Na podstawie: MS Project 2010 i MS Project Server Efektywne zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S.

Transkrypt

1

2 Wykrywanie przeciążonych zasobów Śledzenie obciążenia zasobów, Ścieżka krytyczna i jej optymalizacja, Rozwiązywanie problemów z przeciążonymi zasobami, Bilansowanie zasobów Rozkład pracy zasobów zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 2

3 Zasoby przeciążone: Przydzielone do jednocześnie do wielu zadań Ich sumaryczne obciążenie przekracza dostępność MS Project pozwala przeciążać zasoby i nie zmienia harmonogramu. Należy samodzielnie wychwycić przeciążenie zasobów i odpowiednio z nim postąpić zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 3

4 Przeciążone zasoby są wyróżniane ikoną oraz formatowaniem (czerwony bold). W arkuszu zasobów możemy ustalić, które zasoby są przeciążone i w jakim stopniu (porównując dostępność ze szczytowym wykorzystaniem), ale nie zobaczymy tam jakie czynności spowodowały przeciążenie. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 4

5 Aby porównać maksymalną dostępność z maksymalnym obciążeniem należy wstawić kolumnę Szczyt. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 5

6 Widok Obciążenie zasobów pozwala nam ustalić kiedy występują przypadki przeciążenia zasobów Aby znaleźć te informacje należy w menu: Format -> Szczegóły ustawić opcję Nadmierna alokacja. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 6

7 Otwórz plik 8_1.mpp. Zidentyfikuj dni, w których zasób Asystentka prezesa jest nadmiernie obciążony oraz pokaż wielkość nadmiernego obciążenia. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 7

8 zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 8

9 Wygodnym narzędziem pomagającym analizować przeciążenie zasobów jest widok złożony Alokacja zasobów Aby go włączyć należy wybrać opcję Widok>Więcej widoków zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 9

10 Widok ten łączy w sobie widoki Obciążenie zasobów (góra) oraz Wykres Gantta bilansowanie (dół) Dolna część pokazuje zadania zasobu wybranego w górnej części zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 10

11 Przycisk Następna nadmierna alokacja pozwala łatwo odnajdywać daty, kiedy zasób jest przeciążony Aby znaleźć wszystkie przypadki nadmiernej alokacji, najlepiej jest uruchomić tę opcję, gdy na wykresie widoczna jest data początku projektu zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 11

12 Wykres zasobów pokazuje graficznie wykorzystanie zasobu w czasie Zawsze pokazywany jest jeden zasób jednocześnie. Do przechodzenia między nimi służą paski przewijania z lewej strony Miejsca nadmiernej alokacji są wyróżnione kolorem czerwonym zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 12

13 zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 13

14 Ścieżka krytyczna to powiązane ze sobą zadania o zerowym zapasie czasu (zadania krytyczne) Jakiekolwiek opóźnienie na ścieżce krytycznej przełoży się na opóźnienie całego projektu, zaś skrócenie czasu trwania zadań ze ścieżki krytycznej przełoży się na szybsze zakończenie projektu. MS Project pozwala pokazywać ścieżkę krytyczną w różnych widokach (Diagram sieciowy, Wykres Gantta śledzenie, Wykres Gantta). zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 14

15 Do przedstawienia ścieżki krytycznej w widoku Gantta należy wykorzystać opcję Zadania krytyczne w zakładce Formatowanie Są tam dostępne również inne opcje dostosowanie wyglądu wykresu do potrzeb użytkownika zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 15

16 Aby móc lepiej planować wykonywanie zadań w ramach projektu warto jest zdawać sobie sprawę z tego, gdzie są zapasy czasu MS Project wyróżnia: Swobodny zapas czasu (o ile można opóźnić wykonanie zadania, bez wpływu na rozpoczęcie kolejnego zadania) Całkowity zapas czasu (o ile można opóźnić wykonanie zadania, bez wpływu na datę zakończenia projektu) zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 18

17 zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 19

18 MS Project pokazuje przypadki przeciążenia zasobów, jednak pozwala na tworzenie harmonogramów, które są niewykonalne z racji tych właśnie braków zasobów Aby radzić sobie z przeciążeniem zasobów można: Zmienić przydział zasobu Zlecić pracę w nadgodzinach Przydzielić dodatkowe osoby do projektu Zmodyfikować czas pracy zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 20

19 Aby zmniejszyć obciążenie przeciążonego zasobu można przydzielić inny zasób do realizacji wybranych czynności. Aby nie przydzielić zasobu, który jest również przeciążony warto przy korzystaniu z funkcji Przydziel zasoby korzystać z opcji filtrowania i stworzyć filtr (Więcej filtrów>nowy), który pokazuje zasoby, które nie mają nadmiernej alokacji. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 21

20 Kolejnym sposobem radzenia sobie z przeciążeniem zasobu jest zlecanie pracy w nadgodzinach. Stosowana jest wtedy zdefiniowana stawka zasobu za pracę w nadgodzinach Praca (całkowita) = praca zwykła + praca w nadgodzinach Nadgodziny można przypisywać w widoku Wprowadzanie zadań. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 22

