Protokół z kontroli problemowej w Urzędzie Stanu Cywilnego

Transkrypt

1 Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Stargardzie Szczecińskim. Stargard Szczeciński Daty skrajne od...do...

2 Urząd Miejski - do użytku zewnętrznego w Stargardzie Szczecińskim MK. w. 2,3/ /2011 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 22 marca 2011 roku do 30 marca 2011 roku przez Zastępcę Naczelnika Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego oraz inspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, działających na podstawie upoważnienia nr 18/2011 z dnia 21 lutego 2011 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego do przeprowadzenia kontroli problemowej. Zakres kontroli : 1. Realizacja zadań wynikających z Regulaminu organizacyjnego oraz ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego z uwzględnieniem prowadzenia postępowań wyjaśniających i dowodowych oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego. 2. Funkcjonowanie i organizacja Urzędu Stanu Cywilnego. Kontrolą objęto okres 2010 roku. Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Stargardzie Szczecińskim jest Henryk Kędzierawski powołany Uchwałą Rady Miejskiej Nr LXXIV/421/94 z dnia 11 stycznia 1994 roku. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali: 1. Henryk Kędzierawski Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego. 2. (ochrona danych) Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. 3. (ochrona danych) Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. 2

3 1. Realizacja zadań wynikających z Regulaminu organizacyjnego oraz ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego z uwzględnieniem prowadzenia postępowań wyjaśniających i dowodowych oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego. Kontrolą objęto zasadność, terminowość oraz prawidłowości wydawania decyzji administracyjnych w zakresie prowadzenia postępowań wyjaśniających i dowodowych oraz wydawanie decyzji administracyjnych w następujących sprawach: odtworzenia akt stanu cywilnego, wpisu do miejscowych ksiąg stanu cywilnego, aktu cywilnego sporządzonego za granicą, sporządzania aktów stanu cywilnego dla zdarzeń zaistniałych za granicą i nie zarejestrowanych w zagranicznych księgach stanu cywilnego, sprostowania lub uzupełnienia akt stanu cywilnego, zezwolenia na zawarcie małżeństwa bez miesięcznego okresu oczekiwania, zmiany imion i nazwisk. Decyzje administracyjne, postanowienia wydawane są na podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 roku prawo o aktach stanu cywilnego (jt.: Dz. U. z 2004 r., Nr 161, poz ze zm.). Czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje kierownik USC lub jego zastępcy w trybie art. 6 pkt. 1 w/w ustawy. Pracownicy przygotowujący pisma, w tym decyzje administracyjne, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony. Aby otrzymać decyzję administracyjną należy złożyć następujące dokumenty: wniosek zwykłe podanie, dowód osobisty lub paszport, załączniki: dokumenty uzasadniające wniosek np.: odpis aktu urodzenia, karta zgonu, oryginalny odpis zagranicznego aktu stanu cywilnego wraz z jego urzędowym tłumaczeniem. Termin załatwienia sprawy zgodnie z terminami przewidzianymi w art. 35 Kodeksu Postępowania Administracyjnego (jt.: Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz ze zm.). Na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. Nr 225, poz ze zm.) wnioskodawca wnosi również opłatę skarbową w wysokości ustalonej w załączniku ( Wykaz przedmiotów opłaty skarbowej, stawki tej opłaty oraz zwolnienia ) do ustawy za poszczególne czynności urzędowe. Wnioskodawcy w trybie art. 127 KPA przysługuje odwołanie od wydanej decyzji do Wojewody Zachodniopomorskiego w Szczecinie. 1.1 Odtworzenie treści aktów stanu cywilnego sporządzonych za granicą. Decyzje wydawane są na podstawie art. 70 i 7 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1986 roku prawo o aktach stanu cywilnego. W 2010 roku wydano łącznie 14 decyzji, które dotyczyły zarejestrowania zgonu, sporządzenia polskiego aktu urodzenia lub zarejestrowania małżeństwa. Trzy sprawy (21,43%) opisano szczegółowo i skontrolowano prawidłowości ich wydania. 3

