VinCent Administrator

Transkrypt

1 VinCent Administrator Moduł Zarządzania podatnikami Krótka instrukcja obsługi ver Zielona Góra, grudzień 2005

2 1. Przeznaczenie programu Program VinCent Administrator przeznaczony jest dla administratorów systemu i służy do zarządzania podatnikami. To właśnie tutaj tworzy się nowych, kopiuje i usuwa podatników, których używa się w poszczególnych modułach pakietu VinCent Office (F-K, Gospodarka Magazynowa, Środki Trwałe). VinCent Administrator daje również możliwość tworzenia kopii bezpieczeństwa danych podatników oraz przywracania danych z tych kopii. 2. Instalacja i konfiguracja 2.1 Instalacja Instalacja wersji testowej jej opisana w oddzielnym dokumencie. 2.2 Pierwsze uruchomienie / konfiguracja Po zainstalowaniu program uruchamia się poprzez wywołanie pliku admin.exe. Ukazuje się wtedy okno logowania, podobne do pokazanego poniżej. Rysunek 1. Okno logowania Przy pierwszym uruchomieniu programu należy podać nazwę serwera na którym mają być przechowywane bazy danych podatników. Ponieważ przy codziennej pracy z programem nazwa ta nie będzie zmieniana, jest ona standardowo ukryta dla zwiększenia czytelności okna logowania. Jednak przy rozpoczęciu korzystania z programu należy kliknąć przycisk znajdujący się w lewym górnym rogu okienka logowania, a następnie wpisać nazwę serwera(np. gingers) lub podać jego adres IP (np ). Rysunek 2. Definiowanie położenia baz danych Jeżeli bazy znajdują się na komputerze lokalnym (praca jednostanowiskowa) to w polu nazwa serwera wpisujemy localhost lub pozostawiamy to pole puste. 2 / 2

3 Po określeniu serwera w celu uruchomienia programu należy wpisać hasło administratora (domyślne hasło to: masterkey) i wybrać przycisk 'Uruchom'. Wygląd głównego okna programu przedstawia rysunek poniżej. Rysunek 3. Wygląd głównego okna programu Po pierwszym uruchomieniu programu pierwszą czynnością, którą należy zrobić w oknie głównym programu jest wybranie w menu pozycji 'Opcje' -> 'Parametry podstawowe' i wskazanie pozostałych katalogów używanych przez program. Okno parametrów podstawowych pokazano na rysunku poniżej: Rysunek 4. Okno parametrów podstawowych Jeżeli pracujemy na serwerze lokalnym to katalogi najwygodniej wskazać używając okna wyboru katalogu wywoływanego przyciskiem położonym z prawej strony każdego pola edycji ścieżki. W przypadku pracy na serwerze zdalnym katalogi musimy ustawić ręcznie. UWAGA! Również w tym przypadku podajemy ścieżkę lokalną ale dla serwera. Nie 3 / 3

4 poprzedzamy nazwy katalogu nazwą serwera!! Nazwy folderów muszą być zakończone znakiem \. Do ustawienia mamy folder z bazami danych w którym będą zakładane bazy danych podatników, folder kopii bezpieczeństwa w którym będą przechowywane kopie podatników oraz folder roboczy (dla plików tymczasowych programu). Wszystkie wybrane katalogi muszą znajdować się na jednym komputerze (komputerze lokalnym lub serwerze). Po ustawieniu tych parametrów program jest gotowy do pracy. Przykłady ustawienia parametrów dla różnych środowisk a) lokalny serwer bazy danych okienko logowania zamiast wpisywać localhost można zostawić okienko puste okienko parametrów 4 / 4

5 b) serwer bazy danych zainstalowany na systemie WINDOWS o nazwie gingers okienko logowania okienko parametrów c) serwer bazy danych zainstalowany na systemie LINUX o adresie IP okienko logowania 5 / 5

