Protokół z kontroli doraźnej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Stargardzie Szczecińskim.

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim -do użytku zewnętrznego- Protokół z kontroli doraźnej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego MKw.2,3/ /2005 Protokół z przeprowadzonej kontroli doraźnej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 30 sierpnia 2005 roku do 16 września 2005 roku przez Helenę M. inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, Jarosława S. - podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 24/2005 z 26 sierpnia 2005 r. Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego do przeprowadzenia kontroli doraźnej. Zakres kontroli: 1. Przestrzeganie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego za okres od 01 stycznia 2004 r. do 30 czerwca 2005 r. Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Stargardzie Szczecińskim jest Henryk Kędzierawski, powołany na to stanowisko Uchwałą nr LXXIV/421/94 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 11 stycznia 1994 r. w sprawie powołania Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Podczas kontroli wyjaśnień udzielali: - Kierownik USC Henryk K., - Zastępca kierownika USC Iwona S., - Zastępca kierownika USC Piotr B., - Podinspektor Teresa K., - Podinspektor Anna B. 2

3 Wnioski: W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono następujące uchybienia polegające na: 1. Zwolnieniu z opłaty skarbowej bez podstawy prawnej wniosków o wydanie odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (urodzeń i zgonów) dla potrzeb ubezpieczeniowych, co jest niezgodne z art. 1 ust. 1 pkt. 1a ustawy z dnia r. o opłacie skarbowej - tekst jednolity Dz.U. z 2004 r. Nr 253 poz oraz nie pobranie należnej opłaty skarbowej za przedmiot opłaty skarbowej według stawki określonej w załączniku do ustawy cz. 1, kol. 3 ust. 1. ( szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia ). 2. Dokonaniu poprawek powstałych przy sporządzaniu aktów stanu cywilnego niezgodnie z 2 pkt. 5 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 26 października 1998 r., Dz.U. Nr 136 poz. 884 z 1998 r. 3. Błędnym wpisaniu wyrazów w aktach stanu cywilnego, co jest niezgodne z 2 ust. 2 cytowanego wyżej Rozporządzenia. 4. Przyjęciu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, w związku z dokonaniem czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego, aktu stanu cywilnego wystawionego w języku obcym bez urzędowego tłumaczenia na język polski co jest niezgodne z 9 cytowanego wyżej Rozporządzenia. 3

4 Realizacja zadań Urzędu Stanu Cywilnego następuje w oparciu o następujące przepisy prawa: 1) Kodeks rodzinny i opiekuńczy ustawa z dnia 25 lutego 1964 r. 2) Prawo o aktach stanu cywilnego ustawa z dnia 29 września 1986 r. 3) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów. 4) Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 16 września 1999 r. w sprawie wzoru i sposobu noszenia odznaki przez kierownika USC w czasie przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. 5) Prawo prywatne międzynarodowe ustawa z dnia 12 listopada 1965 r. 6) Kodeks cywilny ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. 7) Kodeks postępowania administracyjnego ustawa z dnia 14 czerwca ) Ustawa o ewidencji ludności i dowodach osobistych z dnia 10 kwietnia 1974 r. 9) Ustawa o statystyce publicznej z dnia 29 czerwca 1995 r. 10) Ustawa o opłacie skarbowej z dnia 9 września 2000 r. W Urzędzie Stanu Cywilnego zatrudnionych jest pięciu pracowników. Zakresy obowiązków wszystkich pracowników pokrywają się z zadaniami Urzędu Stanu Cywilnego określonymi w Wewnętrznym regulaminie organizacyjnym Urzędu Stanu Cywilnego zatwierdzonym przez Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego i obowiązujący od 05 czerwca 2003 r. Ponadto w regulaminie został określony podział zadań na poszczególne stanowiska pracy, zasady zastępstw i podpisywanie pism. Temat kontroli zbadano w oparciu o księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz prowadzone dla nich akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, a także prowadzone dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego oddzielne skorowidze alfabetyczne, wnioski o wydanie zupełnych i skróconych odpisów aktów stanu cywilnego. 1. Akty stanu cywilnego. a) Rejestracji stanu cywilnego osób dokonuje się w księgach stanu cywilnego w formie aktów urodzenia, małżeństwa oraz zgonu. b) Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego oraz jego zastępca w postaci: aktu stanu cywilnego, decyzji i postanowienia. c) Akty stanu cywilnego sporządzane są w dniu, w którym dokonano zgłoszenia zdarzenia powodującego sporządzenie aktu. d) Akty urodzenia, małżeństw oraz zgonów sporządzane są oddzielnie dla każdego rodzaju aktu. e) Do każdego rodzaju akt prowadzone są akta zbiorowe, zawierające dokumenty mające wpływ na treść i na ważność aktu stanu cywilnego. f) Do poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego prowadzi się oddzielne skorowidze alfabetyczne. 4

