Scala Business Solutions Polska Sp. z o.o. Signature metodologia wdrażania Scali. Czego użytkownik potrzebuje najbardziej?

Transkrypt

1 Signature metodologia wdrażania Scali Scala to zintegrowany pakiet do zarządzania przedsiębiorstwem. O efektywności jego działania decyduje sposób właściwego wdrożenia, toteż gorąco zachęcamy wszystkich użytkowników do skorzystania z naszej pomocy, która obejmuje metodologię wdrożenia Scali - Signature. Na czym polega Signature? Zarządzanie harmonogram wdrożenia oraz kontrola jakości Określenie, stworzenie i wprowadzenie procedur dotyczących prowadzenia firmy oraz codziennych operacji Sporządzanie i udoskonalanie raportów Koordynacja zasobów Zmiana aktualnych oraz wprowadzenie wstępnych danych Przeszkolenie pracowników oraz dostarczenie instrukcji dla użytkowników Testowanie, dostosowywanie oraz audyt systemu Czego użytkownik potrzebuje najbardziej? Pełnego zrozumienia oraz kontroli nad procesem wdrożenia Pewności, że proces przebiega efektywnie i zgodnie z planem Realnych skutków działania systemu Jak najmniejszych zakłóceń pracy przy zmianie systemu Fachowej opieki posprzedażnej Scala oferuje : Zarządzanie projektem Analizę potrzeb Metodologię Wdrożenia Scali (Signature) Instalację oraz pomoc techniczną Treningi doskonalące dla użytkowników systemu Odpowiednią dokumentację, podręczniki oraz instrukcje Audyt projektu

2 Signature - 6 kroków Krok 1 : Analiza struktury i potrzeb firmy Krok 2 : Przygotowanie planu wdrożenia Krok 3 : Przygotowanie prototypu systemu Krok 4 : Przygotowanie danych Krok 5 : Testowanie systemu Krok 6 :Ostateczna akceptacja Typowy udział we wdrożeniu d SCALI Klient Scala Krok 1 Krok 2 Krok 3 Krok 4 Krok 5 Krok 6 Krok 1 : Analiza struktury i potrzeb firmy Określenie potrzeb użytkownika Ustanowienie Project Core Team Model i prototyp Przygotowanie analizy potrzeb Zainstalowanie pakietu Scala Treningi podstawowe dla zespołu wdrożeniowego Stworzenie i akceptacja modelu Scali Analiza potrzeb i plan projektu Zaprojektowanie i sprawdzenie modelu Scali Krok 2 : Przygotowanie projektu

3 Ustalenie celów projektu, określenie zasobów oraz zaprojektowanie planu pracy Ustalenie oraz zatwierdzenie celów projektu Stworzenie oraz zatwierdzenie projektu planu pracy Stworzenie zespołu wdrożeniowego i harmonogramu jego prac Organizacja projektu i jego kontrola Harmonogram prac nad projektem Procedury dotyczące zarządzania projektem Krok 3 : Przygotowanie prototypu systemu Stworzenie prototypu systemu Scala Zdefiniowanie procesów w firmie Zdefiniowanie sposobu eksportu i importu danych Ustawienie i sprawdzenie parametrów Treningi doskonalące Pełen prototyp systemu Scala Krok 4 : Przygotowanie danych Przygotowanie, wprowadzenie oraz zatwierdzenie danych w systemie Scala Określenie potrzeb dotyczących przekształcenia danych Stworzenie procedur związanych z przekształceniem danych Wprowadzenie danych do systemu Scala Zatwierdzenie wprowadzonych danych

4 System Scala gotowy do testowania Krok 5 : Testowanie systemu Sprawdzenie, czy system funkcjonuje poprawnie Zadanie Przeprowadzenie testu pod kątem potrzeb firmy Końcowe zmiany w systemie Sporządzenie odpowiedniej dokumentacji oraz podręcznika użytkownika System Scala gotowy do codziennego użytkowania Podręcznik użytkownika Krok 6 : Ostateczna akceptacja Rozpoczęcie pracy w systemie Scala i zamknięcie projektu Uruchomienie systemu Audyt projektu Kontrola jakości Autorska opieka nad systemem Sprawnie działający system Opieka autorska Zadowolony użytkownik systemu Scala!

5 Zespół wdrożeniowy W procesie wdrożenia ważną rolę odgrywa Kierownik Projektu, który koordynuje wdrożenie. Powinien on znać potrzeby wynikające ze sposobu zarządzania firmą i być w stanie podejmować decyzje. Czas wdrożenia zintegrowanego systemu do zarządzania, jakim jest Scala, jest zwykle trudnym okresem dla firmy, gdyż: księgowanie i wszystkie czynności związane z finansami muszą być szczegółowo definiowane ustalone muszą być procedury raportowania niezbędne jest ustawienie parametrów w systemie, jak i podjęcie wielu innych istotnych decyzji, zapewniających sprawne zarządzanie firmą. Dlatego właśnie najlepszym kandydatem na Kierownika Projektu jest osoba z Działu Finansowego, która jest w stanie nauczyć się nowego systemu, a jednocześnie zna schemat działania przedsiębiorstwa oraz jest odpowiedzialna za ustalanie procedur księgowych i raportowych. Kierownik Projektu musi być bardzo zaangażowany w proces wdrożenia, gdyż oczekuje się z jego strony pomocy i wsparcia w trakcie trwania całego procesu. Drugą ważną osobą ze strony klienta jest Informatyk, który zarządza siecią komputerową, jak i systemem Scala. IT Manager powinien być zaangażowany w proces wdrożenia, aby służyć pomocą przy kłopotach ze sprzętem lub oprogramowaniem. Bardzo ważną osobą w procesie wdrożenia jest Kierownik Projektu ze strony Scali, który koordynuje cały proces ze strony Scali i wyznacza konsultantów do kolejnych zadań. Projekt w Państwa firmie może obejmować moduły typowe dla firmy handlowej, takie jak Księga Główna, Księga Sprzedaży, Zamówienia/Fakturowanie, Księga Zakupów, Kontrola Zakupów, Kontrola Zapasów. Dodatkowe moduły, jak Moduł Płacowy, Środki Trwałe, Baza Danych Rynkowych, pracują prawie niezależnie od modułów głównych lub mają na nie minimalny wpływ. Aby podjąć właściwe decyzje dotyczące parametrów w systemie, nasi pracownicy powinni blisko współpracować z kluczowymi osobami odpowiedzialnymi za: księgowość (ustawienia Księgi Głównej); zazwyczaj osobą taką jest Główny Księgowy zakupy (Księga Zakupów, Kontrola Zakupów) sprzedaż (Księga Sprzedaży, Zamówienia/Fakturowanie) logistyka (Kontrola Zapasów, Zamówienia/Fakturowanie, Kontrola Zakupów)

6 inne działy (w przypadku, gdy system ma dodatkowe moduły). Osoby te powinny wchodzić w skład zespołu wdrożeniowego, z tym że oczywiście jedna osoba może odpowiadać za kilka sfer działalności firmy. Dodatkowe uwagi: Instalacji systemu można dokonać również w oddziałach firmy. Konfiguracja dla nowej lokalizacji powstaje w oparciu o ustawienie w centrali firmy. W ten sposób uzyskamy znaczne ograniczenie kosztów związanych z wdrożeniem.