Podstawowe czynnos ci w programie Outlook

Transkrypt

1 Podstawowe czynnos ci w programie Outlook Program Outlook to zaawansowane narzędzie do zarządzania pocztą , kontaktami, kalendarzami i zadaniami. Aby w pełni wykorzystać jego możliwości, należy najpierw poznać jego podstawowe funkcje. Ten samouczek zawiera wprowadzenie do niektórych najczęściej używanych zadań i funkcji. Przed rozpoczęciem Dodawanie nowego konta Opis interfejsu użytkow nika programu Outlook Dodawanie kontaktu Redagowanie i wysyłanie w iadomości Opis skrzynki odbiorczej i innych folderów Dodawanie terminu do kalendarza Podręczna karta informacyjna Przed rozpoczęciem Zakres tematyczny Zapoznanie się z tym samouczkiem pozwoli opanować następujące umiejętności: Konfigurowanie konta . Identyfikowanie elementów interfejsu użytkownika pozwalających na wykonywanie podstawowych zadań. Dodawanie kontaktu do książki adresowej. Redagowanie i wysyłanie wiadomości . Organizowanie folderów i skrzynki odbiorczej. Tworzenie wydarzenia kalendarza. Wymagania Outlook 2011 dla komputerów Mac Informacje o koncie (takie jak adres , hasło i adresy serwera pocztowego); w przypadku konta osobistego te informacje można uzyskać od usługodawcy internetowego, a w przypadku konta firmowego należy skontaktować się z administratorem sieci. Szacowany czas ukończenia: 20 minut Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 1

2 1. Dodawanie nowego konta Przy użyciu programu Outlook można zarządzać wieloma kontami , w tym kontami serwera Microsoft Exchange, kontami POP i IMAP oraz kontami usługi Windows Live. Aby wysyłanie i odbieranie wiadomości było możliwe, należy najpierw skonfigurować konto . Skonfigurujmy konto . Uwaga Aby wykonać tę procedurę, należy znać informacje dotyczące konta i serwera. Jeśli już skonfigurowano konto , można pominąć tę procedurę. W menu Narzędzia kliknij polecenie Konta (w niniejszym samouczku ta czynność jest oznaczana także jako Narzędzia > Konta). W menu podręcznym Dodaj konto kliknij polecenie Poczta . Porada Jeśli konto znajduje się na serwerze Exchange, należy kliknąć pozycję Serwer Exchange. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 2

3 Wprowadź adres i hasło, a następnie kliknij przycisk Dodaj konto. Uwaga Jeśli program Outlook rozpozna dostawcę poczty (na przykład usługę Windows Live Hotmail), pole wyboru Konfiguruj automatycznie pozostanie zaznaczone i program Outlook podejmie próbę automatycznej konfiguracji informacji o serwerze. Aby ręcznie wprowadzić informacje o serwerze, należy wyczyścić pole wyboru Konfiguruj automatycznie. Sprawdź informacje osobiste dotyczące konta i informacje o serwerze, a następnie zamknij okno dialogowe Konta. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 3

4 Zwróć uwagę, że na liście folderów został wyświetlony folder tego konta . Uwaga Nowy folder w okienku nawigacji jest tworzony tylko w przypadku kont IMAP i Exchange. W razie skonfigurowania konta POP wiadomości będą trafiać do folderu Na moim komputerze. Na szybkość wyświetlenia nowego konta na liście folderów może mieć wpływ wiele czynników (na przykład liczba wiadomości do pobrania lub bieżący ruch na serwerze). W przypadku problemów z konfiguracją konta zobacz Informacje o dodaw aniu kont. Wskazówki Aby uzyskać więcej informacji na temat różnych typów kont obsługiwanych przez program Outlook, zobacz Dodaw anie konta . Aby uzyskać więcej informacji na temat różnych folderów w obszarze Skrzynka odbiorcza, zobacz Informacje na temat folderów Na moim komputerze. Aby wyświetlić inne preferencje programu Outlook i zarządzać nimi, należy kliknąć kolejno pozycje Outlook > Preferencje. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Dodawanie konta i sprawdzanie, czy zostało ono wyświetlone na liście folderów. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 4