5 g) Akty stanu cywilnego zawierają tylko dane wymagane przez prawo. Zgłoszenia urodzenia i zgonu dokonywane są w formie pisemnej. h) Jeżeli po sporządzeniu aktu stanu cywilnego nastąpiły zdarzenia, które miały wpływ na jego treść lub ważność, zmiany dokonywane były w formie wzmianki dodatkowej. Podstawą do wpisania wzmianki były prawomocne orzeczenia sądów oraz decyzje Kierownika USC. i) Pod treścią aktu stanu cywilnego zamieszczane są przypiski zawierające informacje o innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby. j) Księgi stanu cywilnego prowadzone są w jednym egzemplarzu, oddzielnie dla każdego rodzaju aktu. Księgi zamykane są po upływie roku kalendarzowego. k) Księgi stanu cywilnego, akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego, skorowidze alfabetyczne przechowywane są w archiwum USC. 1.1 Akty urodzenia w badanym okresie. a) Akty urodzenia sporządzane są według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Rozporządzenia MSWiA z dnia 26 października 1998 r. b) Akty sporządzane są przy wykorzystaniu systemu komputerowego, a wzmianki dodatkowe także pismem ręcznym, starannie i czytelnie. Pisownia poszczególnych wyrazów nie budzi wątpliwości i jest zgodna z obowiązującą normą ortograficzną. c) Pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktów urodzenia wykreślone są linią ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego a prawidłowe brzmienie wpisywane jest w rubryce uwagi. d) Odtworzenie, wpisanie treści aktu urodzenia sporządzonego za granicą do ksiąg urodzenia lub zarejestrowanie w nich urodzenia następuje na podstawie decyzji kierownika USC, na wniosek zainteresowanego. e) Oświadczenie o uznaniu dziecka składane jest przed kierownikiem USC. - W 2004 roku sporządzonych zostało 867 aktów urodzenia, szczegółowej kontroli poddano 100 aktów losowo wybranych. Szczegółowy wykaz skontrolowanych aktów urodzenia stanowi załącznik nr 1. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Dokonanie poprawek, w następujących aktach urodzenia: nr 73, 219, 584 i 852, niezgodnie z 2 pkt. 5 Rozporządzenia MSWiA z 26 października 1998 r., 2. W akcie urodzenia nr 335 w rubryce III, pkt. 1 błędnie wpisano imię osoby zgłaszającej urodzenie, w akcie nr 463 w rubryce III pkt. 2 błędnie wpisano miejsce zamieszkania osoby zgłaszającej urodzenie. 3. W akcie urodzenia nr 564 wpisano inny adres miejsca zamieszkania ojca niż wynika to z notatki urzędowej z akt zbiorowych. 4. W rubryce IV Uwagi we wszystkich aktach urodzenia w badanym okresie nie Rozporządzenia MSWiA z 26 października 1998 r. Uchybienie powyższe zostało 5

