Przegląd systemu zarządzania jakością

Transkrypt

1 LOGO Nazwa i adres FIRMY PROCEDURA Systemowa P01.01 wyd. [data wydania] str. 1 / stron 5 ilość załączników: 4 Tytuł: Przegląd systemu zarządzania jakością egz. nr:... Spis treści 1. Cel Przedmiot i zakres Definicje Odpowiedzialność i uprawnienia Schemat blokowy Opis postępowania Planowanie przeglądów Przygotowanie przeglądu Przebieg przeglądu Wdrażanie ustaleń przeglądu Dokumenty związane Zapisy Załączniki Zmiany do wydania poprzedniego Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe...5 Niniejszy dokument Zatwierdzam jako obowiązujący w LOGO [data zatwierdze nia] data Imię i Nazwisko Właściciel/Dyrektor... podpis Dokument jest wydany przez LOGO/ lub nazwa FIRMY Wszelkie prawa zastrzeżone. Przedruk, kopiowanie, reprodukowanie w całości lub w częściach tylko za zgodą wydawcy.

2 LOGO P01.01, wyd. [data wydania] str. 2 z 5 1. Cel Zapewnienie, że będą przeprowadzone przez najwyższe kierownictwo przedsiębiorstwa, w ustalonych odstępach czasu, przeglądy systemu zarządzania jakością żeby zapewnić stałą przydatność, adekwatność i efektywność systemu zarządzania jakością w odniesieniu do polityki jakości, celów, przyjętej normy zarządzania jakością i zmieniających się okoliczności. 2. Przedmiot i zakres Procedura ustala postępowanie dotyczące planowania, przygotowania, przebiegu i realizacji ustaleń przeglądów. Dotyczący całokształtu spraw związanych z zarządzaniem jakością wg Księgi Jakości przedsiębiorstwa. Procedura nie ogranicza przeglądu do zagadnień wyłącznie z zakresu zarządzania jakością i w odpowiednim zakresie obejmuje aspekty zarządzania środowiskowego, bezpieczeństwem i higieną pracy, personelem i finansami. 3. Definicje 1. Przegląd systemu zarządzania jakością: przeprowadzona przez najwyższe kierownictwo organizacji formalna ocena stanu i efektywności systemu jakości oraz jego adekwatności do polityki jakości i jej celów, w tym ocena adekwatności polityki w odniesieniu do zmieniających się okoliczności. 2. Pełnomocnik: Pełnomocnik Właściciela ds. Zarządzania Jakością. 4. Odpowiedzialność i uprawnienia Lp. Zadania Odpowiedzialne i/lub uprawnione służby / osoby 1. Planowanie przeglądów i ich przeprowadzanie Właściciel/Dyrektor 2. Przygotowanie bazy danych na przegląd Pełnomocnik i wszystkie zainteresowane służby 3. Dokumentowanie przeglądów i przechowywanie zapisów Pełnomocnik 4. Realizacja ustaleń z przeglądu Wszystkie zainteresowane służby Uwaga: szczegółowe zadania, odpowiedzialności i uprawnienia wynikają z pkt. 6 procedury Właściciel/Dyrektor jest odpowiedzialny za ciągłą aktualność i adekwatność niniejszej procedury i za doskonalenie procesu przeglądu systemu zarządzania jakością.

3 LOGO P01.01, wyd. [data wydania] str. 3 z 5 5. Schemat blokowy Księga Jakości. Dane o efektach działalności. Planowanie przeglądów. Program przeglądu. Program przeglądu. Przygotowanie przeglądów. Polecenia wykonania analiz / zestawień danych. Sprawozdanie na przegląd. Analizy i zestawienia danych. Sprawozdanie na przegląd. Wykonanie przeglądów. Protokół z przeglądu. Program doskonalenia. Protokół z przeglądu. Program doskonalenia. Wdrażanie ustaleń z przeglądu. Zapisy dot. potwierdzenia realizacji zadań.

