PROCEDURA SYSTEMU ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WSPRiTS MEDITRANS SP ZOZ w Warszawie ISO 9001:2008 PROCEDURA ZARZĄDZANIA LEKAMI I MATERIAŁAMI MEDYCZNYMI

Transkrypt

1 ISO 9001:2008 Nr wersji - PROCEDURA ZARZĄDZANIA LEKAMI I MATERIAŁAMI MEDYCZNYMI Nr egz. 1 1 z 6 DATA PODPIS OPRACOWAŁ Kierownik Działu Farmacji Szpitalnej Barbara Sołtysik - Kosiło r. Barbara Sołtysik - Kosiło ZATWIERDZIŁ Dyrektor Artur Kamecki r. Artur Kamecki 1. Celem Procedury jest: 1.1. Ujednolicenie zasad postępowania związanego z prawidłowym zarządzaniem lekami i materiałami medycznymi będących na stanie Działu Farmacji Szpitalnej. 2. Zakres stosowania: 2.1. Postanowienia zawarte w niniejszej procedurze obowiązują w WSPRiTS Meditrans SP ZOZ w Warszawie.. Odpowiedzialność:.1. Kierownik Działu Farmacji Szpitalnej odpowiada za: Zaopatrzenie i rozdysponowanie leków i materiałów opatrunkowych w celu prawidłowego funkcjonowania WSPRiTS Meditrans SP ZOZ w Warszawie. 4. Terminologia: 4.1. WSPRiTS Meditrans Wojewódzka Stacja Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego Meditrans Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej w Warszawie.

2 2 z Zespół Ratownictwa Medycznego wyróżniamy dwa rodzaje zespołów wyjazdowych: zespoły reanimacyjny S - specjalistyczny, w skład których wchodzą co najmniej trzy osoby uprawnione do wykonywania medycznych czynności ratunkowych, w tym lekarz systemu oraz pielęgniarka systemu lub ratownik medyczny (Dz.U ), zespoły wypadkowy P - podstawowy, w skład których wchodzą co najmniej dwie osoby uprawnione do wykonywania medycznych czynności ratunkowych, w tym pielęgniarka systemu lub ratownik medyczny (Dz.U ). 4.. NFZ Narodowy Fundusz Zdrowia. 5. Tryb postępowania: ( Wytyczne niniejszej Procedury obejmują następujące obszary działalności WSPRiTS w Warszawie: Zespoły Ratownictwa Medycznego, Oddział kardiologiczny, Izbę Przyjęć, Poradnie Specjalistyczne ) 5.1. Podstawą działań w ramach dystrybucji leków i materiałów medycznych jest: aktualny stan magazynowy leków i materiałów medycznych, wykaz leków dla odpowiednich Zespołów Ratownictwa Medycznego zgodnie z wytycznymi płatnika Świadczeń Zdrowotnych dla ratownictwa medycznego, Receptariusz leków ratownictwa medycznego podstawowego, Receptariusz leków ratownictwa medycznego specjalistycznego, Receptariusz dla Oddziału Kardiologicznego, Receptariusz Izby Przyjęć, Receptariusz Poradni Chirurgii Urazowo - Ortopedycznej, wykaz podstawowych leków, materiałów medycznych jaki powinien znajdować się w poradniach specjalistycznych zgodnie z wytycznymi NFZ Kierownik Oddziału, Pielęgniarka Oddziałowa, Pielęgniarka Koordynująca zobowiązany jest do bieżącego monitorowania stanu leków i materiałów

3 z 6 medycznych będących na wyposażeniu podległego obszaru oraz terminowego składania zamówień do Działu Farmacji Szpitalnej. 5.. Pobranie leków i materiałów medycznych możliwe jest tylko i wyłącznie w sytuacji kiedy: sporządzono dokument recepty ( receptariusz) zatwierdzony przez lekarza danego Oddziału/ Koordynatora Zespołu Ratownictwa Medycznego/ lekarza Oddziału Kardiologicznego/Lekarza pełniącego dyżur w Izbie Przyjęć/ Poradni Specjalistycznej, stany magazynowe poszczególnych obszarów powinny wskazywać na konieczność złożenia zamówienia celem zapewnienia ciągłości działania Zamówienia kierowane są do Działu Farmacji Szpitalnej (codziennie z Oddziału Kardiologicznego, raz w tygodniu z Izby Przyjęć oraz Poradni Specjalistycznych, raz na dwa tygodnie z Oddziałów oraz raz na tydzień z Oddziału Śródmieście) Każdorazowo o ile zaistnieje sytuacja wydania leków/materiałów medycznych wydawane są poza wyznaczonymi terminami na bieżąco Pracownik Działu Farmacji Szpitalnej analizuje wykaz leków/ materiałów medycznych pod kątem aktualnie posiadanych zasobów magazynowych W sytuacji kiedy wszystkie zamówione w wykazie pozycje są dostępne kompletuje wykaz zgodnie z załączoną receptą Jeżeli zaistnieje brak leków/ materiałów Pracownik Działu Farmacji Szpitalnej umieszcza je w Księdze Braków i Zamówień Kierownik Oddziału pobrane leki przekazuje do poszczególnych Zespołów, pozostałe leki nierozdysponowane z danego zamówienia przechowywane są w magazynie podręcznym odpowiednio zabezpieczone w Oddziale W przypadku Oddziału Kardiologicznego, Izby Przyjęć, Poradni Specjalistycznych pobrane leki przechowywane są w specjalnych zamkniętych szafach, dystrybuowane ściśle ze zleceniem lekarskim Szczególne zasady dotyczą leków z grupy (narkotyki, leki psychotropowe) przechowywane są w sejfie z ograniczonym prawem dostępu, dystrybuowane zgodnie z wytycznymi przepisów prawa farmaceutycznego (każdy lek odrębna recepta, druki ścisłego zarachowania na podstawie

