Rozdział I OGÓLNE WIADOMOŚCI ZWIĄZANE Z NAJMEM NA PODSTAWIE KODEKSU CYWILNEGO

Transkrypt

1 Rozdział I OGÓLNE WIADOMOŚCI ZWIĄZANE Z NAJMEM NA PODSTAWIE KODEKSU CYWILNEGO Najem dzieli się na najem rzeczy, najem lokali mieszkalnych i najem lokali użytkowych. Przepisy regulujące zagadnienie najmu: kodeks cywilny, ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. (Dz. U. nr 16, poz. 93, ze zm.), ustawa z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego (Dz. U. nr 71, poz. 733 ze zm.) 1. Najem rzeczy i nieruchomości Definicje najmu: Umowy najmu i dzierżawy są umowami cywilnoprawnymi, w związku z tym regulowane są przepisami kodeksu cywilnego ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku (Dz. U. nr 16, poz. 93). Przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz (art. 659 k.c.). Jeżeli umowa nie zabrania najemcy oddać najętej rzeczy osobie trzeciej, to można ją wynająć lub oddać do bezpłatnego używania. Umowa najmu rzeczy ruchomych może być zawarta w formie pisemnej, ustnej i w sposób dorozumiany. Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy, umowę uważa się za zawartą na czas nieokreślony (art. 661 k.c). Chociaż, jak widać z powyższych rozważań, umowa najmu zarówno rzeczy, jak i nieruchomości nie wymaga formy pisemnej, to jednak dla uniknięcia nieporozumień pomiędzy wynajmującym a najemcą lepiej jest taką umowę zawrzeć na piśmie. Również o wiele łatwiejsza jest rozmowa z urzędem skarbowym przy kontroli najmu i to zarówno przy badaniu opodatkowania najmu u wynajmującego, jak i przy badaniu zasadności kosztów u najemcy. Ważne jest też wpisanie w umowie wysokości czynszu oraz terminu jego płatności. Wpisanie wysokości czynszu spowoduje, że wynajmujący opodatkowany ryczałtem ewidencjonowanym nie musi prowadzić ewidencji przychodów. Natomiast termin płatności czynszu spowoduje precyzyjne ustalenie obowiązku podatkowego w podatku VAT i w podatku dochodowym. 7

2 2. Czynsz Czynsz może być oznaczony w pieniądzu lub świadczeniach innego rodzaju (art k.c.). Oznacza to, że czynsz może być wyrażony nie tylko w formie pieniężnej, ale również np. wzajemnej usłudze czy w towarach o wartości równej czynszowi. Niemniej czynsz zawsze jest odpłatny. Najemca obowiązany jest uiszczać czynsz w terminie wynikającym z umowy. Jeżeli termin płacenia czynszu nie jest w umowie określony, czynsz powinien być płacony z góry, w następujący sposób: gdy najem ma trwać nie dłużej niż miesiąc za cały czas najmu, jednorazowo, gdy najem ma trwać dłużej niż miesiąc lub umowa jest zawarta na czas nieoznaczony, czynsz powinien być płacony miesięcznie, do 10 każdego miesiąca (art. 669 k.c.). Jeżeli najemca dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności, wynajmujący może najem wypowiedzieć bez zachowania terminów wypowiedzenia (art. 672 k.c.). Oprócz czynszu wynajmujący może pobierać także inne opłaty, gdy najemca nie ma zawartej umowy o świadczenie na jego rzecz usług lub mediów. Tego typu opłaty mogą być również wliczone w czynsz lub są doliczane do czynszu na podstawie faktycznego zużycia. Warto podkreślić, że częściej są odrębnie doliczane. Od 1 stycznia 2005 r. wynajmujących nie obowiązują żadne ograniczenia co do maksymalnej wysokości czynszu, gdyż przestał obowiązywać art. 28 ust. 2 ustawy o ochronie praw lokatorów. Czynsz może być również wyrażony w walucie obcej, nie zabraniają tego przepisy prawa dewizowego ustawa z dnia 27 lipca 2002 r. (Dz. U. nr 141, poz. 1178). Od 24 stycznia 2009 r. zapłata czynszu może być dokonana w walucie obcej, jeżeli tak zostało zapisane w umowie najmu. 3. Sposoby rozwiązania umowy najmu Jeżeli czas trwania najmu nie jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem z zachowaniem terminów umownych, a w przypadku ich braku z zachowaniem terminów ustawowych (art. 673 k.c.). Oznacza to, że jeżeli umowa najmu jest zawarta na czas nieokreślony, to istnieje możliwość jej wypowiedzenia. Natomiast umowy zawartej na czas określony nie można wypowiedzieć, jeżeli umowa tego nie przewiduje. Nie oznacza to, że nie można wcześniej rozwiązać umowy najmu można to zawsze zrobić na zasadach wzajemnego porozumienia pomiędzy wynajmującym a najemcą, a także w trybie bez wypowiedzenia. Od 1stycznia 2009 r. przedsiębiorcy mogą zawierać umowy na czas określony nawet na 30 lat, umożliwia to nowelizacja kodeksu cywilnego z 23 października 2008 r. (Dz. U. nr 220, poz. 1425). Przedtem umowy można było zwierać na okres do 10 lat, dłuższe umowy uważało się za zawarte na czas nieokreślony. 8

