AGATA PISZKO. Kontrola zarządcza w szkołach i placówkach oświatowych

Transkrypt

1 AGATA PISZKO Kontrola zarządcza w szkołach i placówkach oświatowych

2 Spis treści Kontrola zarządcza w szkołach i placówkach oświatowych 1. Geneza kontroli zarządczej Istota kontroli zarządczej Ustawowa definicja kontroli zarządczej Osoby odpowiedzialne za realizację kontroli zarządczej Standardy kontroli zarządczej Środowisko wewnętrzne Cele i zarządzanie ryzykiem Mechanizmy kontroli Informacja i komunikacja Monitorowanie i ocena Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Wzory dokumentów

3 Kontrola zarządcza w szkołach i placówkach oświatowych Agata Piszko Wstęp Od dnia wprowadzenia pojęcia kontrola zarządcza w przepisach ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych minęło już ponad pięć lat, jednakże temat ten jest ciągle aktualny. Stosowana praktyka wskazuje na trwałą potrzebę ulepszania procesów związanych z realizacją zapisów ustawowych i to nie tylko w obszarze finansowym, ale także organizacyjnym. Kontroli zarządczej nie sposób zapisać w jednym dokumencie. Zadania kontroli zarządczej powinny być prowadzone w sposób ciągły przez wszystkie osoby zaangażowane w pracę. Lektura ebooka ma pomóc dyrektorom szkół i placówek oświatowych oraz dyrektorom i pracownikom zespołów ekonomiczno- -administracyjnych szkół i placówek oświatowych w prawidłowym zorganizowaniu kontroli zarządczej. Publikacja stanowi również pomocne narzędzie dla pracowników wydziałów edukacji w sprawowaniu nadzoru nad podległymi jednostkami. W opracowaniu, oprócz części teoretycznej, przedstawiono praktyczne rozwiązania, które mogą być zastosowane w szkole lub placówce oświatowej, oraz wzory dokumentów. Szczególną uwagę poświęcono kwestii analizy ryzyka, która przysparza najwięcej wątpliwości i pytań. 2

4 1. Geneza kontroli zarządczej Do 31 grudnia 2009 r., tj. do czasu wejścia w życie znowelizowanych zapisów ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: uofp), pojęcie kontrola zarządcza było w jednostkach sektora finansów publicznych pojęciem obcym. Na gruncie poprzedniego stanu prawnego, tj. ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (dalej: ustawa o finansach publicznych z 2005 r.), funkcjonowało pojęcie kontrola finansowa. Zgodnie z art. 47 ustawy o finansach publicznych z 2005 r., kontrola finansowa w jednostkach sektora finansów publicznych dotyczyła procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Kontrola finansowa obejmowała: z przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, z badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych, z prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących tych procesów. Kierownik jednostki, w tym dyrektor szkoły i placówki oświatowej, zobowiązany był do ustalenia w formie pisemnej procedury dokonywania kontroli finansowej. Przy ustalaniu procedur kierownik jednostki zobowiązany był również do uwzględnienia standardów kontroli finansowej, zgodnych z powszechnie uznanymi standardami. Standardy kontroli finansowej zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z 30 czerwca 2006 r. w komunikacie nr 13 w sprawie standardów kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych i stanowiły zbiór wskazówek, które kierownicy jednostek powinni byli wykorzystać do tworzenia, oceny i doskonalenia systemów kontroli finansowej w kierowanych przez siebie jednostkach. 3

