Procedura Odbioru. 1. Niniejsza Procedura odbioru obejmuje:

Transkrypt

1 1. Niniejsza Procedura odbioru obejmuje: Załącznik nr 3 do Umowy nr... z dnia... zmodyfikowany w dniu r. Procedura Odbioru a) proces uzgadniania wykazu Produktów do odbioru; b) proces uzgadniania Planu Testów Akceptacyjnych; c) proces odbioru Produktów; d) proces odbioru etapu i odbioru Systemu. 2. Odbiorowi podlegają wszystkie Produkty wymienione w Umowie oraz Produkty cząstkowe uzgodnione w wykazie Produktów. 3. Odbiór wszystkich Produktów, w ramach poszczególnych etapów realizacji przedmiotu Umowy, jest dokonywany na podstawie Protokołów Odbioru, podpisanych przez Kierowników Projektu lub uprawnionych przedstawicieli Stron, zgodnie z Procedurą Odbioru opisaną w niniejszym załączniku. 4. Lista produktów Projektu i ich przyporządkowanie do etapów Projektu określone są w Załączniku nr 5 do Umowy. Podział Projektu na etapy zapisany jest w Planie Projektu, który jest uzgadniany między stronami, na podstawie zapisów w Umowie, w ciągu pierwszych dwóch tygodni od dnia podpisania Umowy. 5. Wykonawca zobowiązuje się zrealizować przedmiot Umowy zgodnie z terminami określonymi w Załączniku nr 1 do Umowy. 6. Przed datą rozpoczęcia każdego kolejnego etapu Kierownicy Projektu Stron uzgadniają wykaz Produktów podlegających odbiorowi w kolejnym etapie. 7. Ostateczny wykaz Produktów oraz Plan Testów Akceptacyjnych dla danego etapu Kierownicy Projektu Stron zatwierdzają nie później niż na 10 dni roboczych przed przedstawieniem Produktów do odbioru. 8. Plan Testów Akceptacyjnych uwzględnia typy odbieranych produktów i zawiera: a) szczegółowy opis warunków odbioru każdego Produktu; b) harmonogram odbioru Produktów etapu; c) przypadki testowe i scenariusze testów; 9. Decyzje w sytuacji rozbieżności w uzgodnieniu opisu Produktu i/lub warunków jego odbioru, o których mowa w pkt. 7 Procedury Odbioru, podejmuje Komitet Sterujący. 10. Wszelkie dostawy (przekazania Produktów), odbiory, wdrożenia oraz wszelkie czynności z nimi związane są realizowane przez Wykonawcę w godzinach pracy Zamawiającego, chyba że zostanie to odmiennie ustalone przez Kierowników Projektu Stron. 11. Testy i czynności odbiorowe realizowane są przez Zamawiającego przy wsparciu Wykonawcy. 12. Wykonawca w odpowiednim terminie, lecz nie później niż na 30 dni przed terminem dostarczenia Produktów, przedstawia Zamawiającemu uaktualniony wykaz Produktów i stosowny Plan Testów Akceptacyjnych. Strona 51 z 71

