INSTRUKCJA SKŁADANIA JEDZ (Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia)

Transkrypt

1 INSTRUKCJA SKŁADANIA JEDZ (Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia) I. Informacje wprowadzające 1. W postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych od dnia 18 kwietnia 2018 r. wprowadzono obowiązek składania przez wykonawców Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (dalej zwanego: JEDZ ) w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oferty nadal składane są w formie pisemnej (papierowej). 2. Uproszczoną instrukcję składania JEDZ przedstawia schemat:

2 3. JEDZ sporządza się pod rygorem nieważności w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W związku z tą istotną zmianą sposobu przygotowania i przekazywania Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia poniżej zaprezentowano schemat działania: II. Omówienie poszczególnych etapów przygotowania JEDZ Etap I Wypełnienie i zapisanie JEDZ 1. Wykonawca wypełnia JEDZ, tworząc dokument elektroniczny. Może korzystać z narzędzia ESPD lub innych dostępnych narzędzi lub oprogramowania, które umożliwiają wypełnienie JEDZ i utworzenie dokumentu elektronicznego, w szczególności w jednym z formatów:.pdf,.doc,.docx,.rtf,.xps,.odt,.rar. 2. Zamawiający zamieszcza na swojej stronie internetowej wraz z dokumentacją przetargową formularz JEDZ - plik w formacie.xml umożliwiający wypełnienie JEDZ z wykorzystaniem portalu ESPD. 3. Przy wypełnianiu JEDZ Wykonawca może skorzystać z instrukcji jego wypełniania zamieszczonej na stronie internetowej Zamawiającego (wśród dokumentacji przetargowej) lub przez Urząd Zamówień Publicznych pod adresem: 4. Zamawiający poniżej wskazuje instrukcje wypełnienia Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia (JEDZ) za pomocą portalu ESPD. 1) Otwarcie JEDZ za pomocą portalu ESPD: a) należy rozpocząć od pobrania pliku JEDZ ze strony internetowej Zamawiającego; b) plik, o którym mowa w lit. a, należy rozpakować z użyciem odpowiedniego programu po rozpakowaniu pojawi się plik JEDZ w formacie xml ; c) następnie należy wejść na portal ESPD służący wypełnianiu JEDZ; portal dostępny jest pod adresem: d) po wejściu na portal ESPD pojawi się opcja wyboru języka należy wybrać Polski (pl); e) po wybraniu języka pojawi się panel Rozpoczęcie w tym panelu odpowiecie Państwo na następujące pytania: Kim jesteś? należy wybrać odpowiedź Jestem wykonawcą, Strona 2 z 9

3 Co chcesz zrobić? należy wybrać odpowiedź zaimportować ESPD, Załaduj dokument należy kliknąć przycisk Przeglądaj i wybrać (z zasobów komputera) rozpakowany wcześniej plik JEDZ w formacie xml, Gdzie znajduje się siedziba Państwa przedsiębiorstwa? należy wybrać odpowiedni kraj z rozwijanej listy, po wybraniu kraju należy kliknąć przycisk Dalej u doły strony w celu przejścia do kolejnego panelu; 2) Elektroniczne wypełnianie JEDZ: a) po dokonaniu czynności, o których mowa w pkt 1, pojawi się panel Procedura : Część I tego panelu jest już wypełniona przez Zamawiającego Wykonawca nie powinien zmieniać danych wprowadzonych przez Zamawiającego, w Części II Wykonawca wypełnia informacje dotyczące jego samego (Sekcja A), jego przedstawicieli (Sekcja B), polegania na zdolnościach innych podmiotów (Sekcja C) oraz podwykonawstwa przy realizacji zamówienia (Sekcja D), po wypełnieniu tego panelu należy kliknąć przycisk Dalej u dołu strony w celu przejścia do kolejnego panelu; b) po dokonaniu czynności, o których mowa powyżej, pojawi się panel Wykluczenie : w tym panelu Wykonawca składa oświadczenia, dotyczące przesłanek wykluczenia, o których mowa w SIWZ, wszystkie odpowiedzi zaznaczone są wstępnie w taki sposób, aby Wykonawca, wobec którego nie zachodzi żadna przesłanka wykluczenia, nie musiał ingerować w treść zawartą w tym panelu jeżeli Wykonawca jest pewien, iż nie zachodzą wobec niego przesłanki wykluczenia i nie musi podać dodatkowych informacji może od razu przejść do kolejnego panelu, w celu przejścia do kolejnego panelu należy wybrać przycisk Dalej u dołu strony; c) po dokonaniu czynności, o których mowa powyżej, pojawi się panel Kwalifikacja : w tym panelu należy złożyć oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu poprzez zaznaczenie odpowiedniej odpowiedzi, po wypełnieniu tego panelu należy kliknąć przycisk Dalej u dołu strony w celu przejścia do kolejnego panelu; d) po dokonaniu czynności, o których mowa powyżej, pojawi się panel Zakończ : w tym panelu Wykonawca wpisuje w Części VI datę oraz miejsce złożenia oświadczenia (podpisania JEDZ), w celu przejrzenia (sprawdzenia) wypełnionego JEDZ należy wybrać przycisk Przegląd u dołu strony; e) po dokonaniu czynności, o których mowa powyżej, pojawi się podgląd gotowego JEDZ: w tym panelu Wykonawca może przejrzeć, czy JEDZ jest wypełniony prawidłowo, w przypadku ujawnienia się konieczności poprawienia JEDZ należy u dołu strony kliknąć przycisk Wstecz i przejść do odpowiedniego panelu (do cofania się do wcześniejszych paneli również służy przycisk Wstecz u dołu strony), w przypadku, gdy JEDZ jest wypełniony prawidłowo, należy kliknąć przycisk Pobierz jako u dołu strony, Strona 3 z 9

