Rozliczanie podróży służbowych

Transkrypt

1 Rozliczanie podróży służbowych Warszawa, 6 lipca 2015 r. prowadzący: Michał Culepa specjalista z zakresu prawa pracy

2 Definicja Podróż służbowa wykonywanie na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy Z tytułu odbywanej podróży służbowej pracownikowi należy się pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Należności pokrywane przez pracodawcę: 1. diety, 2. zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, 3. zwrot innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Środek transportu wybiera pracodawca Podróż oraz wydatki należy udokumentować pisemnym poleceniem wyjazdu służbowego oraz biletami, rachunkami, fakturami

3 Podstawy prawne wypłat Należności z tytułu podróży służbowej i jej rozliczanie określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U r. poz. 167). Stawki kilometrówek określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27 poz. 271 ze zm.). Można inaczej określić należności z tytułu podróży służbowej, ale nie można określić mniej korzystnych warunków ich pokrywania w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy. Jeżeli pracodawca nie określił inaczej zasad przyznawania świadczeń i ich rozliczania z tyt. podróży służbowej stosuje się w/w rozporządzenie.

4 Podróż krajowa Podróż krajowa podróż obejmująca swoim zasięgiem wyłącznie terytorium Polski; miejscowości wyjazdu i docelowe określa pracodawca Należności zwracane pracownikowi: - zwrot kosztów przejazdu do i z miejscowości docelowej delegacji, - dieta (obecnie 30 zł za dobę podróży), - zwrot kosztów noclegów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (max. 20-krotność diety za jedną dobę hotelową tj. 600 zł/doba), - ryczałt na dojazdy lokalne (20% diety za dobę podróży tj. 6 zł/doba), - zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem jeżeli podróż trwa dłużej niż 10 dni, - kwoty innych, uzasadnionych wydatków.

5 Podróż krajowa zwrot kosztów przejazdów Środek transportu określa pracodawca. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami. Zwrot kosztów obejmuje także opłaty dodatkowe, np. miejscówki. Pracownikowi przysługuje zwrot rzeczywiście poniesionych kosztów ulgowe przejazdy uwzględnia się w zwrocie kosztów. Pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd własnym pojazdem pracownika (samochodem, motocyklem, motorowerem) obowiązkowy jest wniosek pracownika; wniosek nie musi być uwzględniony. W przypadku przejazdu własnym pojazdem przysługuje zwrot kosztów przejazdu w formie kilometrówki (iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż wynikająca z przepisów szczególnych).

6 Podróż krajowa ustalanie diet Dieta nie przysługuje w razie zapewnienia bezpłatnego wyżywienia. W razie zapewnienia częściowego wyżywienia dieta przysługuje w zmniejszonej kwocie, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: 1) śniadanie - 25% diety; 2) obiad - 50% diety; 3) kolacja - 25% diety. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety tj. 45 zł. Jeżeli pracownik nie ponosi kosztów dojazdów lokalnych ryczałt na dojazdy nie przysługuje. Udzielanie zaliczki na delegację na wniosek pracownika.

7 Podróż zagraniczna Podróż zagraniczna liczona jest w przypadku podróży: 1) Lądowej od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju, 2) lotniczej od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju, 3) morskiej od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego. Dojazd do krajowego portu lotniczego lub morskiego jest liczony jako krajowa podróż służbowa.

8 Podróż zagraniczna - diety Dieta w podróży zagranicznej obejmuje nie tylko koszty wyżywienia, lecz także inne drobne wydatki, jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne wyżywienie za granicą należy się 25% diety. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej, określonej w tabeli załącznik do rozporządzenia z 2013 r.; można ustalić kilka takich państw. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: 1) śniadanie - 15% diety, 2) obiad - 30% diety, 3) kolacja - 30% diety. Diety nie przysługują tylko w razie wypłacania pracownikowi w trakcie podróży należności na pokrycie kosztów wyżywienia.

9 Podróż zagraniczna koszty noclegów, ryczałty Zwrot kosztów noclegów jest limitowany, w wysokości stwierdzonej rachunkiem, ale w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. Wyjątkowo pracodawca może pokryć koszty noclegów w wyższej kwocie niż limit. W razie braku rachunku przysługuje ryczałt 25% limitu. Jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna pokrywa koszta noclegów zwrot kosztów ani ryczałt nie przysługuje.

