KONFERENCJA OFFSHORE Rozwój regionów nadmorskich

Transkrypt

1 KONFERENCJA OFFSHORE Rozwój regionów nadmorskich września 2014 Słupski Inkubator Technologiczny REGULAMIN UCZESTNIKÓW KONFERENCJI OFFSHORE Rozwój regionów nadmorskich Regulamin Uczestników Konferencji Offshore Rozwój regionów nadmorskich organizowanej przez Polskie Stowarzyszenie Energetyki Wiatrowej oraz Fundację na rzecz Energetyki Zrównoważonej ( Regulamin ) I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Organizatorem Konferencji Offshore Rozwój regionów nadmorskich ( Konferencja ) są: a. Polskie Stowarzyszenie Energetyki Wiatrowej z siedzibą w Szczecinie, adres: ul. Księcia Bogusława X 1/12-13, Szczecin, wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sadowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Szczecin Centrum w Szczecinie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: , NIP: , REGON: ( PSEW ). b. Fundacja na rzecz Energetyki Zrównoważonej z siedzibą w Warszawie, , przy Al. Wilanowskiej 208 lok. 4, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: , REGON: , NIP: ( FNEZ ). 2. Oficjalny serwis internetowy Konferencji znajduje się na stronie internetowej: 3. Konferencja odbędzie się września 2014 roku w Słupskim Inkubatorze Technologicznym, ul. Portowa 13 B, Słupsk. 4. Warunki uczestnictwa w Konferencji, jak również zasady organizacji oraz przebiegu Konferencji określa Regulamin. 5. Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące definicje: 1) Uczestnik osoba fizyczna, która zgłosiła swój udział w Konferencji lub której udział w Konferencji został zgłoszony przez Rejestrującego, 2) Rejestrujący podmiot zgłaszający uczestnictwo w Konferencji wskazanego Uczestnika i zobowiązujący się do pokrycia kosztów jego uczestnictwa w Konferencji, 3) Zgłoszenie - dokonanie czynności zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie. 4) Organizatorzy organizatorami Konferencji są PSEW i FNEZ. II. ZGŁOSZENIE UCZESTNICTWA W KONFERENCJI 1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest: 1) zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji na zasadach określonych w Regulaminie, 2) uiszczenie odpowiedniej opłaty w wysokości i w terminie określonym w Regulaminie.

2 2. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji dokonuje się poprzez prawidłowe wypełnienie formularza zgłoszeniowego on line za pośrednictwem strony internetowej Konferencji: W szczególnych przypadkach, na podstawie indywidualnych uzgodnień z Organizatorami, możliwe jest zgłoszenie i płatność w dniu wydarzenia. 3. Zgłoszenia Uczestnika może dokonać Rejestrujący. W formularzu zgłoszeniowym Rejestrujący powinien podać dane zgłaszanych przez niego Uczestników. 4. Rejestrujący może zgłosić uczestnictwo w Konferencji więcej niż jednego Uczestnika. W takim przypadku Rejestrujący zobowiązany będzie do uregulowania odpowiednich należności za każdego zgłoszonego Uczestnika. 5. Podczas rejestracji Uczestnik lub Rejestrujący powinien dokonać wyboru zamawianego pakietu uczestnictwa spośród dostępnych wskazanych w formularzu uczestnictwa on line. Rejestrujący dokonuje wyboru pakietu uczestnictwa oddzielnie dla każdego Uczestnika. Uczestnik lub Rejestrujący w imieniu Uczestnika, który chciałby skorzystać z transportu organizowanego przez Organizatorów, powinien zaznaczyć odpowiednią opcję w formularzu rejestracyjnym on line. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość zapewnienia tylko takiej liczby miejsc, jaka wynika ze złożonych w trakcie rejestracji deklaracji. 6. Po dokonaniu prawidłowego zgłoszenia Uczestnik / Rejestrujący otrzyma na podany przez siebie adres mailowy potwierdzenie dokonania prawidłowej rejestracji on-line. 7. Zgłoszenie uczestnictwa należy dokonać do dnia określonego na stronie internetowej Konferencji, jako termin przyjmowania Zgłoszeń. 8. