Regulamin korzystania z Kart Korporacyjnych American Express w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do zarządzenia nr 78 /2007 z dnia 12 września 2007 r. Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu Regulamin korzystania z Kart Korporacyjnych American Express w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu I. Postanowienia ogólne 1 Regulamin określa zasady wydawania i używania Kart Korporacyjnych American Express w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu, zwanym dalej uczelnią, oraz rozliczania transakcji dokonanych przy użyciu tej karty Karta Korporacyjna American Express, zwana dalej kartą, jest kartą imienną typu charge (obciążeniową), rozliczaną w PLN, z limitem miesięcznym ustalonym przez uczelnię w wysokości 3000 PLN. 2. Karta wydawana jest pracownikom i doktorantom uczelni w celu regulowania należności związanych wyłącznie z wyjazdem zagranicznym realizowanym za zgodą rektora. 3. Karta może być używana w kraju i za granicą w placówkach handlowo-usługowych oraz bankomatach akceptujących kartę, w celu dokonania: 1) płatności za towary lub usługi, 2) wypłaty gotówki. 4. Karta umożliwia dokonanie awaryjnej wypłaty gotówki lub uzyskanie karty zastępczej, w przypadku utraty lub zniszczenia karty podczas pobytu za granicą. 5. Karty wydaje Dział Współpracy z Zagranicą, zwany dalej Działem. II. Wydanie karty 3 1. Karta wydawana jest bezpłatnie, na indywidualny wniosek pracownika lub doktoranta i uczelni. 2. W celu otrzymania karty pracownik, doktorant uczelni, zwany dalej posiadaczem karty, składa w Dziale wypełniony indywidualny wniosek o przyznanie karty co najmniej na 20 dni przed planowanym terminem wyjazdu za granicę, do akceptacji przez prorektora ds. współpracy z zagranicą i rozwoju uczelni, zwanym dalej prorektorem. 3. Czas oczekiwania na wydanie karty wynosi 14 dni od dnia złożenia indywidualnego wniosku w American Express Poland Spółka z o.o. w Warszawie. 4. Posiadacz karty odbiera kartę osobiście w Dziale, za pokwitowaniem, którego wzór stanowi załącznik nr Karta wznawiana jest przed wygaśnięciem ważności nieprzerwanie do momentu wystąpienia jej posiadacza lub uczelni o zaprzestanie wznawiania karty. 6. W miejsce utraconej lub zniszczonej karty wydawana jest karta zastępcza. 7. W sytuacjach awaryjnych karta zastępcza może być wydana w trybie pilnym bez konieczności przerywania podróży zagranicznej, w ciągu 24 godzin od momentu zgłoszenia faktu zgubienia, kradzieży lub zniszczenia karty w Dziale Obsługi Klienta American Express.

2 III. Używanie karty 4 Prawo posługiwania się kartą przysługuje posiadaczowi karty od chwili zatwierdzenia warunków finansowych wyjazdu za granicę przez prorektora Transakcje przy użyciu karty mogą być dokonywane do wysokości limitu miesięcznego. 2. Wysokość limitu miesięcznego dla danej karty o którym mowa w 2 ust. 1 może być zwiększona na uzasadniony wniosek jej posiadacza potwierdzony wysokością planowanych kosztów wyjazdu zagranicznego Za transakcje bezgotówkowe dokonane za pomocą karty nie jest pobierana opłata prowizyjna. 2. Opłata prowizyjna za pobranie gotówki kartą wynosi 4% wartości pobranej kwoty, nie mniej niż 9 PLN. 7 Posiadacz karty zobowiązany jest do przechowywania dokumentów potwierdzających transakcje dokonane przy użyciu karty do czasu sprawdzenia i rozliczenia miesięcznego zestawienia zawierającego te transakcje, zwanego dalej wyciągiem Uczelnia odpowiada jedynie za wydatki posiadacza karty należne w związku z wyjazdem zagranicznym realizowanym za zgodą rektora. 2. Wydatki dokonane kartą niezaakceptowane w rozliczeniu z wyjazdu zagranicznego jako należne traktowane są jak wydatki prywatne. 3. Pełną odpowiedzialność za wydatki prywatne ponosi posiadacz karty Posiadacz karty może kontaktować się bezpośrednio z Działem Obsługi Klienta American Express dostępnym przez całą dobę, cały tydzień, wszystkie dni w roku wyłącznie w swojej sprawie lub w sprawie swojej karty, natomiast w sprawach dotyczących zmiany limitu na karcie za pośrednictwem Działu. 2. Posiadacz karty powinien kontaktować się z Działem Obsługi Klienta American Express telefonicznie na numer: lub mailowo na adres: kartapln@aexp.com w celu pozyskania informacji o: saldzie karty, dokonanych transakcjach, wolnych środkach, limicie, przyczynach odmowy autoryzacji, ważności karty, innych danych dotyczących karty, a także w jakiejkolwiek trudnej, nietypowej sytuacji (np. związanej z utratą karty) podczas zagranicznej podróży.