5 2. Opis interfejsu użytkownika programu Outlook Przed rozpoczęciem korzystania z wcześniej skonfigurowanego konta warto zapoznać się z niektórymi elementami interfejsu użytkownika programu Outlook. Zapoznajmy się z interfejsem użytkownika programu Outlook. Pole Przeszukaj: Funkcja służąca do odnajdywania elementów w bieżącym folderze. Podczas wpisywania słów kluczowych w polu wyszukiwania na wstążce jest wyświetlana karta Wyszukiwanie zawierająca dodatkowe opcje wyszukiwania (na przykład opcję rozszerzenia wyszukiwania na wszystkie elementy). Wstążka: Pasek poleceń z kartami znajdujący się u góry okna lub obszaru roboczego, na którym funkcje są zorganizowane w logiczne grupy. Bieżący widok (na przykład widok poczty, kalendarza lub kontaktów) określa opcje dostępne na wstążce. O kienko odczytu: Obszar, w którym można odczytywać wiadomości lub wyświetlać szczegółowe informacje na temat elementów, takich jak kontakty i zadania. Aby zmienić położenie okienka odczytu, w menu Widok należy wskazać polecenie O kienko odczytu i wybrać odpowiednią opcję (na przykład opcję Poniżej). O kienko nawigacji: W widoku poczty okienko nawigacji zawiera listę folderów. W widokach kalendarza, kontaktów, zadań i notatek okienko nawigacji umożliwia pokazywanie i ukrywanie elementów w kategoriach. Jeśli okienko nawigacji nie jest widoczne, należy kliknąć kolejno pozycje Widok > O kienko nawigacji. Pr zełącznik widoku: przyciski służące do przełączania pięciu głównych widoków programu Outlook poczty, kalendarza, kontaktów, zadań i notatek. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 5

6 Wskazówki Aby zmienić rozmiar okienka nawigacji lub okienka odczytu, należy wskazać obramowanie między tymi okienkami. Gdy wskaźnik myszy przyjmie postać, należy przeciągnąć obramowanie, aby zmienić szerokość okienek. Aby ukryć wstążkę na czas pracy, należy kliknąć przycisk po prawej stronie wstążki. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Określenie wymienionych powyżej elementów interfejsu programu Outlook. 3. Dodawanie kontaktu Książka adresowa pozwala na zarządzanie zarówno danymi osobowymi, jak i informacjami służbowymi wszystkich kontaktów. Po dodaniu kontaktu do książki adresowej można go używać we wszystkich funkcjach programu Outlook. Można na przykład wysłać wiadomość lub zaproszenie na spotkanie bez konieczności pamiętania adresu danej osoby. Dodajmy kontakt do książki adresowej. W przełączniku widoków kliknij pozycję Kontakty. Na karcie Narzędzia główne kliknij przycisk Kontakt. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 6

7 Wprowadź informacje o kontakcie. Minimalne wymagane informacje to nazwa kontaktu i adres e- mail. Porada Aby dodać obraz kontaktu, należy kliknąć dwukrotnie zastępczy symbol miniatury znajdujący się w oknie kontaktu. Na karcie Kontakt kliknij przycisk Zapisz i zamknij. Zwróć uwagę, że kontakt został wyświetlony na liście kontaktów. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 7

