REGULAMIN ORGANIZACYJNY KANCELARII SEJMIKU

Transkrypt

1 REGULAMIN ORGANIZACYJNY KANCELARII SEJMIKU Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego Poznań..2008r.

2 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Kancelaria Sejmiku, działa na podstawie: 1. Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu, ustalonego Uchwałą Nr 1892/2005 Zarządu Województwa Wielkopolskiego, z dnia 4 maja 2005r., z późniejszymi zmianami. 2. Statutu Województwa Wielkopolskiego przyjętego Uchwałą Nr XVI/201/2003 Sejmiku Województwa Wielkopolskiego, z dnia 24 listopada 2003r. ( Dz. Urz. Woj. Wielk. Nr 216, poz. 4708). 3. Regulaminu Sejmiku Województwa Wielkopolskiego uchwalonego przez Sejmik Województwa Wielkopolskiego Uchwałą Nr XVII/235/2003, z dnia 29 grudnia 2003r. 4. Ustawy z dnia 5 czerwca 1998r. o samorządzie województwa ( Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz z późniejszymi zmianami) Nadzór nad działalnością Kancelarii sprawuje Wicemarszałek Województwa Wielkopolskiego ( ZW-II ). 2. Nadzór merytoryczny nad działalnością Kancelarii sprawuje Przewodniczący Sejmiku Województwa Wielkopolskiego Całokształtem pracy Kancelarii, kieruje na zasadzie jednoosobowego kierownictwa Dyrektor Kancelarii. 2. Obowiązki Dyrektora w czasie jego nieobecności pełni Kierownik Referatu ds. obsługi Komisji i Klubów Radnych 3. W przypadku nieobecności pozostałych pracowników Kancelarii, ich uprawnienia i obowiązki przejmują pracownicy wskazani w imiennych zakresach czynności, lub wyznaczeni przez Dyrektora lub pełniącego jego obowiązki Zastępcę.

3 4 1. Ustala się następującą strukturę organizacyjną Kancelarii Sejmiku z oznaczeniem sposobu znakowania akt: Dyrektor Kancelarii KS Stanowisko ds. organizacyjno -finansowych Sejmiku i Kancelarii Sejmiku KS.O Asystent - Sekretarz Przewodniczącego Sejmiku KS.A Stanowisko ds. obsługi sesji Sejmiku KS.S Referat obsługi Komisji i Klubów Radnych Sejmiku KS.K Wieloosobowe stanowisko ds. Obsługi Komisji KSK.1 Wieloosobowe stanowisko ds. Obsługi Klubów KSK.2 Redakcja Magazynu Samorządowego Monitor Wielkopolski KS.R 2. Schemat organizacyjny Kancelarii stanowi załącznik do Regulaminu II. ZAKRES DZIAŁANIA I PODZIAŁ ZADAŃ KIEROWNICTWA KANCELARII 5 1. Zakres działania Dyrektora Kancelarii: kieruje całokształtem pracy Kancelarii i ponosi odpowiedzialność za jej wyniki, kontroluje i nadzoruje postęp prac bieżących, reprezentuje Kancelarię na zewnątrz, wykonuje zadania określone Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, wykonuje zadania wynikające z uchwał organów Samorządu Województwa Wielkopolskiego, współdziała z Departamentami Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, administracją rządową i samorządową, wojewódzkimi jednostkami organizacyjnymi, administracją zespoloną, organizacjami gospodarczymi i społeczno-

4 zawodowymi, instytucjami naukowo badawczymi oraz innymi instytucjami w zakresie realizacji zadań Kancelarii oraz zadań wspólnych Departamentów Urzędu Marszałkowskiego, współdziała ze Skarbnikiem Województwa Wielkopolskiego w zakresie opracowania i realizacji budżetu, zapewnia prawidłowe i terminowe wykonywanie zadań przypisanych Kancelarii, sprawuje bezpośredni nadzór nad merytorycznym i techniczno organizacyjnym przygotowaniem sesji Sejmiku, sprawuje bezpośredni nadzór nad przygotowaniem organizacyjno technicznym i obsługą kancelaryjno biurową Komisji Rewizyjnej i Budżetowej, prowadzi rejestr oświadczeń o stanie majątkowym, składanych przez radnych oraz wysyła kopie tych oświadczeń do właściwych terytorialnie urzędów skarbowych, określa zadania i obowiązki oraz uprawnienia i zakres odpowiedzialności pracowników Kancelarii, w ramach posiadanych uprawnień podejmuje decyzje w sprawach osobowych pracowników Kancelarii, składa okresowe sprawozdania z działalności Kancelarii organom Samorządu Województwa Wielkopolskiego, dokonuje kontroli wewnętrznej w Kancelarii oraz sprawuje nadzór nad organizacją i funkcjonowaniem kontroli zewnętrznej, sprawuje nadzór nad: Referatem ds. obsługi komisji i klubów Stanowiskiem ds. obsługi sesji Sejmiku Stanowiskiem ds. organizacyjno finansowych Sejmiku i Kancelarii Sejmiku Asystentem - Sekretarzem Przewodniczącego Sejmiku Redakcją Magazynu Samorządowego Monitor Wielkopolski. 2. Zakres działania Kierownika Referatu: nadzór nad obsługą kancelaryjno biurową i zabezpieczeniem pomieszczeń dla odbycia posiedzeń komisji Sejmiku i Klubów, określanie kierunków działania, w zakresie spraw prowadzonych przez nadzorowane stanowiska pracy,