4 4 z 6 których lekarz otrzymuje lek). W Oddziałach leki te przechowywane są zamkniętych kasetach. Dystrybucja leków na Oddziały Dzielnicowe, Oddział Kardiologiczny, Izbę Przyjęć, Poradnie Specjalistyczne oraz Centrum Dyspozytorskie WSPRiTS Meditrans SP ZOZ w Warszawie: Pracownik Działu Farmacji Szpitalnej zgodnie z harmonogramem zamówienia na produkty lecznicze i wyroby medyczne przekazuje zabezpieczone leki osobom upoważnionym do odbiorów leków i środków narkotycznych Osoby upoważnione do odbioru produktów leczniczych i wyrobów medycznych odpowiedzialne są za sprawdzenie zgodności zamówienia potwierdzając podpisem. Dystrybucja leków poza godzinami pracy, godziny nocne, dni wolne i święta: Kierownik Oddziału/ osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary zobowiązany jest przewidzieć sytuacje kiedy zaistnieje potrzeba złożenia większego zamówienia celem zabezpieczenia podległego obszaru w odpowiednią liczbę leków i materiałów medycznych Podczas pełnienia dyżuru Zespoły Ratownictwa Medycznego uzupełniają leki na bieżąco pobierając je od Kierownika Oddziału W innych sytuacjach (punkt 5.14) osobą wydającą leki jest Dyspozytor lub inna wyznaczona w Oddziale osoba Leki narkotyczne i psychotropowe wydawane są ( w ramach uzupełnienia) przez Koordynatora Medycznego w Centrali Oddział Śródmieście na podstawie recepty wydawane tylko i wyłącznie lekarzowi danego Zespołu Ratownictwa Medycznego). Leki przeterminowane: Kierownik Oddziału/ osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary, Kierownik Działu Farmacji Szpitalnej prowadzą bieżący monitoring stanu leków/ materiałów medycznych po stwierdzeniu upływu daty ważności danego leku powinien bezwzględnie odseparować celem niedopuszczenia do użycia.

5 5 z Kierownik Oddziału/ osoba odpowiedzialna za dany obszar) sporządza wykaz leków przeterminowanych ( nazwa i liczba opakowań, ampułek itp.) odpowiednio zapakowane łącznie z protokołem przekazywany jest do Działu Farmacji Szpitalnej Kierownik Działu Farmacji Szpitalnej sporządza protokół zbiorczy przekazania leków do utylizacji Zapakowane / zabezpieczone przed otwarciem łącznie z dokumentacją protokół zdawczo - odbiorczy przekazywane są firmie odpowiedzialnej za utylizację na podstawie zawartej umowy na realizację usług Pracownicy Działu Farmacji Szpitalnej na bieżąco monitorują dane publikowane przez Głównego Inspektorat Farmaceutycznego odnośnie leków, płynów infuzyjnych oraz wstrzymania/wycofania wyrobu medycznego (na podstawie nr serii, daty ważności, wytwórcy/importera i podmiotu odpowiedzialnego) Pracownicy Działu Farmacji Szpitalnej zobowiązani są do zweryfikowania czy dany lek, wyrób medyczny znajduje się na stanie magazynowym. W przypadku jego zidentyfikowania należy bezwzględnie wycofać z bieżącego użycia. Dalsze postępowanie uzależnione jest od wytycznych Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego tj. (lek ponownie włączony jest do obrotu lub lek jest trwale wycofany z obrotu) Pracownicy Działu Farmacji Szpitalnej prowadzą bieżący nadzór nad gospodarką leków / materiałów medycznych w Oddziałach. Przeprowadzona kontrola każdorazowo dokumentowana jest w Karcie Przebiegu Kontroli. Zamawianie leków nie objętych wykazem receptariusza W przypadku zaistnienia sytuacji potrzeby leku nie objętego wykazem receptariusza lekarz prowadzący pacjenta konsultuje z Ordynatorem Oddziału zasadność danego leku w przypadku terapii wskazanego pacjenta W sytuacji podtrzymanej decyzji Ordynatora Oddziału osoba odpowiedzialna sporządza wniosek o zakup i przekazuje go do Działu Farmacji Szpitalnej w celu wyceny leku.

6 6 z Tak przygotowany wniosek o zakup trafia do Dyrektora naczelnego celem zatwierdzenia do realizacji Zatwierdzony wniosek przekazywany jest do Działu Farmacji Szpitalnej celem realizacji. 6. Dokumenty związane: 6.1. Wykaz leków ratownictwa medycznego podstawowego, 6.2. Wykaz leków ratownictwa medycznego specjalistycznego, 6.. Wykaz leków Oddziału Kardiologicznego, 6.4. Wykaz leków Izba Przyjęć, 6.5. Wykaz leków Poradni Chirurgii Urazowo Ortopedycznej, 6.6. Wytyczne NFZ co do rodzaju leków pozostających na wyposażeniu poradni specjalistycznej, 6.7. Ustawa Prawa Farmaceutycznego - Dziennik Ustaw z 2001 r. Nr 126 poz Zapisy: Lp. Rodzaj zapisu Miejsce przechowywania Czas archiwizacji 1. Recepty/ Receptariusz Działu Farmacji Szpitalnej 5 lat 2. Księga Braków i Zamówień Działu Farmacji Szpitalnej 5 lat. Protokół przekazania leków przeterminowanych Działu Farmacji Szpitalnej 5 lat 4. Rejestr leków wstrzymanych/ wycofanych Działu Farmacji Szpitalnej 5 lat 5. Karta Przebiegu Kontroli Działu Farmacji Szpitalnej 5 lat 8. Załączniki: Brak.