8 Wskazówki W celu dodania grupy kontaktów (na przykład zawierającej członków klubu książki), aby można było wysyłać wiadomości do wszystkich członków grupy jednocześnie, na karcie Narzędzia główne należy kliknąć pozycję Nowy, a następnie kliknąć pozycję Grupa kontaktów. Po dodaniu obrazu kontaktu wszystkie wiadomości otrzymane od danej osoby będą zawierały ten obraz. Aby usunąć obraz kontaktu, należy kliknąć dwukrotnie miniaturę obrazu, przeciągnąć obraz poza pole i kliknąć pozycję Ustaw. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Dodawanie kontaktu do książki adresowej. 4. Redagowanie i wysyłanie wiadomości Wiadomości są najbardziej popularnym sposobem komunikacji w trybie online. Wiadomości można redagować i wysyłać do wszystkich kontaktów z książki adresowej i do każdej osoby, której adres e -mail jest użytkownikowi znany. Zredagujmy wiadomość do kontaktu dodanego podczas poprzedniej lekcji. W przełączniku widoków kliknij pozycję Poczta. Na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Wiadomość . Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 8

9 W polu Do zacznij wpisywać nazwę dodanego wcześniej kontaktu. Na liście Kontakty i ostatnio używane adresy zostaną wyświetlone możliwe dopasowania. Naciśnij klawisz RETURN. Kontakt zostanie dodany w polu Do. Porada Aby usunąć kontakt z pola Do, należy kliknąć nazwę tego kontaktu i nacisnąć klawisz DELETE. W polu Temat wpisz temat, a następnie naciśnij klawisz TAB. Temat wiadomości zostanie wyświetlony nad paskiem narzędzi wiadomości. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 9

10 W oknie wiadomości wpisz treść wiadomości. Porada Aby w wiadomości wysłać plik (na przykład dokument programu Word), na karcie Wiadomość należy kliknąć przycisk Dołącz, a następnie należy wybrać plik, który ma zostać dołączony. Na karcie Wiadomość kliknij przycisk Wyślij. Porada Jeśli połączenie z Internetem jest aktywne, wiadomość jest wysyłana natychmiast po jej nadaniu. W przypadku problemów z wysyłaniem wiadomości należy upewnić się, że w menu Outlook obok polecenia Pracuj w trybie offline nie jest wyświetlany znacznik wyboru. Wskazówki Kopia każdej wysłanej wiadomości jest wyświetlana na liście folderów w folderze Elementy wysłane. Aby sprawdzić pisownię w wiadomości, na karcie Opcje należy kliknąć pozycję Pisownia. Aby zmienić domyślną czcionkę używaną w wiadomościach , należy kolejno kliknąć pozycje Outlook > Preferencje. Następnie w obszarze Ustawienia osobiste należy kliknąć pozycję Czcionki. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Redagowanie i wysyłanie wiadomości do kontaktu z książki adresowej. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 10

11 5. Opis skrzynki odbiorczej i innych folderów Skrzynka odbiorcza to główny folder, do którego są dostarczane wiadomości wysyłane do użytkownika. Aby ułatwić organizowanie wiadomości, można też tworzyć inne foldery. Wyświetlmy wiadomość w skrzynce odbiorczej, utwórzmy nowy folder, a następnie przenieśmy i usuńmy wiadomość. Na liście folderów kliknij folder zawierający wiadomość. Uwaga Typ dodanych kont określa sposób wyświetlania folderów na liście folderów. Aby zmienić wygląd listy folderów, w menu Outlook należy kliknąć polecenie Preferencje, a następnie kliknąć kartę Ogólne. Kliknij wiadomość na liście wiadomości. Zawartość wiadomości zostanie wyświetlona w okienku odczytu. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 11

12 Na liście folderów w obszarze Skrzynka odbiorcza kliknij folder dodanego wcześniej konta . Na karcie Narzędzia główne kliknij przycisk Nowy, a następnie kliknij polecenie Folder. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 12

13 Wpisz nazwę nowego folderu (na przykład Tymczasowy) i naciśnij klawisz RETURN. Kliknij pozycję Skrzynka odbiorcza, a następnie przeciągnij wiadomość do nowego folderu. Porada Aby skonfigurować reguły automatycznego przenoszenia wiadomości do folderów, należy kliknąć kolejno pozycje Narzędzia > Reguły. W nowym folderze kliknij wiadomość, a następnie kliknij pozycję Usuń. Porada Aby cofnąć usunięcie, należy kliknąć kolejno pozycje Edycja > Cofnij. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 13