5 nadzorowanie pod względem merytorycznym spraw załatwianych przez pracowników i udzielanie odpowiednich wytycznych w tym zakresie, realizowanie zadań przyjętych do planu pracy Kancelarii i Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, wykonywanie zadań wynikających z uchwał organów Samorządu Województwa Wielkopolskiego, dekretowanie wpływającej do referatu korespondencji zgodnie z zakresami czynności pracowników, sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad stanowiskami pracy wchodzącymi w skład referatu, zgodnie ze schematem organizacyjnym Kancelarii, kontrolowanie przestrzegania dyscypliny pracy przez podległych pracowników. 6 Kierownictwo Kancelarii w wykonywaniu swych statutowych i regulaminowych obowiązków realizuje polecenia Przewodniczącego Sejmiku i jego zastępców, Marszałka i członków Zarządu Województwa Wielkopolskiego, współdziała z Przewodniczącymi Komisji Sejmiku i Przewodniczącymi Klubów Radnych. 7 W realizacji zadań Kancelarii, jej kierownictwo na bieżąco współdziała z poszczególnymi Departamentami i innymi jednostkami wchodzącymi w skład Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego, we wszystkich sprawach dotyczących funkcjonowania Sejmiku i jego komisji. III. PLANOWANIE PRACY W KANCELARII 8 1. Planowanie pracy służy zapewnieniu realizacji zadań określonych w szczególności przez: Akty normatywne określające zadania samorządu województwa, Plan pracy Sejmiku i poszczególnych Komisji Sejmiku,

6 Plan pracy Urzędu Marszałkowskiego, Zarząd Województwa Wielkopolskiego. 2. Przy planowaniu pracy Kancelarii, uwzględnia się również zadania podejmowane z własnej inicjatywy. 3. W Kancelarii obowiązuje roczny plan pracy Sejmiku i jego Komisji. 4. Poszczególne Departamenty i Jednostki Organizacyjne Urzędu Marszałkowskiego, zgłaszają Dyrektorowi Kancelarii w terminie do 15 listopada propozycje do rocznego planu pracy Sejmiku oraz planu pracy jego Komisji. IV. SZCZEGÓŁOWA ORGANIZACJA I ZAKRES DZIAŁANIA KANCELARII 9 1. Funkcjonowanie Kancelarii opiera się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowym podporządkowaniu, podziale czynności i indywidualnej odpowiedzialności za wykonywanie powierzonych zadań. 2. Kierując się zasadami racjonalnej organizacji pracy, dokonuje się szczegółowego podziału czynności między pracowników. 3. Zakresy czynności dla osób zatrudnionych na poszczególnych stanowiskach ustala Dyrektor Kancelarii, w oparciu o regulamin organizacyjny Kancelarii. 4. W przypadku zmiany zakresu, charakteru i treści czynności Kancelarii oraz sposobu ich realizacji, dokonuje się zmian w regulaminie i w zakresach czynności. 10 Podstawowy zakres działania Kancelarii: 1. Obsługa organizacyjna i kancelaryjno biurowa Sejmiku, Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Sejmiku, Komisji oraz Klubów, w tym: prowadzenie terminarza posiedzeń sesji, komisji oraz narad i spotkań Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Sejmiku, 2. Przekazywanie Zarządowi i Dyrektorom Departamentów terminarza oraz tematyki posiedzeń Sejmiku i Komisji, 3. Przygotowywanie projektu rocznego planu pracy Sejmiku i jego Komisji,