3 10 1. W przypadku zagubienia lub kradzieży karty posiadacz karty zobowiązany jest niezwłocznie zgłosić ten fakt bezpośrednio do Działu Obsługi Klienta American Express telefonicznie na numer podany w 9 ust Do momentu zgłoszenia faktu utraty karty posiadacz karty odpowiada za transakcje przeprowadzone za pomocą jego karty maksymalnie do wysokości 120 PLN. 3. Zabronione jest korzystanie z karty w przypadku jej odzyskania po zgłoszeniu zaginięcia. Posiadacz karty powinien niezwłocznie zawiadomić American Express o jej odzyskaniu i zniszczyć kartę przez przecięcie jej na pół Posiadacz karty, który utracił status pracownika lub doktoranta uczelni zobowiązany jest do niezwłocznego zwrotu karty do Działu. 2. Uczelnia nie odpowiada za operacje dokonane kartą po ustaniu stosunku pracy lub ukończeniu studiów doktoranckich Posiadacz karty korzysta automatycznie z bezpłatnego ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków i na wypadek śmierci oraz z bezpłatnego ubezpieczenia od niedogodności w czasie podróży, jeżeli bilet lotniczy wykorzystywany w podróży został zakupiony kartą. 2. Warunki ubezpieczenia posiadacz karty otrzymuje wraz z przesłaną kartą. IV Rozliczanie transakcji dokonanych kartą 13 Karty rozliczane są w systemie centralnym. Uczelnia otrzymuje centralne zestawienie wydatków prezentujące wydatki każdego posiadacza karty i dokonuje płatności za wydatki wszystkich posiadaczy kart, jednym przelewem do American Express Cykl rozliczeniowy obejmuje okres od 4 dnia miesiąca do 3 dnia następnego miesiąca. 2. W ostatnim dniu cyklu rozliczeniowego generowany jest indywidualny wyciąg zawierający zestawienie wszystkich transakcji dokonanych kartą w cyklu rozliczeniowym. 3. Wyciąg przesyłany jest na adres Działu. 4. Termin spłaty salda karty wynosi 21 dni od daty wyciągu. 5. Po dokonaniu rozliczenia Dział przekazuje wyciąg do kwestury w terminie 7 dni od daty wpływu wyciągu do uczelni Każdy posiadacz karty zobowiązany jest do złożenia w Dziale rozliczenia uwzględniającego wydatki dokonane kartą w związku z realizowanym wyjazdem zagranicznym, w terminie 7 dni od dnia powrotu z zagranicy. 2. Rozliczenie z wyjazdu zagranicznego zatwierdzone przez prorektora przekazywane jest do kwestury.