6 - W okresie od 01 stycznia do 30 czerwca 2005 roku sporządzonych zostało 458 aktów urodzenia, szczegółowej kontroli poddano 43 aktów losowo wybranych. Szczegółowy wykaz skontrolowanych aktów urodzenia stanowi załącznik nr 1. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono: 1. Dokonanie poprawek, w następujących aktach urodzenia nr 87, 92, 110, 126, 127, 128, 140, 256, 295, 430 niezgodnie z 2 pkt. 5 Rozporządzenia MSWiA z 26 października 1998 r., 2. W rubryce IV Uwagi we wszystkich aktach urodzenia w badanym okresie nie Rozporządzenia MSWiA z 26 października 1998 r. Uchybienie powyższe zostało 1.2. Akty małżeństwa w badanym okresie. a) Akty małżeństwa sporządzane są według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do Rozporządzenia MSWiA z dnia 26 października 1998 r. b) Akty sporządzane są przy wykorzystaniu systemu komputerowego, a wzmianki dodatkowe także pismem ręcznym, starannie i czytelnie. Pisownia poszczególnych wyrazów nie budzi wątpliwości i jest zgodna z obowiązującą normą ortograficzną. c) Pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktów małżeństwa wykreślone są linią ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego a prawidłowe brzmienie wpisywane jest w rubryce uwagi. d) Osoby zamierzające zawrzeć małżeństwo złożyły kierownikowi urzędu stanu cywilnego dokumenty stwierdzający tożsamość, odpisy skrócone aktu urodzenia, dowód ustania lub unieważnienia małżeństwa, pisemne zapewnienie o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Cudzoziemcy zamierzający zawrzeć małżeństwo złożyli dokumenty stwierdzające, że zgodnie z właściwym prawem mogą zawrzeć małżeństwo. e) Odtworzenie, wpisanie treści aktu małżeństwa sporządzonego za granicą do ksiąg małżeństwa lub zarejestrowanie w nich małżeństwa następuje na podstawie decyzji kierownika USC na wniosek zainteresowanych. - W 2004 roku sporządzonych zostało 495 aktów małżeństwa, szczegółowej kontroli poddano 51 aktów losowo wybranych. Szczegółowy wykaz skontrolowanych aktów małżeństwa stanowi załącznik nr 1. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono: 1. Akt małżeństwa wystawiony w języku obcym został złożony kierownikowi urzędu stanu cywilnego bez urzędowego tłumaczenia na język polski i dołączony do akt zbiorowych nr 32/2004, co jest niezgodne z 9 Rozporządzenia MSWiA z 26 października 1998 r., 2. W rubryce IV Uwagi we wszystkich aktach małżeństwa w badanym okresie nie 6

7 Rozporządzenia MSWiA z 26 października 1998 r. Uchybienie powyższe zostało - Od 01 stycznia do 30 czerwca 2005 roku sporządzonych zostało 199 aktów małżeństwa, szczegółowej kontroli poddano 29 aktów losowo wybranych. Szczegółowy wykaz skontrolowanych aktów małżeństwa stanowi załącznik nr 1. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono: 1. W rubryce IV Uwagi we wszystkich aktach małżeństwa w badanym okresie nie Rozporządzenia MSWiA z 26 października 1998 r. Uchybienie powyższe zostało 1.2 Akty zgonów w badanym okresie. a) Akty zgonów sporządzane są według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Rozporządzenia MSWiA z dnia 26 października 1998 r. b) Akty sporządzane są przy wykorzystaniu systemu komputerowego, a wzmianki dodatkowe także pismem ręcznym, starannie i czytelnie. Pisownia poszczególnych wyrazów nie budzi wątpliwości i jest zgodna z obowiązującą normą ortograficzną. c) Pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktów zgonu wykreślone są linią ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego a prawidłowe brzmienie wpisywane jest w rubryce uwagi. d) Odtworzenie, wpisanie treści aktu zgonu sporządzonego za granicą do ksiąg zgonu lub zarejestrowanie w nich zgonu następuje na podstawie decyzji kierownika USC na wniosek zainteresowanych. - W 2004 roku sporządzonych zostało 617 aktów zgonu, szczegółowej kontroli poddano 46 aktów losowo wybranych. Szczegółowy wykaz skontrolowanych aktów zgonu stanowi załącznik nr1. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono: 1. W rubryce IV Uwagi we wszystkich aktach zgonu w badanym okresie nie Rozporządzenia MSWiA z 26 października 1998 r. Uchybienie powyższe zostało - Od 01 stycznia do 30 czerwca 2005 roku sporządzonych zostało 349 aktów zgonu, szczegółowej kontroli poddano 41 aktów losowo wybranych. Szczegółowy wykaz skontrolowanych aktów zgonu stanowi załącznik nr 1. W wyniku analizy dokumentów stwierdzono: 1. W rubryce IV Uwagi we wszystkich aktach zgonu w badanym okresie nie 7

