Zarządzenie Nr 374 /OK/2012 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 11 maja 2012 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 374 /OK/2012 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 11 maja 2012 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Organizacyjnego i Kadr Urzędu Miejskiego w Słupsku Na podstawie 2 ust.2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, ustalonego zarządzeniem Nr 210/OK/12 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 3 kwietnia 2012 r. ze zm. zarządzam, co następuje: 1 Ustalam Regulamin Wewnętrzny Wydziału Organizacyjnego i Kadr, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc Zarządzenie Nr 599/OK/11 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 2 sierpnia 2011 roku w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Organizacyjnego i Kadr Urzędu Miejskiego w Słupsku. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Organizacyjnego i Kadr. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4 Z up. Prezydenta Miasta Słupska Agnieszka NOWAK Sekretarz Miasta Słupska

2 Uzasadnienie: Ustalenie Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Organizacyjnego i Kadr związane jest z przejściem etatowym stanowiska ds. organizacyjnych z Referatu Organizacyjnego do Biura Kontroli. Stanowisko ds. służby przygotowawczej będące w Referacie Obsługi Interesantów przechodzi do Referatu Organizacyjnego i staje się stanowiskiem ds. organizacyjnych.

3 Załącznik do Zarządzenia Nr 374/OK/12 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 11 maja 2012r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU Organizacyjnego i Kadr

4 Rozdział I Postanowienia ogólne. 1 Regulamin Wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1) strukturę organizacyjną Wydziału Organizacyjnego i Kadr z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami, 2) zadania Wydziału Organizacyjnego i Kadr ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania, 3) zasady podpisywania pism i decyzji, 4) schemat organizacyjny Wydziału Organizacyjnego i Kadr. Rozdział II Struktura organizacyjna Wydziału Organizacyjnego i Kadr z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami Całokształtem pracy Wydziału Organizacyjnego i Kadr kieruje Dyrektor Wydziału Organizacyjnego i Kadr (OK-I) przy pomocy Zastępcy Dyrektora (OK-II ). 2. W Wydziale Organizacyjnym i Kadr tworzy się Referaty: 1) Organizacyjny 2) Kadr 3) Obsługi Interesantów 3. W Referacie Organizacyjnym tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Organizacyjnego OK-RO-I 2) stanowisko ds. szkoleń OK-RO-II 3) stanowisko ds. organizacyjnych OK-RO-III 4) stanowisko ds. obsługi sekretariatu Pierwszego Zastępcy Prezydenta Miasta OK-RO-IV 4. W Referacie Kadr tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Kadr OK-RK-I 2) stanowisko ds. kadr OK-RK-II 3) stanowisko ds. kadr OK-RK-III 4) stanowisko ds. kadr OK-RK-IV 5. W Referacie Obsługi Interesantów tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Obsługi Interesantów OK-ROI-I 2) stanowisko ds. obsługi BOI OK-ROI-II 3) stanowisko ds. obsługi BOI OK-ROI-III 6. W Wydziale Organizacyjnym i Kadr tworzy się stanowisko ds. organizacyjnych ( OK-IV ) prowadzące obsługę sekretariatu Wydziału, które bezpośrednio podlega Zastępcy Dyrektora Wydziału. Ponadto Zastępcy Dyrektora Wydziału podlega Referat Organizacyjny i Referat Obsługi Interesantów.

5 7. Dyrektorowi Wydziału podlega Zastępca Dyrektora Wydziału oraz Referat Kadr. 8. Całokształtem pracy Wydziału Organizacyjnego i Kadr kieruje Dyrektor, a w czasie jego nieobecności Zastępca Dyrektora. 9. Pracownicy Wydziału Organizacyjnego i Kadr zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności. 10. Dyrektor Wydziału bądź Zastępca Dyrektora Wydziału może ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w punkcie 9. Rozdział III Zadania Wydziału Organizacyjnego i Kadr ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania. 3 Zadania własne: 1) prowadzenie centralnego rejestru zarządzeń Prezydenta Miasta, 2) prowadzenie centralnego rejestru upoważnień i pełnomocnictw, 3) prowadzenie centralnego rejestru procedur zewnętrznych, nadzór nad ich przestrzeganiem w Wydziałach Urzędu, 4) ewidencjonowanie w centralnych rejestrach: skarg, wniosków i podań wpływających do Urzędu oraz ich rozpatrywanie, 5) organizowanie przyjmowania interesantów przez Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta i Sekretarza Miasta w ramach skarg i wniosków, 6) prowadzenie całokształtu spraw z zakresu szkoleń, praktyk zawodowych uczniów szkół ponadgimnazjalnych i wyższych, wolontariatu oraz z zakresu podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Urzędu, 7) prowadzenie całokształtu spraw dotyczących składania przez pracowników Urzędu oświadczeń o prowadzeniu działalności gospodarczej oraz spraw dotyczących składania przez pracowników Urzędu i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych ( z wyłączeniem jednostek oświaty) oraz osoby zarządzające i członków organów zarządzających gminnymi osobami prawnymi oświadczeń majątkowych, jak również oświadczeń lustracyjnych oraz oświadczeń Zgłoszeń do Rejestru Korzyści, 8) prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu, dyrektorów miejskich jednostek organizacyjnych z wyłączeniem pracowników oświaty, rozpatrywanie spraw osobowych, 9) prowadzenie spraw z zakresu ewidencji i rozliczania czasu pracy pracowników Urzędu, 10) prowadzenie rejestrów: a) pracowników zatrudnionych w Urzędzie, b) zwolnień lekarskich, c) wyjazdów służbowych, 11) informowanie specjalisty ds. BHP o konieczności skierowania na badania z zakresu medycyny pracy pracowników nowozatrudnionych, zmieniających stanowisko i warunki pracy, stażystów oraz przeprowadzania badań kontrolnych po niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, 12) załatwianie spraw dotyczących przyznawania nagród okolicznościowych i jubileuszowych, 13) opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań z sytuacji kadrowej w Urzędzie, 14) prowadzenie całokształtu spraw dot. przeprowadzania naborów na stanowiska urzędnicze, 15) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Słupsku w zakresie organizowania staży dla bezrobotnych absolwentów, robót publicznych i prac interwencyjnych,