4 1) sprawa USC.2.Z/5152-1/10 dotycząca zarejestrowania zgonu: r. wniosek o zarejestrowaniu zgonu (Szwecja); r. opłata za odtworzenie aktu zgonu w kwocie 39,- zł; r. decyzja. Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10. 2) sprawa USC.2.Z/5152-5/10 dotycząca sporządzenia polskiego aktu urodzenia: r. wniosek o sporządzenie polskiego aktu urodzenia (Szwecja); r. opłata za sporządzenie aktu urodzenia w kwocie 39,- zł; r. decyzja. Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.2.Z/ /10. 3) sprawa USC.2.Z/5152-8/10 dotycząca zarejestrowania małżeństwa: r. wniosek o zarejestrowanie małżeństwa (Szwecja); r. opłata za rejestrację małżeństwa w kwocie 39,- zł; r. decyzja. Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.2.Z/5152-9/10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10. Nieprawidłowości nie stwierdzono Wpis do miejscowych ksiąg stanu cywilnego, aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą. Decyzje wydawane są na podstawie art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego oraz art. 104 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego. W 2010 roku wydano łącznie 189 decyzji, które dotyczyły umiejscowieniu i uzupełnieniu aktu urodzenia, aktu małżeństwa lub aktu zgonu. Dwanaście spraw (6,35%) opisano szczegółowo i skontrolowano prawidłowości ich wydania. 1) sprawa USC.2.Z/5150-6/10 dotycząca uzupełnienia aktu zgonu: r. wniosek o umiejscowienie i uzupełnienie aktu zgonu (Hiszpania); r. opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu zgonu w kwocie 89,- zł; r. decyzja; USC.2.Z/ /10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia 2) sprawa USC.2.Z/ /10 dotycząca uzupełnienia aktu zgonu: r. wniosek o umiejscowienie i uzupełnienie aktu zgonu (USA); r. opłata za wpisanie aktu zgonu w kwocie 50,- zł; r. decyzja. 4

5 3) sprawa USC.2.Z/ /10 dotycząca uzupełnienia aktu zgonu: r. wniosek o umiejscowienie i uzupełnienie aktu zgonu (Dania); r. opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu zgonu w kwocie 89,- zł; r. decyzja; USC.2.Z/ /10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia 4) sprawa USC.2.Z/ /10 dotycząca uzupełnienia aktu zgonu: r. wniosek o umiejscowienie i uzupełnienie aktu zgonu (USA); r. opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu zgonu w kwocie 89,- zł; r. decyzja; USC.2.Z/ /10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10,USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10. 5) sprawa USC.2.Z/5150-1/10 dotycząca umiejscowienia i uzupełnienia aktu urodzenia: r. wniosek o umiejscowieniu i uzupełnieniu aktu urodzenia (Wielka Brytania); r. opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu urodzenia w kwocie 89,00 zł; r. decyzja; USC.2.Z/5135-2/10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia 6) sprawa USC.2.Z/ /10 dotycząca umiejscowienia i uzupełnienia aktu urodzenia: r. wniosek o umiejscowieniu i uzupełnieniu aktu urodzenia (Irlandia); r. opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu urodzenia w kwocie 89,- zł; r. decyzja; USC.2.Z/ /10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia 7) sprawa USC.2.Z/ /10 dotycząca umiejscowienia i uzupełnienia aktu urodzenia: r. wniosek o umiejscowieniu i uzupełnieniu aktu urodzenia (Norwegia); r. opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu urodzenia w kwocie 89,- zł; r. decyzja; USC.2.Z/ /10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia 5

6 8) sprawa USC.2.Z/ /10 dotycząca umiejscowienia i uzupełnienia aktu urodzenia: r. wniosek o umiejscowieniu i uzupełnieniu aktu urodzenia (Hiszpania); r. opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu urodzenia w kwocie 89,- zł; r. decyzja; USC.2.Z/ /10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.2.Z/5150-2/10, USC.2.Z/5150-5/10, USC.2.Z/5150-7/10, USC.2.Z/5150-9/10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10. 9) sprawa USC.2.Z/5150-3/10 dotycząca umiejscowienia i uzupełnienia aktu małżeństwa: r. wniosek o umiejscowieniu i uzupełnieniu aktu małżeństwa (Niemcy); r. opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu małżeństwa w kwocie 89,- zł; r. decyzja; USC.2.Z/5135-6/10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia 10) sprawa USC.2.Z/ /10 dotycząca umiejscowienia i uzupełnienia aktu małżeństwa: r. wniosek o umiejscowieniu i uzupełnieniu aktu małżeństwa (Dania); r. opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu małżeństwa w kwocie 89,- zł; r. decyzja; USC.2.Z/ /10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia 6

