ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 9 kwietnia 2013 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 9 kwietnia 2013 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Biura Zamówień Publicznych. Na podstawie art. 33 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz tekst jednolity z późn. zm. 1 ) oraz zarządzenia nr K Prezydenta Miasta Zielona Góra Kierownika Urzędu z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu ustala się REGULAMIN WEWNĘTRZNY BIURA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH Rozdział 1 Przepisy ogólne 1.1. Siedziba biura znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Podgórnej Dane teleadresowe biura: 1) telefon: (+48) ; 2) faks: (+48) ; 3) zamowienia@um.zielona-gora.pl W niniejszym regulaminie wewnętrznym używa się określeń: urząd, sekretarz, system zarządzania jakością, prezydent, w rozumieniu regulaminu organizacyjnego. 2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o: 1) biurze- należy przez to rozumieć Biuro Zamówień Publicznych (ZP); 2) kierowniku - należy przez to rozumieć kierownika Biura Zamówień Publicznych; 3) pracownikach- należy przez to rozumieć pracowników biura; 4) ustawie- należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 tekst jednolity z późn zm. 2 ); 5) postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego- należy przez to rozumieć postępowanie o udzielenie zamówienia określone w ustawie; 6) sekretariacie- należy przez to rozumieć sekretariat biura. 1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz i Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz i Nr 175, poz. 1457, z 2006r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675, z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 117, poz. 679, Nr 134, poz. 777, Nr 149, poz. 887 i Nr 217, poz. 1281, z 2012 r. poz. 567 oraz z 2013 r. poz Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2010 r. Nr 161, poz i Nr 182, poz. 1228, z 2011r. Nr 5, poz. 13, Nr 28, poz. 143, Nr 87, poz. 484, Nr 234, poz i Nr 240, poz oraz z 2012 r. poz. 769, poz. 951, poz. 1101, poz i poz

2 Rozdział 2 Wewnętrzna struktura organizacyjna biura 3. W skład biura wchodzą: 1) kierownik; 2) wieloosobowe stanowisko pracy ds. zamówień publicznych; 3) stanowisko ds. obsługi biura sekretariat. Rozdział 3 Zadania biura 4. Biuro jako komórka organizacyjna urzędu realizuje zadania własne miasta Biuro realizuje zadania związane w szczególności z: 1) przygotowywaniem i prowadzeniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; 2) planowaniem zamówień publicznych i zamówień; 3) prowadzeniem ewidencji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; 4) prowadzeniem ewidencji wypożyczonej dokumentacji dotyczącej postępowań o udzielenie zamówienia publicznego; 5) prowadzeniem ewidencji zwróconych wadiów; 6) sprawozdawczością wynikającą z ustawy. 2. Szczegółowy sposób realizacji zadań określonych w ust. 1 określa ustawa wraz z aktami wykonawczymi oraz odrębne zarządzenie Do zadań wieloosobowego stanowisko pracy ds. zamówień publicznych należy w szczególności: 1) realizacja zadań przydzielonych przez kierownika; 2) przestrzeganie terminów określonych dla poszczególnych czynności w prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego; 3) rejestrowanie korespondencji wychodzącej w podsystemie RISS; 4) opracowywanie na polecenie kierownika danych, ankiet, analiz, informacji, sprawozdań; 5) opracowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych w zakresie prowadzonych postępowań o udzielnie zamówienia publicznego; 6) udzielanie informacji w sprawach prowadzonych postępowań o udzielnie zamówienia publicznego w zakresie i formie określonych ustawą; 7) współpraca z przedstawicielami instytucji kontrolnych w ramach zewnętrznego postępowania kontrolnego, z zastrzeżeniem postanowień regulaminu organizacyjnego w tym zakresie; 3 Regulamin zamówień publicznych i zamówień w dniu wejścia w życie regulaminu wewnętrznego zarządzenie nr K Prezydenta Miasta Zielona Góra Kierownika Urzędu z dnia 3 sierpnia 2012 r. w sprawie regulaminu zamówień publicznych i zamówień Regulamin wewnętrzny Biura Zamówień Publicznych 2

3 8) redagowanie BIP w zakresie prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z odrębnym zarządzeniem; 9) obsługa podsystemów informatycznych wspomagających realizacje zadań; 10) przygotowywanie korespondencji do wysyłki. 2. Szczegółowe zadania pracowników związane z planowaniem, przygotowaniem i przeprowadzaniem postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz sprawozdawczością w zakresie zamówień publicznych określa odrębne zarządzenie Do zadań stanowiska ds. obsługi biura sekretariatu należy w szczególności: 1) prowadzenie sekretariatu i obsługa biura; 2) rejestrowanie korespondencji wchodzącej w podsystemie RISS; 3) koordynacja obiegu dokumentów zgodnie z rozdziałem 5 niniejszego regulaminu; 4) obsługa interesantów; 5) sporządzanie list obecności, dokonywanie na bieżąco właściwych wpisów o nieobecności pracowników i przekazywanie na koniec każdego miesiąca właściwej komórce organizacyjnej urzędu; 6) przygotowywanie teczek aktowych wg instrukcji archiwalnej i przekazywanie do archiwum zakładowego na podstawie sporządzonego spisu zdawczo odbiorczego; 7) sporządzanie zapotrzebowań na pieczątki, materiały biurowe i sprzęt biurowy; 8) pobieranie materiałów biurowych z magazynu urzędu na potrzeby biura; 9) obsługa narzędzi biurowych, wysyłanie korespondencji faksem; 10) zamieszczanie na tablicy ogłoszeń urzędu informacji związanych z prowadzonymi postępowaniami o udzielnie zamówienia publicznego wymaganych ustawą; 11) bieżące uzupełnianie danych w ewidencjach prowadzonych przez biuro; 12) przekazywanie do wiadomości pracownikom otrzymanych pocztą elektroniczną przepisów prawnych. Rozdział 4 Zasady zarządzania biurem 8. Pracą biura kieruje kierownik Kierownik realizuje zadania biura w zakresie planowania zamówień publicznych zamówień oraz przygotowywania i prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Kierownik przygotowuje założenia do projektu regulaminu zamówień publicznych i zamówień oraz koordynuje proces legislacyjny w tym zakresie. 3. Kierownik posiada pełnomocnictwo do potwierdzania za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentacji postępowań o udzielenie zamówienia publicznego będącej w posiadaniu biura. 4 Jak w odnośniku nr 3 Regulamin wewnętrzny Biura Zamówień Publicznych 3

