I. Postanowienia Ogólne. Ośrodek Edukacji jest jednostką budżetową rozliczającą się z budżetu gminy.

Transkrypt

1 I. Postanowienia Ogólne 1 Regulamin organizacyjny zwany dalej Regulaminem określa organizację, wewnętrzną strukturę oraz zakres działania Ośrodka Edukacji w Bieruniu. Ośrodek Edukacji jest jednostką budżetową rozliczającą się z budżetu gminy. Ujęte w regulaminie określenia oznaczają: OE Ośrodek Edukacji, 2. obsługiwane jednostki szkoły i inne placówki, których obowiązek obsługi przez OE wynika ze statutu OE, 3. BHP należy przez to rozumieć bezpieczeństwo i higienę pracy, 4. ZUS Zakład Ubezpieczeń Społecznych, 5. ZFŚS Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. 6. PFRON Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. II. Zasady kierowania OE 1. Działalnością OE kieruje dyrektor. 2. Dyrektora w czasie jego nieobecności zastępuje główny księgowy. 4 5 Dyrektora powołuje i odwołuje Burmistrz Miasta. Do zakresu działania dyrektora OE należy: 6 1. Ogólny nadzór nad działalnością OE i reprezentowanie go na zewnątrz. 2. Organizowanie i planowanie pracy OE. 3. Dobór kadry, jej przyjmowanie, ocena, zwalnianie oraz awansowanie. 4. Przygotowywanie projektów uchwał, materiałów, analiz oraz pism pod obrady Rady Miasta oraz dla potrzeb Burmistrza.

2 5. Zatwierdzanie arkuszy organizacyjnych obsługiwanych jednostek. 6. Organizowanie wypoczynku dla dzieci i młodzieży w czasie ferii. 7. Rozliczanie dotacji do tzw. zielonych szkół z Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej. 8. Przygotowanie oceny cząstkowej dyrektorów obsługiwanych jednostek. 9. Sprawowanie nadzoru oraz koordynowanie działalności obsługiwanych jednostek. 10. Wydawanie decyzji administracyjnych wynikających z upoważnień wydanych przez Burmistrza Miasta Bieruń. 11. Uczestniczenie w realizacji zadań obronnych w czasie osiągania wyższych stanów gotowości obronnej państwa i w czasie kryzysu. Dyrektor kieruje OE poprzez wydawanie zarządzeń, decyzji i poleceń. 7 III. Wewnętrzna struktura organizacyjna 8 W skład OE wchodzą następujące komórki organizacyjne oraz samodzielne stanowiska: 1. Działy a) Dział płac b) Dział księgowości 2. Samodzielne stanowiska: a) Główna księgowa b) Służba bhp c) Sekretariat d) Sprawozdawczość i stypendia. IV. Zakres działania działów i samodzielnych stanowisk 9

3 Do zadań głównego księgowego należy: 1. Nadzór nad prawidłową realizacją budżetu OE i obsługiwanych jednostek. 2. Przygotowanie projektów planów finansowych OE i obsługiwanych jednostek, w tym: a) przyjmowanie i wstępna weryfikacja projektów przygotowanych przez poszczególne jednostki, b) ostateczna weryfikacja i scalenie projektów przed przekazaniem ich Burmistrzowi Miasta Bieruń, c) korekta planów finansowych w trakcie i po zakończeniu ich uchwalania. 3. Prowadzenie rachunkowości OE i obsługiwanych jednostek zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami, polegające zwłaszcza na: a) zorganizowaniu sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów w sposób zapewniający właściwy przebieg operacji gospodarczych, ochronę mienia będącego w posiadaniu OE, b) bieżącym i prawidłowym prowadzeniu księgowości oraz sporządzaniu kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej w sposób umożliwiający terminowe przekazywanie rzetelnych informacji ekonomicznych, ochronę mienia będącego w posiadaniu OE oraz terminowe i prawidłowe rozliczenie osób majątkowo odpowiedzialnych za to mienie, prawidłowe i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych, c) nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne oraz jednostki nie bilansujące się samodzielnie. 4. Prowadzenie gospodarki finansowej OE zgodnie z obowiązującymi zasadami, polegające zwłaszcza na: a) wykonaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji OE, b) zapewnieniu prawidłowości umów zawieranych przez OE, zwłaszcza pod względem zgodności z planem finansowym, c) przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych, d) zapewnieniu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań.

