Wytyczne dotyczące elektronicznej obsługi kart ServiceCard za pośrednictwem internetowego portalu ServiceCardPortal

Transkrypt

1 1 Wytyczne dotyczące elektronicznej obsługi kart ServiceCard za pośrednictwem internetowego portalu ServiceCardPortal Warunki Zawarta umowa o akceptacji karty (umowa partnerska). Aktywacja uprawniająca do korzystania z portalu ServiceCardPortal. W przypadku otrzymania autoryzacji z centrali serwisowej, ale bez posiadania umowy o akceptacji karty, operację będzie można dokończyć za pośrednictwem karty. W tym zakresie patrz ostatnia strona Realizacja transakcji bez umowy o akceptacji karty. O aktywację, jak również o umowę o akceptacji karty, można wnioskować w internecie na stronie w menu [Rejestracja]. Procedura Jeżeli klient zaakceptował świadczenie w pełnym zakresie (wystawiono potwierdzenie zlecenia/ list przewozowy), życzy sobie rozliczenie z użyciem karty serwisowej i dostępne są dane karty (numer karty i data jej ważności), prosimy postępować w następujący sposób. Krok 1: Otworzenie portalu ServiceCardPortal w Internecie. W przeglądarce internetowej wpisz adres i wprowadź swoje dane dostępowe. Nazwa użytkownika Hasło W razie jakichkolwiek problemów prosimy skorzystać z pomocy infolinii technicznej tel (pn-pt godz ). Krok 2: Sprawdzenie uprawnień do świadczenia Sprawdź, czy posiadacz pojazdu wpisany w dowodzie rejestracyjnym jest identyczny z posiadaczem pojazdu wskazywanym w portalu ServiceCardPortal. Tylko w takim przypadku można wykorzystać tę kartę. Nadruk na karcie nie wskazuje posiadacza pojazdu, tylko odbiorcę faktury. Z tego względu w

2 ramach sprawdzania korzystaj z ServiceCardPortal. 2 Odmienne uregulowania obowiązują w następujących przypadkach szczególnych: Pojazd wynajmowany Jeżeli pojazd został dopuszczony do ruchu na firmę wynajmującą, a nie na posiadacza pojazdu wyszczególnionego w portalu ServiceCardPortal, to posiadacz pojazdu wyszczególniony w ServiceCardPortal lub odbiorca faktury muszą być identyczni z nazwiskiem klienta podanym w umowie o wynajem. Karta firmowa W wypadku kart firmowych (symbol Company na karcie wzgl. odpowiednie wskazanie w ServiceCardPortal), które mogą być używane np. przez niezależnych dealerów do zakupu części, należy sprawdzić, czy właściciel karty jest uprawniony do jej użytkowania. Potwierdzeniem tego może być: legitymacja firmowa, zamówienie, pełnomocnictwo. Zanotuj pełną nazwę na liście przewozowym. Krok 3: Uzyskanie gwarancji płatności. Przed wykonaniem naprawy wzgl. zakupu części należy uzyskać gwarancję płatności wydawcy karty na spodziewaną wysokość faktury brutto, tak zwaną autoryzację. Funkcja Autoryzacja w ServiceCardPortal znajduje się w menu głównym w pozycji [ServiceCards] [Autoryzacja]. Wykonaj autoryzację, podając numer karty i datę ważności. Podanie numeru identyfikacyjnego pojazdu (VIN), którego mają dotyczyć usługi serwisowe, jest wymagane do tego, aby przyjmujący wypełnił swoje obowiązki w zakresie sprawdzenia stanu faktycznego (zobacz krok 2). Komunikat błędu Ze względu na specyfikę tej karty autoryzacja karty w aktualnej placówce jest niemożliwa : Określone karty (karty umowy serwisowej, karty dealerów) można autoryzować wyłącznie po przeprowadzeniu specjalnej kontroli, możliwej wyłącznie przez CAC wzgl. przez klienta posiadającego kartę. W sprawie autoryzacji prosimy zwrócić się do centrali serwisowej (CAC). W przypadku wyświetlenia się strony Zapytanie o autoryzację (przekroczenie limitu) deklarowana kwota przekracza dostępną kwotę. Sprawdź, czy wysokość deklarowanej kwoty jest rzeczywiście uzasadniona, a następnie kliknij przycisk [Wyślij]. Na następnej stronie wyświetla się stan wysłanego