2 13. Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych zatwierdza przedstawiony wykaz Produktów i Plan Testów Akceptacyjnych lub przedstawia pisemnie swoje uwagi. Wykonawca uwzględnia wszystkie uwagi Zamawiającego wynikające z Umowy, Dokumentacji analitycznej, Architektury, oraz wszystkich artefaktów powstałych w trakcie realizacji Umowy. 14. Po uwzględnieniu uwag Wykonawca przedstawia ponownie Zamawiającemu do zatwierdzenia kompletny wykaz Produktów i Plan Testów Akceptacyjnych. 15. Zamawiający w ciągu 5 dni roboczych zatwierdza przedstawiony wykaz Produktów i Plan Testów Akceptacyjnych lub przedstawia pisemnie swoje uwagi. Brak uwzględnienia przez Wykonawcę wszystkich uwag Zamawiającego wynikających z Umowy, Dokumentacji analitycznej, Architektury, oraz wszystkich artefaktów powstających w trakcie realizacji Umowy wskazanych w pierwszej turze akceptacji wykazu Produktów może skutkować odstąpieniem od odbioru. Odstąpienie od odbioru jest powodem do wypowiedzenia Umowy przez Zamawiającego z winy Wykonawcy. 16. Po zatwierdzeniu wykazu Produktów i Planu Testów Akceptacyjnych oraz przeprowadzeniu testów wewnętrznych, Wykonawca dostarcza Zamawiającemu wszystkie artefakty wymagane w wykazie Produktów oraz zgłasza w formie pisemnej gotowość do odbioru danego etapu lub fazy. Zgłoszenie gotowości do odbioru danego etapu winno zawierać oświadczenie Wykonawcy, że każdy zgłaszany do odbioru Produkt przeszedł pozytywnie testy wewnętrzne zgodnie z załączonymi przypadkami testowymi. 17. Po otrzymaniu pisemnej gotowości do odbioru Strony przystępują do Procedury Odbioru zgodnie z zaakceptowanym Planem Testów Akceptacyjnych, z zastrzeżeniem, że termin rozpoczęcia Testów Akceptacyjnych nie może być krótszy niż 4 dni robocze od daty otrzymania pisemnego zgłoszenia gotowości do odbioru. 18. Weryfikacja przekazanych Produktów do odbioru odbywa się zgodnie z poniższymi zasadami: I. Produkt typu dokumentacja przekazana do odbioru jest poddawana weryfikacji zgodnie z poniższą procedurą: 1) Zamawiający zapoznaje się z przekazanym dokumentem w uzgodnionym czasie - do 5 (pięciu) dni roboczych lub w czasie przewidzianym w Planie Testów Akceptacyjnych. 2) W przypadku, gdy Zamawiający ma uwagi do przekazanego dokumentu, zobowiązany jest je przekazać Wykonawcy. W przypadku braku uwag następuje przejście do kroku 7) niniejszej procedury. 3) Wykonawca w ciągu 2 (dwóch) dni roboczych od otrzymania uwag organizuje spotkanie (warsztat) z Zamawiającym (w siedzibie Zamawiającego) w celu omówienia zgłoszonych uwag. Kierownicy Projektu Stron mogą uzgodnić brak konieczności organizacji spotkania. 4) Wykonawca zobowiązany jest w terminie ustalonym z Zamawiającym, ale nie dłuższym niż 5 (pięć) dni roboczych (liczonych od dnia spotkania, na którym zostały omówione uwagi) zakończyć prace nad uwzględnianiem uwag w kolejnej wersji dokumentu i przekazać go Zamawiającemu wraz z oddzielnym dokumentem zawierającym szczegółowe informacje o sposobie uwzględnienia zgłoszonych uwag. Wprowadzenie dodatkowych zmian Strona 52 z 71

3 w dokumencie (niewynikających ze zgłoszonych uwag) przez Wykonawcę musi być wyróżnione w dokumencie zawierającym informacje o sposobie uwzględnienia zgłoszonych uwag. 5) Zamawiający zapoznaje się z nową wersją przekazanego dokumentu w czasie nie dłuższym niż 5 (pięć) dni roboczych lub w czasie przewidzianym w Planie Testów Akceptacyjnych. 6) W przypadku, gdy Zamawiający ma uwagi do przekazanego dokumentu, zobowiązany jest je przekazać Wykonawcy i następuje przejście do kroku 3) niniejszej procedury. W przypadku braku uwag następuje przejście do kroku 7) niniejszej procedury. 7) Weryfikacja zostaje zakończona i następuje odbiór dokumentu potwierdzony podpisaniem Protokołu Odbioru Produktu przez Kierowników Projektów lub uprawnionych przedstawicieli Stron. 8) W trzeciej turze Testów Akceptacyjnych, jeśli dokument nie spełnia warunków odbioru, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kar umownych lub do odstąpienia od Umowy z winy Wykonawcy. II. Produkt typu oprogramowanie/system wytworzone przez Wykonawcę i przekazane do odbioru jest poddawane weryfikacji zgodnie z poniższą procedurą: 1) Przed przekazaniem oprogramowania wytworzonego przez Wykonawcę, Wykonawca przygotowuje środowisko testowe w siedzibie Zamawiającego umożliwiające weryfikację dostarczonego Systemu. 2) Przygotowanie środowiska testowego obejmuje: konfigurację infrastruktury, zainstalowanie Oprogramowania Narzędziowego, zainstalowanie Oprogramowania Dedykowanego. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia testów przygotowania środowiska testowego i przekazania instrukcji jego przygotowania. Przygotowane środowisko testowe nie może ulec zmianie do czasu rozpoczęcia testów. 3) Przed rozpoczęciem Testów Akceptacyjnych Wykonawca przedstawi Zamawiającemu Raport z wykonanych testów, w którym Wykonawca potwierdza, że dostarczone oprogramowanie zostało zwalidowane przez Wykonawcę (po testach wewnętrznych) i jest zgodne z wymaganiami Zamawiającego. 4) W uzgodnionym terminie przeprowadzane są Testy Akceptacyjne w przygotowanym środowisku testowym na podstawie zatwierdzonego Planu Testów Akceptacyjnych. Testy wykonuje Zamawiający przy wsparciu Wykonawcy. W przypadku wystąpienia błędu, który nie pozwala na kontynuację testów, Zamawiający i Wykonawca mogą uzgodnić przerwanie testów. 5) Wykonawca przygotowuje raport z Testów Akceptacyjnych, który musi zostać podpisany przez uprawnionych przedstawicieli Stron. 6) W przypadku zakończenia testów z wynikiem pozytywnym następuje przejście do kroku 7) niniejszej procedury. W przypadku zakończenia testów z wynikiem negatywnym, Wykonawca jest zobowiązany do poprawienia Produktu i ponownego przekazania go do odbioru w przeciągu 5 (pięciu) dni Strona 53 z 71

