Sortowanie i filtrowanie list

Transkrypt

1 Sortowanie i filtrowanie list Program Excel jest doskonałym narzędziem do analizowania liczb, a także świetnie się nadaje do tworzenia list i zarządzania nimi. Na liście można śledzić wszystko, od adresów po pozycje w magazynie, lecz aby lista była przydatna, trzeba wiedzieć, jak szybko odnaleźć potrzebne informacje. W tym samouczku objaśniono, jak można to zrobić. Przed rozpoczęciem Przygotowywanie skoroszytu Sortowanie informacji na liście Sortowanie według kilku kolumn jednocześnie Filtrowanie listy Filtrowanie w edług niestandardowych kryteriów Resetowanie filtrów Podręczna karta informacyjna Przed rozpoczęciem Zakres tematyczny Zapoznanie się z tym samouczkiem pozwoli opanować następujące umiejętności: Organizowanie skoroszytu, który będzie zarządzany jako lista. Szybkie porządkowanie listy w kolejności alfabetycznej lub liczbowej. Filtrowanie listy w celu pokazania określonych pozycji. Sortowanie i filtrowanie listy przy użyciu kilku kryteriów. Resetowanie i usuwanie filtrów zastosowanych do listy. Wymagania Excel 2011 dla komputerów Mac Podstawowe umiejętności dotyczące programu Excel, w tym otwieranie skoroszytu oraz zaznaczanie komórek, kolumn i wierszy Porada Początkujący użytkownicy programu Excel powinni najpierw zapoznać się z samouczkiem Samouczek: podstawowe czynności w programie Excel. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 1

2 Plik ćwiczeń Lekcje w samouczku zostały opracowane z myślą o ich przeglądaniu w określonej kolejności. Pobranie tego pliku ćwiczeń i korzystanie z niego w trakcie studiowania samouczka umożliwi zdobycie praktycznego doświadczenia. SortFilterLists.xlsx (92 KB) Szacowany czas ukończenia: 20 minut 1. Przygotowywanie skoroszytu W programie Excel lista może zawierać kilka kolumn danych. Aby można było zarządzać listą, należy najpierw odpowiednio zorganizować dane w skoroszycie. Na przykład dane powinny być rozmieszczone w kolumnach oznaczonych etykietami i nie powinny zawierać pustych wierszy ani kolumn. Zorganizujmy skoroszyt na potrzeby tego samouczka, aby można było łatwo zarządzać tym skoroszytem jako listą. Otwórz plik ćwiczeń znajdujący się na początku tego samouczka. Przytrzymaj naciśnięty klawisz CONTROL i kliknij nagłówek wiersza 7 (lub kliknij prawym przyciskiem myszy ten nagłówek), a następnie kliknij pozycję Usuń. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 2

3 Przytrzymaj naciśnięty klawisz CONTROL i kliknij nagłówek kolumny B (lub kliknij prawym przyciskiem myszy ten nagłówek), a następnie kliknij pozycję Usuń. Kliknij komórkę C1, jako nazwę etykiety wpisz wyraz Data, a następnie naciśnij klawisz RETURN. Zwróć uwagę, że wszystkie kolumny zostały oznaczone etykietami, a lista nie zawiera już pustych wierszy ani kolumn. Wskazówki Aby etykiety kolumn były widoczne podczas przewijania długiej listy, można zablokować wiersz, który je zawiera. Na przykład w arkuszu ćwiczeń należy kliknąć dowolne miejsce w wierszu 2 (takie jak komórka A2), a następnie kliknąć kolejno pozycje Okno > Zablokuj okienka. Aby odblokować wiersz, należy kliknąć kolejno pozycje Okno > Odblokuj okienka. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 3

4 Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Przygotowywanie skoroszytu, który będzie zarządzany jako lista przez dodanie etykiet nagłówków i usunięcie pustych wierszy oraz kolumn. 2. Sortowanie informacji na liście Jednym ze sposobów porządkowania danych na liście jest sortowanie ich w kolejności alfabetycznej lub liczbowej. Na przykład można uporządkować wszystkie transakcje według daty. Posortujmy listę, aby transakcje były na niej pokazywane według daty, z najnowszą datą jako pierwszą. Kliknij dowolną komórkę w kolumnie C, która zawiera dane (na przykład komórkę C2). Na karcie Dane w obszarze Sortowanie i filtrowanie kliknij strzałkę obok pozycji Sortuj, a następnie kliknij pozycję Malejąco. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 4