4 16 1. Kwestura dokonuje płatności za wydatki posiadacza karty w terminie do 21 dni od daty otrzymanego wyciągu jedynie do wysokości zatwierdzonej w rozliczeniu z wyjazdu zagranicznego jako wydatek należny w związku z realizowanym wyjazdem zagranicznym. 2. Po dokonaniu rozliczenia wyciągu Dział informuje: 1) posiadacza karty o wysokości kwoty niezatwierdzonej w rozliczeniu z wyjazdu jako wydatek należny w związku z realizowanym wyjazdem zagranicznym; 2) kwesturę o wysokości kwoty należnej American Express z tytułu rozliczenia wyjazdów zagranicznych realizowanych w danym cyklu rozliczeniowym; 3) American Express której karty i w jakiej wysokości dotyczy kwota nieuwzględniona w przelewie uznana przez uczelnię jako wydatek prywatny posiadacza karty Uczelnia ponosi koszty opłaty prowizyjnej za jednorazowe pobranie za granicą gotówki należnej posiadaczowi karty w związku z realizowanym wyjazdem zagranicznym. 2. Prowizja za wielokrotne pobranie należnej gotówki obciąża posiadacza karty. 18 Po zamknięciu cyklu rozliczeniowego w ramach którego dokonywane były wydatki kartą, posiadacz karty zobowiązany jest do odebrania w Dziale wyciągu pomiędzy dziesiątym a dwunastym dniem każdego miesiąca. 19 Wszystkie obciążenia karty są wymagalne w pełnej wysokości w PLN niezwłocznie po otrzymaniu przez posiadacza karty wyciągu. 20. Posiadacz karty spłaca saldo karty w zakresie wydatków prywatnych, w terminie do 21 dni od daty wyciągu, przelewem na konto bankowe American Express wskazane w wyciągu z zaznaczeniem numeru karty w tytule płatności Za opóźnienie spłaty zaległego salda karty za wydatki prywatne American Express pobiera opłatę karną w wysokości 3% zaległej kwoty. 2. Reklamację w sprawie opłaty o której mowa w ust. 1 posiadacz karty składa na piśmie do American Express Posiadacz karty ponosi odpowiedzialność za naliczone przez American Express: 1) opłaty, 2) prowizje za transakcje prywatne oraz 3) kary za opóźnienie w spłacie wydatków prywatnych. 2. W przypadku niespłacenia wydatków, o których mowa w ust. 1, American Express dochodzi swoich roszczeń bezpośrednio od posiadacza karty Obciążenia dokonane kartą w walucie obcej są przeliczane na PLN wg kursu stosowanego przez American Express w dniu przetwarzania obciążenia. 2. Obciążenia dokonane w USD są przeliczane bezpośrednio na PLN.

5 3. Obciążenia dokonane w walucie innej niż USD są przeliczane za pośrednictwem USD poprzez przeliczenie kwoty obciążenia na USD a następnie przeliczenie kwoty w USD na PLN W przypadku stwierdzenia niezgodności w otrzymanym wyciągu, posiadacz karty ma prawo zgłoszenia do American Express reklamacji w formie pisemnej, w terminie 30 dni od daty wyciągu. 2. Kwota reklamowana ulega zawieszeniu, co oznacza, że do wyjaśnienia reklamacji nie podlega spłacie.

6 Załącznik nr 1 do Regulaminu korzystania z Kart Korporacyjnych American Express w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu Pokwitowanie odbioru Karty Korporacyjnej American Express Posiadacz Karty:... Nr karty:.... Niniejszym kwituję odbiór Karty Korporacyjnej American Express i jednocześnie zobowiązuję się do przestrzegania zasad korzystania z karty, określonych w Regulaminie korzystania z Kart Korporacyjnych American Express w Uniwersytecie Przyrodniczym we Wrocławiu, oraz wyrażam zgodę na potrącenie należności wynikających z rozliczenia się z karty, z wynagrodzenia lub innego świadczenia wypłaconego mi przez uczelnię. (data) (podpis posiadacza karty )