R E G U L A M I N. Konkursu ofert na Organizatora Jarmarku św. Dominika i Jarmarku Bożonarodzeniowego

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr. Prezydenta Miasta Gdańska z dnia R E G U L A M I N Konkursu ofert na Organizatora Jarmarku św. Dominika i Jarmarku Bożonarodzeniowego 1 1. Definicje pojęć: a) Organizator Konkursu Gmina Miasta Gdańska, b) Komisja Komisja ds. Wyboru i Nadzoru Organizatora Jarmarku powołana przez Prezydenta Miasta Gdańska Zarządzeniem Nr 267/11 z dnia 01 marca 2011 roku do wyboru Organizatora jarmarków, nadzoru nad ich przebiegiem i oceny, c) Jarmarki Jarmark Św. Dominika, Jarmark Bożonarodzeniowy, d) Oferent osoba fizyczna, przedsiębiorca w rozumieniu art k.c. ( osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, o której mowa w art k.c., prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową), e) Organizator Jarmarków wyłoniony w drodze konkursu oferent, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, 2. Przedmiotem konkursu jest wybór Organizatora Jarmarków zgodnie z Uchwałą Nr VI/46/11 Rady Miasta Gdańska z dnia 13 stycznia 2011 roku w sprawie organizowania Jarmarku Św. Dominika i Jarmarku Bożonarodzeniowego o charakterze kulturalno - handlowym na terenie miasta Gdańska na lata z opcją przedłużenia na kolejne 3 lata w przypadku działań będących zgodnymi z oczekiwaniami Organizatora Konkursu. 3. Ustala się następujące terminy trwania Jarmarków: a) Św. Dominika każda edycja rozpoczyna się w ostatnią sobotę lipca, trwa trzy tygodnie i kończy się w niedzielę, b) Bożonarodzeniowy - każda edycja rozpoczyna się w dniu 6 grudnia i trwa dwa tygodnie. 4. Ostateczne terminy Jarmarków będą ustalane przez Komisję, nie później jednak niż do dnia 31 grudnia roku poprzedzającego Jarmarki. 5. Na lokalizację Jarmarku Św. Dominika wskazuje się następujące ulice miasta Gdańska oraz preferowane branże: - Zielony Most, ul. Stągiewna do ul. Chmielnej - galeria artystyczna malarzy i grafików - studentów i absolwentów uczelni plastycznych, 1

2 - Powroźnicza artyści, - Długi Targ galeria artystyczna, - Długie Pobrzeże galeria artystyczna studentów i absolwentów uczelni plastycznych, stoiska z pamiątkami (z zachowaniem cztero metrowego ciągu komunikacyjnego wolnego od handlu mierzonego od barierek nabrzeża), - Rybackie Pobrzeże galeria rzemiosła artystycznego, stoiska twórców ludowych (z zachowaniem w/w ciągu komunikacyjnego), - Straganiarska (pas środkowy od Grobli IV do Warzywniczej) stoiska artystów, rzemieślników, giełda kolekcjonerów i hobbystów, - Świętojańska kolekcjonerzy, artyści, rzemiosło, - Tokarska rzemiosło, artyści - Szeroka (od ul. Tokarskiej do ul. Szklary) - handel wielobranżowy, rzemieślniczy, artyści, targowisko różności ciągi handlowe w pawilonach, - Przędzalnicza - stoiska artystyczne i rzemieślnicze, - Św. Ducha (od ul. Bosmańskiej do ul. Złotników, od ul. Złotników do ul. Kołodziejskiej z wyłączeniem przejazdu ul. Kozią, parking przy Kościele Mariackim) targ bursztynowy, stoiska jubilerów i rzemieślników, - Krowia - stoiska artystyczne i rzemieślnicze, - Grobla I (lewa strona ulicy) stoiska artystyczne i rzemieślnicze, - Grobla II targowisko różności, - Grobla III - handel wielobranżowy, - Grobla IV (część chodnika i zieleni po stronie szkoły) stoiska rzemieślnicze i kolekcjonerskie, - U Furty - kolekcjonerzy, targ perski, - Szklary (chodnik i część jezdni od ul. Grobla II z zachowaniem pasa przejazdu 2,75 m) targowisko różności, - Minogi (z zachowaniem na jezdni pasa przejazdu 2,75 m) targowisko różności, - Podwale Staromiejskie (od ul. Tartacznej do ul. Lawendowej z zachowaniem ciągu pieszego) kolekcjonerzy, handel wielobranżowy, targ perski, - Plac Kobzdeja (chodnik pomiędzy ulicami Szeroką, Latarnianą, Św. Ducha) aktywności dla dzieci, artyści, rzemieślnicy, - Targ Węglowy- scena, pasaż rzemieślników i artystów, kultura, gastronomia, jarmark europejski, - Bogusławskiego (chodnik od placu przy Złotej Bramie w kierunku ul. Podgarbary na wysokości budynku NBP z zachowaniem ciągu pieszego i dojścia do postoju taksówek) galeria artystów, - Kowalska rzemieślnicy, artyści, - Korzenna- rzemiosło, artyści, handel wielobranżowy, - Na Piaskach - galeria rzemiosła artystycznego, jarmark europejski, - Pl. Jana Heweliusza stoiska artystyczne i rzemieślnicze, - Podmłyńska (od Baszty Św. Jacka do ul. Na Piaskach; chodnik po stronie Wielkiego Młyna) artyści, handel wielobranżowy, rzemieślnicy, - Pańska - stoiska rzemieślnicze, artystyczne, pamiątki upominki, - Węglarska (pas środkowy) - stoiska rzemieślnicze, artystyczne, pamiątki, upominki, - Kołodziejska (pas środkowy) - galeria rzemiosła artystycznego, stoiska regionalne, 2