4 10. Kierownik realizuje zadania kierownika komórki organizacyjnej wynikające z odrębnych przepisów, w szczególności: 1) dokonuje podziału zadań do wykonania pomiędzy pracowników; 2) realizuje zadania określone dla pracownika stanowiska ds. zamówień publicznych; 3) ustala indywidualne zakresy odpowiedzialności i uprawnień pracowników; 4) powierza pracownikom zadania niewynikające z indywidualnych zakresów odpowiedzialności i uprawnień; 5) zatwierdza kryteria i sporządza okresową ocenę kwalifikacyjną pracowników; 6) udziela zgody i podpisuje wnioski urlopowe pracownikom ze wskazaniem zastępstw; 7) nadzoruje wypełnianie obowiązków służbowych przez podległych pracowników; 8) nadzoruje przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych w zakresie postępowań o udzielnie zamówienia publicznego; 9) przygotowuje odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych w zakresie działalności biura; 10) współpracuje z przedstawicielami instytucji kontrolnych w ramach zewnętrznego postępowania kontrolnego, z zastrzeżeniem postanowień regulaminu organizacyjnego w tym zakresie; 11) współpracuje z komórką organizacyjną właściwą do spraw kontroli wewnętrznej i audytu; 12) analizuje najnowsze wymagania prawne w zakresie działania biura, identyfikuje zakres koniecznych zmian oraz wdraża lub nadzoruje wdrażanie nowych lub zmienionych wymagań prawnych; 13) monitoruje wdrażanie nowych przepisów prawnych przez pracowników; 14) analizuje protokoły kontroli i zalecenia pokontrolne, przekazuje je do zapoznania i realizacji pracownikom oraz nadzoruje ich wdrożenie. 11. W czasie nieobecności kierownika jego zadania wykonuje pracownik wskazany pisemnie przez kierownika za zgodą sekretarza. 12. Elementy realizacji standardów kontroli zarządczej I poziomu w zakresie mechanizmów kontroli zawarte są w regulaminie zamówień publicznych i zamówień. Rozdział 5 Zasady zarządzania dokumentacją Korespondencja doręczana osobiście, za pomocą faksu i oraz wpływająca z kancelarii ogólnej lub sekretariatu prezydenta odbierana jest przez pracownika sekretariatu i przekazywana kierownikowi. 2. Kierownik zapoznaje się z korespondencją, umieszcza na niej dekretację ze wskazaniem merytorycznie odpowiedzialnego pracownika. 3. Pracownik sekretariatu przekazuje korespondencję zgodnie z dekretacją kierownika właściwemu pracownikowi z zastrzeżeniem ust. 4, a jeśli korespondencja nie była dotychczas zarejestrowana w podsystemie RISS również ją rejestruje; Regulamin wewnętrzny Biura Zamówień Publicznych 4

5 4. Przesyłki zawierające oferty związane z prowadzonymi przez biuro postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego przekazywane są bezpośrednio pracownikom realizującym poszczególne sprawy; 5. Pracownicy zakładają sprawy, gromadzą i przechowują otrzymaną korespondencję zgodnie z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej Pracownicy biura samodzielnie przygotowują treść korespondencji wychodzącej w zakresie prowadzonych spraw, z zastrzeżeniem Wymagania w zakresie akceptacji wielostopniowej dokumentacji powstającej w trakcie prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego określa odrębne zarządzenie Wysyłka korespondencji realizowana jest przez pracownika sekretariatu za pośrednictwem faksu i kancelarii ogólnej, z zachowaniem ust Wysyłka korespondencji za pomocą realizowana jest samodzielnie przez pracowników ją przygotowujących. 15. Ustala się, że przekazywanie projektów pism do akceptacji kierownika następuje w postaci papierowej Potwierdzenia odbioru pism dołączane do akt sprawy pracownik sekretariatu pobiera z kancelarii ogólnej i przekazuje je bezpośrednio pracownikom realizującym poszczególne sprawy. 2. Przekazywanie dokumentacji zakończonych spraw do archiwum zakładowego realizuje sekretariat biura. Rozdział 6 Przepisy końcowe 17. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikowi biura. 18. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej. 7 PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki 5 rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). 6 Jak w odnośniku nr 3. 7 Zarządzenie było poprzedzone zarządzeniem nr 471/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 18 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Biura Zamówień Publicznych z późn zm., które wygasło 31 marca 2013 r. na podstawie 11 ust. 1 zarządzenia nr K z dnia 1 marca 2013 r. Regulamin wewnętrzny Biura Zamówień Publicznych 5