6 16) przygotowywanie i przeprowadzanie na terenie miasta Słupska wyborów do Rady Miejskiej, wyborów Prezydenta Miasta i referendum gminnego, 17) prowadzenie obsługi sekretariatu Pierwszego Zastępcy Prezydenta Miasta oraz Sekretarza Miasta, 18) ewidencjonowanie projektów uchwał kierowanych do Rady Miejskiej, 19) ewidencjonowanie aktów prawnych Rady Miejskiej oraz określanie sposobu ich wykonania, 20) kontrola i opracowywanie informacji z realizacji aktów prawnych Rady Miejskiej, 21) przekazywanie Wydziałom wniosków, zapytań i interpelacji radnych oraz wniosków Komisji Rady Miejskiej, a także kontrola terminowości przygotowywania odpowiedzi, 22) przyjmowanie korespondencji adresowanej do Sekretarza Miasta i przekazywanie zgodnie z dekretacją, 23) przygotowywanie odpowiedzi na pisma kierowane do Sekretarza Miasta, 24) prowadzenie Biura Obsługi Interesantów, 25) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji z przebiegu służby przygotowawczej pracowników po raz pierwszy podejmujących pracę na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządu terytorialnego. 4 Zadania zlecone: przygotowywanie i przeprowadzanie na terenie miasta Słupska wyborów do Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej, Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Parlamentu Europejskiego, referendów ogólnokrajowych. 5 Zadania wykonywane przez wydział wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych: 1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz.1591 z późn. zm.), 2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz.1592 z późn. zm.), 3) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2008r. Nr 223, poz. 1458r. z późn. zm.), 4) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych (Dz.U. z 2009 r. Nr 50, poz. 398 z późn. zm.), 5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.), 6) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002r. Nr 5, poz. 46) 7) ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczegółowych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. z 1990r. Nr 34. poz. 198 z późn. zm.), 8) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009r. Nr 157, poz.1240 z późn. zm.), 9) ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2010r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.), 10) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (Dz.U. z 2006r. Nr 216, poz z późn. zm), 11) ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2003 r. Nr 96, poz. 873 z późn. zm.), 12) rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz.U. z 2010 r. Nr 244, poz ), 13) ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. Kodeks wyborczy ( Dz.U. z 2011r. Nr 21, poz.112 )

7 14) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011r. Nr 14, poz. 67 ), 15) Statutu Miasta Słupska, 16) Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, 17) Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Słupsku. Rozdział IV Zasady podpisywania pism i decyzji Pisma w sprawach dotyczących działania Wydziału Organizacyjnego i Kadr, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania dokumentów, podpisuje Dyrektor bądź Zastępca Dyrektora Wydziału na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska. 2. Inni pracownicy Wydziału podpisują pisma z zakresu działania Wydziału, nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta Miasta, Zastępców, Sekretarza i Skarbnika lub Dyrektora Wydziału na podstawie upoważnienia Prezydenta. 3. Pisma przedstawione do podpisu Prezydentowi, Zastępcom, Sekretarzowi i Skarbnikowi powinny być uprzednio podpisane zgodnie z zarządzeniem Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania dokumentów. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu. 5. Do osobistej aprobaty Dyrektora Wydziału zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe Wydziału, 2) przedkładanie Prezydentowi Miasta wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej, 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, 4) wystąpienia i pisma kierowanie na zewnątrz. Rozdział V Schemat organizacyjny. Schemat organizacyjny Wydziału Organizacyjnego i Kadr określa załącznik do niniejszego regulaminu. 7 Z up. Prezydenta Miasta Słupska Agnieszka NOWAK Sekretarz Miasta Słupska... ( potwierdzenie zgodności z Regulaminem Organizacyjnym i procedurami wewnętrznymi przez Referat Organizacyjny Wydziału Organizacyjnego i Kadr)

8 Schemat organizacyjny Wydziału Organizacyjnego i Kadr Załącznik do Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Organizacyjnego i Kadr Dyrektor Wydziału OK-I Zastępca Dyrektora OK-II stanowisko ds. organizacyjnych OK-IV Kierownik Referatu Organizacyjnego OK-RO-I Kierownik Referatu Biura Obsługi Interesantów OK-ROI-I Kierownik Referatu Kadr OK-RK-I stanowisko ds. szkoleń OK-RO-II stanowisko ds. obsługi BOI OK-ROI-II stanowisko ds. kadr OK-RK-II stanowisko ds. organizacyjnych OK-RO-III stanowisko ds. obsługi BOI OK-ROI-III stanowisko ds. kadr OK-RK-III stanowisko ds. obsługi sekretariatu Pierwszego Zastępcy Prezydenta OK-RO-IV stanowisko ds. kadr OK-RK-IV Z up. Prezydenta Miasta Słupska Agnieszka NOWAK Sekretarz Miasta Słupska... (potwierdzenie zgodności z ilością etatów przez Referat Kadr Wydziału Organizacyjnego i Kadr)