PREZYDENT MIASTA GLIWICE

Transkrypt

1 PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW Gliwice, 05 październik 2012 r. nr kor. UM /2012 ul.zwycięstwa Gliwice Tel Fax Pani Izabela Truszkowska -Bodyńska Dyrektor Przedszkola Miejskiego z Oddziałami Integracyjnymi nr 21 ul. Górnych Wałów Gliwice W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa Gliwice Tel Fax pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 9 do 23 lipca 2012 r. w Przedszkolu Miejskim z Oddziałami Integracyjnymi nr 21 w Gliwicach, przy ul. Górnych Wałów 19 przez pracowników Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW z dnia 2 lipca 2012 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 30 sierpnia 2012 r. Temat kontroli. Prawidłowość dysponowania środkami budżetowymi. Ocena działalności kontrolowanej jednostki. Poza przypadkami opisanymi we wnioskach w jednostce przestrzegane są przepisy i procedury oraz zapisy umów o pracę w zakresie wydatkowania środków.

2 Wnioski i zalecenia. 1. Brak prowadzenia ewidencji księgowej w szczegółowości niezbędnej do sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie rozrachunków z tytułu wynagrodzeń i ich pochodnych. Zalecenie nr 1 Do kont rozrachunkowych dotyczących wynagrodzeń i ich pochodnych prowadzić ewidencję analityczną wg podziałek klasyfikacji budżetowej w celu umożliwienia sporządzenia obowiązujących jednostkę sprawozdań, zgodnie z art. 24 ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz. U. z r. 2009, nr 152, poz z późn. zm.) oraz z zasadami określonymi w 15 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa ( ) - Dz. U. z r. 2010, nr 128, poz. 861 z późn. zm. 2. Zakwalifikowanie w 2011 r. wydatku do niewłaściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej. Skutki uchybienia dla finansów publicznych były znikome. Zalecenie nr 2 Wydatki klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z r. 2010, nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 3. W zakresie terminowości regulowania zobowiązań: a) dokonywanie wydatków z przekroczeniem terminów płatności w łącznej wysokości 3.464,47 zł, co narusza art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z r. 2009, nr 157, poz z późn. zm.); na dzień kontroli tylko w jednym przypadku stwierdzono zapłatę odsetek za nieterminowe regulowanie zobowiązania z tytułu opłat telekomunikacyjnych w wysokości 0,14 zł, b) dokonywanie płatności zobowiązań więcej niż 1 dzień przed terminem ich wymagalności (od 2 dni do 9 dni) w łącznej wysokości 7.442,87 zł, co narusza zasady wynikające z zarządzeń organizacyjnych Prezydenta Miasta Gliwice nr 86/07 z dnia 22 października 2007 r. i nr 58/11 z dnia 2 września 2011 r. 2

3 w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. Zalecenie nr 3 Przestrzegać obowiązujących terminów płatności. 4. Brak określenia w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych rodzaju dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposobu pozyskiwania tych informacji. Zalecenie nr 4 Uzupełnić treść regulaminu o ww. zagadnienia. 5. W zakresie rozliczeń z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych brak złożenia: miesięcznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (INF 1) za miesiąc maj i grudzień 2011 r. do 20-go dnia następnego miesiąca po miesiącu, którego dotyczyła informacja, rocznej informacji jw. (INF 2) do 20 stycznia 2012 r., co narusza zasady określone w art. 21 ust. 2f ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (jt. Dz. U. z r. 2010, nr 214, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 5 Powyższe informacje przekazywać w terminach wskazanych w ww. ustawie. 6. W aktach osobowych pracowników stwierdzono: a) przypadki braku kopii aktu nadania stopnia awansu zawodowego oraz kopii dyplomu ukończenia studiów pracowników pedagogicznych, b) przypadki braku dokumentacji potwierdzającej kwalifikacje pracowników samorządowych, c) przypadki braku świadectw pracy. Zalecenie nr 6 Akta osobowe pracowników prowadzić w sposób określony w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze 3