8 Rozporządzenia MSWiA z 26 października 1998 r. Uchybienie powyższe zostało Na podstawie art. 25 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego za zezwoleniem kierownika urzędu stanu cywilnego, księgi można udostępnić upoważnionym przedstawicielom organów państwowych oraz instytucji naukowych w celu przeglądania. W badanym okresie księgi zostały udostępnione na podstawie postanowienia kierownika urzędu w jednym przypadku. Księgi stanu cywilnego przechowywane są w osobnym pomieszczeniu - archiwum. Zbiory zabezpieczone są należycie. 2. Sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego na wniosek stron. Na podstawie ksiąg stanu cywilnego wydawane są: - odpisy zupełne i skrócone aktów stanu cywilnego, - zaświadczenia o dokonanych w księgach stanu cywilnego wpisach lub o ich braku, - zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu księgi stanu cywilnego. W roku 2004 zarejestrowano 378 wniosków o wydanie odpisów zupełnych akt stanu cywilnego, a od 1 stycznia do 30 czerwca 2005 zarejestrowano 264 wniosków. Wszystkie skontrolowane wnioski zawierały: imię i nazwisko wnioskodawcy, nazwę wnioskowanego aktu, cel dla jakiego ma służyć odpis, podpis wnioskodawcy, podpis i pieczęć wydającego odpis, opłatę skarbową lub informację o zwolnieniu z opłaty, albo informację, że wniosek nie podlega opłacie skarbowej na podstawie ustawy o opłacie skarbowej z dnia 9 września 2000 r. W roku 2004 zarejestrowano wniosków o wydanie odpisów skróconych akt stanu cywilnego, a od 1 stycznia do 30 czerwca 2005 zarejestrowano wniosków. Skontrolowane wnioski zawierały: imię i nazwisko wnioskodawcy, nazwę wnioskowanego aktu, cel dla jakiego ma służyć odpis, podpis wnioskodawcy, podpis i pieczęć wydającego odpis, opłatę skarbową lub informację o zwolnieniu z opłaty, albo informację, że wniosek nie podlega opłacie skarbowej na podstawie ustawy o opłacie skarbowej z dnia 9 września 2000 r. 8