4 po kliknięciu przycisku Pobierz jako pojawi się lista w celu pobrania JEDZ do podpisania należy wybrać opcję Format PDF w efekcie pobrany zostanie plik w formacie pdf. 3) Po wypełnieniu i pobraniu pliku, JEDZ należy podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz zaszyfrować o czym mowa w dalszej części niniejszej Instrukcji. Tak sporządzony JEDZ należy przekazać Zamawiającemu pocztą elektroniczną. Etap II Podpisanie JEDZ 1. Wykonawcy biorący udział w postępowaniu muszą dysponować bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Po wypełnieniu i podpisaniu JEDZ Wykonawca podpisuje JEDZ kwalifikowanym podpisem elektronicznym wystawionym przez dostawcę kwalifikowanej usługi zaufania, będącego podmiotem świadczącym usługi certyfikacyjne - podpis elektroniczny spełniający wymogi bezpieczeństwa określone w ustawie (Ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 1579). UWAGA! JEDZ składany przez: podmioty wspólnie ubiegające się o zamówienie, podmioty trzecie na zasoby, których powołuje się podwykonawca, również musi mieć formę dokumentu elektronicznego, podpisanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez każdy z wymienionych podmiotów w zakresie w jakim potwierdzają okoliczności, o których mowa w treści art. 22 ust. 1 ustawy Pzp.. 2. Szczegółowe informacje o sposobie pozyskania usługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz warunkach jego użycia można znaleźć na stronach internetowych podmiotów świadczących usługi certyfikacyjne. 3. Podmioty świadczące usługi certyfikacyjne (podpis elektroniczny) są wpisane do rejestru Ministra ds. informatyzacji prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Lista podmiotów udostępniających usługę kwalifikowanego podpisu elektronicznego dostępna jest na stronie Obecnie usługi certyfikacyjne związane z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, świadczą następujące podmioty, które poniżej zostały wymienione w porządku alfabetycznym (za stroną Enigma SOI Sp. z o.o. EuroCert Sp. z o.o. Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A. Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.sigillum.pl Unizeto Technologies S.A. Etap III Zaszyfrowanie JEDZ 1. Mając na uwadze konieczność zapewnienia integralności informacji zawartych w JEDZ oraz obowiązek nieujawniania danych zawartych w JEDZ, stworzony lub wygenerowany przez wykonawcę dokument elektroniczny JEDZ powinien zostać zaszyfrowany (opatrzony hasłem dostępowym). 2. W tym celu Wykonawca może posłużyć się narzędziami oferowanymi przez oprogramowanie, w którym przygotowuje JEDZ (np. Adobe Acrobat), lub skorzystać z dostępnych na rynku narzędzi na licencji open-source (np. AES Crypt, 7-Zip i Smart Sign) lub komercyjnych. UWAGA! Strona 4 z 9