7 4. Współpraca z Departamentami, w zakresie przygotowywania materiałów i uchwał na sesje Sejmiku oraz posiedzenia Komisji, 5. Prowadzenie rejestrów: uchwał Sejmiku, wniosków Komisji, interpelacji i zapytań zgłaszanych przez radnych, oświadczeń majątkowych składanych przez radnych Sejmiku. 6. Realizacja zadań związanych z wykonywaniem uchwał Sejmiku i wniosków Komisji oraz interpelacji radnych, 7. Opracowywanie projektów planów spotkań i dyżurów Przewodniczącego oraz Wiceprzewodniczących Sejmiku, 8. Prowadzenie ewidencji radnych oraz dokumentacji związanej z wykonywaniem mandatu radnego, 9. Przyjmowanie zgłoszeń w sprawach związanych z ochroną prawną radnych i kierowanie ich do załatwienia, 10. Organizowanie szkoleń dla radnych, 11. Prowadzenie dokumentacji z kontroli wykonywanych przez Komisję Rewizyjną, 12. Przesyłanie Marszałkowi Województwa uchwał podjętych przez Sejmik, interpelacji i zapytań radnych oraz wniosków z posiedzeń komisji, 13. Przesyłanie uchwał Sejmiku- aktów prawa miejscowego do właściwych organów promulgacyjnych, 14. Przesyłanie uchwał Sejmiku Wojewodzie Wielkopolskiemu, a także Regionalnej Izbie Obrachunkowej, w zakresie objętym jej nadzorem, 15. Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji z działalności Sejmiku, w tym zbiorów: uchwał Sejmiku, wniosków Komisji i interpelacji radnych oraz protokołów z sesji Sejmiku i posiedzeń Komisji, 16. Informowanie Przewodniczącego Sejmiku o problemach i sprawach szczególnej wagi, wynikających z toku działalności Sejmiku i jego Komisji, a wymagających interwencji, bądź rozstrzygnięcia przez Przewodniczącego Sejmiku, 17. Prowadzenie spraw związanych z uczestnictwem Województwa w Związku Województw RP, 18. Nadawanie biegu i nadzorowanie realizacji uchwał Sejmiku, przez Departamenty Urzędu Marszałkowskiego i wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne,

8 19. Redagowanie Magazynu Samorządowego Monitor Wielkopolski 11 Zadania Kancelarii, wymienione w 9, realizowane są według imiennie wyznaczonego zakresu zadań i obowiązków dla każdego pracownika w danym referacie, bądź zatrudnionych na samodzielnym stanowisku pracy. 12 Szczegółowy zakres działania komórek organizacyjnych Kancelarii Sejmiku 1. Stanowisko ds. organizacyjno finansowych Sejmiku i Kancelarii Sejmiku: prowadzi sprawy związane z zakupami materiałów i sprzętu dla Kancelarii, sporządza zbiorcze listy obecności radnych na sesjach i posiedzeniach komisji oraz listy wypłat diet należnych radnym, prowadzi harmonogramy realizacji uchwał Sejmiku, przygotowuje sprawozdania przedkładane Zarządowi Województwa, wykonuje polecenia Dyrektora Kancelarii, w zakresie utrzymywania kontaktów z pozostałymi komórkami Urzędu Marszałkowskiego oraz innymi urzędami i podmiotami prawa, przygotowuje korespondencję Dyrektora Kancelarii, związaną z realizacją zdań Kancelarii, prowadzi rejestr korespondencji wpływającej do Kancelarii oraz dokonuje jej rozdziału na poszczególne stanowiska pracy zgodnie z dekretacją Dyrektora Kancelarii, przygotowuje do wysłania korespondencję służbową Kancelarii, prowadzi ewidencję delegacji służbowych, rejestru czasu pracy pracowników oraz składa zapotrzebowanie na środki transportowe dla celów służbowych, zbiera i udostępnia informacje na temat szkoleń dla pracowników prowadzonych przez Urząd Marszałkowski 2. Asystent Sekretarz Przewodniczącego Sejmiku: prowadzi obsługę związaną z działalnością Przewodniczącego Sejmiku, w tym: prowadzi kalendarz spotkań Przewodniczącego, redaguje odpowiedzi na pisma pod podpis Przewodniczącego, uczestniczy w spotkaniach wskazanych przez

