Zarządzanie przedsięwzięciem informatycznym. Śledzenie projektu

Transkrypt

1 Zarządzanie przedsięwzięciem informatycznym Śledzenie projektu Plan bazowy Plan bazowy jest zapisanym planem oryginalnym projektu, jest trwałym zapisem harmonogramu i kosztów. Plan bazowy zawiera główny harmonogram, wartości kosztów zadań, zasoby oraz przydziały. Zawiera on informacje zaplanowane. Wg planu bazowego można ustalić: Rozpoczęcie (planowane daty rozpoczęcia zadań i przydziałów) Zakończenie(planowane daty zakończenia zadań i przydziałów) Czas trwania (planowany czas trwania zadań) Praca (planowana liczba osobogodzin dla zadań, zasobów i przydziałów) Koszt (planowany koszt zadań, zasobów i przydziałów w czasie) Praca budżetowa (budżetowania liczba osobogodzin dla zasobów pracy i zabudżetowaną liczbę jednostek dla zasobów materiałowych) Koszt budżetowy (planowany budżet zasobów kosztowych (MS Project 2007)) Plan bieżący zawiera informacje bieżące, jest to harmonogram, który jest wyświetlany po każdym uruchomieniu programu i który odzwierciedla harmonogram i koszty na podstawie wprowadzanych poprawek oraz wyników pracy nad projektem. Wartości z planu bazowanego oraz bieżącego są wykorzystywane do obliczania odchyleń. Informacje rzeczywiste w taki sposób zawierają informacje o rzeczywistym postępie projektu. Utworzenie planu bazowego Narzędzia -> Śledzenie -> Ustaw plan bazowy Planów bazowych można zapisać kilka, z czego zwykle jeden (pierwszy) zawiera plan dla całego projektu. Ten właśnie plan powinien nazywać się Plan bazowy. Odchylenia obliczane są na podstawie planu Plan bazowy.

2 W przypadku konieczności edycji planu bazowego rzadko istnieje możliwość nadpisania całego planu, ponieważ straci się wtedy obraz wszystkich powstałych dotychczas odchyleń. Lepiej jest wprowadzić zmiany jedynie dla zaznaczonych zadań. W przypadku konieczności dodania do planu bazowego nowych zadań, należy w oknie Ustawianie planu bazowego wybrać Zaznaczone zadania. Ponieważ MS Project nie aktualizuje automatycznie zadań sumarycznych zawierających interesujące użytkownika zadania. Aby je uwzględnić należy wybrać opcję Od podzadań do wybranych zadań sumarycznych oraz aby uwzględnić zmiany także w zadaniach sumarycznych wyższych rzędów użyć opcji Do wszystkich zadań sumarycznych. Ustawianie dodatkowych planów bazowych Dodatkowe plany bazowe mogą okazać się przydatne w przypadku konieczności śledzenia ogólnego trendu projektu w przypadku dużych opóźnień lub zmian. Aby ustawić dodatkowy plan bazowy: Narzędzia -> Śledzenie -> Ustaw plan bazowy, wybrać nr planu bazowego. Ustawianie planów pośrednich Plany pośrednie, w przeciwieństwie do planów bazowych, zawierają jedynie zestawy dat rozpoczęcia i zakończenia projektu. Należy wskazać skąd chcemy skopiować daty (w większości przypadków jest to nasze bieżące daty rozpoczęcia i zakończenia zadań). Wartości planu bazowego można zobaczyć w: Projekt -> Informacje o projekcie; Statystyka (sumaryczne informacje na temat całego projektu) Widok Wykres Gantta śledzenie, zawierający paski zadań dla dat rozpoczęcia i zakończenia z planu bazowego widocznego nad paskami zadań bieżącego harmonogramu Widok Wykres Gantta z wieloma planami bazowymi pokazuje plany bazowe: PlanBazowy, PlanBazowy1 i PlanBazowy2 jednocześnie. Dodanie dodatkowych planów jest możliwe po ustawieniu styli pasków dla pozostałych potrzebnych planów bazowych Przeglądanie wartości planu bazowego w tabeli Wykresu Gantta jest możliwe po wybraniu tabeli Plan bazowy lub poprzez wstawienie odpowiednich kolumn Diagram sieciowy Wybrany plan bazowy można wyczyścić. Śledzenie postępu Informacje o postępie prac w projekcie można wprowadzać poprzez: Procent wykonania (Wyk. %) Rzeczywisty czas trwania Pozostały czas trwania Rozpoczęcie rzeczywiste Zakończenie rzeczywiste Wykonanie fizyczne % Praca rzeczywista Praca pozostała

3 Praca rzeczywista wg okresów czasu Sposób obliczania postępu zadań Procent wykonania=(rzeczywisty czas trwania/czas trwania)*100% Rzeczywisty czas trwania = Czas trwania * Procent wykonania Pozostały czas trwania = Czas trwania Rzeczywisty czas trwania Rzeczywiste rozpoczęcie = Rozpoczęcie wg harmonogramu (lub wpisane bezpośrednio) Rzeczywiste zakończenie = Zakończenie wg harmonogramu (lub wpisane bezpośrednio) Przydatne widoki: Pasek narzędzi śledzenie Okno Aktualizowanie zadań (dla każdego zadania) Formularz szczegółów zadania Wykres Gantta-śledzenie, Tabela: Śledzenie Obciążenie zadaniami, Tabela: Praca (Format -> Szczegóły: Praca rzeczywista) Obciążenie zasobów, Tabela: Praca (Format -> Szczegóły: Praca rzeczywista) Przydatne również jest zastosowanie filtru Powinny rozpocząć/zakończyć się do Raporty (Kto wykonuje co, Kto wykonuje co i kiedy, Zadania do wykonania) Wprowadzanie postępu wykonania oraz rzeczywistego czasu trwania i pozostałego czasu trwania Okno Aktualizowanie zadań (Narzędzia -> Śledzenie) lub Wykres Gantta - śledzenie Po określeniu postępu zadania pozostałe pola zostaną obliczone automatycznie.