7 11) sprawa USC.2.Z/ /10 dotycząca umiejscowienia i uzupełnienia aktu małżeństwa: r. wniosek o umiejscowieniu i uzupełnieniu aktu małżeństwa (Turcja); r. opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu małżeństwa w kwocie 89,- zł; r. decyzja; USC.2.Z/ /10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia 12) sprawa USC.2.Z/ /10 dotycząca umiejscowienia i uzupełnienia aktu małżeństwa: r. wniosek o umiejscowieniu i uzupełnieniu aktu małżeństwa (Republika Mauritius); r. opłata za wpisanie i uzupełnienie aktu małżeństwa w kwocie 89,- zł; r. decyzja; USC.2.Z/ /10 postępowanie w sprawach sprostowania i uzupełnienia Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.2.Z/5150-4/10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10, USC.2.Z/ /10. Nieprawidłowości nie stwierdzono. 1.3 Wydane zezwolenia na zawarcie małżeństwa bez miesięcznego okresu oczekiwania decyzje wydawane są na podstawie art. 4 ustawy z dnia 25 lutego 1964 roku Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 ze zm.). W 2010 roku wydano łącznie 61 decyzji, które dotyczyły skrócenia terminu na zawarcie związku małżeńskiego. Siedem spraw (11,48%) opisano szczegółowo i skontrolowano prawidłowości ich wydania. 1) sprawa USC.1.Z/ /10 dotycząca skrócenia terminu na zawarcie związku małżeńskiego: r. wniosek przyczyna wykupienie mieszkania, pożycie od 8 lat; r. opłata za skrócenie terminu w kwocie 39,- zł; r. decyzja. 2) sprawa USC.1.Z/ /10 dotycząca skrócenia terminu na zawarcie związku małżeńskiego: r. wniosek pobyt za granicą w Norwegii, pożycie od 9 lat; r. opłata za skrócenie terminu w kwocie 39,- zł; r. decyzja. 3) sprawa USC.1.Z/ /10 dotycząca skrócenia terminu na zawarcie związku małżeńskiego: r. wniosek przyczyna wyjazd służbowy do Irlandii; 7

8 r. opłata za skrócenie terminu w kwocie 39,- zł; r. decyzja. 4) sprawa USC.1.Z/ /10 dotycząca skrócenia terminu na zawarcie związku małżeńskiego: r. wniosek wyjazd żołnierza na misję do Afganistanu; r. opłata za skrócenie terminu w kwocie 39,- zł; r. decyzja. 5) sprawa USC.1.Z/ /10 dotycząca skrócenia terminu na zawarcie związku małżeńskiego: r. wniosek przyczyna praca za granicą; r. opłata za skrócenie terminu w kwocie 39,- zł; r. decyzja. 6) sprawa USC.1.Z/ /10 dotycząca skrócenia terminu na zawarcie związku małżeńskiego: r. wniosek przyczyna choroba, leczenie poza granicami kraju; r. opłata za skrócenie terminu w kwocie 39,- zł; r. decyzja. 7) sprawa USC.1.Z/ /10 dotycząca skrócenia terminu na zawarcie związku małżeńskiego: r. wniosek przyczyna półroczny kontrakt zagraniczny; r. opłata za skrócenie terminu w kwocie 39,- zł; r. decyzja. Pozostałe sprawdzone decyzje, znak: USC.1.Z/ /10, USC.1.Z/ /10, USC.1.Z/ /10, USC.1.Z/ /10, USC.1.Z/ /10, USC.1.Z/ /10. Nieprawidłowości nie stwierdzono Wydane decyzje w sprawie ustalenia pisowni imion i nazwisk. Sprawdzono zasadność wniosków, wysokość wnoszonej opłaty skarbowej, podstawę prawną wydanej decyzji, treść decyzji, jej uzasadnienie, wzmiankę o odwołaniu od wydanej decyzji, terminowość załatwianych spraw, sposób doręczenia. W 2010 roku wydano 51decyzji, sprawdzono wszystkie (100%) sprawy, szczegółowo opisano 5 z nich, tj.: - decyzja USC 3Z/ /10 z dnia r. wydana na podstawie: art. 4, art. 8 ust 4, art. 9 ust. 2 ustawy z dnia r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz ze zm.) oraz art. 104 ustawy z dnia r. Kodeks Postępowania administracyjnego, na wniosek z dnia r., wniesiona opłata skarbowa w wysokości 37,00 zł, odbiór decyzji osobisty w dniu r.; - decyzja USC 3Z/ /10 z dnia r. wydana na podstawie: art. 4, art. 9 ust. 2 cyt. ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz art. 104 cyt. ustawy Kodeks Postępowania 8

