Kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej

Transkrypt

1 Kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej załącznik Nr 6 do Regulaminu kontroli zarządczej Numer pytania Tak/nie Odpowiedź Potrzebne dokumenty Środowisko wewnętrzne I Przestrzeganie wartości etycznych 1. Czy pracownicy znają Kodeks Etyki (mają świadomość wartości etycznych obowiązujących przy wykonywaniu powierzonych działań)? 2. Czy w szkole określono sposób reagowania w przypadku nieetycznego zachowania pracownika? II Kompetencje zawodowe 3. Czy ustalono wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach? 4. Czy w szkole opracowano jasne zasady oceniania pracy nauczycieli? 5. Czy funkcjonująca polityka szkoleniowa daje pracownikom możliwość rozwoju kompetencji zawodowych umożliwiającą sprawną i efektywną realizację zadań? III Struktura organizacyjna 6. Czy struktura organizacyjna jest

2 dostosowana do aktualnych celów i zadań? 7. Czy zakres zadań, uprawnień i nadzoru jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny? 8. Czy aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest określony dla każdego pracownika? IV Delegowanie uprawnień 9. Czy precyzyjnie określono zakres delegowanych uprawnień? 10. Czy zakres delegowanych uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego? Cele i zarządzanie ryzykiem V. Misja 11. Czy wskazano cel istnienia szkoły w postaci krótkiego i syntetycznego opisu misji? VI. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji 12. Czy wskazano cele i zadania o charakterze strategicznym i długofalowym? 13. Czy w szkole określono cele szczegółowe na dany rok?

3 14. Czy wykonanie celów i zadań monitorowane jest za pomocą wyznaczonych mierników? 15. Czy zidentyfikowano zadania, które są krytyczne dla osiągnięcia celów działalności? Czy podlegają one ocenie? tak 16. Czy określając cele i zadania wskazano osoby odpowiedzialne bezpośrednio za ich wykonanie? VII. Identyfikacja ryzyka 17. Czy i z jaką częstotliwością przeprowadza się w szkole identyfikację ryzyka? 18. Czy identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań? VIII. Analiza ryzyka 19. Czy zostało określone prawdopodobieństwa wystąpienia danego ryzyka? 20. Czy określono akceptowany poziom ryzyka? IX. Reakcja na ryzyko 21. Czy określono działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu?

4 Mechanizmy kontroli X Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej 22. Czy szkoła posiada pisemne wewnętrzne procedury, instrukcje, wytyczne, inne dokumenty regulujące działalności jednostki i realizację zadań? XI Nadzór 23. Czy w szkole prowadzony jest właściwy nadzór w ramach hierarchii służbowej, którego celem jest upewnienie się, że zadania są realizowane? 23. Czy udokumentowano zakres odpowiedzialności za kontrolę zarządczą na każdym szczeblu zarządzania? XII Ciągłość działalności 24. Czy wdrożone w jednostce procedury, instrukcje, i tym podobne, zostały zakomunikowane pracownikom jednostki w sposób umożliwiający im zapoznanie się? 25. Czy w szkole zastępstwa zapewniający ciągłość realizacji zadań? 25. Czy jednostka posiada plany awaryjne na wypadek wystąpienia sytuacji nadzwyczajnej?

5 XIII Ochrona zasobów 26. Czy zostały określone zasady dostępu do zasobów jednostki? 27. Czy stosowane mechanizmy jednoznacznie przypisują i określają odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki? 28. Czy w szkole wprowadzono odpowiednie mechanizmy w celu ochrony danych osobowych (np. upoważnienia, zmiana haseł komputerowych, kontrola dostępu)? 29. Czy prowadzone są okresowe porównania rzeczywistego stanu zasobów z zapisami w księgach i rejestrach, a różnice są wyjaśniane (inwentaryzacje)? 30. Czy mienie szkoły jest ubezpieczone przed nieuprawnionym działaniem osób trzecich, skutkami zjawisk przyrodniczych, itp.? 31. Czy dokumenty/ programy finansowe są chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnieniem, uszkodzeniem lub

6 zniszczeniem? 32. Czy stosowane mechanizmy jednoznacznie przypisują i określają odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe wykorzystanie zasobów jednostki? XIV. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych 33. Czy istnieją sformalizowane zasady dotyczące kontroli i obiegu dokumentów związanych z operacjami finansowymi i gospodarczymi, w tym udzielania zamówień publicznych? 34. Czy w odniesieniu do dokonywanych operacji finansowych występuje rzetelne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych? 35. Czy w odniesieniu do dokonywanych operacji finansowych występuje zatwierdzanie operacji finansowych przez osoby upoważnione? 36. Czy w odniesieniu do dokonywanych operacji finansowych występuje weryfikacja operacji finansowych przed i po ich realizacji? 37. Czy wszystkie operacje finansowe i gospodarcze, a także inne znaczące

7 zdarzenia są rzetelnie dokumentowane, a dokumentacja ta jest dostępna dla upoważnionych osób? 38. Czy istnieją sformalizowane zasady dotyczące kontroli i obiegu dokumentów związanych z operacjami finansowymi i gospodarczymi, w tym udzielania zamówień publicznych? 39. Czy kluczowe obowiązki dotyczące realizacji operacji finansowych i gospodarczych są rozdzielone pomiędzy różne osoby? 40. Czy w jednostce prowadzony jest rejestr umów zleceń/zamówień? Czy dostęp do rejestru mają wyłącznie upoważnione osoby? XV. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych 41. Czy określono mechanizmy służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych i systemów informatycznych? Informacja i komunikacja XVI. Bieżąca informacja

8 42. Czy pracownikom jednostki zapewniono dostęp do aktualnych informacji niezbędnych do realizacji zadań? 43. Czy pracownikom jednostki zapewniono dostęp do aktualnych informacji niezbędnych do realizacji zadań? tak XVII Komunikacja wewnętrzna 44. Jakie mechanizmy przekazywania informacji wykorzystuje jednostka? 45. Czy komunikacja na poziomie pracownik - pracownik przebiega w sposób umożliwiający terminową i efektywną realizację zadań? XVIII Komunikacja zewnętrzna 46. Czy w jednostce zapewniono efektywny system wymiany informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na realizację zadań? Monitorowanie i ocena 47. Czy skuteczność poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej jest monitorowana? 48. Czy są podejmowane działania usprawniające system kontroli zarządczej w razie stwierdzenia

9 słabości? 49. Czy wyniki przeprowadzanej samooceny są wykorzystywane do oceny i doskonalenia systemu kontroli zarządczej? Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej 50. Czy źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są w szczególności wyniki: monitorowania realizacji celów i zadań, samooceny kontroli zarządczej, zarządzania ryzykiem, audytu wewnętrznego, kontroli wewnętrznych, kontroli zewnętrznych, innych źródeł informacji (w tym np. wyników przeglądów systemów zarządzania, wewnętrznych audytów jakości).