Ms WORD Poziom podstawowy Materiały szkoleniowe

Transkrypt

1 Ms WORD Poziom podstawowy Materiały szkoleniowe Nota Materiał powstał w ramach realizacji projektu e-kompetencje bez barier dofinansowanego z Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa działanie 3.1 Działania szkoleniowe na rzecz rozwoju kompetencji cyfrowych oś priorytetowa III. Cyfrowe kompetencje społeczeństwa

2 [1/23] [Ms Word] Uruchomienie programu MS WORD Program Microsoft Word jest profesjonalnym edytorem tekstowym, pozwalającym na pisanie i edycję dowolnych tekstów, formatowanie tych tekstów za pomocą odpowiednich narzędzi. Program pozwala również na umieszczanie w treści różnego rodzaju obiektów graficznych (rysunków, zdjęć, ilustracji, wykresów) oraz formatowanie tych obiektów, tzn. np. kolorowanie itp. Plik utworzony w programie Microsoft Word nazywamy dokumentem. Uruchomienie programu Microsoft Word spowoduje wyświetlenie okna, a w nim okna pustego dokumentu. Aby uruchomić program należy: 1. Kliknąć lewym klawiszy myszy ma przycisk Start znajdujący się na pasku zadań. Rysunek 1. Pasek zadań Rysunek 2. Przycisk Start 2. Na liście dostępnych programów, za pomocą przycisku przewijania wyszukaj folder Microsoft Office. Folder Microsoft Office Przycisk przewijania Rysunek 3. Lista dostępnych programów

3 [2/23] [Ms Word] 3. Kliknij lewym klawiszem myszy strzałkę z prawej strony folderu Microsoft Office, rozwijającą listę dostępnych programów w tym folderze. Rysunek 4. Folder Microsoft Office 4. Kliknij lewym klawiszem myszy nazwę programu Microsoft Word Rysunek 5. Wybrany fragment listy programów Okno programu Podstawowymi elementami okna programu są: 1 - Pasek narzędzi Szybki dostęp. Na pasku tym znajdują się przyciski, pod którymi kryją się polecenia takie jak: zapisywanie plików, cofanie lub ponawianie czynności, podgląd wydruku. 2 - Pasek nagłówka. Na pasku tym wymieniona jest nazwa aktualnie edytowanego dokumentu oraz nazwa programu, przyciski minimalizacji okna programu, zamykania okna programu lub sprowadzania okna programu na pasek zadań. 3 - Wstążka. 1. Na wstążce znajdują się obszary takie jak Narzędzia główne, Wstawianie, Układ strony, Odwołania, Korespondencja, Recenzja, Widok. Obszary te nazywają się kartami. W ramach każdej karty wyróżniamy grupy. Np. pod kartą Narzędzia główne mamy grupy: Schowek, Czcionka, Akapit, Style, Edytowanie. Każda karta zawiera inne grupy. W grupach znajdują się przyciski pod którymi kryją się polecenia, np. formatowania tekstu. 4 - Obszar w którym piszemy tekst. Domyślnie tekst możemy pisać w granicach o szerokości 16 cm i marginesach lewym i prawym o szerokości 2,5 cm każdy.

4 [3/23] [Ms Word] Rysunek 6. Okno programu Ustawienia strony Na początku należy wybrać (kliknąć) nazwę Widok na pasku menu. W sekcji Powiększenie można ustawić widok strony (Jedna strona, Dwie strony, Szerokość strony). Rysunek 7. Układ wstążki pod kartą Widok Widok strony można ustawić za pomocą polecenia Powiększenie (ikona lupy). Gdy klikniemy w lupę, pojawi się okno dialogowe Powiększenie: tu można ustawić powiększenie strony procentowo lub dostosować widok do szerokości całej strony lub tylko tekstu. Rysunek 8. Okno Powiększenie