3 - Tkacka (od ul. Długiej do ul. Piwnej po obu stronach ulicy pod warunkiem zachowania przejazdu) - galeria rzemiosła artystycznego, jarmark europejski, - Garbary (pas środkowy) artyści rzemiosło, - Plac Tadeusza Polaka - galeria rzemiosła artystycznego, - Ogarna - stoiska rzemieślnicze, artystyczne i kolekcjonerskie, pamiątki, upominki, - Pocztowa - galeria rzemiosła artystycznego, - Lektykarska (od ul. Długiej w kierunku ul. Piwnej po obu stronach ulicy na - Kramarska (od ul. Piwnej w kierunku ul. Długiej po stronie prawej na długości 18 m. z zachowaniem ciągu pieszego) galeria rzemiosła artystycznego, - Chmielna stoiska artystyczne, rzemieślnicze, stoiska z pamiątkami, gastronomia, - Długie Ogrody (do Bramy Żuławskiej ), - Szopy, - Szafarnia. 6. Na lokalizację Jarmarku Bożonarodzeniowego wskazuje się: - Długi Targ - otwarty ciąg estetycznych stoisk handlowych dla rzemieślników i artystów, kultura, gastronomia. 7. Lokalizacja Jarmarków może być zmieniona przez Komisję w trakcie trwania umowy na realizację jarmarków. 8. Układ i rozmieszczenie branż w lokalizacjach, o których mowa w ust 5 i 6, będą ustalane przez Komisję przy zatwierdzaniu programów Jarmarków, o których mowa w 3 ust 2 pkt Konkurs przeprowadza Komisja. 2. W posiedzeniu Komisji uczestniczy Sekretarz, któremu nie przysługuje prawo głosu. 3