5 Standardy przedstawiono w pięciu obszarach: z środowisko wewnętrzne, z zarządzanie ryzykiem, z mechanizmy kontroli, z informacja i komunikacja, z monitorowanie i ocena. Standardy zostały opracowane przy uwzględnieniu następujących dokumentów: z Standardy kontroli wewnętrznej w Komisji Europejskiej opracowane przez Komisję Europejską Dyrekcję Generalną ds. Budżetu, z Kontrola wewnętrzna zintegrowana koncepcja ramowa oraz Zarządzenie ryzykiem w przedsiębiorstwie raporty opracowane przez Komitet Organizacji Sponsorujących Komisję Treadway (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission COSO), z Wytyczne w sprawie standardów kontroli wewnętrznej w sektorze publicznym przyjęte w 2004 r. przez Międzynarodową Organizację Najwyższych Organów Kontroli/Audytu (International Organization of Supreme Audit Institutions INTOSAI). Kontrola finansowa określona w ustawie o finansach publicznych z 2005 r. skupiała się na procesach finansowych bez odniesienia do celów i zadań jednostki. Lukę tę wypełniła kontrola zarządcza. 2. Istota kontroli zarządczej Pojęcie kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych zostało wprowadzone w przepisach uofp. Kontrola zarządcza w tym ujęciu odnosiła się do celów jednostki, nie utożsamiała się w przeciwieństwie do kontroli wewnętrznej funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy o finansach publicznych z 2005 r. z procesami związanymi z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem. Z uzasadnienia do projektu ustawy o finansach publicznych wynika, 4

6 że funkcjonująca pod rządami ustawy o finansach publicznych z 2005 r. kontrola finansowa odnosiła się wyłącznie do finansowych obszarów działalności jednostki. Zamierzeniem ustawodawcy było natomiast objęcie zakresem kontroli zarządczej wszystkich aspektów działalności jednostki Ustawowa definicja kontroli zarządczej Intencją ustawodawcy było stworzenie systemu kontroli powiązanego z realizacją celów (misją) jednostki. Stanowiło to novum w stosunku do poprzednio przyjętych rozwiązań. Z zapisów uzasadnienia do projektu wynika, że kontrola zarządcza jest w założeniu narzędziem obejmującym także zagadnienie formułowania celów i zadań, a następnie sprawdzenie ich realizacji, zgodnie z założonymi kryteriami. Wprowadzenie formalnego obowiązku wyznaczania celów i przygotowywania planów zadań, a także sporządzanie sprawozdań z wykonania tych planów jest warunkiem koniecznym do właściwego zarządzania jednostką czyli w konsekwencji efektywnego wykorzystywania środków publicznych. Definicja kontroli zarządczej zawarta jest w zapisie art. 68 ust. 1 uofp. Zgodnie z powołanym przepisem, kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności: z zgodności działania z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, z skuteczności i efektywności działania, z wiarygodności sprawozdań, z ochrony zasobów, z przestrzegania promowania zasad etycznego postępowania, z efektywności i skuteczności przepływu informacji, z zarządzania ryzykiem. Cele kontroli zarządczej mają charakter katalogu otwartego, świadczy o tym użycie przez ustawodawcę sformułowania w szczególności. 5

7 Skuteczne prowadzenie kontroli zarządczej w jednostce ma przynieść efekty, o których mowa w art. 68 uofp. Zapamiętaj! Zadaniem kontroli zarządczej jest opracowanie procesów zarządzania jednostką, które prowadzą do zrealizowania celów jej działania. Kontrola zarządcza prowadzona w poszczególnych szkołach i placówkach oświatowych może się różnić w zależności od typu i rodzaju tej szkoły lub placówki. Dlatego też nie istnieje jeden dopasowany do wszystkich jednostek wzorzec działań. Każda jednostka powinna wypracować swój własny model postępowania Osoby odpowiedzialne za realizację kontroli zarządczej Osoby odpowiedzialne za prawidłową realizację kontroli zarządczej ustawodawca określił w art. 69 uofp. Zgodnie z powołanym przepisem, zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków: z ministra w kierowanych przez niego działach administracji rządowej, z zastrzeżeniem, że minister sprawiedliwości zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w kierowanym przez niego dziale administracji rządowej, w zakresie spraw niezastrzeżonych przepisami do kompetencji innych organów państwowych i z uwzględnieniem zasady niezawisłości sędziowskiej, z wójta, burmistrza, prezydenta miasta, przewodniczącego zarządu jednostki samorządu terytorialnego, tj. starostę lub marszałka województwa, z kierownika jednostki. Odpowiedzialność poszczególnych podmiotów jest ściśle związana z funkcjonowaniem kontroli zarządczej na dwóch poziomach. 6