Ciągle nie mam czasu...

Transkrypt

1 Ciągle nie mam czasu... Wszyscy narzekamy na brak czasu, na nadmiar zajęć, na życie w stresie. Na pewno zgodzicie się z tymi stwierdzeniami: Czasem trzeba gospodarować rozsądnie i poświęcać go na naprawdę ważne rzeczy. Uczmy się gospodarować czasem, bo jego zasoby nie są nieograniczone. Jak to zrobić, żeby wystarczało nam czasu na naukę, rozrywkę, spotkania ze znajomymi? Poznajmy kilka technik zarządzania czasem. Techniki zarządzania czasem. 1. Wyznaczanie celów. Aby dobrze planować czas, trzeba umieć dobrze określić nasze cele. Każdy będzie miał inny cel i najlepiej jest, żeby był to cel osobisty. Ćwiczenie Bierzemy kartkę papieru do ręki i udzielamy odpowiedzi na podane pytania (ważne jest, aby zachować tę kartkę i móc do niej wracać). 1. Wyobraź sobie swoje życie za 10 lat. Zapisz jak wygląda Twoje życie za 10 lat używając czasu teraźniejszego (to ważne). a. Co robisz za 10 lat? Jaką pracę wykonujesz? b. Ile dokładnie zarabiasz? c. Jak spędzasz wolny czas? Co konkretnie robisz? d. Jak wygląda Twoje życie rodzinne? Co robisz z rodziną? Gdzie mieszkacie? Jak wygląda Wasz dom? e. Jaki jest stan Twojego zdrowia? Jak się czujesz? Co robisz, by być zdrowym? Jeśli już mamy zaplanowane nasze życie za 10 lat, to teraz idziemy krok dalej. Zastanówmy się, co powinniśmy zrobić, aby opisany stan.

2 2. Co powinniśmy zrobić/ zmienić w swoim życiu, by osiągnąć cele opisane w punkcie 1? 3. Co powinniśmy zacząć robić, by osiągnąć cele określone w punkcie 1? 4. Jakich umiejętności potrzebujemy, czego musimy się dowiedzieć, nauczyć, by osiągnąć cele opisane w punkcie 1? 5. Z czyjej pomocy powinniśmy skorzystać, kto może nas wesprzeć, by osiągnąć cele określone w punkcie 1? 6. Od czego mamy zacząć? Co musimy zrobić na początku? Szczegółowo zaplanujmy, co mamy do zrobienia w ciągu najbliższego roku, by osiągnąć cele opisane w punkcie 1? Zapisujemy sobie swój cel i umieszczamy go w widocznym miejscu. Być może wyznaczenie celu długoterminowego odmieni nasze życie. 2. Technika Pomodoro. Technikę Pomodoro wymyślił w latach 80-tych XX wieku Włoch, Francesco Cirillo. Nazwa jej wzięła się od kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Jest to bardzo prosta technika, która można zastosować od razu po jej poznaniu. 1) Najpierw należy przygotować sobie (na kartce) listę zadań, które mamy do wykonania. 2) Następnie bierzemy do ręki minutnik. Lepiej korzystać z minutnika niż z telefonu komórkowego, bo może nas rozpraszać. Kolejne kroki do wykonania oraz obowiązujące zasady: Wybieramy z listy zadanie, które chcemy wykonać. Zadania wykonujemy pojedynczo, jedno po drugim. Ustawiamy minutnik na 25 minut (tyle trwa jedno pomodoro ). 25 minut to czas, który wystarczy na wykonanie w całości zadania lub jego części. Minutnik znajduje się w zasięgu wzroku, aby można było śledzić upływ czasu. Przez 25 minut jesteśmy maksymalnie skoncentrowani na wykonaniu zadania. Nic nie może nas rozpraszać (ani komórka, ani ani nic innego). Nie pozwólmy, żeby ktoś przeszkadzał nam w trakcie realizacji zadania. Po upływie 25 minut robimy sobie przerwę (5 minut). Przerwa jest obowiązkowa! Nie można z niej zrezygnować! W czasie przerwy można pochodzić, zrobić sobie cos do picia, itd.