14 Przytrzymaj wciśnięty klawisz CONTROL, kliknij folder Elementy usunięte, a następnie kliknij polecenie Opróżnij folder. Ważne Po opróżnieniu folderu Elementy usunięte elementy z tego folderu są trwale usuwane i nie można ich odzyskać. Wskazówki Liczba w okręgu po prawej stronie folderu (na przykład ) określa liczbę wiadomości nieprzeczytanych znajdujących się w tym folderze. Aby uzyskać więcej opcji, należy przytrzymać naciśnięty klawisz CONTROL, a następnie kliknąć dowolną wiadomość lub dowolny folder. Zawartość folderu Wiadomości-śmieci należy okresowo sprawdzać, aby upewnić się, że wiadomości nie zostały niepoprawnie oznaczone jako śmieci. Jeśli wiadomość została niepoprawnie oznaczona jako śmieć, należy ją przeciągnąć do Skrzynki odbiorczej. Foldery na liście folderów są porządkowane w kolejności alfabetycznej. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Odczytywanie wiadomości w skrzynce odbiorczej. Tworzenie nowego folderu i przenoszenie wiadomości do nowego folderu. Usuwanie wiadomości i opróżnianie folderu Elementy usunięte. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 14

15 6. Dodawanie terminu do kalendarza Termin w programie Outlook to element kalendarza, który ma określoną datę rozpoczę cia i zakończenia oraz określoną godzinę rozpoczęcia i zakończenia. Zaproszenie innych osób na termin powoduje, że jest on uznawany za spotkanie. Dodajmy termin do kalendarza. W przełączniku widoków kliknij pozycję Kalendarz. Na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Tydzień roboczy, a następnie kliknij pozycję Termin. Porada Aby utworzyć nowy termin bezpośrednio z poziomu kalendarza, należy kliknąć dwukrotnie datę i godzinę terminu w kalendarzu. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 15

16 Wpisz temat i lokalizację terminu, a następnie wybierz daty oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia. Uwaga Aby zaprosić inne osoby i przekształcić termin w spotkanie, na karcie Termin należy kliknąć pozycję Zaproś. Na karcie Termin ustaw wyprzedzenie wyświetlenia przypomnienia i określ, czy termin ma być cykliczny. Na karcie Termin kliknij przycisk Zapisz i zamknij. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 16

17 Zwróć uwagę, że termin został wyświetlony w kalendarzu o określonej dacie i godzinie. Wskazówki Aby zmienić datę lub godzinę terminu, należy przeciągnąć ten termin w nowe miejsce w kalendarzu. Można też kliknąć dwukrotnie dany termin i wprowadzić odpowiednie zmiany. Aby usunąć termin, należy zaznaczyć ten termin w kalendarzu i nacisnąć klawisz DELETE. Można też kliknąć dwukrotnie dany termin i na karcie Termin kliknąć przycisk Usuń. Aby pokazać lub ukryć minikalendarz, w lewym górnym rogu okienka nawigacji należy kliknąć obramowanie nad listą kategorii. Gdy wskaźnik myszy przyjmie postać, należy przeciągnąć obramowanie w górę lub w dół. Małe ikony wyświetlane na terminach wskazują ustawienie przypomnienia ( ), zaproszenie innych osób ( ) lub ustawienie terminu cyklicznego ( ). Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Dodawanie terminu do kalendarza. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 17