4 roboczych od zakończenia testów lub w innym uzgodnionym z Zamawiającym terminie. Następuje przejście do 1) punktu niniejszej procedury. 7) Weryfikacja zostaje zakończona i następuje odbiór oprogramowania wytworzonego przez Wykonawcę potwierdzone podpisaniem Protokołu Odbioru Produktu przez Kierowników Projektów lub uprawnionych przedstawicieli Stron. 8) W trzeciej turze Testów Akceptacyjnych, jeśli Produkt nie spełnia warunków odbioru, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kar umownych lub do odstąpienia od Umowy z winy Wykonawcy. III. Produkt typu szkolenie przeprowadzone przez Wykonawcę i przekazane do odbioru jest poddawane weryfikacji zgodnie z poniższą procedurą: 1) Na 30 dni roboczych przed rozpoczęciem cyklu szkoleń, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji plan szkoleń wraz z harmonogramem zgodnie z wymaganiami dotyczącymi szkoleń opisanymi w Załączniku nr 2 do Umowy. 2) Zamawiający dokona akceptacji planu i harmonogramu szkoleń w ciągu 3 dni roboczych od daty ich przekazania. W przypadku braku akceptacji planu i harmonogramu szkoleń Wykonawca jest zobowiązany do jego poprawienia i ponownego przekazania do odbioru w ciągu 2 (dwóch) dni roboczych lub w innym uzgodnionym z Zamawiającym terminie. 3) W trakcie trwania szkolenia Wykonawca prowadzi listę obecności uczestników szkolenia, która na zakończenie cyklu szkolenia zostaje przekazana Zamawiającemu do akceptacji wraz z wynikami z ankiet szkolenia. 4) Po zakończeniu cyklu szkoleń Zamawiający dokonuje oceny szkolenia na podstawie kryteriów odbioru szkolenia, wyników testów uczestników oraz wyników ankiet zgodnie z wymaganiami dotyczącymi szkoleń opisanymi w Załączniku nr 2 do Umowy. 5) W przypadku zakończenia szkoleń z wynikiem pozytywnym następuje przejście do kroku 6) niniejszej procedury. W przypadku, gdy szkolenie dla danej grupy szkoleniowej nie spełnia kryteriów odbioru Wykonawca jest zobowiązany do jego ponownego skutecznego przeprowadzenia na własny koszt, w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. 6) Ocena zostaje zakończona i następuje odbiór szkoleń potwierdzone podpisaniem Protokołu Odbioru Produktu przez Kierowników Projektów lub uprawnionych przedstawicieli Stron. 7) Jeśli trzecie powtórzenie tury szkoleń nie spełnia warunków odbioru, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kar umownych lub do odstąpienia od Umowy z winy Wykonawcy. IV. Produkt innego typu - niż produkty wymienione w pkt. 19, podpkt. I-III wytworzone przez Wykonawcę i przekazane do odbioru są poddawane weryfikacji zgodnie z poniższą procedurą: Strona 54 z 71

