SKRÓCONY OPIS systemu lojalnościowego

Transkrypt

1 SKRÓCONY OPIS systemu lojalnościowego na podstawie wersji 2.0 PRODUCENT: Basic-Soft Ostrów Wlkp. AKTUALNA WERSJA: Kontrahent GT wersja 2.0 Zabrania się powielania, publikowania i rozpowszechniania bez zgody producenta oprogramowania całości lub części informacji zawartych w niniejszym dokumencie. 1

2 OPIS System lojalnościowy Kontrahent GT przeznaczony jest do współpracy z programem Subiekt GT. Wspólnie tworzą pełny i sprawny system lojalnościowy obsługujący karty stałego klienta. Dzięki rozwiązaniu SFERA GT aplikacja korzysta z dokumentów rozchodowych, gospodarki magazynowej, listy kontrahentów oraz listy operatorów systemu Subiekt GT. Kontrahent GT został wyposażony w dodatek Rabat GT, który umożliwia ustalanie rabatu kwotowego w Subiekcie (standardowo program Subiekt posiada tylko rabat procentowy). Program może być wykorzystywany opcjonalnie jako system rabatowania, promocji, wydawania nagród lub bonów. Integracja z programem sprzedażowym Subiekt GT zapewnia: automatyczne pobieranie kwoty zakupu z dokumentu rozchodowego w Subiekcie, samoczynne przeliczanie kwoty na punkty według wcześniej ustalonych kryteriów, pobieranie danych kontrahenta z bazy Subiekta i automatyczne przypisanie ich do karty, tworzenie indywidualnych rabatów kwotowych dla: poszczególnego klienta oraz wybranych grup klientów na wybrany towar lub grupę towarów, które są widoczne w Subiekcie, tworzenie magazynu nagród z definicji towarów Subiekta, 2

3 MODUŁOWA BUDOWA PROGRAMU. Program Kontrahent 2.0 jest systemem modułowym. Dostępne są dwa moduły: SPRZEDAŻ i BIURO, przez co dostęp do bardziej zaawansowanych opcji mają tylko wybrani użytkownicy (uprawnienia nadaje administrator programu). Program mogą obsługiwać jedynie upoważnieni użytkownicy. Aby rozpocząć pracę z programem niezbędne jest zalogowanie się poprzez podanie odpowiedniego loginu i hasła. Wszystkie operacje przeprowadzone przez każdego użytkownika są rejestrowane przez dziennik zdarzeń. KARTY. Program obsługuje karty z kodem kreskowym odczytywane przez popularne czytniki, w większości przypadków już obecne w punktach sprzedaży. Obecność czytnika nie jest niezbędna - numer karty można wprowadzać ręcznie za pomocą klawiatury. Każda karta z odrębnym kodem kreskowym przypisywana jest w programie konkretnemu klientowi, przy czym istnieje możliwość posiadania kilku kart przez jednego klienta. Program gromadzi i zlicza punkty dla danej karty, zapewnia także możliwość indywidualnego ustalenia schematu punktacji (ilość punktów za daną kwotę) oraz rodzaj naliczania (poprzez wprowadzanie kwoty lub punktów). GOSPODARKA MAGAZYNOWA NAGRÓD. Kontrahent GT korzysta z magazynu towarów i usług Subiekta GT. Poprzez wskazanie w konfiguracji Kontrahenta GT wybranej grupy towarowej w Subiekcie, Kontrahent tworzy własny magazyn nagród. Dla każdej karty zależnie od ilości punktów i od ustalonego pułapu dostępny jest podgląd możliwych do otrzymania towarów lub usług i w przypadku towarów ich 3

4 ilości na magazynie. Widoczny jest podgląd maksymalnej ilości dostępnego dla danej karty towaru oraz podgląd szczegółów towaru przeznaczonego na nagrodę. Z poziomu modułu Biuro można zarządzać dostawami nagród, poprzez automatyczne wywołanie odpowiedniego okna z Subiekta GT. Wydawanie nagród może odbywać się wraz z drukowaniem potwierdzenia. MAGAZYN KONTRAHENTÓW. Podstawą każdego sprawnie działającego systemu lojalnościowego jest baza danych klientów. Program Kontrahent GT zapewnia prowadzenie ewidencji niezbędnych danych klientów poprzez korzystanie z już istniejących kartotek klientów w Subiekcie. Sprawnie działająca wyszukiwarka znacznie ułatwia prace z dużą bazą klientów. Umożliwia wyszukiwanie kartoteki klienta wg nazwy pełnej, skróconej lub NIP-u. Wyszukiwarki mają swoje zastosowanie również podczas wyszukiwania kart wg przydzielonego numeru (kodu kreskowego), przy zmianie właściciela danej karty (przeszukują bazę klientów), przy wyszukiwaniu definicji nagrody, przy wyszukiwaniu danej transakcji (z uwzględnieniem zakresu dat) itd. KONFIGURACJA. Program zapewnia szereg możliwości konfiguracyjnych, jak np. indywidualne ustalenie schematu punktacji (ilość punktów za daną kwotę) oraz rodzaj naliczania (poprzez wprowadzanie kwoty lub punktów). Pozwala wybrać rodzaj dokumentu, który ma być drukowany podczas wydawania nagrody, z Subiekta GT przydziela grupę towarową oraz wybrany na nagrody magazyn i wiele innych. 4