18 Podręczna karta informacyjna Efekt Dodanie nowego konta Zmiana lokalizacji okienka odczytu Dodanie grupy kontaktów do książki adresowej Dodanie obrazu kontaktu Zredagowanie nowej wiadomości e- mail Sprawdzenie pisowni w wiadomości przed jej wysłaniem Wysłanie pliku (na przykład dokumentu programu Word) w wiadomości Dodanie nowego folderu poczty Opróżnienie folderu Elementy usunięte Utworzenie nowego terminu bezpośrednio z poziomu kalendarza Zmienienie daty lub godziny terminu Ustawienie preferencji użytkownika, takich jak domyślne czcionki wiadomości lub podpisy Wykonaj te czynności Kliknij kolejno pozycje Narzędzia > Konta. W przełączniku widoków kliknij pozycję Poczta. Kliknij kolejno pozycje Widok > Okienko odczytu, a następnie wybierz odpowiednią opcję (na przykład opcję Poniżej). W przełączniku widoków kliknij pozycję Kontakty. Następnie na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Grupa kontaktów. Podczas dodawania kontaktu do książki adresowej kliknij dwukrotnie zastępczy symbol miniatury znajdujący się w oknie kontaktu. Możesz także przeciągnąć obraz z biurka lub folderu na symbol zastępczy. W przełączniku widoków kliknij pozycję Poczta. Następnie na karcie Narzędzia główne kliknij pozycję Wiadomość . Podczas redagowania wiadomości na karcie Opcje kliknij pozycję Pisownia. Możesz też kliknąć kolejno pozycje Edycja > Pisownia i gramatyka > Sprawdź dokument teraz. Podczas redagowania wiadomości na karcie Wiadomość kliknij przycisk Dołącz, a następnie wybierz plik, który ma zostać dołączony. W przełączniku widoków kliknij pozycję Poczta. Na karcie Narzędzia główne kliknij przycisk Nowy, a następnie kliknij polecenie Folder. Przytrzymaj wciśnięty klawisz CONTROL, kliknij folder Elementy usunięte, a następnie kliknij polecenie Opróżnij folder. Kliknij dwukrotnie datę i godzinę terminu w kalendarzu. Przeciągnij termin w nowe miejsce w kalendarzu. Możesz też kliknąć dwukrotnie dany termin i wprowadzić odpowiednie zmiany. Kliknij kolejno pozycje Outlook > Preferencje. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 18

19 Więcej wskazówek Przy użyciu programu Outlook można zarządzać wieloma kontami , w tym kontami serwera Microsoft Exchange, kontami POP i IMAP oraz kontami usługi Windows Live. Pięć głównych widoków w programie Outlook to widoki poczty, kalendarza, kontaktów, zadań i notatek. Zawartość listy folderów, okienka nawigacji i okienka odczytu zmienia się w zależności od widoku wybranego w przełączniku widoków. Grupa kontaktów to grupa powiązanych za sobą kontaktów (na przykład członków klubu książki). Po utworzeniu grupy kontaktów można wysyłać wiadomości do wszystkich członków grupy jednocześnie. Kopia każdej wysłanej wiadomości jest wyświetlana na liście folderów w folderze Elementy wysłane. Jeśli połączenie z Internetem jest aktywne, wiadomość jest wysyłana natychmiast po jej nadaniu. W przypadku problemów z wysyłaniem wiadomości należy upewnić się, że w menu Outlook obok polecenia Pracuj w trybie offline nie jest wyświetlany znacznik wyboru. Typ dodanych kont określa sposób wyświetlania folderów na liście folderów. Aby zmienić wygląd listy folderów, w menu Outlook należy kliknąć polecenie Preferencje, a następnie kliknąć kartę Ogólne. Termin w programie Outlook to element kalendarza, który ma określoną datę rozpoczęcia i zakończenia oraz określoną godzinę rozpoczęcia i zakończenia. Zaproszenie innych osób na termin powoduje, że jest on uznawany za spotkanie. Zawartość folderu Wiadomości-śmieci należy okresowo sprawdzać, aby upewnić się, że wiadomości nie zostały niepoprawnie oznaczone jako śmieci. Jeśli wiadomość została niepoprawnie oznaczona jako śmieć, należy ją przeciągnąć do Skrzynki odbiorczej. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Podstawowe czynności w programie Outlook 19