INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA Środki Pomocnicze ISO 9001:2008 Dokument: Wydanie: 1 Waga: 90 ŚRODKI POMOCNICZE

Transkrypt

1 ŚRODKI POMOCNICZE 1. Wczytywanie umowy Przed rozpoczęciem sprzedaży środków pomocniczych należy wczytać do programu umowę w postaci elektronicznej (plik z rozszerzeniem *.umx, który w zależności od oddziału NFZ może wystepować w formie skompresowanej). Plik z umową należy pobrać z serwisu internetowego danego oddziału NFZ. Umowa generowana jest przez właściwy dla apteki OW NFZ na podstawie listy środków pomocniczych, które apteka sprzedaje. Podczas przygotowywania takiej listy należy zwrócić uwagę, żeby każda pozycja z umowy odpowiadała konkretnej pozycji w aptecznej bazie towarów. W celu wczytania umowy należy w module APW21-Zestawienia menu Refundacje Środki pomocnicze wybrac funckję Umowy i aneksy (rys. 1). Rysunek 1. UMIEJSCOWIENIE FUNKCJI UMOWY I ANEKSY Po wywołaniu funkcji program poprosi o wskazanie refundatora, z którym apteka podpisała umowę, a po dokonaniu wyboru na ekranie wyświetli się okno przeglądania umów. Jeśli dla wybranego refundatora były już wcześniej wczytywane umowy, to zostaną one wyświetlone w oknie. W przeciwnym wypadku lista będzie pusta, a jedynym dostępnym przyciskiem będzie [F2] Wczytaj. Kliknięcie na przycisk spowoduje uruchomienie funkcji wczytywania nowej umowy. W pliku *.umx zawarty jest m.in. nr umowy oraz identyfikator miejsca wydania środka pomocniczego. Takie same wpisy powinny być w polu Nr umowy środ. pom. oraz Miejsce wydania na karcie refundatora (APW22 Kartoteki menu Kartoteki Refundatorzy [F4] Zmień ) (Rys. 2). Podczas wczytywania umowy program stosownym komunikatem proponuje wypełnić te pola automatycznie. Strona 1 z 13

2 Rysunek 2. KARTA REFUNDATORA Możliwych jest kilka scenariuszy: 1. Pole Miejsce wydania na karcie refundatora jest wypełnione i wpisany tam identyfikator zgadza się z zapisanym w umowie program wczyta umowę, 2. Na karcie refundatora, w polu Miejsce wydania wpisany jest identyfikator, którego brak w pliku z umową program nie pozwoli na wczytanie umowy. W takiej sytuacji należy upewnić się o poprawności otrzymanej z NFZ umowy lub wyczyścić pole Miejsce wydania na karcie refundatora i spróbować jeszcze raz, 3. Na karcie refundatora pole Miejsce wydania nie jest wypełnione, umowa dotyczy jednego miejsca wydania program spyta czy wypełnić pole na podstawie informacji otrzymanej z umowy. Jeżeli użytkownik udzieli pozytywnej odpowiedzi, program uzupełni brakujące informacje na karcie refundatora i wczyta umowę, 4. Na karcie refundatora pole Miejsce wydania nie jest wypełnione, umowa dotyczy więcej niż jednego miejsca wydania program wyświetli okno zawierające listę miejsc wydania odczytaną z umowy. Po wskazaniu miejsca wydania program uzupełni informację na karcie refundatora i wczyta umowę. Poprawne wczytanie umowy zostanie potwierdzone przez program stosownym komunikatem. Okno przeglądania umów będzie wyglądało podobnie do okna przedstawionego na poniższym rysunku (Rys. 3). Strona 2 z 13