5 [4/23] [Ms Word] Rysunek 9. Polecenia w grupie Ustawienia strony Pod kartą Układ strony możemy ustawić marginesy oraz orientację strony (pionową lub poziomą), Gdy klikniemy strzałkę przy poleceniu Marginesy, pojawi się okno ustawień marginesów. Można wybrać zaproponowane wymiary marginesów lub kliknąć zakładkę Marginesy niestandardowe (na dole okna) i wywołać okno dialogowe Ustawienia strony. Tu, w zakładce Marginesy wpisujemy własne ustawienia marginesów, np. po 2 cm dla górnego i dolnego oraz po 3 cm dla lewego i prawego. Możemy też ustawić orientację (poziomą lub pionową) strony. Rysunek 10. Okno ustawień marginesów Jeżeli chcemy, aby ustawienia były stałe dla każdego nowo tworzonego dokumentu, klikamy zakładkę Ustaw jako domyślne. Program zapyta nas: Czy chcesz zamienić domyślne ustawienia strony? Jeśli chcemy, klikamy Tak. Rysunek 11. Okno Ustawienia strony Zapisywanie dokumentu na dysku Po wybraniu odpowiednich ustawień (u nas: marginesy górny i dolny po 2 cm, lewy i prawy po 3 cm) możemy pisać tekst, a następnie go formatować.

6 [5/23] [Ms Word] Zapiszmy pusty dokument na dysku w katalogu Word-podstawa w folderze Dysk lokalny D: i nadajmy nazwę temu dokumentowi: Mój pierwszy dokument. Aby to uczynić, postępujemy następująco: 1. Klikamy przycisk Plik. 2. Z rozwiniętego menu wybieramy polecenie Zapisz Klikamy najpierw tu Rysunek 12. Zapisywanie dokumentu Następnie tu 3. W nowym oknie Zapisz jako, odstawiamy mysz i z klawiatury wpisujemy: Mój pierwszy dokument. Program ten tekst zawsze wpisuje w pole Nazwa pliku, które na początku wyróżnione jest na niebiesko i w którym wpisana jest nazwa domyślna Dok1. Word zamieni tą nazwę nową (u nas: Mój pierwszy dokument). Nazwa okna Nazwa pola Nazwa dokumentu Rysunek 13. Zapisywanie pliku 4. W lewej części okna Zapisz jako klikamy lewym klawiszem myszy przycisk Dysk lokalny D:. 5. W prawej części okna Zapisz jako klikamy lewym klawiszem myszy na nazwie Word-podstawa, zaznaczając tą nazwę. 6. Na dole okna Zapisz jako klikamy przycisk Otwórz.

7 [6/23] [Ms Word] Rysunek 14. Zapisywanie dokumentu w odpowiednim katalogu 1. Klikamy przycisk Zapisz w prawym dolnym rogu okna. Rysunek 15. Przycisk zapisywania pliku Znaczniki formatowania tekstu Formatowanie tekstu Aby mieć kontrolę nad wpisywanym tekstem, należy pracować w tzw. trybie podglądu znaczników formatowania. Do tego trybu przechodzimy po kliknięciu przycisku Pokaż wszystko na karcie Narzędzia główne w grupie Akapit. Rysunek 15. Wyświetlanie symbolu Pokaż wszystko Znacznik informuje mnie w którym miejscu został wciśnięty klawisz ENTER, pokazuje, w którym miejscu znajduje się koniec akapitu (przyp., że w edytorach tekstowych, akapitem nazywamy dowolny fragment tekstu między jednym, a drugim wciśnięciem klawisza ENTER. Akapit może zawierać zatem pusty wiersz, niespełna jeden wiersz, ale może też zawierać większą ilość wierszy). Po wciśnięciu klawisza ENTER zaczynamy tworzyć nowy akapit.

8 [7/23] [Ms Word] Tekst formatujemy korzystając z narzędzi w grupie Czcionka karty Narzędzia główne: Krój czcionki Wielkość czcionki Pogrubienie Kursywa Podkreślenie Kolor czcionki Rysunek 16. Narzędzia do formatowania tekstu Wyrównaniem tekstu zajmuje się grupa Akapit. W grupie tej mamy następujące przyciski: Wyrównaj tekst do lewej (ustawienie domyślne) wszystkie wiersze akapitu, w którym jest punkt wstawiania (pionowa migająca kreska), zostaną wyrównane do lewego marginesu, Wyśrodkuj wszystkie wiersze akapitu, w którym jest punkt wstawiania zostaną przeniesione na środek strony, Wyrównaj tekst do prawej wszystkie wiersze akapitu, w którym jest punkt wstawiania, zostaną wyrównane do prawego marginesu, Wyjustuj wszystkie wiersze akapitu, w którym jest punkt wstawiania, Interlinia odstępy między wierszami akapitu. Wyrównaj do lewej Wyrównaj do prawej Interlinia Wyrównaj do środka Rysunek 17. Okno z listą przycisków wyrównujących tekst Wyjustuj