4 Jeżeli data rozpoczęcia nie zostanie określona, zostanie przyjęta data rozpoczęcia wpisana w harmonogramie. Jeżeli do projektu przydzielone są zasoby, to również pole Praca rzecz. oraz Koszt rzecz. zostanie uaktualnione. Można również określić Rzeczywiste rozpoczęcie i zakończenie. W przypadku wpisania Wykonano %: 100%, rozpoczęcie i zakończenie zgodnie z datami w rzeczywistymi. Wprowadzanie pracy ukończonej i pozostałej Praca dla przydziału określa liczbę osobogodzin, przez które zasób jest przydzielony. Obliczenie pracy jest przeprowadzane na podstawie czasu trwania, ale jeżeli istnieje potrzeba dokładniejszego rozliczenia pracy, można wprowadzić te wartości samodzielnie. Pracę rzeczywistą i pozostałą można określić w widoku: Obciążenie zadaniami lub obciążenie zasobów, okno: Informacje o przydziale Istnieje również możliwość określenia szczegółowo pracy rzeczywistej według przydziałów czasu, w widoku: Obciążenie zadaniami lub obciążenie zasobów(format-> Szczegóły-> Praca rzeczywista) Obserwacja odchyleń i śledzenia: w widoku Wykres Gantta śledzenie, po dodaniu odpowiednich kolumn (odchylenie kosztowe, odchylenie czasu trwania, OHR (Odchylenie od harmonogramu wartości wypracowanej), OKS (Odchylenie kosztowe wartości wypracowanej)) w szczegółach całkowitego zadania sumarycznego raporty (Podsumowanie projektu, Zadania z poślizgiem, Koszt według planu bazowego, Budżet, Zadania ponadbudżetowe, Zasoby ponadbudżetowe, Wartość wypracowana w czasie) korzystanie z filtrów (Powinny rozpocząć się do, Zadania nierozpoczęte o czasie, Zadania z poślizgiem, Przydziały z poślizgiem, Praca ponadbudżetowa) linie postępu (pasek śledzenie) wskaźnik stanu poprzez wyświetlanie statystyk projektu (Informacje o projekcie)

5 Globalna aktualizacja projektu (szybkie poprawki) Ponowne tworzenie harmonogramu dla niedokończonej pracy Po wybraniu zadań do aktualizacji wyświetlić należy okno Aktualizuj projekt (Narzędzia -> śledzenie). Należy wybrać opcję Zmień harmonogram pracy niewykonanej. Aktualizacja projektu zgodnie z harmonogramem Program przyjmuje, że cała praca została wykonania identycznie jak w harmonogramie. Po wybraniu zadań do aktualizacji wyświetlić należy okno Aktualizuj projekt (Narzędzia -> śledzenie). Należy wybrać opcję Ustaw pracę jako wykonaną do. Datę należy wybrać taką, która ogranicza aktualizowanie pracy wykonanej zgodnie z harmonogramem (zaktualizowane zostaną zadania do tej daty). Opcja Ustaw jako wykonane 0%-100% zaktualizuje niektóre zadania (te, których rozpoczęcie było przed datą ograniczającą za zakończenie po) procentowo Opcja Ustaw tylko jako wykonane 0%-100% zaktualizuje wszystkie zadania (te, których rozpoczęcie było przed datą ograniczającą za zakończenie po będą miały 0%) Aktualizacja kosztów Koszt rzeczywisty będzie obliczony automatycznie, jeśli wprowadzone i przydzielone były dane o zasobach i ich stawkach.

6 Ręczne wprowadzanie kosztów zasobu może okazać się trudne i pracochłonne. Można je wykonać poprzez wyświetlenie wiersza Koszt rzeczywisty w widoku Obciążenia zasobów lub Obciążenia zadaniami. Obliczanie rzeczywistych kosztów zasobów materiałowych jest przeprowadzane na podstawie ilości zużytych materiałów. Zmiana możliwa jest w polu praca rzeczywista. Aktualizacja kosztów zasobów kosztowych możliwa jest w oknie Informacje o przydziale. Określić ja można poprzez wpisanie % pracy lub bezpośrednio kosztu rzeczywistego. Techniki korygujące Zwiększenie jednostek zasobu Przydzielenie zasobów o większej dostępności Przydzielenie większej liczby zasobów Przydzielenie szybszych lub tańszych zasobów Przesuwanie przydziałów, aby wykorzystać zapas czasu (przesunięcie zasobów na zadania krytyczne, skrócenie ścieżki krytycznej) Skrócenie czasów zwłoki Szybka ścieżka (skrócenie czasu trwania poprzez nakładanie zadań wykonywanych kolejno (zwiększone ryzyko konieczności ponownego wykonania pracy)) Metoda crashingu (płacenie więcej w celu skrócenia czasu trwania) Zmniejszenie zakresu projektu (czas trwania, koszty) Pogorszenie jakości Użycie rezerwy kierowniczej (pula pieniędzy, którą kierownictwo może zwolnić, aby wspomóc projekt)