3 Rysunek 3. UMOWY I ANEKSY Znaczenie poszczególnych pól: Id - wewnętrzny numer nadany przez moduł APW21, Kod umowy kod nadany przez NFZ, Nazwa świadczeń nazwa pakietu świadczeń, Data podpisania umowy data podpisania umowy, Wartość umowy wartość odczytana z pliku z umową (nie jest obliczana przez APW21), Oddział kod oddziału rozliczającego umowę, Kod kontrahenta identyfikator nadany aptece przez NFZ używany przy rozliczeniach finansowych, Kod alternatywny dodatkowy kod umowy lub aneks nadany przez NFZ, Początek obowiązywania początek obowiązywania umowy, Koniec obowiązywania koniec obowiązywania umowy. 2. Powiązanie produktów Po wczytaniu umowy należy powiązać produkty handlowe zawarte w umowie z pozycjami aptecznej bazy towarów. Jest to konieczne ze względu na fakt, że NFZ wymaga umieszczenia identyfikatora produktu handlowego (generowany przez NFZ) w zestawieniu wniosków na środki pomocnicze. W celu wykonania powiązań należy wyświetlić okno z pozycjami umowy. Funkcję tę pełni przycisk [Ent] Produkty w oknie przeglądania umów (rys. 3). Po naciśnięciu przycisku zostanie wyświetlone okno widoczne na rys. 4. Strona 3 z 13

4 Rysunek 4. OKNO PRZEGLĄDANIA PRODUKTÓW HANDLOWYCH Z UMOWY Funkcję powiązania produktu handlowego z umowy z pozycją aptecznej bazy towarów realizuje przycisk [Ent] Powiąż. Po naciśnięciu przycisku wyświetlone zostanie okno przeglądania bazy towarów umożliwiające wskazanie odpowiedniej pozycji. Po dokonaniu wyboru wypełnione zostaną kolumny Numer towaru i Nazwa handlowa. Produkty, które nie zostały powiązane oznaczone są wykrzyknikiem w kolumnie Nazwa produktu. Podczas tworzenia powiązań program prowadzi kontrolę, czy ten sam towar nie został przypisany do innej pozycji w ramach danego schorzenia. Należy w tym momencie zwrócić uwagę, że w przypadku pieluchomajtek ceny widoczne w kolumnie Cena brutto za szt. dotyczą pojedynczej pieluchy, a nie opakowania. Jeśli jednostką apteczną jest opakowanie (np. zawierające 10 szt.), należy ustalić odpowiednie wartości pola Mnożnik apteczny na kartach towaru. Każdy towar apteczny, który jest sprzedawany i ma być rozliczany w ramach umowy powinien być powiązany z właściwym produktem z umowy. 3. Uzupełnianie wniosku W module APW11 Sprzedaż należy wypełnić prawidłowo wszystkie pola wniosku na środki pomocnicze, pozwoli to na uniknięcie błędów przy sporządzaniu zestawienia refundacyjnego. Poniżej poprawnie wypełnione: Wniosek na zaopatrzenie oraz Karta zaopatrzenia. Strona 4 z 13

5 Rysunek 5. WNIOSEK NA ZAOPATRZENIE / KARTA ZAOPATRZENIA Przycisk [F7] pozwala na wyświetlenie produktów handlowych z umowy zawartej z Narodowym Funduszem Zdrowia Znaczenie poszczególnych pól: Typ wniosku możliwość wyboru karty zaopatrzenia lub wniosku na zaopatrzenie, Nr wniosku nr wniosku na środki pomocnicze, Kod sprzętu kod przedmiotu ortopedycznego lub środka pomocniczego wg NFZ, Kod ministr kod przedmiotu ortopedycznego lub środka pomocniczego wg Ministra Zdrowia, Limit wartości limit wartości przedmiotu ortopedycznego lub środka pomocniczego, Limit ilości limit ilości przedmiotu ortopedycznego lub środka pomocniczego, Data wystawienia data wystawienia wniosku, Nr jednostki chorobowej kod rodzaju schorzenia, Data początku okresu początek okresu, za który pobrano przedmioty (dotyczy tylko karty zaopatrzenia), Kod świadczenia w module APW41-Admin możemy ustawić domyślą wartość tego kodu (opcja AP ), Kategoria kategoria sprawozdawcza (pole do 3 znaków, określane lokalnie przez dany oddział NFZ), Umiejscowienie umiejscowienie przedmiotu (wymagane tylko dla określonych środków). Ponadto w poprawie sprzedaży podczas poprawy kodów na wniosku (ALT+R) istnieje możliwość określenia daty przyjęcia wniosku do realizacji (jeśli jest inna niż data sprzedaży). Strona 5 z 13