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji bez podania przyczyny. O odmowie przyjęcia zgłoszenia Organizatorzy poinformują niezwłocznie Uczestnika lub Rejestrującego poprzez wysłanie oświadczenia na adres Uczestnika lub Rejestrującego wskazany w wypełnionym formularzu zgłoszeniowym on-line. Odmowa przyjęcia zgłoszenia może zostać dokonana nie później niż na 3 dni przed ustaloną datą 9. W przypadku odmowy przyjęcia zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji po dokonaniu przez Uczestnika lub Rejestrującego należnej opłaty, Organizatorzy zwrócą w całości uiszczoną przez Uczestnika lub Rejestrującego opłatę. 10. Wszelkie zmiany dokonywane przez Uczestnika dotyczące zgłoszenia swojego udziału w Konferencji odbywają się w formie pisemnej pod rygorem nieważności wprowadzanych zmian. 11. Uczestnik lub Rejestrujący zobowiązany jest do poprawnego oraz zgodnego ze stanem rzeczywistym wypełnienia formularza zgłoszeniowego. 12. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za szkody związane z wprowadzeniem błędnych danych Uczestnika lub Rejestrującego do formularza zgłoszeniowego. 13. Rejestrujący może dokonać zmiany zgłaszanego Uczestnika. W tym celu Rejestrujący powinien wysłać odpowiednią informację zawierającą dane osobowe Uczestnika, którego zastępuje nowym oraz nowego Uczestnika, które są wymagane w formularzu zgłoszeniowym on-line, wraz z podpisanym przez nowego Uczestnika oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z postanowieniami rozdziału VII ust. 4 Regulaminu, listem poleconym na adres siedziby PSEW lub też drogą elektroniczną na adres event@psew.pl albo przesłać faksem na nr nie później niż przed zamknięciem rejestracji on-line. Informacje złożone po ww. terminie lub niepełne nie wywołują skutku. 14. Postanowienia ust. 13 powyżej stosuje się odpowiednio w przypadku przeniesienia uprawnień do uczestnictwa w Konferencji przez Uczestnika dokonującego samodzielnej rejestracji na inną osobę. III. WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Uczestnik lub Rejestrujący jest zobowiązany do dokonania opłaty z tytułu uczestnictwa w Konferencji i innych świadczeń wynikających z zamówionego pakietu uczestnictwa (tj. Gala Dinner). 2. Uczestnik lub Rejestrujący zobowiązany jest do uiszczenia opłaty wynikającej z przesłanej mu faktury pro forma, w terminie i na rachunek bankowy tam wskazany. Faktura pro forma zostanie wystawiona przez FNEZ. Brak wpływu należności wynikającej z przesłanej Uczestnikowi lub Rejestrującemu faktury pro forma poczytuje się za rezygnację Uczestnika lub Rejestrującego z uczestnictwa w W takim przypadku Organizatorzy są uprawnieni do anulowania 2/5

3 zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej, o czym Uczestnik / Rejestrujący zostanie poinformowany elektronicznie na wskazany podczas rejestracji on-line adres . Uczestnik / Rejestrujący może ponownie dokonać procesu rejestracji zgodnie z zasadami niniejszego Regulaminu. 3. Uczestnik lub Rejestrujący może skorzystać z rabatów pod warunkiem zaznaczenia odpowiedniej opcji na formularzu zgłoszeniowym on-line i dokonaniu wpłaty całości należności w terminach wskazanych na oficjalnym serwisie internetowym 4. W przypadku zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji po dacie, do kiedy należy dokonać płatności w celu skorzystania z rabatu, Uczestnik lub Rejestrujący dokonuje płatności w wysokości standardowej. Opłaty wskazane są na oficjalnym serwisie internetowym Konferencji i w formularzu zgłoszeniowym on line. 5. W przypadku opóźnienia w płatności części lub całości należności objętej rabatem w terminie uprawniającym do skorzystania z rabatu, Uczestnik lub Rejestrujący uiszcza opłatę w wysokości standardowej w terminie wskazanym w rozdziale 2 powyżej. W takim przypadku Organizatorzy wyślą na adres Uczestnika lub Rejestrującego wskazany podczas rejestracji a wraz z odpowiednio skorygowaną fakturą pro forma. Postanowienia ust. 2 powyżej stosuje się odpowiednio. 6. Wszelkie opłaty bankowe obciążają Uczestnika lub Rejestrującego. 