5 1) Procedura weryfikacji dla produktów innego typu musi być szczegółowo opisana w Planie Testów Akceptacyjnych wraz z harmonogramem odbioru, opisem testów i definicją błędów. 2) Dla Produktu innego typu Zamawiający realizuje czynności odbiorowe w terminach określonych w Planie Testów Akceptacyjnych lub uzgodnionych między Stronami liczonych począwszy od następnego dnia roboczego od zgłoszenia w formie pisemnej gotowości do odbioru danego produktu. 3) Testy są przeprowadzane do czasu spełnienie warunków odbioru Produktu, opisanych w Planie Testów Akceptacyjnych z zastrzeżeniem pkt. 4. 4) Jeśli w trzeciej turze testów Produkt nie spełnia warunków odbioru, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kar umownych lub do odstąpienia od Umowy z winy Wykonawcy. 5) Wyniki testów są dokumentowane odpowiednimi protokołami po zakończeniu każdej tury testów. Protokół powinien zawierać specyfikację wszystkich stwierdzonych błędów. Po podpisaniu protokołu Strony ustalają termin usunięcia błędów oraz aktualizują terminy testów w Planie Testów Akceptacyjnych. 6) W przypadku stwierdzenie spełnienia wszystkich warunków odbioru danego Produktu Strony podpisują Protokół Odbioru Produktu. 19. Każde przekazanie Produktu dostarczanego przez Wykonawcę musi zostać potwierdzone Protokołem Przekazania Produktu podpisanym przez uprawnionych przedstawicieli Stron, zawierającym w szczególności liczbę i formę (np. płyta CD, wydruk) dostarczanych Produktów. 20. Zamawiający dopuszcza kolejne tury testów akceptacyjnych dla procedur opisanych w pkt Wykonawca zapewnia, że wykonanie artefaktów nowego Etapu nie spowoduje wadliwości w działaniu artefaktów etapów już odebranych. W przeciwnym razie Wykonawca usunie nieprawidłowości własnym staraniem i na swój koszt. 22. Odbiór Etapu: 1) Po odbiorze wszystkich Produktów przewidzianych do realizacji w danym Etapie, Wykonawca składa do akceptacji Zamawiającego Protokół Odbioru Etapu zgodnie z Załącznikiem nr 9 do Umowy, który powinien zawierać w szczególności numer/nazwę Etapu oraz wykaz Produktów danego Etapu wraz z terminem ich odbioru. 2) Odbioru Etapu dokonują Kierownicy Projektu Stron podpisując Protokół Odbioru Etapu. Protokół Odbioru Etapu podlega zatwierdzeniu przez Komitet Sterujący. 3) Za termin odbioru Etapu, podlegającego odbiorowi zgodnie z harmonogramem określonym w Załączniku nr 1 do Umowy, uważa się termin podpisania Protokołu Odbioru Etapu. 4) Odebranie bez zastrzeżeń wszystkich Etapów Umowy jest podstawą do podpisania przez Komitet Sterujący Protokołu Odbioru Systemu, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do Umowy. 5) Zamawiający przewiduje możliwość warunkowego odbioru Etapu w przypadku wystąpienia nieistotnych dla pracy Systemu wad stosowna informacja zostanie Strona 55 z 71

6 zawarta w Protokole Odbioru Etapu, którego wzór stanowi Załącznik nr 8 do Umowy wraz z informacją na temat planowanego terminu jej usunięcia. Następnie, jeżeli wada nie zostanie usunięta, Wykonawca pozostaje w opóźnieniu względem terminu określonego w Załączniku nr 1 do Umowy jako termin odbioru danego Etapu. Kary umowne są naliczane od momentu przekroczenia tego terminu do momentu faktycznego usunięcia wady. 23. Odbiór Systemu: 1) Po odbiorze wszystkich Etapów przewidzianych do realizacji w zamówieniu, Wykonawca składa do akceptacji Zamawiającego Protokół Odbioru Systemu stanowiący Załącznik nr 4 do Umowy, który zawiera w szczególności wykaz Etapów z terminem ich odbiorów. 2) Odbioru Systemu dokonuje Komitet Sterujący podpisując Protokół Odbioru Systemu stanowiący Załącznik nr 4 do Umowy. 3) Za termin odbioru przedmiotu Umowy uważa się termin podpisania Protokołu Odbioru Systemu stanowiący Załącznik nr 4 do Umowy. 24. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Wykonawcy w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia, własnych audytów w zakresie dotyczącym realizacji przedmiotu zamówienia. Audyt taki przeprowadzany jest w terminie uzgodnionym z Wykonawcą. Wyniki audytu są przekazywane Wykonawcy niezwłocznie. Wady i usterki wykryte w ramach audytu zostaną usunięte przez Wykonawcę w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. 25. Niezależnie od innych postanowień Umowy, Zamawiający w ramach i terminach odbiorów ma prawo przeprowadzić własne, niezależne testy, także korzystając z pomocy osób trzecich. Jednakże testy te nie będą miały wpływu na opisany powyżej proces odbioru. Strona 56 z 71