Regulamin Konferencji. KOMBOferencja Organizator. Czas, miejsce i sposób przeprowadzenia Konferencji 2

Transkrypt

1 Gdańsk, Regulamin Konferencji KOMBOferencja 2016 Organizator 1 Organizatorem konferencji pod nazwą KOMBOferencja 2016, zwanej dalej Konferencją, jest Koło Naukowe Mechaniki Budowli KoMBo działające przy Katedrze Wytrzymałości Materiałów na Wydziale Inżynierii Lądowej i Środowiska Politechniki Gdańskiej zwane dalej Organizatorem. Czas, miejsce i sposób przeprowadzenia Konferencji 2 1. Konferencja odbędzie się na terenie Politechniki Gdańskiej w dniu 5 maja 2016 r. 2. Konferencja prowadzona jest przez Organizatora na zasadach niniejszego Regulaminu. 3. Konferencja jest integralną częścią ogólnopolskiego konkursu konstruktorskiego wykombinuj most 2016 zwanego dalej Konkursem. 4. Organizator zastrzega sobie prawo do modyfikacji Regulaminu, za uprzednim podaniem tego faktu do wiadomości publicznej na stronie internetowej Istota i cel Konferencji 3 1. Istotą Konferencji jest prezentacja referatów o tematyce ogólnobudowlanej. 2. Podstawowe cele Konferencji: dzielenie się problemami inżynierskimi oraz ich rozwiązaniami, prezentacja wyników badań naukowych oraz wniosków z ich prowadzenia, poszerzanie wiedzy w zakresie szeroko pojętej tematyki ogólnobudowlanej, rozwijanie umiejętności prezentacji oraz dyskusji. 1

2 Prelegenci 4 1. Prelegentami (uczestnikami Konferencji) są studenci uczelni wyższych oraz uczniowie szkół ponadgimnazjalnych zwani dalej Prelegentami. 2. Prelegentem może zostać każdy reprezentant uczelni lub szkoły, która zgłosiła co najmniej jedną drużynę do udziału w Konkursie. Nie jest konieczne, aby każdy Prelegent był uczestnikiem Konkursu. 3. Referat może posiadać wielu autorów, jednak do jego wygłoszenia zgłoszonych może zostać maksymalnie dwóch Prelegentów. 4. Uczestnictwo w Konferencji jest bezpłatne. 5. Dopuszczalny jest udział w Konferencji wolnych słuchaczy. 6. Organizator nie pokrywa kosztów związanych z dojazdem, noclegiem, dietami i innymi wydatkami Prelegentów. Komitet Naukowy 5 1. Skład Komitetu Naukowego ustali Organizator i poda do wiadomości do 18 kwietnia W jego skład wchodzić będą pracownicy naukowi Politechniki Gdańskiej. 2. Do zadań Komitetu Naukowego należy: sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem regulaminu podczas Konferencji, sprawowanie nadzoru nad poprawnością przebiegu sesji konferencyjnych, kwalifikacja referatów na podstawie oceny streszczeń, decydowanie o zakwalifikowaniu zgłoszeń w liczbie większej niż 25, ocena referatów prezentowanych podczas Konferencji, rozstrzyganie ewentualnych sytuacji wątpliwych lub spornych. Komitet Organizacyjny 6 1. Skład Komitetu Organizacyjnego ustali Organizator i poda do wiadomości do 18 kwietnia W jego skład wchodzić będą członkowie KoMBo. 2. Do zadań Komitetu Organizacyjnego należy: sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem regulaminu podczas Konferencji, sprawowanie nadzoru nad poprawnością przebiegu sesji konferencyjnych, decydowanie o zakwalifikowaniu zgłoszeń w liczbie większej niż 25, rozstrzyganie ewentualnych sytuacji wątpliwych lub spornych. 2