9 Administracyjnego, na wniosek z dnia r., wniesiona opłata skarbowa w wysokości 37,00 zł, odbiór decyzji osobisty w dniu r.; - decyzja USC 3Z/ /10 z dnia r. wydana na podstawie: art. 4, art. 7 cyt. ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz art. 104 cyt. ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego, na wniosek z dnia r., wniesiona opłata skarbowa w wysokości 37,00 zł, odbiór decyzji osobisty w dniu r.; - decyzja USC 3Z/ /10 z dnia r. wydana na podstawie: art. 4, art. 7 cyt. ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz art. 104 cyt. ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego, na wniosek z dnia r., wniesiona opłata skarbowa w wysokości 37,00 zł, odbiór decyzji osobisty w dniu r.; - decyzja USC 3Z/ /10 z dnia r. wydana na podstawie: art. 4, art. 7 cyt. ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz art. 104 cyt. ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego, na wniosek z dnia r., wniesiona opłata skarbowa w wysokości 37,00 zł, odbiór decyzji osobisty w dniu r.; - decyzja USC 3Z/ /10 z dnia r. wydana na podstawie: art. 4, art. 7 cyt. ustawy o zmianie imienia i nazwiska oraz art. 104 cyt. ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego, na wniosek z dnia r., wniesiona opłata skarbowa w wysokości 37,00 zł, odbiór decyzji osobisty w dniu r.; We wszystkich sprawdzonych decyzjach w trybie art KPA odstąpiono od uzasadnienia, gdyż uwzględnia ona w całości żądanie strony, oraz na podstawie art KPA decyzja podlegała wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania, gdyż jest zgodna z żądaniem strony. Nie stwierdzono nieprawidłowości załatwianych spraw Postępowanie i wydane decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienie akt stanu cywilnego. Sprawdzono zasadność wniosków, wysokość wnoszonej opłaty skarbowej, podstawę prawną wydanej decyzji, treść decyzji, jej uzasadnienie, wzmiankę o odwołaniu od wydanej decyzji, terminowość załatwianych spraw, sposób doręczenia. W 2010 roku wydano w/w sprawach 254 decyzji, sprawdzono 26 (10%) sprawy, szczegółowo opisano 10 z nich, tj.: - decyzja USC 2Z/ /10 z dnia r. w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia, wydana na podstawie art. 36 i 7 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia r. prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek z dnia r., opłata skarbowa w wysokości 89,00 zł.; - decyzja USC 2Z/ /10 z dnia r. w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia, wydana na podstawie art. 36 i 7 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia r. prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek Ambasady RP w Berlinie z dnia r.; - decyzja USC 2Z/ /10 z dnia r. w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia, wydana na podstawie art. 36 i 7 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia r. prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek z dnia r., opłata skarbowa w wysokości 89,00 zł.; 9