9 Niżej przedstawiamy wykaz wniosków o wydanie odpisów skróconych aktów stanu cywilnego (urodzeń i zgonów) dla potrzeb ubezpieczeniowych, zwolnionych z opłaty skarbowej w wysokości 5,00 zł, na podstawie części I kol. IV ust. 15 załącznika ( szczegółowy wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki oraz zwolnienia ) do ustawy z dnia r. o opłacie skarbowej tekst jednolity Dz.U. z 2004 r. Nr 253 poz Sygnatura akt z 2004 r Nr kolejny sprawy USC2.Z/ ,88,154,209,180,199,202,209,211,216,250,297,405,510,539,710,889,912,975,1046, 1073,1107,1118,1152,1160,1165,1167,1168,1174,1193,1214,1217,1220,1243,1284, 1297,1311,1373,1378,1395,1449,1451,1456,1470,1484,1517,1522,1553 USC3.Z/ ,27,71,79,104,185,294,399,393,384,345,322,309,304,451,487,497,500,514,569, ,623,646,717,809,1058,1500,1420,1464,1563,1541,1540,1511,1681,1704,1720, 1752,1783,1937,1904,1896,1869,1867,1829,1828,1994,2016,2027,2032,2033,2046, 2134,2102,2141,2146,2295,2304,2375,2391,2551,2565,2563,2635,2642,2426,2411, 2409,2485,2518,2485,2696,2720,2740 USC4.Z/ ,110,190,353,480,809,1231,1341,1345,1757,1827,1833,1835,2097,2126,2142,2167, 2239,2395,2598,2620,2630,2646 USC5.Z/ ,57,115,212,232,255,262,268,269,364,369,398,437,478,548,785,936,1062,1095, 1305,1324,1333,1334,1359,1364,1388,1435,1449,1510,1563,1579,1620,1632,1634, 1695,1718,1775 Kwota Pobrana zł 15,00 (47x5=235) 15,00 (74x5=370) 15,00 (23x5=115) 15,00 (36x5=180) Kwota Należna zł 20,00 20,00 20,00 20,00 Zwolnienie powyższe nie znajduje uzasadnienia w treści cytowanego przepisu ustawy, ponieważ przedmiotem zwolnienia są podania i załączniki w sprawach odszkodowań. Trudno zatem uzasadnić stanowisko, że odpis skrócony aktu urodzenia lub zgonu posłuży wnioskodawcy do uzyskania odszkodowania z tytułu urodzenia dziecka lub śmierci członka rodziny. Należy tu raczej mówić o świadczeniach na rzecz ubezpieczonego z tytułu urodzenia dziecka lub śmierci członka rodziny. Wobec powyższego zwolnienie nie przysługuje. 9

10 Na tym czynności kontrolne zakończono. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Henryk Kędzierawski został poinformowany o przysługującym na podstawie zarządzenia nr 335/2003 z dnia 22 maja 2003 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w Urzędzie Stanu Cywilnego. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń /z zastrzeżeniami/ na piśmie co do: które dołączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją... Stargard Szczeciński roku. 10

11 Załącznik nr 1 Tabela nr 1 Wykaz skontrolowanych aktów urodzenia Okres Numer aktu 2004 r. 1,2,3,7,20,21,30,35,43,44,49,52,59,64,63,73,77,83,87,94,98,102,108,109,112,116,121,127,135,141,151,161, 177,179,185,190,197,200,209,213,219,226,229,239,247,249,259,265,271,280,281,285,297,298,301,304335, 347,379,413,432,459,463,477,489,494,501,517,530,542,548,558,564,571,578,584,591,594,602610,617,629, 640,663,670,693,698,707,718,735,747,759,760,784,810,820,844,852,860,867, Styczeń-czerwiec 2005 r. 1,4,6,15,27,37,46,53,77,87,92,110,126,127,128,140,160,179,200,222,254,256,279,280,293,295,300,305,316, 323,330,344,355,360,366,370,372,384,393,400,406,416,430 Tabela nr 2 Wykaz skontrolowanych aktów małżeństwa Okres Numer aktu 2004 r. 1,17,32,46,60,76,92,114,120,132,159,171,194,242,251,260,274,279,280,282,285,301,316,332,341,351,360,3 65,373,379,391,396,400401,405,420,432,435,445,448,450,458,461,463,464,470,474,480,487,489,494, Styczeń-czerwiec 2005 r. 1,5,7,14,20,30,37,40,44,51,63,75,77,78,84,103,104,113,116,120,121,122,125,149,167,178,193,199,200, Tabela nr 3 Wykaz skontrolowanych aktów zgonu okres Numer aktu 2004 r. 1,7,8,15,20,24,28,33,43,45,50,65,72,77,85,91,103,112,118,143,152,201,267,290,305,337,379,395,400,409,4 27,435,441,448,449,474,479,500,526,538,555,567,579,589,606,615, Styczeń-czerwiec 2005 r. 1,12,19,25,27,29,35,40,51,63,79,86,99,111,118,129,131,139,143,145,150,155,160,164,173,177,187,193,199, 200,217,225,235,240, 270,276,301,312,320,347,349, 11