4 5. Analiza wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych będących w dyspozycji OE. 6. Dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej: a) wstępnej, bieżącej i następnej kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych obowiązków, b) wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonywania planów finansowych jednostek oraz ich zmian, c) następnej kontroli operacji gospodarczych jednostki stanowiących przedmiot księgowań. 7. Kierowanie pracą podległych pracowników. 8. Opracowanie projektów przepisów wewnętrznych wydanych przez dyrektora OE, dotyczących prowadzenia rachunkowości, a w szczególności: zakładowego planu kont, obiegu dokumentacji (dowodów księgowych), zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji. 9. Wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi. 10. Dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z finansowym planem. 11. Dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. 12. Rozliczanie inwentaryzacji, materiałów, środków trwałych i w użytkowaniu, księgozbiorów obsługiwanych jednostek i OE. Do zadań Działu Płac należy: Prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników OE i obsługiwanych jednostek, zapisywanie wynagrodzeń wyliczanych przez OE na nośnikach elektronicznych. 2. Kompletowanie dokumentacji dotyczącej naliczenia zasiłków chorobowych, macierzyńskich i wychowawczych. 3. Naliczanie składek ZUS, sporządzanie oraz przygotowanie dokumentów do przelewów, deklaracji rozliczeniowej do ZUS-u. 4. Elektroniczne przekazywanie obowiązujących danych do ZUS dotyczące zarejestrowania, wyrejestrowania i zgłaszania zmian, korekt pracowników oraz członków rodzin. 5. Prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem pracowników. 6. Wystawianie zaświadczeń o zarobkach pracowników obsługiwanych jednostek i OE. 7. Sporządzanie list płac i innych zestawień zbiorczych oraz raportów dotyczących wynagradzania.

5 8. Naliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych, sporządzanie deklaracji rozliczeniowych oraz przygotowanie dokumentów do przelewów do Urzędu Skarbowego. 9. Sporządzanie rocznych informacji o dochodach i podatku dochodowym dla poszczególnych pracowników. 10. Sporządzanie dla ZUS-u wykazu wynagrodzeń na druku Rp-7 do celów: kapitału początkowego, rent i emerytur. 11. Sporządzanie deklaracji i przelewów miesięcznych oraz rocznych do PFRON. 12. Opracowywanie i przekazywanie dokumentów do składnicy akt. 13. Rozliczanie umów zlecenia i o dzieło. 14. Prowadzenie kasy zapomogowo-pożyczkowej. 15. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania. 16. Przekazywanie informacji do Kasy Chorych. 17. Obliczanie podstawy wymiaru wynagrodzenia dla pracowników przechodzących na emerytury lub renty. Do zadań Działu Księgowości należy: Sprawdzanie faktur pod względem rachunkowym. 2. Przygotowanie not księgowych. 3. Kompletowanie dokumentów pod wyciągi bankowe. 4. Podejmowanie z banku gotówki na podstawie rachunków oraz dokonywanie wypłat na poszczególne obsługiwane jednostki. 5. Sporządzanie raportów kasowych. 6. Dostarczanie dokumentów (przelewów, wyciągów) z banku. 7. Przygotowanie oraz dokonywanie wypłat wynagrodzeń dla pracowników OE i obsługiwanych jednostek. 8. Dokonywanie wypłat stypendiów, zapomóg socjalnych. 9. Przyjmowanie wpłat oraz terminowe odprowadzanie gotówki do banku. 10. Dekretowanie dokumentów obsługiwanych placówek oświatowych i OE (budżet, ZFŚS, dochody własne). 11. Prowadzenie urządzeń analitycznych do kont rozrachunkowych. 12. Księgowanie dokumentów na bieżąco w dzienniku głównym. 13. Sporządzanie dziennych księgowań na kontach syntetycznych. 14. Sporządzanie bilansu wraz z załącznikami. 15. Prowadzenie zbiorczej i jednostkowej ewidencji analitycznej wydatków bieżących i kosztów w OE i obsługiwanych jednostkach, sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu dla obsługiwanych jednostek oraz sprawozdawczości budżetowej. 16. Prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów własnych na poszczególne obsługiwane jednostki oraz sporządzanie sprawozdań zbiorczych i jednostkowych z wydatków jednostek.

6 17. Uzgadnianie na koniec roku ksiąg inwentarzowych z obsługiwanymi jednostkami. 18. Sprawdzanie pod względem formalnym i rachunkowym zużycia materiałów oraz sprawdzanie protokołów odpisów w obsługiwanych jednostkach. 19. Sporządzanie okresowych sprawozdań dla Urzędu Statystycznego o stanie i ruchu środków trwałych. 20. Przeprowadzanie okresowej aktualizacji oraz amortyzacji środków trwałych. 21. Prowadzenie jednostkowej ewidencji analitycznej wydatków bieżących i kosztów w obsługiwanych jednostkach. 22. Sprawdzanie zgodności kart wydatków po zakończeniu miesiąca z kosztami syntetycznymi (koszty, wydatki). 23. Wystawianie faktur za wynajem lokali w obsługiwanych jednostkach. 24. Rozliczanie ZFŚS w OE i obsługiwanych jednostkach. 25. Prowadzenie ewidencji analitycznej w zakresie realizacji ZFŚS. 26. Rozliczanie dochodów budżetowych i dochodów własnych w obsługiwanych jednostkach. 27. Prowadzenie ewidencji analitycznej dochodów budżetowych i dochodów własnych (wpłaty za wyżywienie, przypisy, należności, opłaty stałe w obsługiwanych jednostkach). 28. Opracowywanie i przekazywanie dokumentów do składnicy akt. Do zadań stanowiska do spraw bhp należy: Wykonywanie zadań wynikających z pełnienia służby bezpieczeństwa i higieny pracy w OE i obsługiwanych jednostkach. 2. Dokonywanie przeglądów warunków pracy, higieny i stanu technicznego w OE i obsługiwanych jednostkach. 3. Ocena ryzyka zawodowego w OE i obsługiwanych jednostkach. 4. Roczne przygotowanie raportu z przeglądu warunków bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przeciw -pożarowe w OE i obsługiwanych jednostkach. 5. Przeprowadzanie szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. 6. Sporządzanie dokumentacji oraz sprawozdań z wypadków uczniów. Do zadań sekretariatu należy: Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz nadzór nad przestrzeganiem terminów. 2. Prowadzenie rejestrów ewidencji uchwał, zarządzeń, umów i innych niezbędnych pism do prawidłowego funkcjonowania OE. 3. Zaopatrywanie OE w niezbędne materiały biurowe i gospodarcze oraz zgłaszanie potrzeb w tym zakresie.