9 [8/23] [Ms Word] Po wybraniu przycisku Interlinia, otworzy się okno z listą dostępnych ustawień, z której możemy wybrać jedno z nich. Rysunek 18. Okno Inetrlinia z dostępnymi ustawieniami Zmienianie odstępów przed akapitami i po akapitach Domyślnie odstępy między wierszami po każdym akapicie są nieco większe. 1. Zaznacz akapity, przed którymi lub po których chcesz zmienić odstępy. 2. Na karcie Układ strony w grupie Akapit kliknij strzałkę obok przycisku Odstępy przed lub Odstępy po i wprowadź odpowiedni odstęp. Rysunek 19. Odstępy między akapitami Tworzenie wcięć akapitów Układ strzałek zmieniających odstępy Wcięcie określa odległość akapitu od lewego lub prawego marginesu. W obrębie marginesów można zwiększać lub zmniejszać wcięcie akapitu bądź grupy akapitów. Można utworzyć wcięcie ujemne, co powoduje wysunięcie akapitu w kierunku lewego marginesu. Można też utworzyć wysunięcie, czyli wciąć cały akapit z wyjątkiem pierwszego wiersza. Margines y Wcięcia Rysunek 20. Margines i wcięcie

10 [9/23] [Ms Word] Tworzenie wcięcia tylko pierwszego wiersza akapitu Rysunek 21. Obraz ilustrujący wcięcie pierwszego wiersza akapitu Aby dokonać wcięcia tylko pierwszego wiersza danego akapitu, należy: 1. Kliknij w dowolnym miejscu tego akapitu w którym pierwszy wiersz ma być wcięty. 2. Na karcie Układ strony kliknij przycisk otwierający okno dialogowe grupy Akapit, a następnie kliknij kartę Wcięcia i odstępy. Rysunek 22. Wcięcie pierwszego wiersza akapitu 3. Na liście Specjalne w obszarze Wcięcia kliknij opcję Pierwszy wiersz, a następnie w polu Co ustaw żądaną wielkość wcięcia pierwszego wiersza, np. 2 cm. Zwiększanie lub zmniejszanie wcięcia całego akapitu z lewej strony 1. Kliknij lewym klawiszem myszy w dowolnym miejscu akapitu w którym, w którym chcesz zmienić wcięcie całej lewej strony. 2. Na karcie Układ strony w grupie Akapit kliknij strzałki obok przycisku Wcięcie z lewej, aby zwiększyć lub zmniejszyć wcięcie akapitu z lewej strony. Rysunek 23. Wcięcia akapitu Zwiększanie lub zmniejszanie wcięcia całego akapitu z prawej strony 2 1. Kliknij lewym klawiszem myszy w dowolnym miejscu akapitu w którym, w którym chcesz zmienić wcięcie całej prawej strony. 2. Na karcie Układ strony w grupie Akapit kliknij strzałki obok przycisku Wcięcie z prawej, aby zwiększyć lub zmniejszyć wcięcie akapitu z prawej strony.