5 OPCJE UŻYTKOWANIA SYSTEMU KONTRAHENT GT 1. Wersja podstawowa programu. Wersja podstawowa programu patrz opis programu Kontrahent GT lub 7-dniowa wersja demonstracyjna. internetowym. 2. Wersja rozszerzona o integracje z serwisem Wersja podstawowa + zintegrowany panel internetowy, za pomocą którego klient po zalogowaniu się ma możliwość sprawdzenia swoich danych, ilości punktów, historii wydanych nagród oraz ich dostępności, wglądu do regulaminu promocji itp. 3. Wersja rozszerzona o integrację z mailowym systemem powiadamiania. Wersja podstawowa + zintegrowany system mailowego powiadamiania w opcjach (dowolnie łączonych): automatyczne wysyłanie wiadomości do klienta o założonym koncie, cykliczne wysyłanie wiadomości do wszystkich lub wybranych klientów, np. o stanie konta, ilości punktów, dostępności nagród, historii wykonanych na karcie operacji, ręczne wysyłanie wiadomości do wszystkich lub wybranych klientów, automatyczne wysyłanie wiadomości o dacie i kwocie dokonanych zakupów, dodaniu lub odjęciu punktów z konta, 5

6 automatyczne wysyłanie powiadomienia o przekroczeniu pułapu punktów, automatyczne wysyłanie wiadomości o promocjach. PODSTAWOWE INFORMACJE O MODUŁACH a) moduł Sprzedaż przeznaczony jest na stanowisko sprzedaży i posiada wszystkie niezbędne funkcje do obsługi klienta przez sprzedawcę. Pozwala na: identyfikację karty za pomocą czytnika lub ręcznego wprowadzenia jej numeru, zarządzanie statusem karty (możliwość dodania i zablokowania karty), zarządzanie punktami na koncie (dodawanie i odejmowanie punktów), automatyczne pobieranie kwoty zakupu z dokumentu rozchodowego w Subiekcie, samoczynne przeliczanie kwoty na punkty według wcześniej ustalonych kryteriów, podgląd daty rejestracji karty i jej ostatniej aktualizacji, podgląd danych kontrahenta dla danej karty, zarządzanie danymi kontrahenta, pobieranie danych kontrahenta z bazy Subiekta i automatyczne przypisanie ich do karty, przy zakładaniu nowej karty możliwość wyszukania klienta z bazy kontrahentów (według nazwy pełnej, nazwy skróconej lub NIP-u), zarządzanie gospodarką magazynową nagród, wydawanie nagród, podgląd dostępnych dla danej karty towarów i ich ilości na magazynie, podgląd maksymalnej ilości dostępnego dla danej karty towaru. 6

7 b) moduł Biuro dostępny jest dla użytkowników o rozszerzonych uprawnieniach. Posiada wiele dodatkowych funkcji oraz daje możliwość konfigurowania programu. Pozwala na: identyfikację karty za pomocą czytnika lub ręcznego wprowadzenia jej numeru, zarządzanie statusem karty (możliwość zablokowania i odblokowania karty, dodania i usunięcia karty, edytowania jej numeru kodu kreskowego), zarządzanie punktami na koncie (możliwość wyboru sposobu naliczania punktów, edytowanie ilości punktów), automatyczne pobieranie kwoty zakupu z dokumentu rozchodowego w Subiekcie, samoczynne przeliczanie kwoty na punkty według wcześniej ustalonych kryteriów, podgląd danych kontrahenta i zarządzanie nimi, dodawanie i usuwanie kontrahentów, pobieranie danych kontrahenta z bazy Subiekta i automatyczne przypisanie ich do karty, wyszukiwanie kontrahenta lub karty przy pomocy wyszukiwarek, tworzenie indywidualnych rabatów kwotowych dla: poszczególnego klienta oraz wybranych grup klientów na wybrany towar lub grupę towarów, które są widoczne w Subiekcie, tworzenie magazynu nagród z definicji towarów Subiekta, zarządzanie gospodarką magazynową nagród (podgląd szczegółów towaru przeznaczonego na nagrodę, zarządzanie dostawami nagród, podgląd kartoteki dostaw nagród, podgląd stanu magazynowego nagród), podgląd wszystkich transakcji dokonanych za pomocą kart, podgląd dziennika zdarzeń (podgląd wszystkich operacji przeprowadzonych w programie), 7

8 konfiguracja ustawień programu (ogólna, dodawanie, usuwanie, edytowanie użytkowników, konfiguracja baz danych z programem, ustalanie rodzaju dokumentu rozchodowego dla wydania nagrody, ustalanie schematu punktacji, konfiguracja połączenia z Subiektem GT i inne). WSPARCIE TECHNICZNE możliwość stałego monitoringu punktów poprzez zdalny pulpit (24h/dobę), możliwość stałego rozszerzania zakresu funkcjonalności systemu wg bieżących potrzeb klienta, klientowi przysługuje nieodpłatna dwunastomiesięczna konsultacja telefoniczna, producent udziela gwarancji na działanie poszczególnych funkcji oprogramowania Kontrahent GT na warunkach określonych w karcie gwarancyjnej. ZAWARTOŚĆ PAKIETU Dla każdego stanowiska dostarczane są: płyta instalacyjna z przypisaną danemu komputerowi wersją oprogramowania, opis szczegółowy systemu w postaci opisu instalacji oraz instrukcji użytkownika, licencja na używanie dla danego stanowiska, karta gwarancyjna, kartonowe opakowanie. 8