5 Zwróć uwagę, że lista została uporządkowana według daty, z najnowszymi transakcjami na początkowych pozycjach. Ponadto wszystkie skojarzone dane w innych kolumnach zostały uporządkowane w kolejności odpowiadającej posortowanej kolumnie. Uwaga Jeśli dane zawierają etykiety nagłówków (na przykład: Lokalizacja, Data, Pozycja), te etykiety nie są sortowane. Wskazówki Aby wyświetlić listę w oryginalnej kolejności, należy zachować tę kolejność w jednej z kolumn, a następnie posortować listę według tej kolumny (może to być na przykład kolumna z numerami transakcji, taka jak kolumna Transakcja w pliku ćwiczeń tego samouczka). Można sortować kolumny, ale nie można sortować wierszy. Nie można sortować kolumn zawierających scalone komórki. Aby rozdzielić komórki, należy zaznaczyć komórki zawierające scalone dane. Na karcie Narzędzia główne w obszarze Wyrównanie należy kliknąć strzałkę obok pozycji Scal, a następnie należy kliknąć pozycję Rozdziel komórki. Podczas sortowania kolumny komórek zawierających dane tekstowe, a nie liczbowe, te dane są porządkowane alfabetycznie. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 5

6 Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Sortowanie listy zawierającej dane liczbowe lub dane tekstowe. 3. Sortowanie według kilku kolumn jednocześnie W poprzedniej lekcji lista została posortowana według dat w celu wyświetlenia transakcji w kolejności od najnowszej do najstarszej. Załóżmy, że listę trzeba posortować według dodatkowych kryteriów. Na przykład trzeba wyświetlić transakcje według daty, a następnie dla każdej daty należy uporządkować transakcje według ceny, od najwyższej do najniższej. Posortujmy listę według dodatkowych kryteriów. Kliknij strzałkę obok pozycji Sortuj, a następnie kliknij pozycję Sortowanie niestandardowe. Zwróć uwagę, że okno dialogowe Sortowanie zawiera już jedno kryterium sortowania (na przykład Sortowanie według: Data) na podstawie sortowania wykonanego w poprzedniej lekcji. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 6

7 Aby dodać kolejne kryterium sortowania, kliknij przycisk +. Kliknij pusty obszar po prawej stronie pozycji Następnie według i kliknij pozycję Cena hurtowa. W menu podręcznym Kolejność kliknij polecenie Od największych do najmniejszych, a następnie kliknij przycisk OK. Porada Aby zmienić kolejność kryteriów sortowania, należy kliknąć pozycję Sortowanie według lub pozycję Następnie według, a następnie należy przeciągnąć kryteria w celu określenia kolejności. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 7

8 Zwróć uwagę, że lista została posortowana według dat, od najnowszej do najstarszej, a w obrębie każdej daty według ceny hurtowej, od największej do najmniejszej. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Sortowanie listy według kilku kryteriów. 4. Filtrowanie listy Filtrowanie to kolejny sposób wyświetlania danych na liście. Sortowanie służy do porządkowania wszystkich elementów według kolejności alfabetycznej lub liczbowej, natomiast filtrowanie pozwala wyświetlać tylko elementy spełniające określone kryteria. Na przykład można wyświetlić tylko transakcje przeprowadzone określonego dnia. Przefiltrujmy listę w celu wyświetlenia transakcji wykonanych 5 maja. Kliknij dowolną komórkę na liście, która zawiera dane (na przykład komórkę A2). Na karcie Dane w obszarze Sortowanie i filtrowanie kliknij pozycję Filtruj. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 8

9 Zwróć uwagę, że w komórce każdej etykiety kolumny została wyświetlona strzałka filtrowania. Kliknij strzałkę filtrowania dla etykiety kolumny Data. W panelu Filtrowanie wyczyść pole wyboru Zaznacz wszystko. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 9

10 Kliknij strzałkę obok pozycji maja, zaznacz pole wyboru 05 i kliknij przycisk X, aby zamknąć panel Filtrowanie. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 10

11 Zwróć uwagę, że lista została przefiltrowana w celu pokazania tylko transakcji przeprowadzonych 5 maja oraz że numery wierszy spełniających kryteria filtrowania mają kolor niebieski. Wskazówki Ikona filtrowania jest wyświetlana dla przefiltrowanych kolumn. Aby przenieść panel Filtrowanie w inne miejsce arkusza, należy przeciągnąć pasek narzędzi tego panelu. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Filtrowanie listy według kilku kryteriów. 5. Filtrowanie według niestandardowych kryteriów Listę można filtrować według kilku kolumn jednocześnie, a także według kryteriów niestandardowych. Na przykład spośród elementów przypisanych do określonej daty można wyświetlić tylko transakcje dla określonej lokalizacji w określonym zakresie cenowym. Przefiltrujmy listę w celu wyświetlenia transakcji z 5 maja przeprowadzonych w województwach Pomorskim i Wielkopolskim o wartości od 500 zł do 1000 zł. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 11

12 Kliknij strzałkę filtrowania dla etykiety kolumny Lokalizacja. Wyczyść pole wyboru Mazowieckie, a następnie kliknij przycisk X, aby zamknąć panel Filtrowanie. Kliknij strzałkę filtrowania dla etykiety kolumny Sprzedaż razem. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 12

13 W menu podręcznym Wybierz kliknij polecenie Między. W polach wpisz liczby 500 oraz 1000, jak pokazano poniżej, a następnie kliknij przycisk X, aby zamknąć panel Filtrowanie. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 13