11 [10/23] [Ms Word] Tworzenie wcięcia wszystkich wierszy akapitu oprócz pierwszego Rysunek 24. Przykład wcięcia wszystkich wierszy akapitu oprócz pierwszego W celu utworzenia wcięć wszystkich wierszy akapitu oprócz pierwszego, należy; 1. Kliknij lewym klawiszem myszy w akapicie, w którym chcesz ustawić wcięcie wszystkich wierszy oprócz pierwszego, tzw. wysunięcie. 2. Na poziomej linijce przeciągnij znacznik Wysunięcie na miejsce, w którym ma się rozpoczynać wysunięcie. Jeśli wzdłuż górnej krawędzi okna dokumentu nie ma poziomej linijki, kliknij przycisk Wyświetlanie linijki u góry pionowego paska przewijania. Precyzyjne ustawianie wysunięcia Do bardziej precyzyjnego ustawienia wysunięcia można użyć opcji dostępnych na karcie Wcięcia i odstępy. 1. Na karcie Układ strony kliknij przycisk otwierający okno dialogowe grupy Akapit, a następnie kliknij kartę Wcięcia i odstępy. 1 Rysunek 25. Wcięcia wierszy akapitu 2. Na liście Specjalne w obszarze Wcięcia kliknij opcję Wysunięcie, a następnie w polu Co ustaw żądaną wielkość wysunięcia np. 2 cm. Tworzenie wcięcia ujemnego Rysunek 26. Wcięcie ujemne 1. Kliknij w dowolnym miejscu akapitu, w którym chcesz który chcesz rozciągnąć na lewy margines. 2. Na karcie Układ strony w grupie Akapit klikaj strzałkę w dół w polu Wcięcie z lewej do momentu ustawienia zaznaczonego tekstu w żądanej odległości od lewego marginesu.

12 [11/23] [Ms Word] Zaznaczanie dowolnych fragmentów tekstu W celu odpowiedniego sformatowania wybranego fragmentu tekstu, ten tekst należy na początku zaznaczyć. Wszystkie operacje formatowania odbywają się na zaznaczonym tekście. Wybrane fragmenty tekstu możemy zaznaczać na wiele sposobów: Aby zaznaczyć wybrany fragment tekstu należy umieścić wskaźnik myszy bezpośrednio przed tekstem, który ma być zaznaczony i trzymając wciśnięty lewy klawisz myszy przeciągamy na koniec tekstu i zwalniam lewy klawisz myszy. Wciskam tu lewy klawisz myszy Rysunek 26. Zaznaczanie tekstu Przeciągamy tu Aby zaznaczyć wybrany fragment tekstu należy umieścić wskaźnik myszy bezpośrednio przed tekstem, który ma być zaznaczony, trzymam wciśnięty klawisz SHIFT i strzałką w prawo na klawiaturze tak długo klikam, aż kursor znajdzie się na końcu wybranego fragmentu, Aby zaznaczyć wybrany fragment tekstu, należy umieścić wskaźnik myszy bezpośrednio przed tekstem, który ma być zaznaczony wciskam klawisz SHIFT i klikam lewym klawiszem myszy koniec tekstu, Aby zaznaczyć pojedynczy wyraz, należy na nim dwukrotnie kliknąć lewym klawiszem myszy, Aby zaznaczyć cały pojedynczy wiersz, należy kliknąć jeden raz lewym klawiszem myszy na wysokości tego wyrazu, Tu kliknij lewym klawiszem myszy Rysunek 27. Zaznaczanie pojedynczego wiersza Aby zaznaczyć cały akapit, należy kliknąć dwa razy lewym klawiszem myszy na marginesie w dowolnym miejscu obok tego akapitu, Aby zaznaczyć cały dokument, należy kliknąć trzykrotnie w dowolnym miejscu na marginesie dokumentu lub wcisnąć kombinację klawiszy CTRL+A.

13 [12/23] [Ms Word] Czas zatem na przećwiczenie poznanych metod formatowania na konkretnym przykładzie. Ćwiczenie W pustym dokumencie Mój pierwszy dokument wpisz na klawiaturze tekst: Olsztyn, dnia r Wciśnij klawisz ENTER (przechodzimy do nowego akapitu). W nowym akapicie wpisz: Jan Kowalski Znowu wciśnij ENTER. Pisz tak dalej wciskając ENTER tylko tam, gdzie się znajduje symbol. Dopisz brakujące akapity, tak jak poniżej: Rysunek 28. Zapisany tekst do sformatowania Zadanie 1 Cały dokument zapiszemy czcionką Times New Roman. Jest to krój czcionki bardzo często stosowany w pismach listach, podaniach, itp. Wykonanie zadania 1 1) Na marginesie, w dowolnym jego miejscu kliknij trzykrotnie lewym klawiszem myszy lub wciśnij kombinację klawiszy Ctrl+A. Cały dokument zostanie zaznaczony w kolorze niebieskim. 2) Na karcie w grupie Narzędzia główne, w grupie Czcionka klikamy w polu Krój czcionki i na liście dostępnych czcionek klikamy Times New Roman (nazwy czcionek są uporządkowane alfabetycznie. Jeżeli nie jest widoczna nasza czcionka należy przewinąć listę i wybrać właściwą).

