Temat: Organizacja skoroszytów i arkuszy

Transkrypt

1 Temat: Organizacja skoroszytów i arkuszy Podstawowe informacje o skoroszycie Excel jest najczęściej wykorzystywany do tworzenia skoroszytów. Skoroszyt jest zbiorem informacji, które są przechowywane w komórkach tabeli. Każda komórka skoroszytu może zawierać tylko jeden z dwóch typów wpisów: Wartość jest częścią informacji, która nie ulega zmianie. Wartość może być tekstem, liczbą, datą albo czasem. Komórka, do której została wpisane wartość, zazwyczaj ją wyświetla. Formuła jest zbiorem składającym się z wartości, adresów komórek, operatorów i zdefiniowanych funkcji. Komórka zawierająca formułę wyświetla zazwyczaj wartość, będącą rezultatem działania formuły. Domyślnie, wszystkie nowe dokumenty są plikami skoroszytów. Excel umożliwia utworzenie dwóch typów plików: Pusty plik skoroszytu tworzony przez program domyślnie. Plik skoroszytu oparty na szablonie zawierającym wartości, formuły, formatowanie, paski narzędzi użytkownika i makra. Arkusze skoroszytu Skoroszyt programu Excel może zawierać do 255 osobnych arkuszy, do których dostęp możliwy jest za pomocą zakładek. Domyślnie każdy skoroszyt zawiera trzy arkusze (Arkusz 1, 2, 3). Arkusz danych używany jest do wprowadzania danych i wykonywania na nich obliczeń. Możliwe jest również wstawianie wykresu na wybranym arkuszu danych. Arkusz wykresu umożliwia tworzenie wykresów, które nie są wstawiane bezpośrednio do arkusza danych. Przełączanie pomiędzy arkuszami Aby otworzyć wybrany arkusz, kliknij odpowiednią zakładkę znajdującą się w dolnej części okna. Możesz również skorzystać z klawiszy Ctrl+PageDown albo Ctrl+PageUp. Jeżeli zakładka wybranego arkusza nie jest widoczna w oknie aplikacji, użyj przycisku przewijania, aby ją wyświetlić. Możesz wyświetlić więcej lub mniej zakładek arkuszy poprzez przeciąganie pola podziału w dowolną stronę. Zaznaczanie kilku zakładek naraz 1. Kliknij zakładkę pierwszego arkusza, który ma zostać zaznaczony. 2. Wciśnij klawisz Ctrl, a następnie kliknij pozostałe zakładki, które chcesz dodać do zaznaczenia. Kolor wszystkich zaznaczonych zakładek zmieni kolor na biały. 3. Aby zaznaczyć kilka zakładek obok siebie, kliknij pierwszą z nich, następnie wciśnij klawisz Shift i kliknij ostatnią zakładkę arkusza. Zaznaczanie kilku zakładek naraz umożliwia szybkie drukowanie, usuwanie, edycję i formatowanie danego dokumentu.

2 Wstawianie arkuszy 1. Kliknij zakładkę arkusza, przed który chcesz wstawić nowy arkusz. 2. Kliknij Wstaw Arkusz albo naciśnij klawisz Shift+F11. Nowy arkusz zostanie dodany do skoroszytu. Domyślnie nowy arkusz zostaje nazwany kolejnym wolnym numerem arkuszy. Wstawianie arkusza wykresu 1. Kliknij zakładkę arkusza, przed którym chcesz wstawić nowy arkusz wykresu. 2. Kliknij Wstaw Wykres 3. Pojawi się okno dialogowe Kreator wykresów. 4. W oknie dialogowym Kreator wykresów Położenie wykresu, wybierz opcję Jako nowy arkusz, wprowadź nazwę arkusza, a następnie kliknij przycisk Zakończ. Nowy arkusz wykresu pojawi się w skoroszycie. Usuwanie arkusza 1. Kliknij wybraną zakładkę arkusza. 2. Kliknij Edycja Usuń arkusz lub prawym przyciskiem myszy na wybranej zakładce i wybierz Usuń. 3. Wyświetlone zostanie ostrzeżenie. Aby usunąć arkusz kliknij OK. Jeżeli na usuniętym arkuszu znajdowały się komórki, których adresy były uwzględnione w różnych formułach na innych arkuszach komórki formuł będą wyświetlały błąd #ADR! W takiej sytuacji niezbędne jest ponowne utworzenie formuł. Zmiana nazwy arkusza 1. Kliknij zakładkę arkusza, którego nazwa ma zostać zmieniona. 2. Kliknij Format Arkusz Zmień nazwę albo dwukrotnie kliknij nazwę arkusza. 3. Nazwa arkusza zostanie podświetlona. Wprowadź nową nazwę, a następnie naciśnij klawisz Enter. Nazwy arkusza mogą maksymalnie składać się z 31 znaków. Nie ma natomiast ograniczenia typu wprowadzanych znaków. Ukrywanie arkusza 1. Zaznacz arkusz, który ma zostać ukryty. 2. Kliknij Format Arkusz Ukryj. Arkusz ze swoją zakładką zostanie ukryty. Nie spowoduje to jednak jego usunięcia arkusz będzie wciąż obecny w pliku skoroszytu. Nie możesz ukryć arkusza, jeżeli jest on jedynym arkuszem skoroszytu. Odkrywanie arkusza 1. Kliknij Format Arkusz Pokaż 2. W wyświetlonym oknie dialogowym Odkryj wybierz arkusz który ma zostać odkryty.