14 Zwróć uwagę, że na liście zostały wyświetlone tylko transakcje z 5 maja przeprowadzone w województwach Pomorskim i Wielkopolskim o wartości od 500 zł do 1000 zł. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Filtrowanie listy według kryteriów niestandardowych. 6. Resetowanie filtrów Po przefiltrowaniu listy w celu wyświetlenia potrzebnych informacji można zresetować filtry, aby pokazać ukryte wiersze. Filtry można resetować pojedynczo lub wszystkie jednocześnie. Zresetujmy filtr dla pojedynczej kolumny, a następnie dla całej listy. Kliknij strzałkę filtrowania dla etykiety kolumny Sprzedaż razem. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 14

15 W panelu Filtrowanie kliknij pozycję Wyczyść filtr, a następnie kliknij przycisk X, aby zamknąć panel Filtrowanie. Zwróć uwagę, że kolumna Sprzedaż razem nie jest już filtrowana oraz że na etykiecie kolumny nie jest już wyświetlana ikona filtrowania. Aby zresetować filtry dla całej listy, kliknij kolejno pozycje Dane > Wyczyść filtry. Uwaga Jeśli opcja Wyczyść filtry nie jest dostępna, oznacza to, że wszystkie filtry zostały zresetowane. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 15

16 Zwróć uwagę, że na etykietach kolumn nie jest już wyświetlana ikona filtrowania oraz że numery wierszy nie są już koloru niebieskiego, co wskazuje, że żadne filtry nie są stosowane do listy. Wskazówki Aby wyłączyć filtrowanie dla całego arkusza, na karcie Dane w obszarze Sortowanie i filtrowanie należy kliknąć pozycję Filtruj. Przed wykonaniem kolejnych czynności Upewnij się, że umiesz wykonywać następujące czynności: Resetowanie filtru zastosowanego do jednej kolumny oraz filtrów zastosowanych do całej listy. Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 16

17 Podręczna karta informacyjna Efekt Usunięcie pustego wiersza lub pustej kolumny Wyświetlenie etykiet kolumn podczas przewijania Posortowanie kolumny Przywrócenie na liście oryginalnej kolejności, w której wprowadzono dane Posortowanie według kilku kolumn jednocześnie Włączenie filtrowania Wyświetlenie panelu Filtrowanie Wyczyszczenie filtru dla jednej kolumny Wyczyszczenie wszystkich filtrów dla listy Wykonaj te czynności Przytrzymaj naciśnięty klawisz CONTROL i kliknij nagłówek kolumny lub wiersza (na przykład A lub 1), a następnie kliknij pozycję Usuń. Możesz też kliknąć prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny lub wiersza i kliknąć pozycję Usuń. Kliknij dowolne miejsce w wierszu poniżej tego, który ma być wyświetlany. Następnie kliknij kolejno pozycje Okno > Zablokuj okienka. Aby odblokować wiersz, kliknij kolejno pozycje Okno > Odblokuj okienka. Kliknij dowolną komórkę danych w kolumnie. Na karcie Dane w obszarze Sortowanie i filtrowanie kliknij strzałkę obok pozycji Sortuj, a następnie zaznacz wybraną opcję. Upewnij się, że na liście jest kolumna zawierająca dane w kolejności, w której je wprowadzono (taka jak kolumna Transakcja). Następnie posortuj listę według tej kolumny. Na karcie Dane w obszarze Sortowanie i filtrowanie kliknij strzałkę obok pozycji Sortuj, a następnie kliknij pozycję Sortowanie niestandardowe. Następnie dodaj kryteria sortowania. Na karcie Dane w obszarze Sortowanie i filtrowanie kliknij przycisk Filtruj. Kliknij strzałkę filtrowania na etykiecie kolumny, którą chcesz filtrować. Kliknij strzałkę filtrowania na etykiecie kolumny, a następnie kliknij pozycję Wyczyść filtr. Kliknij kolejno pozycje Dane > Wyczyść filtry. Więcej wskazówek Sortowanie pozwala uporządkować wszystkie elementy według kolejności alfabetycznej lub liczbowej. Filtrowanie służy do wyświetlania tylko elementów spełniających określone kryteria. Przed sortowaniem lub filtrowaniem listy należy usunąć puste kolumny i wiersze oraz dodać opisową nazwę dla wszystkich etykiet kolumn (na przykład Lokalizacja, Data, Pozycja). Ikona filtrowania na etykiecie kolumny wskazuje, że dana kolumna została przefiltrowana. Ponadto nagłówki wierszy (na przykład 1, 2, 3) są wyświetlane w kolorze niebieskim w celu wskazania wierszy spełniających wybrane kryteria filtrowania. Można sortować kolumny, ale nie można sortować wierszy. Dodatkowe opcje sortowania i filtrowania są dostępne w menu Dane (na przykład Dane > Wyczyść filtry). Microsoft Office 2011 dla komputerów Mac: Sortowanie i filtrowanie list 17