7 4. Obsługa centrali telefonicznej i faksu. 5. Prowadzenie ewidencji zatrudnienia oraz sporządzanie sprawozdań statystycznych o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy. 6. Udział w odpisach i likwidacji środków trwałych i w użytkowaniu. 7. Współpraca z firmami informacyjnymi i telekomunikacyjnymi świadczącymi usługi na rzecz OE. 8. Prowadzenie akt osobowych pracowników OE oraz dyrektorów obsługiwanych jednostek. 9. Wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu. 10. Prowadzenie rejestru nieobecności w pracy, ewidencji czasu pracy pracowników własnych oraz dyrektorów przedszkoli. 11. Przygotowanie dokumentacji związanej ze zmianą wynagrodzenia pracowników własnych oraz dyrektorów obsługiwanych jednostek. 12. Wystawianie i rozliczanie delegacji służbowych pracowników OE i dyrektorów obsługiwanych jednostek oraz świadectw pracy. 13. Ustalanie okresów zatrudnienia uprawniających do nagród jubileuszowych, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wysługi lat. 14. Prowadzenia spraw emerytalno -rentowych pracowników OE oraz dyrektorów obsługiwanych jednostek. 15. Archiwizowanie akt. 16. Sporządzanie umów zlecenia i o dzieło. 17. Prowadzenie spraw związanych z zamówieniami publicznymi. 18. Przygotowywanie okolicznościowych spotkań. 19. Przyjmowanie faktur i ich ewidencjonowania. 20. Sporządzanie przelewów i ich rejestracja. 21. Sprawdzanie rachunków pod względem formalnym i przygotowywanie dokumentów do wypłat gotówkowych i przelewowych. 14 Do zadań stanowiska d/s sprawozdawczości i stypendiów należy: 1. Wykonywanie całokształtu zadań związanych z udzielaniem pomocy materialnej uczniom i słuchaczom na podstawie ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty, w tym: a) planowanie środków finansowych. b) przyjmowanie, sprawdzanie kompletności oraz weryfikacja spełniania kryteriów wniosków o udzielanie pomocy materialnej. c) przygotowanie decyzji administracyjnych i innych dokumentów wymaganych w postępowaniu administracyjnym,

8 d) udzielanie pomocy materialnej o charakterze socjalnym zgodnie z decyzjami administracyjnymi, e) przygotowanie list wypłat gotówki i przelewów oraz rozliczenie pomocy materialnej o charakterze socjalnym, f ) przygotowanie analiz i sprawozdań dotyczących pomocy materialnej. 2. Wykonywanie całokształtu zadań związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia młodocianych. 3. Wykonywanie zadań wynikających z obowiązków sprawozdawczości statystycznej miasta Bierunia, w tym: a) przyjmowanie, weryfikowanie i scalanie sprawozdania EN-3, SIO i innych. b) przyjmowanie i weryfikacja danych wynikających z ustawy o systemie informacji oświatowej, scalanie danych do Kuratorium Oświaty. c) weryfikowanie danych o zadaniach oświatowych miasta Bierunia służących naliczaniu subwencji oświatowej. 4. Prowadzenie spraw związanych z wypełnianiem przez uczniów obowiązku szkolnego i nauki. 5. Przekazywanie informacji do Biuletynu Informacji Publicznej prowadzonego przez Urząd Miasta. V. Postanowienia końcowe Status prawny pracowników OE określa ustawa o pracownikach samorządowych oraz inne przepisy prawa Indywidualne obowiązki pracowników określają zakresy obowiązków, uprawnień oraz odpowiedzialności służbowej znajdujące się w aktach osobowych. Integralną częścią Regulaminu jest schemat organizacyjny OE stanowiący załącznik Nr 1 17

9 18 Regulamin wchodzi w życie z dniem roku.