14 [13/23] [Ms Word] 1 Tu kliknij lewym klawiszem myszy trzy razy Rysunek 29. Zaznaczanie akapitów w dokumencie Kliknij tu i na liście kliknij Times New Roman CV Rysunek 30. Wybieranie kroju czcionki Zadanie 2 Cały dokument zapisz czcionką o rozmiarze 12 pkt. Wykonanie zadania 2 1) Nie odznaczaj zaznaczonego tekstu. W grupie Czcionka pod kartą Narzędzia główne, kliknij strzałkę w polu Rozmiar czcionki i na liście dostępnych rozmiarów kliknij 12.

15 [14/23] [Ms Word] Kliknij strzałkę i z listy wybierz 12 Zadanie 3 Rysunek 31. Wybieranie rozmiaru czcionki Ustaw odległości miedzy wierszami na Pojedyncze, a odstępy po każdym akapicie na 6 pkt. Wykonanie zadania 3 1) Zaznacz cały dokument. 2) Na karcie Narzędzia główne, kliknij w prawym dolnym rogu nazwy grupy Akapit strzałkę otwierającą okno z dostępnymi opcjami. 3) W obszarze odstępy Po wybierz 6 pkt. 4) W obszarze odstępy Interlinia wybierz Pojedyncze Rysunek 32 Ustawianie odstępów miedzy akapitami i wierszami Zadanie 4 Pierwszy wiersz wyrównaj do prawego marginesu. Wykonanie zadania 4 1) Kliknij lewym klawiszem myszy w dowolnym miejscu pierwszego wiersza. 2) W grupie Akapit pod kartą Narzędzia główne kliknij przycisk Wyrównaj tekst do prawej.

16 [15/23] [Ms Word] 2 1 Rysunek 33. Wyrównanie tekstu Zadanie 5 Trzy kolejne wiersze dokumentu (imię nazwisko oraz adres) zapisz czcionką pogrubioną oraz pochyloną (kursywą). Wykonanie zadania 5 1) Zaznacz te trzy wiersze dokumentu: wciśnij lewy klawisz myszy na lewym marginesie drugi wiersz, przytrzymaj i przeciągnij w dół do wiersza czwartego. 2) W grupie Czcionka karty Narzędzia główne kliknij przycisk Pogrubienie (B). 3) W grupie Czcionka karty Narzędzia główne kliknij przycisk Kursywa (I) Wciśnij i przeciągnij w dół Zadanie 6 Przed wierszem piątym (nazwa firmy) zrób trzy puste akapity. Wykonanie zadania 6 1) Kliknij w dowolnym miejscu w wierszu z nazwą firmy. 2) Wciśnij trzy razy klawisz ENTER. Rysunek 34. Formatowanie akapitów

17 Zadanie 7 [16/23] [Ms Word] Trzy wiersze, w których zapisane są dane firmy zapisz czcionką pogrubioną, podkreśloną o rozmiarze 16 pkt. Wyśrodkuj te trzy wiersze. Wykonanie zadania 7 1) Zaznacz trzy wiersze tak jak na rysunku. 2) W grupie czcionka kliknij przycisk B (Pogrubienie). 3) W grupie czcionka kliknij przycisk U (Podkreślenie). 4) W grupie czcionka kliknij strzałkę w polu Rozmiar czcionki i wybierz 16 pkt. 5) W grupie Akapit karty Narzędzia główne wciśnij przycisk Do środka w poziomie. 4 \ 5 \ 3 2 Zadanie 8 Rysunek 35. Wyrównanie akapitu Wstaw trzy puste akapity przed wiersz zaczynający się od słów Proszę o przyjęcie. Tekst w tym akapicie wyjustuj, zapisz czcionką o rozmiarze 14 pkt. Ustaw wcięcie pierwszego wiersz tego akapitu na 1,5 cm. Wykonanie zadania 8 1) Kliknij lewym klawiszem myszy w wierszu zaczynającym się od słów Proszę o przyjęcie. 2) Wciśnij na klawiaturze klawisz Home, aby przejść na początek tego wiersza. 3) Wciśnij trzy razy klawisz ENTER w celu zrobienia trzech pustych akapitów. 4) Na karcie Narzędzia główne w grupie Akapit wciśnij przycisk Wyjustuj.