10 - decyzja USC 2Z/ /10 z dnia r. w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego, wydana na podstawie art. 28 i 7 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia r. prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek z dnia r., zwolniona z opłaty skarbowej na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 6 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej; - decyzja USC 2Z/ /10 z dnia r. w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego, wydana na podstawie art. 28 i 7 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia r. prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek z dnia r., zwolniona z opłaty skarbowej na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 6 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej; - decyzja USC 2Z/ /10 z dnia r. w sprawie uzupełnienia aktu zgonu, wydana na podstawie art. 36 ustawy z dnia r. prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek z dnia r., opłata skarbowa w wysokości 89,00 zł.; - decyzja USC 2Z/ /10 z dnia r. w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia, wydana na podstawie art. 36 ustawy z dnia r. prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek z dnia r., opłata skarbowa w wysokości 89,00 zł.; - decyzja USC 2Z/ /10 z dnia r. w sprawie uzupełnienia danych w akcie małżeństwa, wydana na podstawie art. 36 i 28 ustawy z dnia r. prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek z dnia r., opłata skarbowa w wysokości 89,00 zł.; - decyzja USC 2Z/ /10 z dnia r. w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia oraz uzupełnienia oczywistego błędu pisarskiego w aktach stanu cywilnego wydana na podstawie art. 28, 36, 7 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia r. prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek z dnia r., opłata skarbowa w wysokości 39,00 zł.; - decyzja USC 2Z/ /10 z dnia r. w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia, wydana na podstawie art. 36 ustawy z dnia r. prawo o aktach stanu cywilnego na wniosek złożony za pośrednictwem Ambasady RP w Oslo; - pozostałe sprawdzone sprawy, znak: USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10, USC 2Z/ /10. We wszystkich sprawdzonych decyzjach odstąpiono od uzasadnienia, w trybie art KPA, gdyż uwzględnia ona w całości żądanie strony, oraz na podstawie art KPA decyzja podlegała wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania, gdyż jest zgodna z żądaniem strony. Nie stwierdzono nieprawidłowości załatwianych spraw. 10

11 2. Funkcjonowanie i organizacja Wydziału. Urząd Stanu Cywilnego działa w strukturze Urzędu Miejskiego na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu przyjętego Zarządzeniem Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego Nr 59/2010 z dnia 04 lutego 2010 roku i realizuje zadania Prezydenta. Na podstawie 44 cyt. Regulaminu stanowi się, że do zakresu działania Urzędu Stanu Cywilnego należy w szczególności: 1) przyjmowanie w uroczystej formie oświadczeń woli o wstąpieniu w związek małżeński; 2) przyjmowanie oświadczeń: a) wyborze imienia (imion) dla dziecka, b) zmianie imienia (imion) dziecku, c) uznaniu ojcostwa, d) nadaniu dziecku nazwiska w trybie art k.r.o, e) małżonka rozwiedzionego, o powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa; 3) sporządzanie aktów stanu cywilnego: urodzeń, małżeństw i zgonów oraz skorowidzów alfabetycznych tych aktów; 4) wystawianie odpisów z aktów stanu cywilnego lub zaświadczeń na wniosek uprawnionych osób i organów; 5) aktualizacja ksiąg stanu cywilnego; 6) przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego; 7) przekazywanie ponad 100 letnich ksiąg stanu cywilnego do Archiwum Państwowego; 8) prowadzenie postępowań wyjaśniających i dowodowych oraz wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach: a) odtworzenia akt stanu cywilnego, b) wpisu do miejscowych ksiąg stanu cywilnego, aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą, c) sporządzania aktów stanu cywilnego dla zdarzeń zaistniałych za granicą i nie zarejestrowanych w zagranicznych księgach stanu cywilnego, d) sprostowania lub uzupełnienia akt stanu cywilnego, e) zezwolenia na zawarcie małżeństwa bez miesięcznego okresu oczekiwania, f) zmiany imion i nazwisk, 9) wydawanie zaświadczeń: a) stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa w formie wyznaniowej, b) stwierdzających, że zgodnie z prawem polskim obywatel polski lub cudzoziemiec zamieszkały w Polsce, nie mający obywatelstwa żadnego państwa może zawrzeć małżeństwo za granicą, 10) powiadamianie właściwych organów ewidencji ludności oraz organów, które wydały dowód osobisty o zarejestrowanych urodzeniach, małżeństwach i zgonach oraz innych zmianach stanu cywilnego; 11) potwierdzanie wniosków o wydanie dowodów osobistych osobom, których akty urodzenia lub małżeństw sporządzone zostały w Urzędzie; 12) sporządzanie wniosków o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie oraz organizowanie uroczystości jubileuszowych z tych okazji; 11