3 Przyjmowanie zgłoszeń 7 1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zgłoszenie udziału jako Prelegent oraz przesłanie streszczenia, pełnej wersji referatu i prezentacji multimedialnej. 2. Zgłoszenia oraz streszczenia referatów należy dostarczyć do Organizatora do dnia 11 kwietnia 2016 drogą elektroniczną na adres kombo@pg.gda.pl. 3. Wzór formularza zgłoszeniowego zawiera Załącznik A. Zgłoszenie musi zawierać podpisy Prelegentów i powinno być przesłane w postaci skanu w formacie pdf. 4. Streszczenia należy przesłać w formacie docx. Streszczenie powinno być sformatowane zgodnie z wytycznymi edytorskimi podanymi we wzorze zawartym w Załączniku B. 5. Mail zgłoszeniowy powinien zawierać dwa pliki: Skan formularza zgłoszeniowego (pdf) o nazwie: NAZWISKA_PRELEGENTÓW_FORMULARZ Streszczenie referatu (docx) o nazwie: NAZWISKA_PRELEGENTÓW_STRESZCZENIE W tytule maila zgłoszeniowego należy wpisać: NAZWISKA_PRELEGENTÓW_KOMBOFERENCJA2016 Przykładowy mail zgłoszeniowy referatu wygłaszanego przez dwoje prelegentów: Tytuł maila: KOWALSKA_NOWAK_KOMBOFERENCJA2016 Pliki: KOWALSKA_NOWAK_FORMULARZ.pdf,...KOWALSKA_NOWAK_STRESZCZENIE.docx. 6. Lista Prelegentów zakwalifikowanych do udziału w Konferencji ogłoszona zostanie 18 kwietnia 2016 na podstawie oceny tematów oraz streszczeń. 7. Do dnia 18 kwietnia 2016 Prelegentom zostaną przesłane uwagi edytorskie do streszczeń. Prelegenci zobowiązani są do odesłania wersji poprawionych do dnia 25 kwietnia W przypadku wpłynięcia zgłoszeń w liczbie przekraczającej limit pierwszeństwo udziału w Konferencji będą mieli Prelegenci, wchodzący w skład drużyn biorących udział w Konkursie. Drugim decydującym kryterium jest czas wpłynięcia zgłoszenia. 9. Prelegenci zakwalifikowani do udziału w Konferencji zobowiązani są do przesłania pełnych wersji referatów do dnia 25 kwietnia 2016 na adres kombo@pg.gda.pl. W tytule maila należy wpisać: NAZWISKA_PRELEGENTÓW_REFERAT_KOMBOFERENCJA2016. Pełne wersje referatów należy przesłać w formacie docx. Powinny one być sformatowane zgodnie z wytycznymi edytorskimi podanymi we wzorze zawartym w Załączniku C. 10. Prelegenci zakwalifikowani do udziału w Konferencji są zobligowani do przygotowania prezentacji multimedialnej powiązanej z referatem i przekazania jej Organizatorom na nośniku zewnętrznym najpóźniej w dniu Konferencji przed jej rozpoczęciem. Możliwe jest również 3

4 wcześniejsze przekazanie prezentacji pocztą elektroniczną najpóźniej na trzy dni przed Konferencją (tj. 2 maja 2016) na adres kombo@pg.gda.pl. W tytule maila należy wpisać: NAZWISKA_PRELEGENTÓW_PREZENTACJA_KOMBOFERENCJA2016). Plik prezentacji może być wykonany w dowolnym programie, zalecane jest przygotowanie wersji pdf. 11. Przez zgłoszenie do udziału w Konferencji Prelegent wyraża zgodę na zamieszczenie jego imienia, nazwiska, zdjęcia oraz nazwy uczelni na stronach internetowych oraz Przebieg Konferencji 8 1. Harmonogram Konferencji oraz książka streszczeń wszystkich zakwalifikowanych referatów zostaną opublikowane na stronie internetowej do dnia 29 kwietnia Każdy z Prelegentów (lub par Prelegentów) ma za zadanie wygłosić referat o tematyce ogólnobudowlanej, zgodnie z przesłaną wcześniej pełną wersją referatu. 3. Po zaprezentowaniu tematu przewidziana jest krótka dyskusja. 4. Czas przeznaczony na każde wystąpienie (prezentację wraz z dyskusją) wynosi 12 minut. Zalecane jest, aby czas prezentacji referatu nie przekroczył 10 minut. 5. Po Konferencji przygotowany zostanie materiał pokonferencyjny w postaci publikacji w formacie pdf zawierającej pełne wersje wszystkich referatów zaprezentowanych podczas Konferencji. Organizator zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do przesłanych wcześniej pełnych wersji referatów. Prelegenci są zobowiązani do wprowadzenia poprawek i przesłania skorygowanych wersji referatów do dnia 23 maja Nagrody oraz ich przekazanie 9 1. Nagrody są fundowane przez Organizatora. 2. Decyzję o przyznaniu nagród oraz o liczbie wyróżnionych referatów podejmują członkowie Komitetu Naukowego. 3. Przyznanie nagród odbywa się na podstawie ogólnej oceny referatu, zakresu realizacji tematu, sposobu prezentacji, zachowania limitu czasowego oraz dyskusji. 4. Każdy z prelegentów otrzyma zaświadczenie wygłoszenia referatu podczas Konferencji, będące poświadczeniem jego udziału w Konferencji. 5. Przekazanie nagród oraz dyplomów uczestnictwa będzie miało miejsce ostatniego dnia Konkursu, tj. 6 maja

5 Postanowienia końcowe Wszelkie spory i roszczenia związane z Konferencją rozstrzygać będzie Komitet Organizacyjny (w porozumieniu z Komitetem Naukowym). 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się powszechnie obowiązujące przepisy prawa. 5