3 3. Kliknij OK. Arkusz i jego zakładka ponownie zostaną wyświetlone w oknie skoroszytu. Możesz odkryć tylko jeden arkusz w tym samym czasie. Jeżeli polecenie Odkryj jest nieaktywne, żaden arkusz nie jest ukryty. Przenoszenie i kopiowanie arkuszy 1. Zaznacz zakładkę arkusza, który ma zostać skopiowany lub przeniesiony. 2. Kliknij Edycja Przenieś lub kopiuj arkusz. Wyświetlone zostanie okno dialogowe Przenieś lub Kopiuj. 3. Z menu Do skoroszytu wybierz skoroszyt, do którego ma zostać skopiowany arkusz. 4. Za pomocą listy Przed arkuszem określ nową lokalizację arkusza. 5. Jeżeli chcesz skopiować, a nie przenieść arkusz, zaznacz opcję Utwórz kopię. 6. Kliknij OK. Przed przeniesieniem lub skopiowaniem arkusza do innego skoroszytu upewnij się, że dany skoroszyt jest otwarty. W przeciwnym wypadku nie będzie on widoczny w menu Do skoroszytu. Jeżeli z menu Do skoroszytu wybierzesz pozycję (nowy skoroszyt) Excel utworzy całkowicie nowy dokument i umieści w nim arkusz. Za pomocą polecenia Przenieś lub kopiuj arkusz możesz zmienić lokalizację arkusza w obrębie jednego skoroszytu. W tym celu skorzystaj z listy Przed arkuszem. Lokalizacja arkusza może również zostać zmieniona poprzez przeciąganie myszą jego zakładki. Jeżeli podczas przeciągania wciśniesz klawisz Ctrl, arkusz zostanie skopiowany do nowej lokalizacji. Okna skoroszytów Podobnie jak większość programów Windows, Excel umożliwia pracę z kilkoma dokumentami naraz. Ponadto, Excel udostępnia nową właściwość pozwala na otwarcie kilku okien tego samego skoroszytu. Dzięki temu możesz rozmieścić okna aplikacji na ekranie, tak aby cały czas móc obserwować wszystkie arkusze tego samego skoroszytu. Uaktywnianie kolejnego okna Z menu Okno, wybierz nazwę okna, które ma zostać uaktywnione. Tworzenie nowego okna 1. Uaktywnij skoroszyt, dla którego chcesz otworzyć nowe okno. 2. Kliknij Okno Nowe okno. Pojawi się nowe okno skoroszytu, a w menu Okno pojawi się jego nazwa.

4 Jeżeli otworzyłeś kilka okien jednego skoroszytu, zamknięcie któregoś z nich nie spowoduje zamknięcia skoroszytu. Rozmieszczanie okien 1. Kliknij Okno Rozmieść 2. W oknie dialogowym Rozmieść okna wybierz jedną z dostępnych opcji Sąsiadująco Poziomo Pionowo