3 W przypadku niedotrzymania warunków umowy można rozwiązać umowę bez zachowania terminów wypowiedzenia, czyli mówiąc inaczej w trybie natychmiastowym, i tak: rozwiązanie umowy najmu bez wypowiedzenia przez najemcę może nastąpić: jeżeli rzecz wydana najemcy w chwili jej przekazania miała wady, które uniemożliwiają jej używanie zgodnie z umową, lub jeżeli wady powstały później, wynajmujący ich nie usunął pomimo powiadomienia, albo jeżeli wady nie dadzą się usunąć, jeżeli lokal ma wady zagrażające życiu lub zdrowiu najemcy lub osób tam przebywających i to także wtedy, gdy w chwili zawarcia umowy najemca wiedział o wadach. rozwiązanie umowy najmu bez wypowiedzenia przez wynajmującego może nastąpić: jeżeli najemca używa rzeczy niezgodnie z zawartą umową albo zaniedbuje rzecz w takim stopniu, że jest narażona na utratę lub zniszczenie, jeżeli najemca dopuszcza się zwłoki w płatnościach czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności. W przypadku wynajmowania lokali wynajmujący jest zobowiązany zawiadomić najemcę na piśmie o zamiarze wypowiedzenia i udzielić mu dodatkowego miesięcznego terminu płatności czynszu. Dopiero gdy najemca nie zapłaci czynszu w terminie dodatkowym, można rozwiązać umowę najmu bez wypowiedzenia. Jeżeli w umowie na czas nieokreślony, nie określono okresów wypowiedzenia, stosuje się terminy zawarte w art , czyli tzw. terminy ustawowe wypowiedzenia: gdy czynsz jest płatny w odstępach dłuższych niż miesiąc, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego, gdy czynsz jest płatny miesięcznie, umowę można wypowiedzieć na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego, gdy czynsz jest płatny w okresach krótszych niż miesiąc, umowę można wypowiedzieć na trzy dni naprzód, gdy najem jest płatny dziennie, umowę można rozwiązać na jeden dzień naprzód. Po zakończeniu najmu najemca obowiązany jest zwrócić rzecz w stanie nie pogorszonym, jednakże nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 k.c.). Oznacza to, że jeżeli przedmiotem najmu jest np. samochód, to jego zużycie będące następstwem normalnej eksploatacji mieści się w określeniu, że oddajemy rzecz w stanie nie pogorszonym. 4. Zbycie rzeczy wynajmowanej przez wynajmującego w czasie trwania umowy najmu Jeżeli w czasie trwania najmu rzeczy dojdzie do jej sprzedaży, wtedy nabywca tej rzeczy wstępuje w stosunek najmu na miejsce zbywcy (art. 678 k.c.). Oznacza to, że nabywca musi 9