5 Wykorzystane przez Wykonawcę narzędzie winno umożliwić Zamawiającemu odszyfrowanie (otworzenie dokumentu przy użyciu przekazanego przez Wykonawcę hasła) bez ponoszenia kosztów. 3. Zamawiający poniżej prezentuje przykładową możliwość zaszyfrowania dokumentu z wykorzystaniem programu do kompresji dokumentów. W celu zaszyfrowania JEDZ zabezpieczenia dokumentu hasłem należy wykonać następujące kroki: 1) Zapisać dokument na pulpicie lub w dowolnym folderze. Zaleca się zapisanie dokumentu w formacie pdf (uniemożliwiającym jego edycję). 2) Kliknąć prawym przyciskiem myszy na dokument. Po rozwinięciu listy wybrać Dodaj do archiwum : 3) Po kliknięciu lewym klawiszem myszy w Dodaj do archiwum i pojawieniu się okienka zadań kliknąć Ustaw hasło : Strona 5 z 9

6 4) Wprowadzić hasło i potwierdzić je poprzez powtórne jego wpisanie. Zaakceptować poprzez kliknięcie OK : 5) Po zaakceptowaniu (kliknięciu OK ) dokument zostanie skompresowany (spakowany) i zabezpieczony wprowadzonym hasłem. Ikona dokumentu zmieni się na następującą: Strona 6 z 9

7 6) W celu potwierdzenia, że dokument został prawidłowo zaszyfrowany należy spróbować otworzyć dokument (kliknąć dwukrotnie lewym klawiszem myszy w powyższą ikonę). Nastąpi otwarcie folderu, w którym widoczna będzie nazwa zapisanego JEDZ: 7) Po próbie otworzenia JEDZ (kliknięcie prawym przyciskiem myszy JEDZ) powinno się wyświetlić okno dialogowe wymagające wprowadzenia hasła: Strona 7 z 9

8 4. Wykonawca zamieszcza hasło dostępu do folderu/pliku z JEDZ w treści swojej oferty, składanej w formie pisemnej. Treść oferty może zawierać, jeśli to niezbędne, również inne informacje dla prawidłowego dostępu do dokumentu, w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych zawartych w JEDZ. Etap IV Wysłanie JEDZ 1. Środkiem komunikacji elektronicznej, służącym złożeniu JEDZ przez Wykonawcę, jest poczta elektroniczna. UWAGA! Złożenie JEDZ wraz z ofertą na nośniku danych (np. CD, pendrive) jest niedopuszczalne, nie stanowi bowiem jego złożenia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 o świadczeniu usług drogą elektroniczną. 2. Wykonawca przesyła zamawiającemu zaszyfrowany folder/plik z podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym JEDZ na wskazany w SIWZ adres poczty elektronicznej w taki sposób, aby dokument ten dotarł do zamawiającego przed upływem terminu składania ofert. Zaszyfrowanie folderu/pliku zawierającego JEDZ powinno zapewnić pozostanie dokumentu w postaci nienaruszonej do upływu terminu składania ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. 3. W treści przesłanej wiadomości należy wskazać oznaczenie i nazwę postępowania, którego JEDZ dotyczy oraz nazwę Wykonawcy albo dowolne oznaczenie pozwalające na identyfikację Wykonawcy. Plik z JEDZ należy nazwać JEDZ_numer postępowania; 4. Wykonawca, przesyłając JEDZ, żąda potwierdzenia dostarczenia wiadomości zawierającej JEDZ. 5. Datą przesłania JEDZ będzie potwierdzenie dostarczenia wiadomości zawierającej JEDZ z serwera pocztowego zamawiającego. 6. Zamawiający dopuszcza w szczególności następujący format przesyłanych danych:.pdf,.doc,.docx,.rtf,.xps,.odt,.rar. Strona 8 z 9

9 7. Zamawiający dopuszcza przesłanie dokumentu, którego wielkość nie przekracza 30 MB. 8. Hasło dostępu do folderu/pliku z JEDZ Wykonawca wskazuje w treści swojej oferty. Ponadto, jeśli to niezbędne, wskazuje również inne informacje dla prawidłowego dostępu do dokumentu, w szczególności informacje o wykorzystanym programie szyfrującym lub procedurze odszyfrowania danych zawartych w JEDZ. UWAGA! Ofertę należy złożyć w formie pisemnej. 9. Po otwarciu ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, Zamawiający odszyfrowuje JEDZ korzystając z klucza deszyfrującego wskazanego w treści oferty/wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz weryfikuje prawidłowość złożonego podpisu elektronicznego. 10. W przypadku wezwania przez Zamawiającego do uzupełnienia JEDZ na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Pzp Wykonawca w odpowiedzi na ww. wezwanie przesyła JEDZ podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym na adres poczty elektronicznej (patrz Etap I i II), jednakże w takim przypadku Wykonawca nie musi szyfrować tego dokumentu. Strona 9 z 9