dr Stanisław Gasik Podstawy konkurencyjności w projektach Koszt Wartość

Transkrypt

1 Wykład Zarządzanie projektami Zajęcia 4 Zarządzanie jakością w projekcie dr Stanisław Gasik s.gasik@vistula.edu.pl Podstawy konkurencyjności w projektach Koszt Wartość Prędkość Jakość 2

2 Co to jest jakość? Osiąganie lub przekraczanie oczekiwań klienta. Ogół charakterystyk produktu, powodujący możliwość spełnienia lub przekroczenia jawnych i domyślnych potrzeb klienta. Jakość to nie tylko zabezpieczanie klienta przed problemami. 3 Co to jest jakość? Oczekiwania Klienta Właściwości Robienie właściwych rzeczy Brak usterek Robienie czegoś we właściwy sposób 4

3 5 Główne wymiary jakości Możliwość działania Właściwości Niezawodność Zgodność ze standardami Trwałość Obsługa produktu Estetyka Odczuwana jakość Prostota. Zarządzanie jakością Zarządzanie jakością w projekcie powodowanie żeby produkty projektu miały wymagane cechy jakościowe. Żeby dostarczane produkty miały wymagane cechy, należy: Zorganizować procesy projektu tak, żeby zapewniały one pożądaną jakość Zapewnienie jakości Sprawdzić, że wytworzone produkty rzeczywiście tę jakość mają Kontrola jakości 6

4 7 Definiowanie procesów Narzędzie zapewnienia jakości Przygotowanie seminarium (z zarządzania projektami) Wersja 2 Wersja 1 1. Określenie tematu, prowadzącego i daty 1. Określenie tematu, prowadzącego i daty 2. Przedstawienie konspektu seminarium 2. Przeprowadzenie seminarium przez studenta Przy którym podejściu jest bardziej prawdopodobne, że studenci więcej skorzystają? 3. Weryfikacja konspektu i wprowadzanie poprawek 4. Przedstawienie wstępnej wersji prezentacji 5. Weryfikacja wstępnej wersji 6. Opracowanie ostatecznej wersji prezentacji 7. Dopuszczenie do prowadzenia seminarium 8. Jeśli prezentacja zaakceptowana, to zajęcia prowadzi student 9. Jeśli prezentacja nie zaakceptowana, to: Opracowanie materiałów przez wykładowcę Przeprowadzenie seminarium przez wykładowcę Definiowanie procesów Start Inicjator zmiany 1. Zgłoszenie Żądania Zmiany Żądanie zmiany Dane Projektu Kierownik Projektu 2. Analiza Żądania Zmiany Przeanalizowane Żądanie zmiany Komitet Sterujący 3. Podjęcie decyzji ws. Żądania zmiany Decyzja ws. Żądania zmiany 4. Zmiana zaakceptowana? TAK NIE Kierownik Projektu 5. Wdrożenie zmiany Dane Projektu Koniec 8

5 Czy projekt będzie dobry? Jakie procesy powinniśmy zaplanować? Najważniejsze procesy projektu: Planowanie i modyfikacja zakresu Odbiór prac Kontrola jakości Budowa i modyfikowanie harmonogramu Zarządzanie zmianą Współpraca wykonawcy z klientem Raportowanie postępu prac Obsługa ryzyk Zakupy Zatwierdzanie wydatków Procesy wytwarzania produktów 9 Audyt procesów Sprawdzenie przez niezależną osobę lub instytucję, czy procesy są wykonywane zgodnie z planem. Przykłady: Szkoły wyższe podlegają audytowi Państwowej) Komisji Akredytacyjnej (PAKA), żeby stwierdzić, czy właściwie realizowane są procesy nauczania Producenci żywności podlegają audytom, żeby sprawdzić, czy żywność jest wytwarzana zgodnie z normami jakości Działy księgowe firm podlegają audytom w celu sprawdzenia, czy księgowanie jest zgodne z obowiązującymi regulacjami Projekty finansowane ze środków UE podlegają audytom zgodności z regulacjami dotyczącymi dotowania Analogicznie audytom podlegają projekty na zgodność realizacji procesów z ich definicjami 10