4 respektować warunki zawarte w umowie, w tym również dotyczące wypowiedzenia najmu. 5. Ulepszenia rzeczy najętej Jeżeli najemca ulepszył rzecz najętą, wynajmujący, w braku odmiennej umowy, może według swego wyboru albo zatrzymać ulepszenia za zapłatą sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, albo żądać przywrócenia stanu poprzedniego (art. 676 k.c.). Najemca nie może żądać zwrotu poniesionych nakładów na ulepszenie, jeżeli tego nie uzgodnił z wynajmującym, ani tym bardziej nie może sobie tych wydatków potrącić z czynszu. Wszelkie możliwe inwestycje w wynajmowanej nieruchomości muszą być zapisane w umowie najmu lub w aneksie do umowy. W przeciwnym wypadku najemca może być nawet zmuszony do wyburzenia inwestycji na własny koszt. Przykład Przedsiębiorca X wynajmujący budynek od osoby fizycznej rozbudował ją, powiększając o 200m 2 powierzchnię użytkową budynku. Była to dla niego inwestycja w obcym środku trwałym. Rozbudowa nastąpiła za zgodą właściciela. I tu uwaga: bardzo ważne jest, aby w umowie najmu lub w aneksie do niej była ustalona między stronami sprawa rozliczenia tej rozbudowy po zakończeniu umowy najmu. Jeżeli takiego zapisu w umowie nie będzie, to wynajmujący może: zatrzymać ulepszenia (rozbudowę) za zapłatę sumy odpowiadającej ich wartości w chwili zwrotu, żądać przywrócenia stanu poprzedniego, czyli zburzenia rozbudowy na koszt najemcy. Jeżeli wynajmujący zgodził się zwrócić nakłady, to przedsiębiorca będzie miał rok od dnia zwrotu nieruchomości na dochodzenie zwrotu nakładów. Po tym terminie roszczenie się przedawni. 6. Przedawnienie w najmie W prawie cywilnym ogólna zasada określa przedawnienie na dziesięć lat. W odniesieniu do roszczeń o świadczenia okresowe i do działalności gospodarczej okres przedawnienia wynosi 3 lata. Najem najczęściej jest świadczeniem okresowym, w związku z tym będzie się przedawniał po trzech latach (art. 118 k.c.). Są jednak wyjątki od tej zasady: z upływem roku od dnia zwrotu rzeczy przedawniają się roszczenia wynajmującego przeciwko najemcy o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia rzeczy, również po roku przedawniają się roszczenia najemcy przeciwko wynajmującemu o zwrot nadpłaconego czynszu. Bieg terminu przedawnienia liczy się od dnia wydania faktycznego rzeczy lub nieruchomości, a nie od dnia, w którym rzecz lub nieruchomość miała być wydana. 10

5 7. Najem lokali mieszkalnych i użytkowych Do umów najmu lokali mieszkalnych i użytkowych stosuje się przepisy kodeksu cywilnego tylko o tyle, o ile stosunek ten nie jest odmiennie uregulowany w przepisach ustawy o najmie lokali mieszkalnych. Najemca może dokonać drobnych nakładów w wynajmowanym lokalu, które go obciążają. Należą do nich: drobne naprawy podłóg, drzwi i okien, malowanie ścian, podłóg oraz wewnętrznej strony drzwi wejściowych, jak również drobne naprawy instalacji i urządzeń technicznych zapewniających korzystanie ze światła, ogrzewania lokalu, dopływu i odpływu wody (art. 681 k.c.). Zasady wypowiedzenia lokalu opisane są powyżej w części ogólnej. Jeżeli czas trwania najmu lokalu nie jest oznaczony, a czynsz jest płatny miesięcznie, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 688 k.c.). 8. Dzierżawa Przez umowę dzierżawy wydzierżawiający zobowiązuje się oddać dzierżawcy rzecz do używania i pobierania pożytków przez czas nieoznaczony lub oznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu umówiony czynsz. Czynsz może być zastrzeżony w pieniądzach lub świadczeniach innego rodzaju. Może być również oznaczony w ułamkowej części pożytków (art. 693 k.c.). Dzierżawę zawartą na czas dłuższy niż lat 30 poczytuje się po upływie tego terminu za zawartą na czas nieoznaczony. Jeżeli termin płatności czynszu nie jest oznaczony w umowie, czynsz jest płatny z dołu w terminie zwyczajowo przyjętym, a w razie braku takiego zwyczaju za okres półroczny z dołu. W braku odmiennej umowy dzierżawę można wypowiedzieć na jeden rok naprzód na koniec roku dzierżawnego. Inną zaś dzierżawę na sześć miesięcy naprzód przed upływem roku dzierżawnego. 9. Śmierć wynajmującego lub wydzierżawiającego Spadkobiercy zmarłego, z chwilą otwarcia spadku (ma to miejsce w dniu śmierci spadkodawcy), stają się właścicielami majątku należącego do zmarłego i stają się również stronami umów spadkodawcy. 10. Podnajem, poddzierżawa Rzeczy będące przedmiotem najmu mogą być podnajęte, jeżeli umowa tego nie zabrania, natomiast lokale mieszkalne i użytkowe mogą być podnajęte tylko w przypadku wyraźnej zgody wynajmującego. Ta zgoda może wynikać wprost z umowy lub z aneksu do umowy. Odnośnie do poddzierżawy również jest wymagana wyraźna zgoda wydzierżawiającego na poddzierżawę. Sam brak zakazu poddzierżawy w umowie nie wystarczy. 11