4 3 1. Oferta dla jej ważności musi być złożona w terminie określonym niniejszym Regulaminem oraz opatrzona podpisem osoby uprawnionej do reprezentowania oferenta. 2. Do oferty muszą być dołączone : 1) aktualny wypis z rejestru sądowego, innych rejestrów, ewidencji działalności gospodarczej (jako aktualny będzie traktowany wypis datowany najwyżej na trzy miesiące przed upływem terminu składania ofert) wraz z oświadczeniem, że dane nie uległy zmianie, 2) dokumenty potwierdzające stabilną sytuację finansową Oferenta gwarantującą zorganizowanie jarmarków : sprawozdania finansowe / deklaracje PIT za ostatnie dwa lata obrotowe, opinie banków prowadzących rachunki bankowe Oferenta, 3) pisemne rekomendacje dla Oferenta w zakresie organizacji i prowadzenia imprez kulturalnych i handlowych udzielone przez podmioty na rzecz których Oferent organizował imprezy o charakterze kulturalno- handlowym lub rozrywkowym, 4) oświadczenie o dysponowaniu bazą techniczną, handlową i estradową niezbędną do organizacji Jarmarków, 5) graficzna i opisowa koncepcja zagospodarowania poszczególnych ulic przy założeniu maksymalnej efektywności wykorzystania terenu wraz z projektem rozmieszczenia stoisk Jarmarków, 6) długoterminowa koncepcja programowa Jarmarków, 7) planowane formy promocji Jarmarków i kreowania wizerunku Gdańska w kontekście wydarzenia, 8) wysokość deklarowanych nakładów inwestycyjnych na organizację i rozbudowę infrastruktury Jarmarków, 9) planowany program kulturalny Jarmarków, 10) proponowana stylistyka i estetyka stoisk wystawienniczych, 11) koncepcja rozwiązania kwestii sanitarnych, parkingowych, a także porządku i bezpieczeństwa podczas Jarmarków, 12) zobowiązanie oferenta, że szczegółowy program Jarmarku Św. Dominika w poszczególnych latach będzie każdorazowo przedstawiony Komisji na 3 miesiące przed jego rozpoczęciem, natomiast w przypadku Jarmarku Bożonarodzeniowego na 2 miesiące przed jego rozpoczęciem, 4

5 13) zobowiązanie oferenta o przedstawieniu Komisji koncepcji projektu promocji Jarmarków na 2 miesiące przed rozpoczęciem Jarmarku Św. Dominika, natomiast w przypadku Jarmarku Bożonarodzeniowego na 1 miesiąc przed jego rozpoczęciem O wyborze oferenta decydują następujące kryteria: a) długoterminowa koncepcja programowa Jarmarku Św. Dominika i Jarmarku Bożonarodzeniowego, b) planowane formy promocji Jarmarków i kreowania wizerunku Gdańska w kontekście wydarzenia, c) wysokość deklarowanych nakładów inwestycyjnych na organizację i rozbudowę infrastruktury Jarmarków, d) planowany program kulturalny Jarmarku Św. Dominika i Jarmarku Bożonarodzeniowego, e) koncepcja zagospodarowania przestrzeni Jarmarku Św. Dominika i Jarmarku Bożonarodzeniowego pod względem handlowym, f) proponowana stylistyka i estetyka stoisk wystawienniczych g) koncepcja rozwiązania kwestii sanitarnych, parkingowych, a także porządku i bezpieczeństwa podczas Jarmarków. 2. Każde z kryteriów będzie punktowane odrębnie w skali od 0 do 10 punktów. 1. Oferty należy składać w zamkniętych kopertach w Urzędzie Miejskim w Gdańsku ul. Nowe Ogrody 8/12, w Sali Obsługi Mieszkańców, z dopiskiem na kopercie: Konkurs ofert na Organizatora Jarmarku Św. Dominika i Jarmarku Bożonarodzeniowego, w terminie podanym w ogłoszeniu. W przypadku składania oferty za pośrednictwem poczty decyduje data wpływu do kancelarii Urzędu Miejskiego. 2. Otwarcie ofert nastąpi w Urzędzie Miejskim w Gdańsku - Biuro Prezydenta ds. Promocji Miasta, ul. Wały Jagiellońskie 1, w pok. 11, przy udziale oferentów. 3. Oferty złożone po terminie podlegają odrzuceniu i zostaną pozostawione w aktach Komisji bez otwierania Konkurs składa się z części jawnej i niejawnej: 5