4 LOGO P01.01, wyd. [data wydania] str. 4 z 5 6. Opis postępowania 6.1 Planowanie przeglądów 1. Przeglądy systemu zarządzania jakością muszą być przeprowadzone przynajmniej raz w roku po zakończeniu cyklu auditów wewnętrznych. 2. Datę spotkania, zakres i wymaganą bazę danych ustala Właściciel w formie programu przeglądu (wzór / przykład programu pokazany jest w zał. Nr 1). Program przeglądu rocznego, o którym mowa w pkt. 1, musi zawierać ocenę następujących tematów: a) wyniki auditów wewnętrznych i zewnętrznych; b) informacje zwrotne od klientów, w tym stopień zadowolenia; c) przebieg procesów i analizy zgodności, w tym reklamacje klientów; d) stan działań zapobiegawczych i korygujących; e) działania wynikające z wcześniejszych przeglądów wykonywanych przez kierownictwo; f) adekwatność polityki ze względu na zmieniające się okoliczności; g) kwalifikacje i zasoby ilościowe personelu; h) infrastruktura techniczna; i) stosowane technologie / metody działania; j) analiza dostawców; k) analiza wyposażenia transportowego; l) plany pomiarów i wyposażenia pomiarowego; m) stosowane metody statystyczne. Stosownie do sytuacji mogą być zarządzone przeglądy doraźne, ich zakres obejmuje tematykę odpowiednią dla danej sytuacji. 6.2 Przygotowanie przeglądu Na podstawie ustalonego programu Pełnomocnik przygotowuje sprawozdanie i analizy na przegląd w zakresie wymaganej bazy danych. W tym celu Pełnomocnik poleca odpowiednim służbom (osobom) wykonanie stosownych zestawień i analiz oraz kompletuje i porządkuje te dane. 6.3 Przebieg przeglądu Uczestnictwo w przeglądzie powinno być możliwie szerokie. Zaleca się, aby wszyscy kierownicy związani z systemem brali udział w przeglądzie. Ustalenia w tym zakresie są podejmowane przy formułowaniu programu (patrz pkt. 6.1). Na przeglądzie omawiane są kolejno wszystkie tematy zgodnie z programem oraz podejmowane są ustalenia i decyzje odnośnie skuteczności systemu jego rozwoju i doskonalenia. Dane wyjściowe z przeglądu muszą obejmować następujące zagadnienia i działania: a) adekwatność i stopień osiągnięcia istniejącej polityki i celów jakościowych; b) uaktualnienie polityk i celów, jeżeli to potrzebne; c) ocenę skuteczności stosowanego systemu i jego uaktualnienie, jeśli potrzebne; d) uaktualnienie zasobów, w tym dostawców, środków technicznych, planów badań i środków pomiarowych oraz zasobów personalnych włącznie z kwalifikacjami, e) doskonalenie systemu zarządzania jakością i procesów nim objętych, f) doskonalenie usług wynikające z wymagań klienta. Zawsze, podczas przeglądu powinny być określone plany doskonalenia systemu jakości oraz cele i zadania w kategoriach jakościowych i ilościowych (wzór / przykład wg załącz. Nr 3). Ustalenia z przeglądu są zapisywane w protokole z przeglądu (wzór / przykład wg zał. Nr 2). 6.4 Wdrażanie ustaleń przeglądu Sposób wdrożenia i nadzorowania wdrożenia ustaleń przeglądu powinien być ustalony podczas przeglądu i zapisany w protokole z przeglądu.