6 11. Umowa użyczenia Przez umowę użyczenia użyczający zobowiązuje się zezwolić biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie rzeczy. Bez zgody użyczającego biorący nie może oddać rzeczy użyczonej osobie trzeciej do używania. Użyczając daną rzecz należy zwrócić uwagę na skutki podatkowe użyczenia. Użyczenie nie będzie rodzić obowiązku podatkowego tylko wtedy, kiedy oddamy do nieodpłatnego używania rzecz lub nieruchomość osobie z rodziny. Natomiast gdy użyczymy rzecz osobie obcej, to ta osoba będzie musiała opodatkować tę czynność jako świadczenie nieodpłatne. Wartość tego świadczenia należy wycenić na podstawie średnich cen stosowanych w danym terenie na tego typu usługi. Jeżeli będziemy używać na podstawie umowy użyczenia, a więc nieodpłatnie, od osoby obcej np. samochód, powinniśmy opodatkować wartość czynszu, jaki płacilibyśmy za najem tego samochodu. Jeżeli ten sam samochód weźmiemy do nieodpłatnego używania od brata, siostry, rodziców itp., wtedy nie musimy opodatkowywać tej czynności. Wynika to wprost z art. 14 ust. 2 pkt 8 updof wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, obliczonych zgodnie z art. 11 ust. 2 2b updof, z wyjątkiem otrzymanych od osób zaliczonych do I lub II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn. Do członków rodziny zaliczanych zgodnie z ustawą o podatku od spadków i darowizn: do I grupy pokrewieństwa należą: małżonkowie, zstępni, wstępni, pasierbowie, zięciowie, synowe, rodzeństwo, ojczym, macocha i teściowie; do II grupy należą: zstępni rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych; do III grupy należą pozostali. Od 1 stycznia 2009 roku osoba udostępniająca nieodpłatnie nieruchomość lub jej część nie uzyskuje przychodu z tego tytułu. Zmiana ta oznacza, że przychód powstanie tylko u osoby biorącej w użyczenie nieruchomość, jeżeli nie jest osobą zaliczoną do I lub II grupy pokrewieństwa w rozumieniu przepisów o spadkach i darowiznach. Jeżeli jednak nieruchomość zostanie użyczona osobie zaliczonej do I lub II grupy pokrewieństwa przychód jest zwolniony z podatku dochodowego u tej osoby. Wartość przychodu z odstąpienia nieruchomości ustalamy na poziomie średniego czynszu, jaki występuje na danym terenie. 12. Miejsce zamieszkania za granicą, a wynajmowany lokal w Polsce Osoba, która nie ma w Polsce miejsca zamieszkania, podlega, zgodnie z art. 3 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od 12