21 Otwórz plik 8_6.mpp. Przydziel zasobom: Asystentka prezesa oraz Administrator budynku pracę w nadgodzinach (4h) przy czynności Ustalenie terminu przeprowadzki Włącz widok Formularz zadania -> menu Formatowanie -> Praca, aby móc dodać pracę w nadgodzinach zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 23

22 zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 24

23 Następnym sposobem radzenia sobie z przeciążeniem zasobu jest przydzielanie dodatkowych pracowników do projektu. Może to być zarówno zatrudnienie nowych pracowników (co wiąże się z ponoszeniem dodatkowych kosztów), jak również przez oddelegowanie pracowników z innego projektu. Uwzględniamy to poprzez odpowiednią modyfikację kolumny Maks. Jednostek w widoku Arkusz zasobów zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 25

24 Możliwe jest również skorzystanie z usług podwykonawców. W tym celu należy zdefiniować dodatkowe zasoby i przydzielić je do wybranych czynności. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 26

25 Zlecanie pracy w nadgodzinach generuje dodatkowe koszty, w związku z czym nie zawsze jest właściwym rozwiązaniem Niekiedy jednak zasoby mogą pracować dłużej niż 8 godzin dziennie bez dodatkowych kosztów (np. dla 12 godzinnego systemu pracy) zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 27

26 Aby to uwzględnić w planie projektu MS Project należy stworzyć nowy kalendarz z odpowiednio zmodyfikowanymi godzinami pracy, przypisać go do zadania oraz wybrać opcję Harmonogram ignoruje kalendarze zasobów. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 28

27 Stwórz nowy kalendarz i nazwij go Kalendarz wynoszenia wyposażenia. Cecha kalendarza: praca 24h. Dodaj stworzony kalendarz do zadania Wynoszenie wyposażenia. W zadaniu wynoszenie wyposażenia zaznacz opcję: Harmonogram ignoruje kalendarze zasobów. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 29

28 Koniec zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 30

29 Rozwiązaniem problemu przeciążenia zasobów może być przenoszenie nakładających się zadań automatyczne, lub też manualne. W MS Project nazywa się to bilansowaniem zasobów. Bilansowanie może spowodować przesunięcie zadań (poprzez dodanie opóźnienia bilansującego), lub ich podział. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 31

30 Bilansowanie automatyczne może nie przynosić pożądanych rezultatów dla bardziej skomplikowanych projektów. Dlatego też lepiej jest używać bilansowania ręcznego zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 32

31 Dokładność określa czułość stosowaną przy wykrywaniu nadmiernych alokacji. Np. opcja dni wywoła bilansowanie po wykryciu dnia, w którym zasób otrzymał więcej zadań, niż może wykonać. Czyszczenie wartości bilansowania przed bilansowaniem powoduje wykasowanie informacji o poprzednich bilansowaniach. Zakres bilansowania pozwala ustalić, czy chcemy bilansować cały projekt (zalecane), czy fragment. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 33

32 Kolejność bilansowania pozwala wybrać kryterium wyboru czynności do przesunięcia lub podziału: Tylko identyfikator w pierwszej kolejności przesuwane lub dzielone są czynności o wysokim ID Standard MS Project ustala kolejność bilansowania w oparciu o powiązania miedzy zadaniami, zapas czasu, daty rozpoczęcia i zakończenia, priorytety i ograniczenia Priorytet, Standard j.w., ale w pierwszej kolejności uwzględniany jest priorytet Bilansuj jedynie w ramach dostępnego czasu zaznaczenie tej opcji nie pozwoli na przesunięcie daty zakończenia projektu (jeśli z pewnych przyczyn jest stała) zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 34

33 Bilansowanie może dostosowywać poszczególne przydziały zadania wybranie tej opcji pozwala na rozbijanie zadania na części, z których każdą wykonuje jeden zasób Uwaga nie jest do dobry wybór np. dla czynności wnoszenie szafy wykonywanej przez 2 tragarzy. Uwaga 2 jeśli w projekcie występują zarówno zadania, które można wykonywać niezależnie, jak i te, które wymagają kooperacji, to należy podać odpowiednie wartości w kolumnie Bilansowanie przydziałów w widoku z zadaniami zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 35

34 Bilansowanie może powodować podział pracy pozostałej wybranie tej opcji pozwala na rozbijanie zadań nieukończonych na części. Bilansuj zadania z zaproponowanymi zasobami powoduje, że bilansowane są zarówno zadania z przydziałami potwierdzonymi, jak i proponowanymi. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 36

35 Wprowadzone zmiany można badać w widoku Wykres Gantta bilansowanie. Jest on dostępny w Widok > Więcej widoków. zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 37

36 Domyślnie zakłada się, że zasób przydzielony do zadania pracuje równomiernie. Możliwe jest jednak zdefiniowanie innych rozkładów pracy zasobów Rozkład pracy można definiować w oknie Informacje o przydziale, które wywołujemy w widoku Obciążenie zasobami klikając na nazwę zasobu przydzielonego do czynności Możliwe opcje to: płaski (domyślny), progresywny, regresywny, dwuszczytowy, szczytowy regresywny, szczytowy progresywny, szczytowy, centralny Opcje inne niż domyślna są oznaczane zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 38

37 Koniec zarządzanie projektem i portfelem projektów, Wilczewski S., Helion 39