10 Podróż zagraniczna ryczałty Ryczałty przysługujące pracownikowi: 1. ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu w wysokości jednej diety lub 50% diety, jeżeli przejazd odbywał się tylko w 1 stronę, 2. ryczałt na dojazdy lokalne - 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej. Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż zagraniczna trwa ponad 30 dni lub jeżeli państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

11 Podróż zagraniczna koszty leczenia Należności w związku z chorobą w trakcie delegacji zagranicznej: 1) zwrot kosztów leczenia niezbędnych i udokumentowanych, 2) 25% diety za każdy dzień pobytu w szpitalu. Pracodawca wypłaca pracownikowi obligatoryjną zaliczkę na pokrycie kosztów podróży w walucie obcej (wypłata w złotych tylko za zgodą pracownika, po kursie NBP z dnia wypłaty). Rozliczenie zaliczki po powrocie, w walucie obcej lub w złotych (jeżeli rozliczenie następuje w złotych, stosuje się kurs z dnia wypłaty zaliczki). Nie przysługuje zwrot za świadczenia udzielone na podstawie przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.

12 Podróż zagraniczna zaliczki Wypłata zaliczki w walucie obcej jest obowiązkowa. Pracownik otrzymuje zaliczkę na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Przepisy nie określają formy wypłaty; z art. 86 KP wynika, że wypłata powinna nastąpić w gotówce, przelew jest także dopuszczalny, ale na wniosek pisemny pracownika. Można wypłacić zaliczkę w złotych, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki. Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia.

13 Podróż zagraniczna zaliczki W piśmiennictwie przyjmuje się, że do przeliczenia kosztu wyrażonego w walucie obcej na walutę krajową należy stosować kurs średni ogłoszony dla danej waluty przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu równoznaczny z dniem przeprowadzenia operacji gospodarczej. W praktyce przyjmuje się, że jest to dzień przedłożenia przez pracownika rozliczenia. Dla kosztów udokumentowanych może to być również dzień wystawienia faktury. Zasady wyceny kosztów należy precyzyjnie określić we własnej polityce rachunkowości.

14 Rozliczanie wydatków Pracodawca poza wskazanymi wcześniej wydatkami na przejazd, nocleg i wyżywienie oraz innymi, poleconymi przez pracodawcę może dokonać zwrotu tych wydatków w udokumentowanej wysokości, jeżeli zostały uznane przez pracodawcę. Rodzaje wydatków - przykładowo: 1) opłaty za bagaż, 2) przejazd drogami płatnymi i autostradami, 3) postój w strefie płatnego parkowania lub na płatnym miejscu parkingowym, 4) inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży.

15 Rozliczanie końcowe podróży Termin rozliczenia nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży krajowej lub zagranicznej. Dokumentowanie wydatków rachunki, faktury, bilety, inne dokumenty poświadczające wydatek. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.

16 Rozliczanie końcowe podróży Należności z tytułu podróży służbowej stanowią przychód pracownika. Przychód ten korzysta ze zwolnienia z oskładkowania na rzecz ZUS ( 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia MPiPS z r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106, z późn. zm.). Przychód podlega też zwolnieniu z opodatkowania (art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od os. fiz.). Zwolnieniu podlegają diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia MPiPS.

17 Należności z tytułu podróży służbowych osób niebędących pracownikami Zwrot poniesionych kosztów na wykonanie usługi lub dzieła wynika z przepisów Kodeksu cywilnego. Zleceniodawca i wykonawca usług ma obowiązek zwrotu wydatków niezbędnych do prawidłowego wykonania zlecenia (art. 742 KC). W przypadku umów o dzieło, potencjalne wydatki na podróże mogą stanowić element wynagrodzenia za dzieło jeżeli wynagrodzenie opiera się na kosztorysie (art. 629 KC). Zwrot kosztów podróży służbowej osób niebędących pracownikowi również korzysta ze zwolnienia z opodatkowania do wysokości należności określonych w rozporządzeniu MPiPS. Zwolnienie z opodatkowania nie przysługuje, jeżeli wydatki na podróż zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.