3 zapytania, decyzja o przyjęciu/ odrzuceniu po zakończeniu weryfikacji zostanie wysłana pocztą elektroniczną. 3 Dowód autoryzacji należy wydrukować i dołączyć do dokumentów zlecenia. Krok 4: Sporządzenie faktury. Fakturę należy zawsze wystawiać na odbiorcę faktury wyszczególnionego w ServiceCardPortal. Fakturę należy zawsze wysyłać w oryginale do UNION TANK Eckstein GmbH & Co., Heinrich-Eckstein-Str. 1, Kleinostheim, GERMANY. Na fakturze należy zamieścić adnotację, że płatność nastąpi za pośrednictwem ServiceCard. Gdy ostateczna kwota faktury jest wyższa niż kwota objęta autoryzacją, to istnieje możliwość dokonania kompletnie nowej autoryzacji na tą wyższą kwotę. Należy użyć do tego funkcji Zwiększenie autoryzacji. Po pomyślnej autoryzacji zwiększonej kwoty poprzednia autoryzacja zostanie automatycznie anulowana. Krok 5: Przesłanie faktury i danych rozliczeniowych do wydawcy karty. Dodatkowo, oprócz wysłania faktury do wydawcy karty, zachodzi konieczność wprowadzenia danych faktury w ServiceCardPortal (tak zwane rozliczenie). Funkcja Rozliczenie w ServiceCardPortal znajduje się w menu głównym w pozycji [ServiceCards] [Rozliczenie]. Wykonaj rozliczenie na podstawie stosownej autoryzacji. Są tam wyszczególnione wyłącznie autoryzacje wydane przez Twoją firmę. Autoryzacje wydane przez centralę serwisową (CAC) można wyszukiwać w odpowiednim polu wyszukiwania poprzez podanie numeru karty i numeru autoryzacji. Proszę wydrukować potwierdzenie rozliczenia i razem z oryginalną fakturą przesłać do: UNION TANK Eckstein GmbH & Co., Heinrich-Eckstein-Str. 1, Kleinostheim, GERMANY.

4 4 Wygląd kart Portal umożliwia obsługę następujących kart: Wszystkie karty na odwrocie mają logo UTA. ServiceCards ServiceCards z pakietem usług Full Service ServiceCards z pakietem wybranych usług Full Service

5 Tak znajdziesz odpowiednie dane: 5 Numer karty urzędowy znak rejestracyjny lub znak porządkowy klienta Nazwa klienta Data ważności karty

6 6 Realizacja transakcji bez umowy o akceptacji karty W wypadku braku umowy o akceptacji karty UTA, można wyjątkowo przeprowadzić transakcję za pośrednictwem karty. Z tego względu Twojej firmie wystawiana będzie podwyższona opłata serwisowa w wysokości 5%. Krok 1 Krok 2 Krok 3 Sporządzenie faktury. Ważne w danym kraju przepisy dotyczące prawidłowego wystawiania i transferu faktur zamieszczono w dokumentacji realizacji transakcji na stronie Przesłanie faktury i danych rozliczeniowych do wydawcy karty. Zapisz numer autoryzacji i karty na fakturze. Obydwa numery otrzymałeś w protokole awarii. Fakturę proszę przesłać na adres: UNION TANK Eckstein GmbH & Co., Heinrich-Eckstein-Str. 1, Kleinostheim, GERMANY. Podanie o umowę o akceptacji karty. Teraz w pozostałych wypadkach należy zawrzeć z UTA umowę o akceptacji karty. O aktywację portalu ServiceCardPortal, jak również o umowę o akceptacji karty, można wnioskować w internecie na stronie w menu [Rejestracja].