6 Rysunek 6. MOŻLIWOŚĆ ZMIANY DATY PRZYJĘCIA DO REALIZACJI 4. Generowanie zestawienia Po zakończeniu okresu rozliczeniowego należy do właściwego dla apteki OW NFZ przekazać zestawienie zrealizowanych wniosków na środki pomocnicze. W tym celu w module APW21 należy z menu Refundacje wybrać pozycję Środki pomocnicze, a następnie pozycję Zestawienie wniosków. Aby wygenerować zestawienie zgodnie z nowymi wymogami w wyświetlonym oknie (rys. 7) należy wybrać wzór nr 13 Ogólnopolski 2007, (chyba, że NFZ wymaga innego wzoru). Po wybraniu refundatora i ustawieniu dat początku i końca okresu, generujemy wniosek. Po potwierdzeniu klawiszem [Ent] OK. wyświetlone zostanie okno umożliwiające wydruk wniosku i zapis na dysk. Rysunek 7. WYBÓR WZORU ZESTAWIENIA NA ŚRODKI POMOCNICZE Strona 6 z 13

7 Rysunek 8. ZESTAWIENIE WNIOSKÓW NA ŚRODKI POMOCNICZE Po wybraniu funkcji [F10] Drukuj i wpisaniu numeru wniosku, pojawi się okno z możliwością wydruku noty. Rysunek 9. RODZAJ WYDRUKU W celu zapisania pliku z zestawieniem na dysk korzystamy z funkcji [Ctrl+F10] Zapisz. Po jej wybraniu następuje weryfikacja poprawności danych zawartych w raporcie. W przypadku wystąpienia błędów program poinformuje nas o nich stosownym komunikatem (rys. 10). Rysunek 10. PRZYKŁADOWY KOMUNIKAT BŁĘDU PODCZAS ZAPISYWANIA ZESTAWIENIA Należy w takim wypadku przerwać zapisywanie pliku i poprawić odnalezione błędy. Po zapisaniu pliku zestawienia należy przekazać go do właściwego Oddziału NFZ poprzez Portal Świadczeniodawcy lub System Zarządzania Obiegiem Informacji (SZOI). W sytuacji gdy otrzymamy komunikat zwrotny z NFZ, że plik jest błędnie wygenerowany (zawiera błędy), należy poprawić błędy w module APW11 Sprzedaż i ponownie wygenerować zestawienie na środki pomocnicze. Podczas generowania kolejnego poprawionego zestawienia program wygeneruje korektę i poinformuje nas o tym stosowanym komunikatem (Rys. 11). Strona 7 z 13

8 Rysunek 11. OKNO KOMUNIKATU 5. Archiwum raportów za środki pomocnicze, wczytywanie szablonów Wszystkie zapisane zestawienia trafiają do archiwum raportów za środki pomocnicze. Archiwum to tworzone jest automatycznie. Funkcja związana z przeglądaniem zawartości archiwum została umieszczona w module APW21-Zestawienia Refundacje Środki pomocnicze Archiwum raportów (rys.12). Rysunek 12. ARCHIWUM RAPORTÓW ZA ŚRODKI POMOCNICZE Po wygenerowaniu zestawienia i wywołaniu funkcji Archiwum raportów do NFZ (śr. pom.) w wyświetlonym oknie pojawią się informacje o wygenerowanym pliku. Każda pozycja w oknie przeglądu odpowiada jednemu plikowi. Po przekazaniu zestawienia, NFZ generuje nam plik zwrotny (*zpz), który można wczytać za pomocą funkcji [F2] Wczytaj zwrot (Rys. 13). Po wybraniu tej funkcji i wskazaniu pliku zwrotnego z NFZ, pojawi się komunikat o potwierdzeniu wczytania pliku. Rysunek 13. OKNO KOMUNIKATU Strona 8 z 13