6 okienko parametrów 6 / 6

7 3. Opis funkcjonalności programu 3.1 Logowanie Po uruchomieniu programu pokaże się okno logowania. Należy w nim podać hasło administratora serwera baz danych (domyślnie: 'masterkey'). Po zalogowaniu otworzy się główne okno programu. Wszystkie operacje wykonywane na bazach danych podatników wykonuje się przy użyciu funkcji dostępnych w głównym oknie modułu. Operacje te zostały podzielone na dwie grupy: podstawowe oraz na wybranym podatniku. 3.2 Operacje podstawowe a) Tworzenie nowego podatnika Aby utworzyć nowego podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Administracja' -> 'Nowy podatnik' lub użyć przycisku. Następnie w kolejnym oknie należy wybrać numer nowego podatnika. Rysunek 5. Okno wyboru numeru nowego podatnika Po zatwierdzeniu numeru rozpocznie się operacja tworzenia bazy danych i rejestracji nowego podatnika. Po jej zakończeniu pokaże się okno edycji podstawowych danych nowego podatnika. Numer nadany przy tworzeniu podatnika nie może być już zmieniony. Nazwa skrócona jest wyświetlana wraz z numerem podatnika w liście aktywnych podatników pokazywanej w sytuacjach, gdy należy wybrać podatnika, na którym należy wykonać jakąś operację. Powinna więc ona być krótka i skojarzeniowa. Konieczne jest poprawne ustawienie danych dotyczących roku obrachunkowego! Po zatwierdzeniu danych wpisanych w bieżącym oknie kolejna możliwość zmiany danych roku obrachunkowego będzie dopiero przy otwieraniu następnego roku, należy je więc dokładnie sprawdzić przed akceptacją wpisanych ustawień. b) Kopiowanie podatnika Aby skopiować wszystkie dane istniejącego podatnika do nowego podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Administracja' -> 'Kopiuj podatnika' lub użyć przycisku. Następnie w kolejnym oknie należy wskazać podatnika źródłowego i podać numer podatnika docelowego. 7 / 7

8 Rysunek 6. Okno wyboru podatnika źródłowego i docelowego Po zatwierdzeniu wyboru rozpocznie się operacja kopiowania bazy danych i rejestracji podatnika docelowego. Po jej zakończeniu pokaże się okno edycji podstawowych podatnika docelowego. W przypadku kopiowania podatnika wszystkie dane dotyczące roku obrachunkowego zostają przejęte z podatnika źródłowego i po wykonaniu kopiowania nie ma możliwości edycji tych danych. Dostępna jest jedynie edycja nawy pełnej i skróconej podatnika docelowego. Po zatwierdzeniu nazw można rozpocząć pracę z nowym podatnikiem. c) Usuwanie podatnika Uwaga: Usunięcie podatnika jest operacją nieodwołalną. Powoduje ona fizyczne usunięcie bazy danych wybranego podatnika i jego wyrejestrowanie z rejestrów programu. Po wykonaniu tej operacji nie ma możliwości przywrócenia usuniętych danych, dlatego należy wykonywać tę operację tylko w przypadkach, kiedy jest się w pełni przekonanym o ostatecznej nieprzydatności podatnika. W razie wątpliwości lepiej jest deaktywować danego podatnika i odłożyć decyzję o jego usunięciu na później. Aby usunąć podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Administracja' -> 'Usuń podatnika' lub użyć przycisku. Następnie w kolejnym oknie należy wskazać podatnika, który ma być usunięty. Rysunek 7. Okno wskazania podatnika przeznaczonego do usunięcia Po zatwierdzeniu tego wyboru rozpocznie się proces nieodwołalnego usunięcia podatnika. 8 / 8

9 d) Wybór podatnika Wybór podatnika pozwala wskazać podatnika, na którym potem zostaną wykonane inne operacje (edycja danych, zabezpieczenie, odtworzenie bazy danych itp.). Aby wybrać podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Administracja' -> 'Wybierz podatnika' lub użyć przycisku w kolejnym oknie należy wskazać podatnika.. Następnie Rysunek 8. Okno wyboru podatnika e) Dołączenie podatnika Każdy nowoutworzony podatnik oraz podatnik docelowy utworzony przy kopiowaniu jest aktywowany domyślnie. Jednak w przypadkach, kiedy przestanie się już regularnie korzystać z danego podatnika, a wskazane jest zachowanie jego danych na ewentualność potrzeby skorzystania z nich w przyszłości można odłączyć podatnika. Oznacza to, że w sytuacjach, kiedy będzie w programie pokazywana lista wyboru dostępnych podatników podatnik nieaktywny nie będzie tam uwzględniony. Aby ponownie umożliwić wyświetlanie go w listach dostępnych podatników służy właśnie opcja 'Dołączenie podatnika'. Nie ma potrzeby korzystania z tej opcji w przypadku, gdy wcześniej nie korzystano z opcji 'Odłącz' dostępnej dla wybranego podatnika. Aby dołączyć nieaktywnego podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Administracja' -> 'Dołącz podatnika' lub użyć przycisku. Następnie w kolejnym oknie Rysunek 9. Okno wyboru podatnika należy wybrać podatnika którego chcemy dołączyć. Po zaakceptowaniu wyboru podatnika, podatnik ten zostanie dołączony i od tego momentu będzie uwzględniany we wszystkich listach dostępnych podatników. 3.3 Operacje na wybranym podatniku Wszystkie operacje opisane w tym dziale wykonywane są na wybranym wcześniej podatniku. Wybór podatnika opisano w punkcie 3.2 d. a) Edycja danych podstawowych Aby skopiować wszystkie dane istniejącego podatnika do nowego podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Podatnik' -> 'Dane' lub użyć przycisku. 9 / 9