12 13) sporządzanie aktów małżeństw na podstawie zaświadczeń przekazanych przez jednostki kościoła lub związki wyznaniowe; 14) powiadamianie właściwych urzędów stanu cywilnego o zarejestrowanych małżeństwach i zgonach, celem sporządzenia przypisków pod aktem urodzenia i małżeństwa; 15) powiadamianie sądów opiekuńczych o zdarzeniach uzasadniających wszczęcie postępowania z urzędu; 16) prowadzenie i przekazywanie właściwemu Urzędowi Statystycznemu sprawozdawczości statystycznej w zakresie rejestracji urodzeń, małżeństw i zgonów; 17) sporządzanie testamentów alograficznych; 18) powiadamianie właściwych zagranicznych urzędów stanu cywilnego miejsca urodzenia o zarejestrowanych małżeństwach i zgonach; 19) powiadamianie właściwych konsulatów państw obcych o zarejestrowanych małżeństwach i zgonach obcokrajowców; 20) zawiadamianie o zmianie imienia lub nazwiska: a) urzędów stanu cywilnego właściwych ze względu na miejsce sporządzenia aktu urodzenia i małżeństwa wnioskodawcy, oraz miejsca sporządzenia aktów urodzenia jego małoletnich dzieci, jeżeli zmiana nazwiska rozciąga się na te dzieci, b) właściwych organów ewidencji ludności, c) organów, które wydały dowód osobisty. Nadzór nad Urzędem sprawuje Sekretarz Miasta. Urzędem kieruje Kierownik USC, któremu bezpośrednio podlega dwóch jego zastępców oraz dwóch pracowników. Zadania poszczególnych stanowisk pracy w USC określone są w zakresach czynności zatrudnionych urzędników. Zakresy są sporządzone na piśmie, posiada je każdy pracownik (kopia umieszczona w regulaminie USC), opatrzone datą przyjęcia i podpisane przez pracownika oraz kierownika. Zakresy czynności oraz obowiązujący regulamin organizacyjny, na dzień kontroli wymagają aktualizacji. W USC zatrudnionych jest 5 osób z wykształceniem wyższym co stanowi 100% wszystkich osób zatrudnionych. W 2010 roku 2 pracowników skorzystało z dodatkowego szkolenia organizowanego w celu doskonalenia zawodowego oraz wzrostu umiejętności pracowników (temat szkolenia: Rejestr stanu cywilnego ). 29 września 2009 roku zgodnie z Zarządzeniem Nr 310/2009 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 27 sierpnia 2009 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego została przeprowadzona okresowa ocena pracowników samorządowych zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych, w tym na kierowniczych stanowiskach urzędniczych w Urzędzie Miejskim w Stargardzie Szczecińskim. Średnia ocena pracowników Urzędu Stanu Cywilnego ukształtowała się na poziomie oceny bardzo dobrej. Wewnętrzny Regulamin Organizacyjny Urzędu Stanu Cywilnego określa: 1) strukturę organizacyjną USC, 2) zadania, 3) podział zadań na poszczególne stanowiska pracy, 12