7 osób fizycznych, obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium RP (ograniczony obowiązek podatkowy). Przepis ten oznacza, że dochody uzyskiwane z tytułu najmu nieruchomości położonej w Polsce będą opodatkowane w Polsce. Przepisy te stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska. Zgodnie z umową np. z Niemcami dochód z majątku nieruchomego może być opodatkowany tylko w kraju, w którym jest on położony. Forma opodatkowania tych dochodów jest taka sama, jak gdyby wynajmował nieruchomość Polak, czyli obowiązują zasady ogólne lub ryczałt.! UWAGA!!! Osoba nie mająca w Polsce stałego miejsca zamieszkania nie może skorzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT (do zł). Jeżeli cudzoziemiec wynajmuje nieruchomości na cele mieszkalne, to nie jest podatnikiem VAT z tego tytułu, gdyż najem na cele mieszkalne jest zwolniony z VAT. Jeżeli wynajmuje nieruchomości użytkowe, najczęściej firmom, wtedy ma do wyboru: zarejestrować się do VAT-u i odprowadzać podatek VAT, przerzucić obowiązek odprowadzenia VAT z tego tytułu na najemcę, jeżeli jest podatnikiem VAT. 13. Kilka rad, jak uniknąć problemów zawierając umowę najmu 1. Zwróć uwagę, czy w umowie prawidłowo zostały określone strony umowy. Zdarzają się spory na tym tle, a uchybienia w tym względzie mogą być powodem rozwiązania umowy. Należy szczególnie zwrócić uwagę na to, kto reprezentuje wynajmującego i najemcę. Firmy powinny przedłożyć odpis z wpisu do KRS lub do ewidencji działalności gospodarczej. 2. Dokonaj pomiaru wynajmowanej powierzchni. Do pomiaru powierzchni stosuje się różne metody, warto więc sprawdzić, czy płacimy za właściwą powierzchnię. 3. Do umowy powinien być dołączony protokół odbioru lokalu. Z protokołu odbioru lokalu powinno wynikać jakie jest wyposażenie lokalu oraz jego stan techniczny. 4. Zwróć uwagę na zapis o zakazie konkurencji. Najlepiej gdyby w umowie nie było takiego zakazu. Czasem właściciele dużych obiektów nie chcą, by obok siebie były sklepy lub punkty usługowe świadczące taką samą działalność. Zdarza się też jednak, że właścicielowi zależy na tym, by obok siebie były firmy prowadzące taką samą działalność, wtedy nasza traci rację bytu. 5. Określ dokładnie na jaki czas ma być zawarta umowa. Jest to podstawowa sprawa dla powodzenia danego przedsięwzięcia. Nie można się narazić na to, że wyremontujemy wynajęty lokal, zainwestujemy w reklamę a potem okaże się, 13

8 że musimy opuścić lokal. Kodeks cywilny przewiduje dwa okresy zwierania umów tj. na czas określony i na czas nieokreślony. Obie mają wady i zalety, a chodzi przede wszystkim o możliwości wypowiedzenia zawartej umowy. Ten problem został omówiony w punkcie 3 tego rozdziału. 6. Ustal precyzyjnie wysokość czynszu. W umowie powinno być jasno określone za co będziemy płacić i w jakiej wysokości czy tzw. media i inne opłaty wchodzą w skład czynszu, czy też stanowią odrębną pozycję do zapłaty oraz czy kwota należnego czynszu to kwota netto czy brutto ( z VAT-em, czy bez VAT-u), a także jakie są warunki podwyższenia kwoty czynszu i w jakiej wysokości, oraz od kiedy. Trzeba zadbać o precyzyjny zapis składników czynszu, aby wynajmujący nie mógł nic dopisać. 7. Jasno ustal kto płaci za remonty i ulepszenia. Często najmując lokal musimy go zaadoptować do naszych potrzeb i ponieść w związku z tym określone wydatki. Najczęściej płaci za to najemca, ale wcale tak nie musi być, wszystko zależy od zawartej umowy. Jeżeli umowa nie zawiera uregulowań w tym względzie, obowiązują zasady kodeksowe: płaci najemca, a w razie wyprowadzki wynajmujący może zażądać przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego, albo zapłacić najemcy za poniesione wydatki na remont czy ulepszenia. 8. Zapytaj o sposób użytkowania. Jest to bardzo ważne, chcąc uniknąć przykrych niespodzianek, że np. lokal, który mamy zamiar wynajmować na biuro, ma status mieszkania i nadzór budowlany może zażądać zamknięcia lokalu do czasu załatwienia formalności budowlanych. Lokal na biuro powinien mieć status lokalu użytkowego z przeznaczeniem na biuro. 9. Zwróć uwagę na wymogi stawiane przez wynajmującego co do koniecznego wystroju lokalu lub zasad korzystania z lokalu. Często niedostosowanie się do zasad korzystania z lokalu, np. nie przestrzegania określonego w umowie wystroju lokalu, czy godzin otwarcia lokalu, lub sposobu przyjmowania dostaw towaru itp. może być podstawą zerwania umowy. 14