10 Dane dotyczące roku obrachunkowego dostępne są do edycji tylko w momencie zakładania nowego podatnika (i przy rozpoczęciu nowego roku obrachunkowego). Numer podatnika również jest wybierany w momencie tworzenia podatnika i jego późniejsza zmiana nie jest możliwa. Dla wybranego podatnika możliwa jest jedynie edycja nazw: pełnej i skróconej. Okno edycji danych wygląda następująco: Rysunek 10. Okno edycji podstawowych danych wybranego podatnika Miesiąc rozpoczęcia działalności Aktualny rok obrachunkowy Ilość okresów w roku obr. Rok założenia podatnika Sekcja: Dane roku obrachunkowego W tym miejscu określasz, w którym miesiącu rozpoczyna się rok podatkowy podatnika. Nie należy mylić z miesiącem rozpoczęcia działalności. Jeżeli rok podatkowy rozpoczyna się w styczniu to nawet jeżeli podatnik rozpoczął działalność w innym miesiącu w tym polu wybieramy styczeń. Tylko dla podatników którzy mają przesunięty rok obrachunkowy (np. od kwirtnia do marca) ustawiamy inną wartość niż styczeń. Po wywołaniu opcji zamknięcie roku program automatycznie zmienia wartość tego pola. W tym miejscu określasz ile miesięcy ma rok podatkowy podatnika. W tym miejscu określasz, kiedy dany podatnik rozpoczął swoje życie w naszym module. b) Zabezpieczenie danych podatnika Aby stworzyć kopię bezpieczeństwa aktualnego stanu całej bazy danych podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Podatnik' -> 'Zabezpiecz' lub użyć przycisku podpisanego tą samą nazwą. 10 / 10

11 Zabezpieczenie danych polega na stworzeniu kopii bezpieczeństwa całej bazy danych wybranego podatnika. Kopie baz danych przechowywane są w katalogu kopii bezpieczeństwa zdefiniowanym w opcjach programu. Aktualna wersja VinCent Administratora umożliwia tworzenie jednej, ostatniej kopii baz danych pod zdefiniowaną przez program nazwą i w zdefiniowanym w opcjach katalogu. W celu przechowywania więcej niż jednej ostatniej kopii bezpieczeństwa należy przed wykonaniem kolejnej operacji zabezpieczenia danych skopiować w wybrane przez siebie miejsce plik z poprzednią kopią. (Pliki kopii baz danych nazywane są w formacie: Backup_DATxxx.gbk, gdzie xxx jest numerem podatnika.) c) Odtworzenie danych podatnika z kopii zapasowej Aby odtworzyć całą zawartość bazy danych zapisaną w ostatnio wykonanej kopii bezpieczeństwa należy wybrać w menu pozycję: 'Podatnik' -> 'Odbuduj' lub użyć przycisku podpisanego tą samą nazwą. Odbudowanie bazy danych spowoduje nadpisanie wszystkich aktualnych danych podatnika. Wszystkie dane zapisane po wykonaniu ostatniej kopii bezpieczeństwa zostaną bezpowrotnie utracone. d) Testowanie bazy danych podatnika W aktualnej wersji programu VinCent Administrator opcja ta nie jest dostępna. W następnej wersji będzie można jej używać w celu sprawdzenia poprawności i integralności bazy danych wybranego podatnika. e) Porzucenie podatnika Porzucenie podatnika jest operacją odwrotną do wyboru podatnika. Nie wykonuje ona nic więcej poza odznaczeniem podatnika jako wybranego do wykonania operacji dostępnych dla wybranego podatnika. Aby porzucić podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Podatnik' -> 'Porzuć' lub użyć przycisku podpisanego tą samą nazwą. f) Odłączenie podatnika Odłączenie podatnika jest operacją odwrotną do operacji dołąćzania podatnika. Sprawia ona, że dany podatnik zostaje zaznaczony w rejestrach programu jako nieaktywny, czyli nie będzie on do momentu następnej aktywacji uwzględniany w listach dostępnych podatników. Operacja ta nie powoduje utraty danych podatnika, a jedynie czyni go 'niewidocznym' w programie (do momentu następnej aktywacji). Przy wykonywaniu tej opcji podatnik wybrany zostanie automatycznie porzucony (zaznaczony jako niewybrany). Aby odłączyć (zaznaczyć jako nieaktywnego) wybranego podatnika należy wybrać w menu pozycję: 'Podatnik' -> 'Odłącz' lub użyć przycisku podpisanego tą samą nazwą. 11 / 11