5 Kaskada 3. Aby rozmieścić tylko okna aktywnego skoroszytu, zaznacz opcję Okna aktywnego skoroszytu. 4. Kliknij OK. Zamykanie okna Kliknij przycisk Zamknij, znajdujący się w prawym górnym rogu dokumentu. Możesz również kliknąć Plik Zamknij albo nacisnąć klawisze Ctrl+W. Aby zamknąć wszystkie otwarte okna, wciśnij klawisz Shift, a następnie kliknij Plik Zapisz wszystko Ukrywanie okna 1. Uaktywnij okno, które zamierzasz ukryć. 2. Kliknij Okno Ukryj Ukrywanie okna nie jest równoznaczne z jego zamykaniem. Pomimo, że jego nazwa nie jest widoczna w menu Okno, pozostaje ono wciąż otwarte. Odkrywanie okna 1. Kliknij Okno Odkryj 2. W oknie dialogowym Odkryj wskaż nazwę skoroszytu, który ma zostać odkryty. 3. Kliknij OK. Jeżeli polecenie Odkryj jest nieaktywne, to żadne okno skoroszytu nie zostało ukryte. Zmiana powiększenia okna 1. Kliknij Widok Powiększenie. 2. Wyświetlone zostanie okno dialogowe Powiększenie, umożliwia określenie powiększenia okna. 3. Zaznacz odpowiednią opcję i kliknij OK albo 1. Kliknij na przycisk Powiększenie, znajdujący się w pasku standardowym. 2. Z wyświetlonej listy wybierz odpowiednie powiększenie. Jeżeli chcesz powiększyć wybrany fragment arkusza, zaznacz go, a następnie w oknie dialogowym Powiększenie zaznacz opcję Dopasuj do zaznaczenia. Możesz również wybrać opcję Zaznaczenie z menu Powiększenie, znajdującego się w standardowym pasku narzędzi. Możesz określić dowolne powiększenie okna za pomocą opcji Niestandardowe, znajdującej się w oknie dialogowym Powiększenie lub poprzez wpisanie odpowiedniej wartości do pola Powiększenie znajdującego się w standardowym pasku narzędzi. Niestandardowe powiększenie musi zawierać się w granicach od 10% do 400%. Powiększenie okna nie ma wpływu na wygląd wydruku. Zapisanie skoroszytu powoduje również zapisanie aktualnego powiększenia. Dzielenie okna 1. Ustaw wskaźnik komórki w miejscu znajdującym się dokładnie pod i z prawej strony środka planowanego podziału okna.

6 2. Kliknij Okno Podziel. Okno zostanie podzielone na podstawie położenia wskaźnika komórki albo 1. Ustaw kursor myszy na pasku podziału, znajdującym się na górze pionowego paska przewijania albo po prawej stronie paska poziomego. 2. Wciśnij klawisz myszy i przeciągnij pasek w wybrane miejsce okna. 3. Zwolnij klawisz myszy. Okno skoroszytu zostanie podzielone na dwie części. Podział okna umożliwia obserwowanie kilku fragmentów skoroszytu naraz.

7 Zmiana rozmiarów podzielonych okien 1. Ustaw wskaźnik myszy na pasku podzielenia. 2. Wciśnij klawisz myszy, a następnie przeciągnij pasek w wybrane miejsce okna. 3. Zwolnij klawisz myszy. Pasek podzielenia zmieni swoją lokalizację. Usuwanie podziału okna Kliknij Okno Usuń podział. Możesz również dwukrotnie kliknąć pasek podziału. Zapisywanie plików Pierwsze zapisanie skoroszytu 1. Kliknij Plik Zapisz albo Plik Zapisz jako, albo naciśnij klawisze Ctrl+S. Możesz również kliknąć przycisk Zapisz, znajdujący się w standardowym pasku narzędzi. 2. W wyświetlonym oknie dialogowym Zapisz jako określ lokalizację, w której chcesz zapisać nowy plik. 3. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę nowego pliku. 4. Kliknij przycisk Zapisz. Plik zostanie zapisany na dysku, a w pasku tytułowym pojawi się jego nazwa. Zapisywanie zmian w skoroszycie Kliknij Plik Zapisz, naciśnij klawisz Ctrl+S lub kliknij przycisk Zapisz zapisany na dysku, pod swoją, istniejącą już nazwą pliku.. Skoroszyt zostanie Zapisywanie skoroszytu jako szablon 1. Kliknij Plik Zapisz jako 2. W polu Nazwa pliku wpisz nazwę dla skoroszytu. 3. Z menu Zapisz jako typ wybierz opcję Szablon. Excel automatycznie wyświetli zawartość folderu Szablony. 4. Możesz wskazać inną lokalizację, w której ma być przechowywany zapisywany plik. 5. Kliknij przycisk Zapisz. Konfiguracja opcji zapisywania 1. W oknie dialogowym Zapisz jako, z menu Narzędzia wybierz Opcje ogólne wyświetlone zostanie okno dialogowe. 2. Aby Excel zawsze przed zapisaniem pliku tworzył jego kopię zapasową, zaznacz opcję Zawszę z kopią zapasową. 3. Określ sposób współużytkowania pliku: Hasło ochrony przed otwarciem umożliwia określenie hasła, bez podania którego nie będzie możliwe otwarcie pliku. Hasło ochrony przed zmianami umożliwia określenie hasła, bez podania którego nie będzie możliwa modyfikacja pliku. Zalecane tylko do odczytu wybór opcji sugeruje, aby plik był otwierany tylko do odczytu. Jeżeli plik zostanie otwarty tylko do odczytu, jego zapisanie będzie możliwe tylko pod inną nazwą. 4. Kliknij OK, aby zapisać wprowadzone zmiany. Otwieranie istniejącego dokumentu 1. Kliknij Plik Otwórz, naciśnij klawisze Ctrl+O lub kliknij przycisk Otwórz, znajdującym się w standardowym pasku narzędzi.