetlanie na ekranie. Jeżeli chcemy drukować bez podglądu wydruku, zaznaczamy opcję Wydruk na drukarce. Po ustawieniu wszystkich parametrów wydruku wciskamy przycisk [Wykonaj]. 14/15

15 Wybrana faktura ukarze się w nowym dokumencie, który drukujemy wybierając polecenia: Plik-> Drukuj. 15/15