Kompleksowe rozwiązanie informatyczne dla administracji publicznej i samorządów COMARCH WORKFLOW COMARCH WORKFLOW. Agenda

Transkrypt

1 Kompleksowe rozwiązanie informatyczne dla administracji publicznej i samorządów COMARCH WORKFLOW II Konwent Informatyków Administracji Publicznej na Lubelszczyźnie Agenda e-urząd Nowy wymiar komunikacji System Elektronicznego Obiegu Dokumentów COMARCH WORKFLOW Doświadczenia z wdraŝania Społeczeństwo Informacyjne nowe wyzwania Dynamiczny rozwój społeczeństwa informacyjnego Sprawna i efektywna obsługa obywateli Planowanie oraz kontrola procesów zachodzących w urzędzie Organizacja procedur i zadań związanych z obiegiem i archiwizacją dokumentów Uproszczenie i zwiększenie dostępności procedur urzędowych realizowanych on-line 1

2 Urząd w obliczu nowych wyzwań System Elektronicznego Obiegu Dokumentów COMARCH WORKFLOW 2

3 Elektroniczny system obiegu dokumentów Obsługa spraw Automatyczna i ręczna Zarządzanie dokumentami Wprowadzanie dokumentów w róŝnych formach Wsparcie pracy grupowej Wspólna praca w tym samym środowisku Podział zadań Kontrola terminowości Wspomaganie pracy urzędu: Porządkowanie dokumentów Standaryzacja! Przechowywanie w jednej bazie danych lub w przypadku rozproszonego repozytorium jednolity logiczny widok na wszystkie dokumenty (korespondencję) Integracja! Zabezpieczenie przed utratą Archiwizacja! Kontrola dostępności i zarządzanie ich przepływem Automatyzacja! Zwiększenie wydajności pracy Porządkowanie relacji z kontrahentami NajwaŜniejsze funkcje systemu Kancelaria Wersjonowanie dokumentów Prowadzenie i obieg spraw Struktura organizacji Definiowanie procesów Raportowanie Wyszukiwanie informacji Kartoteki Skanowanie i rozpoznawanie pisma (OCR) Skrzynka pocztowa Terminarz Numeracja dokumentów Powiadomienia Obsługa archiwum Podpis cyfrowy 3

4 COMARCH Workflow Technologia Open Source wykorzystuje darmowe bazy danych i serwery aplikacji Tzw. cienki klient przeglądarka WWW Preferowane środowiska bazodanowe: PostgreSQL Preferowany serwer aplikacji: Tomcat MoŜe działać pod kontrolą Linux, Windows Mechanizmy wersjonowania, wyszukiwania, kontroli Integracja z elektroniczną skrzynką podawczą (ESP, epuap) oraz portalem Proces wdroŝeniowy trwa do 3 miesięcy (podstawowe obiegi dokumentów) Architektura systemu Procedury elektroniczne (1) Zapisy interesantów na wizytę do Prezydenta/Zastępców Prezydenta Miasta. Udzielenie informacji o nadanych noworodkom numerach PESEL Udostępnienie danych osobowych zgodnie z art. 44h ust. 1 i 44h ust.8 p. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych Wpis do ewidencji działalności gospodarczej Oświetlenie uliczne interwencje Kanalizacja deszczowa interwencje PrzedłuŜenie umowy dzierŝawy gruntu / rezygnacja z dzierŝawy gruntu Wyrejestrowanie psa 4