7. Na żądanie Uczestnika lub Rejestrującego Organizatorzy wystawiają faktury VAT. Faktura VAT może być wystawiona tylko w przypadku zarejestrowania płatności na kontach wskazanych w fakturze pro forma i w mailu potwierdzającym dokonanie zgłoszenia. Faktura VAT jest wystawiana przez FNEZ. Faktura VAT jest wysyłana pocztą po otrzymaniu płatności na adres wskazany w formularzu rejestracji on-line. IV. REZYGNACJA PRZEZ UCZESTNIKA Z KONFERENCJI 1. Uczestnik lub Rejestrujący może zrezygnować z uczestnictwa w Oświadczenie o rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji należy dokonać w formie pisemnej, wysyłając je na adres PSEW podany w rozdziale I Regulaminu lub też drogą elektroniczną na adres event@psew.pl albo przesłać faksem na nr W przypadku rezygnacji Uczestnika / Rejestrującego z uczestnictwa w Konferencji zgłoszonego nie później niż do dnia r., Uczestnik ma prawo do zwrotu wniesionej opłaty. W przypadku rezygnacji po tym terminie koszty nie będą zawracane. W przypadku nieprzybycia Uczestnika na Konferencję, bez wcześniejszego zgłoszenia pisemnej rezygnacji lub gdy PSEW otrzyma pisemną rezygnację Uczestnika w terminie krótszym niż wskazana data, Uczestnik ponosi 100 procent ceny pakietu uczestnictwa w 2. Za datę złożenia rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji uważa się datę wpływu oświadczenia o rezygnacji do PSEW. 3. Rejestrujący może złożyć rezygnację z uczestnictwa w Konferencji w stosunku do wszystkich lub imiennie wskazanych przez Rejestrującego Uczestników, których zgłosił do uczestnictwa w 4. W przypadku braku uczestnictwa Uczestnika w Konferencji oraz braku oświadczenia o rezygnacji w terminie do dnia r., Uczestnikowi / Rejestrującemu nie przysługuje prawo roszczenia zwrotu uiszczonej opłaty ani innych zapłaconych należności z tytułu wykupionego pakietu uczestnictwa. 5. Postanowienia niniejszego rozdziału mają zastosowanie niezależnie od przyczyny anulowania rejestracji lub braku uczestnictwa. V. WARUNKI UCZESTNICTWA I ODPOWIEDZIALNOŚĆ CYWILNA 1. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i przeciw pożarowych obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja. 2. Za wszelkie szkody spowodowane działaniem lub zaniechaniem Uczestnika odpowiada wyłącznie Uczestnik, który szkodę wyrządził. W szczególności Uczestnik ponosi odpowiedzialność finansową za spowodowanie szkód w mieniu Organizatorów oraz podmiotu, od którego Organizatorzy wynajęli powierzchnię pomieszczenia i sprzęt. Oceny zaistniałej szkody 3/5

4 dokonują Organizatorzy w obecności Uczestnika lub przedstawiciela Rejestrującego. Z oceny zaistniałej szkody oraz okoliczności z tym związanych sporządzany jest protokół. 3. Rejestrujący zobowiązuje się do pokrycia wszelkich szkód spowodowanych działaniem lub zaniechaniem Uczestnika, którego zgłosił do uczestnictwa w Uczestnik zobowiązany jest również zwrócić odbiornik do tłumaczenia pod rygorem obciążenia przez Organizatorów kosztem zaginionego odbiornika, zgodnie z wyceną dostawcy sprzętu. 4. Organizatorzy ani Słupski Inkubator Technologiczny nie ponoszą odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji lub pobytu Uczestnika w związku z Konferencją. 5. Organizatorzy ani Słupski Inkubator Technologiczny nie ponoszą odpowiedzialności za jakąkolwiek szkodę Uczestnika powstałą w trakcie lub w związku z Konferencją i spowodowaną siłą wyższą lub działaniem osób trzecich w tym w szczególności innych Uczestników. 6. W przypadku zaistnienia jakiejkolwiek szkody w mieniu Uczestnika, podmiot ten zobowiązany jest powiadomić niezwłocznie Organizatorów. 7. Uczestnicy ponoszą wszelkie koszty dojazdu (za wyjątkiem Uczestników, którzy na podstawie złożonej podczas rejestracji deklaracji skorzystają z transportu zapewnianego przez Organizatorów) i pobytu na 8. Warunkiem dopuszczenia Uczestnika zgłoszonego przez Rejestrującego do uczestnictwa w Konferencji jest złożenie przez niego pisemnego oświadczenia o zapoznaniu się i zaakceptowaniu postanowień Rozdziału V Regulaminu. Przed podpisaniem oświadczenia Uczestnikowi zostanie każdorazowo przedstawiona treść Regulaminu celem zapoznania się z jego treścią. W przypadku odmowy podpisania stosownego oświadczenia przez Uczestnika, Organizatorzy mogą odmówić wstępu na Konferencję bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej. VI. REKLAMACJE 1. Wszelkie reklamacje Uczestników lub Rejestrujących wobec Organizatorów powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru wysłanym na adres jednego z Organizatorów. 