13 4) zasady zastępstw pracowników USC, 5) zasady podpisywania pism, 6) postanowienia końcowe. Stosownie do regulaminu podstawowymi zadaniami USC są: 1. Prowadzenie ksiąg stanu cywilnego, które w szczególności polega na: 1) sporządzaniu w księgach stanu cywilnego aktów urodzeń, małżeństw oraz zgonów, 2) dokonywaniu w już sporządzonych aktach stanu cywilnego wzmianek dodatkowych o zdarzeniach, które nastąpiły po ich sporządzeniu i mają wpływ na treść lub ważność tych aktów, 3) zamieszczaniu pod treścią aktów stanu cywilnego przypisków zawierających informację o innych aktach stanu cywilnego dotyczących tej samej osoby, 4) prowadzeniu dla aktów stanu cywilnego akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, 5) przechowywaniu, zabezpieczaniu i konserwacji ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC, 6) prowadzeniu skorowidzów alfabetycznych dla poszczególnych rodzajów aktów stanu cywilnego. 2. Rejestracja stanu cywilnego, a w szczególności sprawy: 1) przyjmowanie zgłoszeń i oświadczeń mających wpływ na stan cywilny osób, 2) wydawanie decyzji i postanowień z zakresu rejestracji stanu cywilnego, 3) wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego i zaświadczeń z ksiąg stanu cywilnego, 4) współdziałanie z innymi organami administracji samorządowej i państwowej oraz sądami w sprawach wiążących się z rejestracją stanu cywilnego. 3. Zmiana imion i nazwisk. 4. Współdziałanie z organami gmin właściwymi do sprawy ewidencji ludności i dowodów osobistych. 5. Współdziałanie z sądami w realizacji zasady powszechności opieki dla każdego dziecka. Do zadań wspólnych pracowników USC należą: 1. Przestrzeganie Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego oraz innych obowiązujących aktów prawnych. 2. Zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, dostępem osób trzecich oraz kradzieżą ksiąg stanu cywilnego i ich akt zbiorowych przechowywanych w archiwum USC. 3. Zabezpieczenie przed kradzieżą pieczęci urzędowych (szczególnie okrągłych metalowych), stempli i pieczątek. 4. Przestrzeganie przepisów bhp i p. poż. a w szczególności po zakończonej pracy, należy wyłączyć komputery, uprzątnąć stanowiska pracy, (księgi i akta stanu cywilnego, inne dokumenty, pieczęcie przenieść do archiwum USC), zamknąć archiwum, biurka i szafy. W strukturze organizacyjnej wymieniono następujące stanowiska pracy: 1. USC.1 Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego. 2. USC.2 I Zastępca Kierownika USC. 3. USC.3 II Zastępca Kierownika USC. 13

14 4. USC.4 Stanowisko ds. rejestracji urodzeń. 5. USC.5 Stanowisko ds. obsługi korespondencji. 6. USC.6 Archiwista USC. Informacja z zadań zrealizowanych przez Urząd Stanu Cywilnego za 2010 rok LP Informacja z zadań Ilość 1. Ilość sporządzonych aktów urodzeń Ilość sporządzonych aktów małżeństw Ilość sporządzonych aktów zgonów Ilość wydanych decyzji administracyjnych na podstawie art.28 ustawy Prawo o asc Ilość wydanych decyzji administracyjnych na podstawie art.35 ustawy Prawo o asc 1 6. Ilość wydanych decyzji administracyjnych na podstawie art.36 ustawy Prawo o asc Ilość wydanych decyzji administracyjnych na podstawie art.70 ustawy Prawo o asc Ilość wydanych decyzji administracyjnych na podstawie art.73 ustawy Prawo o asc Ilość wydanych decyzji administracyjnych o zmianie imienia i nazwiska Ilość wydanych odpisów skróconych Ilość wydanych odpisów zupełnych Ilość wydanych zaświadczeń o wpisach lub ich braku w księgach Ilość wydanych zaświadczeń o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg stanu cywilnego Ilość wydanych odpisów skróconych na drukach wielojęzycznych Ilość przyjętych oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński Ilość wydanych zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie 277 małżeństwa 17. Ilość wydanych zaświadczeń stwierdzających, że obywatel polski może zawrzeć 61 małżeństwo za granicą 18. Ilość wydanych zezwoleń na zawarcie małżeństwa przed upływem terminu Ilość przyjętych oświadczeń o uznaniu dziecka Ilość przyjętych oświadczeń o nadaniu dziecku nazwiska męża matki Ilość przyjętych oświadczeń małżonka rozwiedzionego o powrocie do nazwiska, które nosił przed zawarciem małżeństwa 27 W bieżącej pracy USC wykorzystywane jest oprogramowanie - Komputerowy System Rejestracji Stanu Cywilnego dla Urzędów Stanu Cywilnego zwanego Programem na komputerach klasy PC w wersji 6-stanowiskowej. Logowanie do systemu na podstawie indywidualnego hasła dostępu. Archiwum zabezpieczone dostatecznie. W okresie 2010 r. nie stwierdzono skarg obywateli na pracę USC. 14

15 Na tym czynności kontrolne zakończono. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego Henryk Kędzierawski został poinformowany o przysługującym mu na podstawie Zarządzenia nr 386/2008 z dnia 22 października 2008 roku Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (w tym jeden w wersji elektronicznej) jeden pozostawiono w kontrolowanej jednostce. W treści protokołu dokonano następujących poprawek: Protokół podpisano bez zastrzeżeń /z zastrzeżeniami co do: , które włączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia roku. 15