5 Procedury elektroniczne (2) Przedkładanie przez os. fizyczne, nie będące przedsiębiorcami informacji o wyrobach zawierających azbest i miejscu ich wykorzystania o wyrobach zawierających azbest, których wykorzystanie zostało zakończone Uzyskanie zezwolenia na usunięcie drzew i krzewów przez władającego nieruchomością, który jest przedsiębiorcą Sporządzenie nowego lub zmiana obowiązującego miejscowego planu zagospodarowania Sporządzenie nowego lub zmiana studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy. Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu WdroŜenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Cele i zadania projektu Cel 1: UmoŜliwienie świadczenia usług urzędowych drogą elektroniczną Cel 1.1 UmoŜliwienie składania wniosków i sprawozdań elektronicznie Cel 1.2 UmoŜliwienie przesyłania podpisanych elektronicznie dokumentów Cel 2: Zwiększenie efektywności pracy urzędników Cel 2.1 Ułatwienie dostępu do informacji Cel 2.2 Większa kontrola nad realizacją spraw Cel 2.3 Automatyczne kierowanie dokumentów do odpowiednich adresatów Cel 2.4 Wsparcie pracy grupowej Cel 3: Dostarczenie informacji na temat funkcjonowania Urzędu Cel 3.1 Zwiększenie transparentności pracy urzędników Cel 3.2 Publikacja aktualnych informacji wytwarzanych w Urzędzie. 5

6 Rezultaty projektu Jednakowa obsługa dokumentów wpływających papierowo i elektronicznie MoŜliwa komunikacja podmiotów zewnętrznych z Urzędem w formie elektronicznej zgodność z wymogami prawa nowy wygodny sposób komunikacji miedzy pracownikami Ułatwione zarządzanie obiegiem dokumentów w ramach Urzędu zgodność z Instrukcją Kancelaryjną elektroniczna archiwizacja dokumentów przygotowanie do rezygnacji z obiegu papierowego publikacje w BIP przez działy tworzące informacje Zakres systemu Elektroniczny obieg dokumentów Obieg pism i spraw, zgodny z instrukcją kancelaryjną Pisma papierowe oraz dokumenty elektroniczne Obsługa urlopów Rejestry obowiązkowe i nieobowiązkowe BIP i Cyfrowy Urząd Publikacja materiałów w BIP Rejestry publiczne Uchwały Zarządu i Sejmiku Wysyłanie cyfrowych formularzy ze strony WWW Śledzenie przebiegu spraw Zakres systemu Elektroniczna skrzynka podawcza Wymaganie ustawowe od 1. maja 2008 Przyjmowanie dokumentów elektronicznych Wystawianie UPO urzędowego poświadczenia odbioru Sprzęt 9 serwerów IBM Drukarka/skaner HP Skaner Epson Karty z podpisem dla 50 pracowników 6

7 Doświadczenia wybranych wdroŝeń Gmina Miejska Ciechanów Oprogramowanie COMARCH e- Urząd COMARCH WORKFLOW dla 120 uŝytkowników WdroŜenie, szkolenia Oprogramowanie bazodanowe, antywirusowe i biurowe Gwarancja 36 miesięcy Dostawy Dostawa elementów aktywnych sieci LAN System przetwarzania i archiwizacji oraz UPS Komputery, drukarki, skanery, infomaty Infrastruktura podpisu cyfrowego Wartość: ,00 Finansowanie: ZPORR Realizacja: 7 msc Miasto Zduńska Wola Oprogramowanie COMARCH e- Urząd COMARCH WORKFLOW dla 120 uŝytkowników Zintegrowany System Wspomagania Zarządzania WdroŜenie, szkolenia Oprogramowanie bazodanowe Gwarancja 36 miesięcy Dostawy Skanery kodów kreskowych Drukarki etykiet Certyfikaty kwalifikowane Wartość: ,20 Finansowanie: ZPORR Realizacja: 5 msc 7

8 Śląski Urząd Wojewódzki Elektroniczna Platforma Urzędu Wojewódzkiego i Administracji Zespolonej COMARCH e- Urząd COMARCH WORKFLOW dla 1000 uŝytkowników WdroŜenie, szkolenia Gwarancja 36 miesięcy Dostawy Oprogramowanie od archiwizacji Systemy operacyjne Oprogramowanie bazodanowe Wartość: ,82 Finansowanie: ZPORR Realizacja: 9 miesięcy Dziękuję za uwagę Andrzej.Rybicki@comarch.pl 8