2. Reklamacje Uczestników lub Rejestrujących mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia 3. Po upływie terminu określonego w ust. 2 powyżej żadne reklamacje nie będą rozpatrywane. VII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 1. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn leżących po stronie Organizatorów, Uczestnik lub Rejestrujący otrzyma zwrot wyłącznie opłaty rejestracyjnej w wysokości 100% wpłaconej kwoty, bądź też zostanie zaproponowany mu inny termin Konferencji za porozumieniem zainteresowanych. 2. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn losowych lub zaistniałej siły wyższej, która uniemożliwi zarówno przeprowadzenie Konferencji, jak i jej odwołanie, Uczestnikowi lub Rejestrującemu nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat poniesionych w celu uczestnictwa w 3. Wypełniając formularz zgłoszeniowy on-line Uczestnik wyraża jednocześnie zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatorów jedynie na potrzeby Konferencji i na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.). Szczegółowa treść oświadczenia znajduje się w formularzu zgłoszeniowym on-line. 4. Zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) Organizatorzy informują, że ujawnionych w procesie rejestracji danych osobowych nie przekazują odbiorcom danych w rozumieniu ww. ustawy. Dane podane przez Uczestnika lub Rejestrującego w formularzu zgłoszeniowym on-line, jak również dane osobowe podane w innej formie na zasadach określonych w Regulaminie traktowane są jako informacje poufne i służą tylko i wyłącznie do celów komunikacji pomiędzy Uczestnikiem a 4/5

5 Organizatorami oraz po udzielaniu odrębnej zgody przez Uczestnika są wykorzystane do przesyłania informacji o działalności Organizatorów. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz możliwość ich poprawiania. Zgody, o których mowa powyżej, udzielane są dobrowolnie. 5. Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Konferencji organizowanej przez Organizatorów i wykonania przez Organizatorów czynności z tym związanych będą rozstrzygane przez sąd miejscowo właściwy dla siedziby Organizatorów. 6. Dla rozstrzygania ewentualnych sporów za tekst wiążący uznaje się tekst Regulaminu w języku polskim. 7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo modyfikacji zapisów Regulaminu w każdym momencie. O każdej zmianie Regulaminu Organizatorzy poinformują wszystkich Uczestników oraz Rejestrujących, którzy zatwierdzili formularz zgłoszeniowy on-line w trybie określonym w rozdziale II Regulaminu wysyłając odpowiednią informację na wskazane w formularzach zgłoszeniowych on-line adresy Po ogłoszeniu przez Organizatorów zmian w Regulaminie każdy Uczestnik lub Rejestrujący, który zatwierdził formularz rejestracyjny on-line powinien w trybie niezwłocznym zapoznać się ze zmianami. W przypadku braku akceptacji zmian regulaminu Uczestnik lub Rejestrujący powinien powiadomić Organizatorów o takiej decyzji, przesyłając stosowne oświadczenie na adres event@psew.pl. Przesłanie oświadczenia jest równoznaczne z rezygnacją z uczestnictwa w Konferencji i wywołuje skutki opisane w rozdziale IV ust. 1 Regulaminu. Organizatorzy powinni otrzymać oświadczenie najpóźniej w terminie 7 dni od wejścia w życie zmienionego Regulaminu. Jeżeli Organizatorzy nie otrzymają oświadczenia Uczestnika lub Rejestrującego o braku akceptacji zmian Regulaminu w podanym wyżej terminie, przyjmuje się, że Uczestnik lub Rejestrujący zaakceptował zmieniony Regulamin. 9. W kwestiach nieuregulowanych w Regulaminie oraz formularzu zgłoszeniowym on-line zastosowanie mają przepisy prawa polskiego w tym w szczególności przepisy kodeksu cywilnego. 10. Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na oficjalnym serwisie internetowym 5/5