6 a) w części jawnej, przy udziale obecnych oferentów, Komisja stwierdza prawidłowość ogłoszenia konkursu, ustala liczbę złożonych ofert i datę ich wpływu, stwierdza czy koperty są w stanie nienaruszonym, otwiera koperty, bada ważność ofert pod względem formalnym tj. czy odpowiadają one warunkom określonym postanowieniami niniejszego Regulaminu i kwalifikuje je do części niejawnej. W przypadku stwierdzenia, że oferta nie odpowiada warunkom formalnym, w tym nie zawiera wszystkich żądanych dokumentów, Komisja wzywa oferenta do uzupełnienia braków, a uzupełnienie może nastąpić wyłącznie w części jawnej Konkursu. Oferty nie uzupełnione podlegają odrzuceniu. b) w części niejawnej, bez obecności oferentów, Komisja analizuje oferty pod względem merytorycznym i dokonuje ich oceny punktowej zgodnie z postanowieniami 4 ust. 2 Regulaminu. Każdy z członków Komisji będzie punktował poszczególne kryteria oceny oferty na otrzymanych arkuszach odrębnie dla każdej oferty. Ocena punktowa dokonywania jest tajnie. Sekretarz Komisji dokonuje podsumowania punktacji jakie otrzymają poszczególne oferty. 2. W części niejawnej Konkursu Komisja może wezwać Oferenta w celu złożenia dodatkowych wyjaśnień do złożonej oferty. 3. Za najkorzystniejszą będzie uznana oferta, która otrzyma największą ilość punktów. 4. W przypadku gdy oferty otrzymają taką samą liczbę punktów, Komisja w drodze głosowania tajnego dokona ostatecznego wyboru. W przypadku równej ilości głosów decyduje głos Przewodniczącego. 1. Z prac Komisji Sekretarz sporządza protokół, który podpisują wszyscy obecni członkowie Komisji. 2. Wyniki Konkursu po zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta Gdańska będą wywieszone na tablicy ogłoszeń Urzędu Miejskiego w Gdańsku oraz na stronie internetowej a oferenci, których oferty nie zostały odrzucone, zostaną powiadomieni o wynikach Konkursu pisemnie Z Organizatorem Jarmarków zostanie zawarta przez Organizatora Konkursu umowa na organizację Jarmarków w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia wyników Konkursu. Wzór umowy, będący załącznikiem do niniejszego Regulaminu, stanowi integralną część Regulaminu. 8 6

7 2. Organizator Jarmarków będzie zobowiązany do uzyskania corocznie prawa do zajęcia terenu pod lokalizację Jarmarków. 3. Organizator Jarmarków zobowiązany jest do uiszczenia opłaty na rzecz Gminy Miasta Gdańska z tytułu zajęcia terenów przeznaczonych na Jarmark Św. Dominika i Jarmark Bożonarodzeniowy oraz do poboru opłaty targowej zgodnie z obowiązującymi stawkami ustalonymi przez Radę Miasta Gdańska od udostępnionych punktów handlowych na czas trwania Jarmarków. 4. W przypadku nie spełnienia przez Organizatora Jarmarku warunków Konkursu oraz nie poniesienia deklarowanych nakładów inwestycyjnych i programowych umowa nie podlega przedłużeniu. 5. Gmina Miasta Gdańska zastrzega sobie prawo zawierania odrębnych umów sponsorskich, które będą obowiązujące dla Organizatora Jarmarków. 6. Organizator zobowiązany jest do uzgodnienia z Gminą Miasta Gdańsk programu sponsorskiego. 7. Organizator zobowiązany jest do ochrony i promocji symbolu Jarmarku Św. Dominika i marki Gdańsk Szczegółowe zapisy dotyczące organizacji i prowadzenia Jarmarku Św. Dominika i Jarmarku Bożonarodzeniowego zostaną określone w umowie z Organizatorem oraz w Regulaminie Jarmarku Św. Dominika i Jarmarku Bożonarodzeniowego. 2. Konkurs jest ważny także w przypadku jeżeli wpłynie tylko jedna oferta spełniająca formalne i merytoryczne warunki Konkursu. 3. Komisja może przeprowadzić konkurs pod warunkiem, że w posiedzeniu Komisji uczestniczyć będzie co najmniej jej 7 członków. 10 Gmina Miasta Gdańska zastrzega sobie prawo do odwołania lub unieważnienia Konkursu bez podania przyczyny. 7