3 Jeżeli wykonujemy długie zadanie i do jego wykonania potrzebujemy więcej 4 pomodoro (czyli 1h 40 min.), to po każdym pomodoro następuje przerwa 5 minutowa. Po upływie 4 cykli pomodoro następuje dłuższa przerwa (20 30 minut). Jeśli zadanie trwa krócej niż jedno pomodoro, to trzeba dorzucić do niego inne, krótsze, aby wypełnić całe pomodoro. 3. Grupowanie zadań pilność/ważność. Bardzo popularną techniką zarządzania czasem jest macierz Eisenhower a, nazywana też Matrycą Priorytetów. Polega ona na tym, aby określić, w jakiej kolejności będziemy wykonywać zadania biorąc pod uwagę ich pilność lub / i ważność. Metoda ta nadaje się zarówno do planowania pracy jak i prac domowych. Zadania będziemy segregować do jednej z czterech grup, gdzie: Ćwiartka A oznacza rzeczy ważne i pilne, które musimy wykonać jak najszybciej. Zostawienie zadań z tej kategorii "na później" powoduje komplikacje i piętrzenie się zaległości. Tu będą wszystkie ważne zadania z datą realizacji oraz tzw. zadania na wczoraj. Ćwiartka B oznacza rzeczy ważne, ale nie pilne - możemy je rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie. Ćwiartka C oznacza rzeczy pilne i mało ważne - wykonujemy je na końcu, w drugiej kolejności. Zadania należące do tej kategorii nie są ważne, lecz wymagają szybkiej realizacji. Wśród nich znajduje się: wizyta u fryzjera, płacenie rachunków i inne najbliższe naglące sprawy. Są tu niektóre spotkania i telefony. Ćwiartka D oznacza rzeczy nieważne i niepilne - w tej kategorii umieścimy zadania, które powinniśmy ignorować. Tutaj znajdują się także wszelkie pożeracze czasu. Eliminując je zyskujemy więcej czasu na realizację zadań ważnych, lecz nie pilnych. Ale tu też mogą znajdować się przyjemności, leniuchowanie (a to przecież też potrzebne ).

4 Ćwiartka A ważne i pilne Ćwiartka B ważne i niepilne Ćwiartka C pilne i mało ważne Ćwiartka D nieważne i niepilne Jeśli nauczymy się przypisywać poszczególnym zadaniom ich wartość i grupować je według priorytetów ważności i pilności, to zaoszczędzimy czas. ZAPAMIĘTAJ Jedna osoba jest w stanie wykonać jedną rzecz na raz. W danym momencie możemy skoncentrować się na jednej sprawie, a inne muszą poczekać.

5 4. Lista sześciu. Metoda ta polega na ustaleniu w przeddzień listy 6 najważniejszych rzeczy do wykonania następnego dnia. Nie opłaca się nam wypisywanie kilkudziesięciu różnych zadań (jeśli mamy duże zaległości, to oczywiście próbujmy). Każde zadanie należy ponumerować. Numerujemy od zadania najtrudniejszego po najłatwiejsze. Oznacza to, że następny dzień rozpoczniemy od wykonania zadania, które sprawia nam najmniej przyjemności, jest dla nas najtrudniejsze. Załatwienie najtrudniejszej sprawy na początku sprawi, że pozostałe zadania, to już proste działania. I to zmotywuje nas do dalszej pracy. 5. Myśl o sobie, jako o osobie świetnie zorganizowanej. Należy myśleć o sobie, jako o osobie dobrze zorganizowanej. Takie myślenie jest jak samo sprawdzająca się przepowiednia. Trzeba myśleć: jestem osobą dobrze zorganizowaną, radzę sobie z wykonywaną pracą, pamiętam o terminach (lub mam dobrą pamięć) itp. 6. Reguła 60 : 40. Reguła 60:40 mówi, że nie należy planować całego czasu, jaki się ma do dyspozycji, a jedynie jego 60%. Pozostałe 40% naszego czasu przypada po równo na czynności nieoczekiwane i spontaniczne. Czynności nieoczekiwane to nasza rezerwa czasu oraz czynności, które pojawiają się nagle, takie, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Czynności spontaniczne to czas na pracę twórczą. Jeśli ktoś planuje 100% swojego czasu, to czeka go niepowodzenie. Nie zdoła wykonać wszystkich zaplanowanych czynności. 60 % Czas zaplanowany 20 % Czynności nieoczekiwane (rezerwa) 20 % Czynności spontaniczne (kreatywność) Nie planujmy 100% swojego czasu.

6 7. Żółty szerszeń. Do wykonania tego zadania potrzebny nam jest długopis i żółta karteczka samoprzylepna. Na karteczce zapisujemy wymyślone przez nas hasło, które będzie motywowało nas do pracy. Następnie karteczkę przyklejamy do naszego pożeracza czasu. Może to być monitor komputera, telewizor, lodówka, itp. Możliwości haseł są przeróżne, takie, które będą na nas działać, np.: Bierz się do roboty!!! Czy to, co teraz robię przybliża mnie do sukcesu??? Każdy krok w drugą stronę sprawi, że będę wyglądać lepiej!!! Ta ostatnia karteczka jest na wypadek, gdy zbyt często zaglądamy do lodówki Jeżeli po pewnym czasie zauważysz, że karteczka nie działa to zmień: kolor karteczki napis miejsce umiejscowienia karteczki. POWODZENIA