6 11 Przykłady: Audyt procesów Wyniki Nie wykonano właściwego procesu planowania zasobów ludzkich Identyfikacja ryzyk nie odnosiła się do wszystkich możliwych ich źródeł Przy identyfikacji ryzyk zaniżono prawdopodobieństwo ich występowania Dokumentacja projektu nie jest oznaczana zgodnie z przyjętymi standardami W projekcie nie są organizowane regularne spotkania zespołu Nie doszacowano kosztów zakupu półproduktów Plan projektu nie był zatwierdzony przez sponsora Nie zagwarantowano dostępności wiedzy potrzebnej do realizacji projektu.. Kontrola jakości Czy wystarczy wykonać procesy zgodnie z planem? Proces monitorowania i zapisywania wyników wykonania czynności związanych z jakością w celu oceny jakości i rekomendowania niezbędnych zmian. Niektóre narzędzia kontroli jakości: Inspekcja Próbkowanie statystyczne Diagramy Ishikawy Schematy przepływu 12 Project Management

7 Kontrola jakości Czy wystarczy poprawnie wykonać procesy? Projekt: Założenie lokalu usługowego. Problem: Niskie obroty Nadmierne zużywanie materiałów Metody Brak narzędzi do pracy Reklama Brak ulotek informacyjnych Brak udziału w wystawach i targach Brak reklamy w mediach i na zewnątrz lokalu Większe możliwości rozwoju Korzystniejsza lokalizacja Niższa cena Konkurencja Mała powierzchnia lokalu Brak parkingu przy lokalu Lokalizacja Trudny dojazd do lokalu Położenie lokalu w dzielnicy oddalonej od centrum miasta Niski pobyt na usługi 13 Diagram Ishikawy Zarządzanie konfiguracją Żeby nam się to wszystko nie poplątało Problem: w czasie realizacji projektu wszystko się zmienia, ponieważ: Tworzone są nowe półprodukty i produkty, To co zostało wytworzone, podlega modyfikacjom. Trzeba mieć system panowania nad zmiennością w projekcie. Pisanie książki. Powstaje spis treści Tworzone są rozdziały Ktoś inny pisze zadania 14

8 Książka Zarządzanie konfiguracją Diagram stanów konfiguracji Projektowana Pisana Ukończona Recenzowana Gotowa Modyfikowana Rozdział (każdy) Pisany Napisany Weryfikowany Gotowy Modyfikowany 15 Książka Zarządzanie konfiguracją Tabele zmian stanów Początek Akcja Wynik Projektowana Zatwierdzenie konspektu Pisana Pisana Gotowe rozdziały Ukończona Ukończona Przesłanie do recenzji Recenzowana Recenzowana Brak uwag Gotowa Uwagi Modyfikowana Modyfikowana Określenie poprawek Pisana Gotowa Rozdział Początek Akcja Wynik Pisany Zakończenie pisania Napisany Napisany Przekazanie do weryfikacji Weryfikowany Weryfikowany Brak uwag Gotowy Uwagi Modyfikowany Modyfikowany Określenie poprawek Pisany Gotowy 16

9 Weryfikacja i walidacja Czy spełnienie wymagań gwarantuje sukces? Weryfikacja: sprawdzenie, czy zrealizowaliśmy wszystkie wymagania projektu. Walidacja: sprawdzenie, czy wytworzony produkt nadaje się do użytku. Dlaczego weryfikacja i walidacja to nie jest to samo? Bo wymagania zwykle nie są doskonałe. Narzędzia weryfikacji: Testy, sprawdzenia zgodności z wymaganiami Narzędzia walidacji: Próbna eksploatacja w środowisku docelowym 17 Weryfikacja i walidacja Węzeł Salomea Zaprojektowano i wybudowano zgodnie z projektem węzeł na drodze Warszawa Pruszków. Węzeł został odebrany, ponieważ został wykonany zgodnie z normami i projektem. Ale węzeł powoduje powstawanie, a nie rozładowywanie korków, ponieważ zaprojektowano za mało pasów jazdy z Pruszkowa do Warszawy. Węzeł nie rozwiązuje problemów komunikacyjnych zachodniej części Warszawy. 18

10 19 Model dojrzałości Czy każdy projekt musi osobno definiować procesy? Model dojrzałości: Zbiór hierarchicznie pogrupowanych, coraz bardziej zaawansowanych, praktyk z danego obszaru na przykład obszaru zarządzania projektami. Najbardziej znany model dojrzałości: Capability Maturity Model Integration (CMMI ) Poziomy dojrzałości: 1. Początkowy Nic nie jest zdefiniowane 2. Zarządzany Każdy projekt jest zarządzany 3. Zdefiniowany Firma ma zbiór zdefiniowanych procesów 4. Zarządzany ilościowo Wiemy, jakie będą miary procesu 5. Optymalizujący Wszystko jest ciągle usprawniane Dziękuję! (na dzisiaj) 20