9 Jeśli plik zwrotny zawiera informacje o przyczynach niemożności rozliczenia raportu, będzie on specjalnie oznaczony w kolumnie S (czyli status). Po wskazaniu szukanego pliku możliwe jest przeglądanie jego zawartości dzięki funkcji kryjącej się pod przyciskiem [Enter] Podgląd. Po kliknięciu na przycisk otwarte zostanie okno, w którym prezentowany jest komplet informacji o zawartych w nim pozycjach. Niezwykle przydatną właściwością okna przeglądania pozycji raportu jest funkcja sprawdzania poprawności zapisanych w nim danych. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości są one wyróżnione. Za pomocą przycisku [F5]Ostrzeżenia można dowiedzieć się więcej na temat sygnalizowanego problemu. Rysunek 14. OKNO KOMUNIKATU Po poprawie błędów w module APW11 Sprzedaż, generujemy ponownie zestawienie i przekazujemy do NFZ. Po potwierdzeniu przez NFZ poprawności wszystkich danych należy na Portalu Świadczeniodawcy lub SZOI (w zależności od Oddziału NFZ), wygenerować szablon ZRZ i wczytać go w oknie Archiwum raportów za pomocą przycisku [F9] Szablony. W wyświetlonym oknie Szablony rachunków refundacyjnych wybieramy funkcję [F2] Wczytaj ZRZ (Rys. 15). Rysunek 15. SZABLONY RACHUNKÓW REFUNDACYJNYCH Po wczytaniu szablonu ZRZ należy za pomocą przycisku [F10] Drukuj wydrukować Fakturę VAT za świadczenia udzielone ubezpieczonym i przesłać do NFZ (Rys. 16). Niektóre NFZ oprócz Faktury VAT wymagają rozliczenia w formie elektronicznej (pliku REF). W tym celu należy wybrać funkcję [F9] Zapisz REF Zapisz jako RFX 2012 i tak wygenerowany plik wysłać do NFZ. Strona 9 z 13

10 Rysunek 16. WZÓR FAKTURY VAT PRZESYŁANEJ DO NFZ Strona 10 z 13

11 Aby na powyższej fakturze drukowała się nazwa odbiorcy oraz nazwa nabywcy należy na karcie refundatora zaznaczyć opcję Umieszczaj na zestawieniu refundacyjnym poniższe informacje oraz uzupełnić pola, tak jak na poniższym rysunku (Rys. 17), (APW-22 Kartoteki menu Kartoteki Refundatorzy [F4] Zmień zakładka Inne ). Rysunek 17. ZMIANA DANYCH REFUNDATORA W przypadku jeżeli NFZ wymaga na fakturze za świadczenia udzielone ubezpieczonym umieszczenia numeru konta bankowego, należy w module APW 41 Administrator wybrać Wizytówkę, a w wyświetlonym oknie zakładkę Ctrl+2 Informacje rozszerzone i uzupełnić nr konta oraz nazwę banku. 6. Korekta szablonu ZRZ Może się zdarzyć sytuacja, iż pomimo potwierdzenia przez NFZ poprawność wysłanych danych, okazało się, że w zestawieniu za środki pomocnicze są błędy i NFZ oczekuje korekty. Do NFZ została już wysłana Faktura (oraz plik REF, jeżeli jest wymagany przez NFZ), więc nie wystarczy wysłanie tylko korekty pliku ZPX, musimy również wygenerować korektę do wysłanej Faktury. W module APW11-Sprzedaż poprawiamy błędy, które wskazał NFZ, następnie w module APW21 Zestawienia Refundacje Środki pomocnicze Zestawienie wniosków generujemy korektę do zestawienia refundacyjnego (*.zpx). Po przesłaniu korekty zestawienia do NFZ oraz otrzymaniu informacji zwrotnej, że plik nie zawiera błędów, na stronie NFZ należy wygenerować korektę do szablonu ZRZ. Korektę szablonu wczytujemy do Archiwum raportów do NFZ, tak samo jak szablon, to znaczy po ustawieniu się na raporcie za dany miesiąc, wybierając funkcję [F9] Szablony. Należy pamiętać, że ustawiamy się na raporcie za dany miesiąc, a nie na korekcie do raportu za dany miesiąc (na korekcie raportu przycisk [F9] Szablony jest wyszarzony, tzn. niedostępny). Po wczytaniu korekty szablonu, przechodzimy do wydrukowania korekty Faktury. W oknie Szablony rachunków refundacyjnych (rys. 18), przy pierwotnym wczytanym szablonie, w kolumnie 'Kod szablonu' pojawiła się ikona z czerwoną literą 'K', oznacza to, że do tej Faktury jest zrobiona korekta. Tej pozycji już nie drukujemy, natomiast drukujemy dwie pozostałe, tzn. pozycję w minusową refundacją oraz pozycję z pomniejszoną o wartość korekty refundacją. Strona 11 z 13