9 Przewodniczącego, przygotowuje zaproszenia na spotkania organizowane przez Przewodniczącego wykonuje czynności administracyjno kancelaryjne związane z członkostwem Przewodniczącego Sejmiku w Związku Województw RP. 3. Stanowisko ds. obsługi sesji Sejmiku: odpowiada za obsługę kancelaryjno biurową sesji Sejmiku, w tym za: protokołowanie sesji, powiadamianie radnych o terminach sesji, wysyłanie radnym materiałów sesyjnych w terminach określonych w Statucie Województwa Wielkopolskiego, prowadzenie dokumentacji z sesji Sejmiku, rejestru podjętych przez Sejmik uchwał, przekazuje Marszałkowi Województwa uchwały podjęte przez Sejmik, prowadzi elektroniczny zapis z posiedzeń Sejmiku. 4. Referat obsługi Komisji i Klubów Radnych Sejmiku: odpowiada za obsługę kancelaryjno biurową Komisji i Klubów, prowadzi dokumentację dotyczącą funkcjonowania każdej Komisji i Klubu, w tym prowadzi rejestr wniosków podjętych przez poszczególne Komisje, odpowiada za zabezpieczenie pomieszczeń dla odbycia posiedzeń Komisji i Klubów. 5. Redakcja Magazynu Samorządowego Monitor Wielkopolski : odpowiada za redagowanie i wydawanie magazynu Monitor Wielkopolski, w uzgodnieniu ze Społeczną Radą Programową. 13 Komórki organizacyjne Kancelarii są zobowiązane do współdziałania w zakresie realizacji zadań Kancelarii. 14 Skargi i wnioski wpływające do Kancelarii załatwiane są zgodnie z trybem określonym w 25 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego.

10 V. ZASADY PODPISYWANIA PISM I DECYZJI ORAZ TRYB SKŁADANIA DOK UMENTÓW ZARZĄDOWI WOJEWÓDZTWA WIELKOPOLSKIEGO 15 Przy podpisywaniu pism i decyzji obowiązują następujące zasady: 1. Dyrektor Kancelarii parafuje w lewym dolnym rogu pisma (decyzje) podpisywane przez Przewodniczącego Sejmiku i Marszałka lub Członków Zarządu, 2. Pisma (decyzje) podpisywane przez Dyrektora parafuje w lewym dolnym rogu pracownik sporządzający pismo i nadzorujący kierownik referatu, 3. Dyrektor podpisuje pisma związane z zakresem działania Kancelarii, nie zastrzeżone do właściwości Przewodniczącego Sejmiku, Marszałka i Członków Zarządu, 4. Zastępujący Dyrektora jest upoważniony do podpisywania pism należących do właściwości Dyrektora podczas jego nieobecności, w zakresie prowadzenia bieżących spraw Departamentu, w tym dekretowanie wpływającej korespondencji. 5. Pracownicy Kancelarii podpisują określone przez Dyrektora rodzaje pism Pieczęcie urzędowe, będące na stanie Kancelarii są ewidencjonowane, a ich odbiór potwierdzony na piśmie, przez pracowników upoważnionych do ich stosowania, 2. Pieczęcie są przechowywane pod zamknięciem, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osób nieupoważnionych, 3. Postępowanie z dokumentami odbywa się na zasadach określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia r. w sprawie Instrukcji Kancelaryjnej dla organów samorządu województwa ( Dz. U. Nr 160 poz ze zm.).

11 17 1. Projekty uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego oraz inne dokumenty przedkładane Zarządowi, przekazywane są do Gabinetu Marszałka na trzy dni przed posiedzeniem Zarządu, w 9 egzemplarzach, 2. Projekty uchwał Zarządu Województwa Wielkopolskiego winny być zaparafowane przez: a) Dyrektora Kancelarii b) Członka Zarządu Województwa Wielkopolskiego sprawującego nadzór nad Kancelarią c) Skarbnika Województwa Wielkopolskiego, gdy wywołują skutki finansowe oraz zaopiniowane co do zgodności z prawem przez Biuro Prawne. VI. ZASADY ORGANIZACJI KONTROLI 18 Kontroli wewnętrznej w Kancelarii podlegają: 1. Wykonywanie zadań na stanowisku pracy 2. Dyscyplina pracy Kontrolę wewnętrzną wykonuje Dyrektor Kancelarii 2. Dowodem dokonania kontroli jest wstępne parafowanie dokumentu (pisma) lub ostateczne podpisanie dokumentu ( pisma) Kancelaria w zakresie ustalenia kierunków kontroli współdziała z Departamentem Kontroli,

12 2. Zasady i tryb postępowania kontroli, określają przepisy Rozdziału VI Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 21 Regulamin obowiązuje wszystkich pracowników Kancelarii. Nieprzestrzeganie regulaminu stanowi naruszenie obowiązków służbowych. 22 Regulamin ma charakter aktu wewnętrznego i nie może być powoływany jako podstawa działania w korespondencji ze stronami. 23 Pracownicy Kancelarii potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości i stosowania postanowienia niniejszego Regulaminu. 24 W zakresie spraw nie ujętych w niniejszym Regulaminie obowiązują postanowienia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Wielkopolskiego. 25 Postanowienia niniejszego Regulaminu wchodzą w życie z dniem podpisania

13