4 stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. U. z r. 1996, nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 7. Przypadek braku wliczenia do okresu zatrudnienia, od którego uzależnione jest prawo do dodatku za wieloletnią pracę, okresu pobierania zasiłku w Powiatowym Urzędzie Pracy z tytułu odbywania stażu, co narusza zasady określone w art. 79 ust 1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (jt. Dz.U z r. 2008, nr 69 poz. 415 z późn. zm.). 8. Przypadki wypłaty dodatku za wieloletnią pracę niezgodnie z przepisami określonymi w art. 38 ust. 1 i 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z r. 2008, nr 223, poz z późn. zm.) oraz 7 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z r. 2009, nr 50 poz. 398 z późn. zm.). Zalecenie nr 7 Przy ustalaniu prawa do dodatku za wieloletnią pracę przestrzegać ww. przepisów. Dokonać korekty nieprawidłowo dokonanych wypłat. 9. Przyznanie nauczycielowi nagrody dyrektora w wysokości wyższej o 200,00 zł, niż określona w 10 pkt 4 uchwały nr XXIII/775/2009 Rady Miejskiej z dnia 19 marca 2009 r. w sprawie uchwalenia regulaminu ustalania wysokości dodatków motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczegółowych zasad ich przyznawania, sposobu obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe oraz za godziny doraźnych zastępstw, wysokości i warunków wypłacania nagród dla nauczycieli. Zalecenie nr 8 Nagrody dyrektora przyznawać w wysokościach zgodnych z ww. uchwałą Rady Miejskiej. 10. Przypadek naliczenia podstawy nagrody jubileuszowej niezgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z r. 2008, nr 223, poz z późn. zm.), z uwagi na przyjęcie dodatku za wieloletnią pracę w zaniżonej wysokości. 11. Przypadki wyliczenia okresu pracy uprawniającego do otrzymania nagrody jubileuszowej, niezgodnie z art. 38 ust. 5 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. 4

5 o pracownikach samorządowych (Dz.U. z r. 2008, nr 223, poz z późn. zm.), co w jednym przypadku spowodowało zawyżenie nagrody jubileuszowej z uwagi na zmniejszenie wymiaru czasu pracy. Zalecenie nr 9 Dokonać korekty nieprawidłowo naliczonych i wypłaconych pracownikom nagród jubileuszowych. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopię dokumentów potwierdzających ww. czynności. 12. W związku z przyznanymi premiami w jednostce wystąpiły: a) przypadki naruszenie zasad określonych w regulaminie premiowania polegające na: nie zmniejszaniu pracownikom premii w związku z nieobecnością spowodowaną chorobą, braku zamieszczenia w aktach osobowych informacji o wysokości przyznanych premii, b) przypadek nie uwzględnienia aneksu do umowy dot. zmiany wysokości premii regulaminowej w wyniku czego zaniżono wynagrodzenie pracownika. Zalecenie nr 10 Dokonać korekty błędnie naliczonych premii. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopię dokumentów potwierdzających ww. czynności. Przestrzegać zapisów regulacji wewnętrznych obwiązujących w jednostce. 13. Przypadki zawyżenia podstawy wyliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego w związku z wliczeniem wypłaconych należności z tytułu przebywania pracowników na urlopie okolicznościowym oraz opiece nad dzieckiem, co narusza art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz.U. z r. 1997, nr 160, poz z późn. zm.). Zalecenie nr 11 Dokonać korekty wszystkich nieprawidłowo naliczonych i wypłaconych pracownikom dodatkowych wynagrodzeń rocznych za 2011 r. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopię dokumentów potwierdzających ww. czynności. 14. Jednostka nie korzystała z uprawnienia do zwolnienia z opłacania składki na Fundusz Pracy, wynikającego z art. 104a ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (jt. Dz.U. z r. 2008, nr 69, poz

6 z późn. zm.), wskutek czego dokonano w roku 2011 niecelowego wydatkowania środków na ogólną kwotę 491,22 zł. Zalecenie nr 12 Dokonać korekty nieprawidłowo naliczonych i opłaconych składek na Fundusz Pracy. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopię dokumentów potwierdzających dokonanie korekty. 15. Opłacenie składek na ubezpieczenia zdrowotne za miesiąc wrzesień 2011 r. w wysokości niższej, niż to wynika z prawidłowego obliczenia, co stanowi naruszenie przepisów art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. D.U. z r. 2009, nr 205, poz z późn. zm.). Skutki finansowe uchybienia były znikome. Zalecenie nr 13 Dokonać korekty nieprawidłowo naliczonych i opłaconych ww. składek. Do odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne dołączyć kserokopie dokumentów potwierdzających dokonanie korekty. 16. Przypadek niewłaściwego naliczenia pracownikowi ulgi podatkowej i kosztów uzyskania przychodów, co miało wpływ na wysokość wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia. Zalecenie nr 14 Okresowo weryfikować dane wprowadzone do systemu informatycznego stanowiące podstawę wyliczenia wynagrodzeń. 17. W deklaracji PIT-4 za 2011 r. w miesiącu listopadzie pomyłkowo ujęto podatek od umowy o dzieło, który dotyczył miesiąca grudnia 2011 r. Zalecenie nr 15 Dokonać korekty ww. deklaracji. 18. Przekazanie na konto dochodów budżetowych Urzędu Miejskiego w Gliwicach kwoty z tytułu wynagrodzenia płatnika w wysokości niższej, niż wynikało to z prawidłowego wyliczenia. 6

7 Zalecenie nr 16 Odprowadzać dochody budżetowe w należnych wysokościach oraz dokonać stosownego rozliczenia. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta (-) Sekretarz Miasta Andrzej Karasiński 7