12 Rysunek 18. KOREKTA RACHUNKU 7. Informacje dodatkowe W jaki sposób rozliczyć środki pomocnicze jeżeli właściciel ma dwie lub więcej aptek, posiadamy jedną umowę podpisaną z OW NFZ i dwa lub więcej miejsc wydania? Rozwiązanie takiej sytuacji umożliwia program KS-TSP (Translator Środków Pomocniczych) przygotowany przez naszą Firmę. Program ten umożliwia rozliczenie środków pomocniczych w jednym zestawieniu ze wszystkich aptek tego samego właściciela. Należy pamiętać, że do tego programu wczytywany jest plik DBF (*.DBF), który generujemy w oknie Zestawienie wniosków na środki pomocnicze (rys. 19) za pomocą funkcji [F12] Eksport. Pliki te należy wygenerować we wszystkich aptekach (sklepach medycznych), w których realizujemy sprzedaż na środki pomocnicze i wszystkie te pliki wczytać do programu KS-TSP. Program ten instalowany jest na jednym komputerze w jednej wybranej aptece i po wczytaniu wszystkich plików *.DBF, program połączy wszystkie sprzedane środki pomocnicze z wszystkich aptek, w jeden plik ZPX, który wysyłamy do NFZ. Jeżeli rozliczamy środki pomocnicze przy pomocy programu KS- TSP, należy pamiętać, że umowę wczytujemy w KS-TSP (nie ma obowiązku wczytywać umowy do programu, we wszystkich aptekach). W programie KS-TSP, również łączymy towary z umowy z towarami sprzedanymi oraz tam wczytujemy szablony i drukujemy korekty. Dokładny opis działania programu KS-TSP, znajduje się w instrukcji dotyczącej tego programu. Strona 12 z 13

13 Rysunek 19. ZESTAWIENIE NA ŚRODKI POMOCNICZE W jaki sposób rozliczyć środki pomocnicze z innym Oddziałem NFZ? Aby rozliczyć wniosek z OW NFZ, z którym nie mamy podpisanej umowy należy w module APW22 Kartoteki utworzyć nowego refundatora, na jego karcie należy wpisać Oddział NFZ z którego mamy wniosek, pozostałe dane pozostają bez zmian. Podsumowując, umowę mamy podpisaną z Oddziałem Śląskim, a wydaliśmy środki pomocnicze, pacjentowi z Oddziału Zachodniopomorskiego (rys. 20). Rysunek 20. ZMIANA DANYCH REFUNDATORA Należy pamiętać, że wypisując wniosek dla pacjenta z innego oddziału, w module APW11-Sprzedaż wybieramy tego refundatora, który na karcie w polu Oddział NFZ, ma wybrany taki Oddział do jakiego należy pacjent. Strona 13 z 13