5 LOGO P01.01, wyd. [data wydania] str. 5 z 5 Zaleca się, aby ten tryb odnosił się do metod systemowych wg Procedury PS Działania korygujące i zapobiegawcze. 7. Dokumenty związane Podstawowe: 1. Księga Jakości KJ 01-A; 2. Procedura PS Działania korygujące i zapobiegawcze. Operacyjne: 3. Sprawozdanie na przegląd systemu. 8. Zapisy Wszelkie zapisy związane z procesem przeglądu sporządza i/lub kompletuje Pełnomocnik, który jest jednocześnie odpowiedzialny za ich przechowywanie. Przechowywanie obejmuje również związaną dokumentację (np. sprawozdania, związane analizy). Zapisy obejmują: 1. Rejestr przeglądów. 2. Programy przeglądów. 3. Protokoły z przeglądów. Dla zachowania systematyki dotyczącej przeglądów muszą być one rejestrowane. Rejestr przeglądów prowadzi Pełnomocnik (wzór rejestru podany jest w załączniku Nr 4). 9. Załączniki 1. Program przeglądu: wzór / przykład. 2. Protokół z przeglądu: wzór / przykład. 3. Program doskonalenia jakości: przykład. 4. Rejestr przeglądów: wzór. 10. Zmiany do wydania poprzedniego Nie dotyczy - jest to pierwsze wydanie. 11. Informacje dodatkowe i postanowienia końcowe 1. Autor procedury: Stanisław Ziółkowski. 2. Procedura przed zatwierdzeniem została zweryfikowana i uzgodniona przez zainteresowane strony, co jest wykazane poniżej: Potwierdzenie weryfikacji i uzgodnień treści procedury Lp. Imię i nazwisko Stanowisko Data Podpis >> Koniec procedury <<

6 LOGO Załącznik Nr 1 do procedury P01.01, wyd. [data wydania] 1/1 Wzór / przykład programu przeglądu LOGO Program przeglądu z dnia... str. 1/1 1. Data przeglądu: Miejsce spotkania: Uczestnicy: potwierdzenie otrzymania programu (data, podpis) Cel i zakres Tematyka Wymagania dotyczące dokumentacji i danych na przegląd Uwagi Miejscowość, dnia... Program przeglądu zatwierdzam... Imię i Nazwisko, podpis

7 LOGO Załącznik Nr 2 do procedury P01.01, wyd. [data wydania] 1/1 LOGO Wzór / przykład protokołu z przeglądu str. 1/1 Protokół z przeglądu z dnia Data przeglądu: Miejsce spotkania: Uczestnicy: potwierdzenie udziału i ustaleń Cel i zakres Tematyka Dokumentacja i dane na przegląd Przebieg spotkania Wnioski i ustalenia 9. Załączniki 1. Program zadań i celów Miejscowość, dnia... Niniejszy protokół zatwierdzam... Imię i Nazwisko, podpis

8 LOGO Załącznik Nr 3 do procedury P01.01, wyd. [data wydania] 1/1 Wzór / przykład programu doskonalenia jakości LOGO Załącznik Nr 1 do Protokołu przeglądu z dnia... str. 1/1 Program celów i zadań Lp. Cel / zadanie Środki / metody Termin Odpowiedzialny 1 Poprawa skuteczności realizacyjnej w odniesieniu do sporządzenia zapisów jakościowych Instruktaż dla całego personelu sporządzającego zapisy.... Dyrektor Handlowy, Kierownik Techniczny 2 Całkowite wyeliminowanie reklamacji z tytułu zastosowania wadliwych materiałów i wyrobów. a) Weryfikacja instrukcji odbioru materiałów i części od dostawców, b) Instruktaż dla pracowników. Nakłady: Dyrektor Handlowy Kierownik Techniczny np. 500 zł Sposób polecenia realizacyjnego i nadzoru wdrożenia np. w odniesieniu do wszystkich zadań Pełnomocnik wystawi protokoły działań korygujących i zapobiegawczych w trybie procedury P Miejscowość, dnia... Niniejszy program doskonalenia jakości zatwierdzam... Imię i Nazwisko, podpis

9 LOGO Załącznik Nr 4 do procedury P01.01, wyd. [data wydania] 1/1 Wzór rejestru przeglądów systemu jakości Rejestr przeglądów systemu jakości Lp. Data przeglądu Zakres przeglądu Dokumenty z przeglądu zawierające ustalenia