18 [17/23] [Ms Word] Wyjustuj Rysunek 36. Wyjustowanie tekstu 6) Wciśnij przycisk w prawym dolnym rogu w grupie Akapit, otwierający listę dostępnych opcji. 7) W obszarze Wcięcia, w polu Specjalne wybierz Pierwszy wiersz, a w polu Co wpisz 1,5 cm i wciśnij przycisk OK. Rysunek 37. Wcięcie pierwszego wiersza akapitu 8) Kliknij trzy razy lewym klawiszem myszy wewnątrz akapitu zaczynającego się od słów Proszę o przyjęcie w celu zaznaczenia tego akapitu. 9) W polu Rozmiar czcionki kliknij 14 pkt. Kliknij 14 pkt Zaznacz ten akapit Rysunek 38. Zapisywanie tekstu wybranym rozmiarem czcionki

19 [18/23] [Ms Word] Zadanie 9 Zwiększ odległość przed wierszem Z poważaniem na trzy puste akapity. Wyrównaj dwa ostatnie akapity do prawego marginesu. Wykonanie zadania 9 1) Kliknij w wierszu z tekstem Z poważaniem. 2) Wciśnij klawisz Home na klawiaturze, w celu przejścia na początek tego wiersza. 3) Wciśnij trzy razy klawisz Enter. 4) Zaznacz dwa ostatnie wiersze tekstu. 5) W grupie Akapit na karcie Narzędzia główne, wciśnij przycisk Wyrównaj do prawej. Wciśnij przycisk Wyrównaj do prawej Zaznacz tekst Rysunek 39. Wyrównanie akapitu Zadanie 10 Zapisz dokument. Wykonanie zadania 10 1) Na pasku narzędzi Szybki dostęp kliknij przycisk Zapisz. Rysunek 40. Zapisywanie dokumentu Przycisk Zapisz Po zapisaniu dokumentu zamykamy okno programu, klikając krzyżyk w prawym, górnym rogu programu.

20 [19/23] [Ms Word] Chcąc sprawdzić jak został zapisany wcześniej nasz dokument, należy go otworzyć. Dokument możemy otworzyć dwoma sposobami. Pierwszy z nich polega na otwarciu wcześniej zapisanego dokumentu, będąc w otwartym oknie programu. W tym przypadku postępujemy następująco: 1) Uruchamiamy program MS WORD 2) W nowym, pustym oknie programu wciskamy przycisk Plik na pasku górnego menu Rysunek 41. Wybieranie przycisku Plik w pustym oknie programu 3) W rozwiniętym menu klikamy przycisk Otwórz Rysunek 42. Otwieranie dokumentu 4) W lewej części wyświetlonego okna klikamy folder Dysk lokalny D: 5) W prawej części okna klikamy nazwę Word-podstawa 6) Klikamy przycisk Otwórz w dolnym obszarze tego okna

21 [20/23] [Ms Word] Rysunek 43. Okno otwierania dokumentu Dokument został otwarty. Jego nazwa znajduje się w nagłówku programu, a jego wygląd jest taki jak na poniższym obrazie: Nazwa dokumentu Rysunek 44. Widok wcześniej zapisanego dokumentu Zamykamy program

22 [21/23] [Ms Word] Drugi sposób otwierania wcześniej zapisanego dokumentu jest następujący: 1) Klikamy przycisk na pasku zadań 2) Klikamy lewym klawiszem myszy przycisk Dysk lokalny D: w lewej części okna 3) W prawej części okna klikamy na nazwie Word-podstawa 4) Wciskamy klawisz Enter na klawiaturze 2 3 Rysunek 45. Okno otwierania plików 5) W nowym oknie klikamy na nazwie dokumentu 6) Wciskamy klawisz Enter na klawiaturze 5 Rysunek 46. Otwieranie dokumentu

23 Dokument został otwarty, a jego wygląd jest taki jak poniżej: [22/23] [Ms Word] Rysunek 47. Wygląd wcześniej zapisanego, a następnie otwartego dokumentu Zamykamy okno programu.